說到項目管理,無論是什么類型的項目,其目的是一樣的,就是要在規(guī)定的時間內(nèi),把項目做完,保質(zhì)、保量、保錢,還要客戶滿意,老板滿意、項目組成員滿意,不過,我認為,最重要的,就是要自己滿意,因此,真的不是那么簡單,其中需要操不少心,出不少力,說不少話,受不少氣。
一、項目范圍管理
咨詢項目的范圍劃定,其實絕不僅限于項目合同上的內(nèi)容,因為項目合同上往往沒有清楚地界定項目交付的成果,所以,必須在項目啟動之后,對項目范圍進行規(guī)劃,明確本項目主要的工作范圍、工作內(nèi)容及工作成果。
1、首先應(yīng)該是規(guī)劃項目應(yīng)提交的文本。管理咨詢項目中的主要成果就是文案性的內(nèi)容,我想在項目啟動前先列出《項目提交成果清單》是不錯的辦法。
2、其次是界定項目所需提供的培訓(xùn)與宣講的內(nèi)容。很多公司做咨詢,針對客戶的培訓(xùn)一般都是可做可不做,想做就做,不想做就不做,反正客戶也不是很明白,我想,這其實是不對的,最好是在項目啟動前就列出項目培訓(xùn)目錄,并且可以考慮讓不同的顧問講課,讓客戶能有新鮮感。
3、我認為還有必要明確溝通范圍,就是針對不同溝通對象的溝通范圍。例如針對公司老總的、針對公司人力資源主管領(lǐng)導(dǎo)的、以及針對人力資源部經(jīng)理的,都應(yīng)該事先明確。
4、針對客戶人力資源部的指導(dǎo)范圍。這是我們往往會忽視的,以前我們做項目,一般針對人力資源部主要以講授式培訓(xùn)為主,我認為這其實對于“知識傳遞”而言,或是提高客戶滿意度來說,都不是最有效的方式,如果在項目啟動前先規(guī)劃好哪些內(nèi)容可以讓人力資源部參與進來,直接撰寫部分內(nèi)容或是參與討論,都能夠讓他們更好的理解項目方案,這樣更加有利于項目成果今后的實施,所以,我認為這也是非常有必要的。
建議可以用文本的方式,將以上范圍做成列表,并與客戶進行溝通,讓他們首先就能夠充分了解我們的工作范圍,一方面可以讓他們對項目產(chǎn)生信心,同時也是一個很好的項目前“預(yù)報”。
二、項目進度管理
其實,僅僅確定項目范圍是遠遠不夠的,項目范圍與項目進度是緊密相關(guān)的,必須同時制定項目進度計劃。
最有效的方式,當(dāng)然就是做項目計劃。我認為,一定要詳細制定項目計劃,包括從項目啟動前準備到項目結(jié)束整個過程中每一項工作,都應(yīng)該列出時間計劃,并向項目組成員公布,讓整個項目組都能夠了解項目的具體安排,從而做到心中有數(shù)。
我認為,評價一個項目經(jīng)理的優(yōu)劣,最為關(guān)鍵的指標,應(yīng)該就是進度控制。所以,作為項目經(jīng)理,必須有很好的計劃性,養(yǎng)成做詳細計劃的好習(xí)慣,并且反復(fù)思考進度計劃如何有效完成。
要保證進度,就必須要隨時跟進項目計劃的完成情況,對每一位項目成員的工作過程進行監(jiān)督,了解他們的工作進展,一旦發(fā)現(xiàn)項目組成員進度不能按時完成,就應(yīng)該及時與他們溝通,并提出改進意見,以確保項目進度。
我個人的習(xí)慣,是首先自己制定大計劃,即項目各階段的總體計劃,到具體階段時,我比較傾向于讓項目組成員分別制定所負責(zé)工作的計劃,我再提出修改意見,并要求其每天給我提交當(dāng)日工作成果,這樣可以很好地做到實時監(jiān)督,一方面可以給項目組成員一定的壓力,另一方面也可以確保質(zhì)量。
作為項目經(jīng)理,腦子里必須始終有一根弦繃著,到什么時候了就必須要交什么東西,這是基本原則,是絕對不容商量的!
另外,一般而言,項目計劃應(yīng)該包括兩類:針對客戶的,即工作周報,以及內(nèi)部具體計劃,即各成員所負責(zé)的具體工作范圍與計劃。其實兩類計劃都應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成溝通的習(xí)慣,例如工作周報,應(yīng)該在做好之后,與客戶對接人甚至高層溝通,讓他們了解本周的工作進展與下周的工作安排(這點可以在項目啟動時與客戶商量確定);而內(nèi)部工作計劃,也應(yīng)該與各項目組成員具體商量,這其實就類似于績效計劃的溝通,所以還是很有必要