筆者近期參加了一個信息化的研討會,主題是在經濟不景氣的情況下，是對老ERP系統改造還是按兵不動？在研討會上有人提出，老ERP系統雖然技術上可能已經落后了，但應用得好端端的，沒有太大毛病就不需要改造，更何況現在是經濟寒冬期。一旦改造不當，那不光不會帶來ERP系統改造產生的好處，反而會弱化管理、降低工作效率、增加經營風險，而且因此而失敗的例子更是數不勝數。
但另一方提出的觀點是，該出手時就要出手，進行ERP系統改造這一點應當是毋庸置疑的，這是大勢所趨。因為當經濟環境迅速惡化時，企業運營策略會發生很大的變化，現有的老ERP已經不符合需求，更重要的關鍵在于改造成本與維護成本的相比可能會更節省。因此，企業面臨一個新的挑戰：經濟下滑，ERP系統更新是按兵不動，還是毅然的改造老系統呢？
一．老ERP系統無法回避的弊端
（1）老系統包袱沉重，頻繁面臨崩潰風險
據圣經記載，耶穌罹難之時背上的十字架承載了過去一切的罪孽與苦難。同樣，老ERP系統也是企業身上不得不背負的沉重十字架。隨著時間的推移，老系統會越來越老化，故障也會頻繁發生。老系統一般是使用有一段比較長的時間，劣勢是老ERP系統使用的技術已經落后，或是系統開發商已經停止開發和升級該系統新的功能，或甚至該系統廠商已經退出市場。企業從廠商方面將無法獲得老ERP系統的維護和服務支持，更嚴重的是老ERP系統所使用的舊技術的技術人員也大幅減少。
如果不進行技術改造，老系統一旦崩潰，恢復時間將得不到保證，受到的影響不僅僅是使用的業務部門，而且可能影響整個公司的運營。這對于正陷于經濟下滑的企業來說，更是雪上加霜。因此，老ERP系統不進行改造，前路是充滿艱辛與挑戰。
（2）老系統存在嚴重的信息孤島風險
所謂的ERP系統“信息孤島”，是指相互之間在功能上關聯，但信息不共享以及業務流程和應用相互脫節的ERP應用系統。原因是企業進行的每一次局部增加的ERP新功能都可能與以前的應用不配套，或者是老ERP應用系統和其它后期新上線的應用系統如CRM、OA等之間沒有統一的技術和數據標準，數據不能自動傳遞，缺乏有效的關聯和共享，從而形成一個個彼此隔離的信息孤島。所以,缺乏高度集成的老ERP系統產生信息孤島有著必然性。
信息孤島的存在所帶來的弊端是顯而易見的，首先是導致信息的多口采集、重復輸入以及多頭使用和維護，信息更新的同步性差，從而影響了數據的一致性和正確性，并使信息資源分散和大量冗余，信息使用和管理效率低下。其次是由于缺乏業務功能交互與信息共享，致使物流、資金流和信息流的脫節，結果造成賬賬不符、賬物不符，不僅難以進行準確的財務核算，而且難以對業務過程進行有效監控，造成計劃失控、庫存過量、采購與銷售環節的暗箱操作等現象。這時除了改造系統，別無選擇。
（3）老系統難以適應企業管理模式的變化
十年前，ERP系統用的是當時最新的技術，但從現在的眼光來看，舊的技術在解決同一個問題時表現實在很糟糕。雖然依賴老系統的熟悉情緒總是存在的，但其實我們更要接受老技術已經過時了，不再能適應新的競爭環境的挑戰的現實。因此，沒有理由為丟掉老系統而有什么情緒波動。事實上，不斷改造ERP系統，使其更好的運行，不斷提升創新，確保技術支持商業運行，確保在變化的、惡劣的經濟環境中的保持競爭優勢更是重中之重。因此要明白，無論是經濟環境如何變化，技術始終是為業務發展需求服務的，該出手改造還是要出手改造，這是核心原則。
二．進退兩難的老ERP系統改造
企業ERP運營需要考慮平衡，如果ERP系統按兵不動會使企業冒極大的風險，甚至可能導致對服務永久性的破壞。這時除了改造系統，別無選擇。但改造ERP系統就如同替換多米諾骨牌中的一張，必須要保證其他骨牌不能倒掉。在經濟下滑時，改造老系統的優勢和劣勢同樣明顯。
（1）改造老ERP系統能簡化ERP應用環境
面對IT技術日新月異，十年前的老技術在應對現在復雜的ERP系統來說實在是表現很糟糕。今天，ERP應用環境的復雜性已經泛濫成為一場熊熊燃燒的森林大火，簡化ERP復雜性的任務已經變得空前重要。簡化ERP應用環境，只有簡單的幾個字，但簡化ERP系統的任務卻任重而道遠。實際上，多數企業ERP系統的建立都跨越了很多年，這些年間許多與企業合作的ERP系統提供商或許已經在多次的并購浪潮中都已經不復存在。
ERP應用環境的日益復雜，會導致過高的成本和管理的難度，如果能夠徹底簡化ERP環境，應用系統將更容易被管理。但當企業迫切想要改變現狀和推進簡化進程時，通常倍感挫折，因為ERP改造考古挖掘工作通常進展緩慢。所以，企業想要改造和簡化老ERP系統，是一件風險很大的事情，因為改造和簡化的過程必須去發掘和理解那些古老的沉積已久的架構和應用技術。
（2）改造系統后能減少故障修復時間
ERP系統故障修復管理的概念其實很簡單，那就是把ERP系統的故障發生率降至最低，即使發生了故障，排除故障的時間也要最短化。作為ERP系統運維來說，最讓運維人員花精力的就是為了提升ERP系統故障修復效率。經過痛苦折磨的ERP運維人員都會有這樣的感受：他們愿意付出任何代價，只為提高快速解決故障的時效以及降低各種設備發生故障的頻率。而一般來說，改造ERP系統晨如果在得到廠商的有力支持下，往往比較容易解決系統老化產生的故障，或因企業多種不同系統間的整合溝通和數據交換問題，但老的ERP系統，廠商還會有技術支持嗎？
（3）系統改造后穩定性成隱憂
既然老系統有這么多的缺點,是不是老系統就已經是一無是處。實際上，ERP系統不一定要最先進，尤其是在生產管理模塊，最關鍵是保障系統的穩定，這也是ERP應用人員常掛在嘴邊的一句話。由于許多公司基本是處于24小時連續運作狀態，系統的可靠運行成了每天的重要工作，而老系統往往能穩定的運行中，這也是許多老ERP系統改造不敢輕舉妄動的原因之一。
一般來說，現有的技術人員已經非常熟悉老系統，在故障預防的處理上已經形成一定的管理和習慣，而且在故障出現問題后能以最快的速度得知準確的癥因，而改造ERP系統后可能會存在很多未知的風險。所以，我們認為改造老系統需要格外慎重，除了成本因素外，還要盡可能從多方面考慮降低系統更迭的風險。否則，企業的很多環節都可能因為系統改造無法運轉，形成更大的風險和損失。
（4）資金成本是改造系統的緊箍咒
也許現有系統的技術本身是陳舊的，而且界面的確很難看，但如果改造系統硬件和軟件要中斷業務或者需要支付昂貴的改造費用，企業就需要考慮另外的方案來平衡。因此，選擇改造，企業必須考慮改造ERP系統時依據TCO（總體擁有成本）來分析和評判。通常對于改造一個老ERP系統的工作來說，往往會感到有一種束縛感，不敢輕舉妄動。除了ERP系統是個很復雜的人機系統，各種功能相互耦合得十分緊密，牽一發，動全身，更是因為考慮總體成本的問題。
毫無疑問，技術改造總是需要的。比如老的應用軟件系統的升級、各種電腦設備的更新。假如IT經費預算是“無限”的，改造不是問題，只管花錢就是了；但假如IT經費有限，那么，老ERP系統該怎么辦呢？資金是徘徊在“改造還是按兵不動”之間無法回避的選擇要素，錢永遠是頭上的“緊箍咒”。因此，除了在公司發展對ERP需求的考慮外，關鍵還在于維護老系統成本與改造系統的成本比較，誰更能長久的節省成本和費用。
三．如何穩妥的改造老ERP系統？
許多現代城市進行城市改造時，都是既保存舊建筑，又要建新建筑，以營造連續、有效的基礎設施。從現代城市適應居民和商業的發展需求，進行合理城市改造的成功做法中，我們可以得到一些有益的啟示，以避免ERP系統改造可能出現的問題。
（1）成立評估小組，評估改造收益
在進行現代城市改造時，許多城市都會設立規劃部門負責制定和執行改造計劃。同理，企業進行老ERP系統改造也需要先成立評估小組。通常是一個獨立小組來評估ERP系統的需求，人員包括業務部門和IT部門等多方面的人才。這個小組負責定義和考察老系統的各種利弊和新改造功能的整合問題。
（2）分析改造前后系統的優點與不足
要做好分析，分析改造前后系統的優點與不足。明確改造后的業務流程和管理流程，ERP系統是為公司業務服務的，只有明確了這些以后ERP系統的改造才可以做到有的放矢。不然，ERP系統終究是游離于流程之外的，根本無法做到信息流與工作流的和諧統一。一個好的ERP系統，是可以支撐公司的管理的，是能夠在最大范圍確保工作流與信息流的完美統一的。例如，分析目前老系統軟件能不能滿足目前企業發展的管理需求？如果能，僅僅是界面問題就沒必要換，因為企業要的是效益和效率；如果不能滿足企業發展的需要，在成本允許的條件下就要堅決改造。
（3）充分利用現有資源，做好細節工作
最后，老ERP系統改造應該要充分注意人員的溝通。公司各層人員的意見、建議都會給ERP系統的改造提供很大幫助的。同樣，不管現有老ERP系統如何雜亂無章，公司在計劃改造系統前一定要先充分利用好現有的應用系統。而且在進行老系統改造時，要確�，F有的資源能被充分的利用。
總的來說，無論是改造ERP系統還是先暫時按兵不動，企業都要明確自身的實際需求和具體情況，否則砸再多的錢進去，還是會打水漂。只有在經過權衡輕重關鍵因素的前提下，再從均衡的角度出發，就能決定是否進行改造老ERP系統還是按兵不動了。
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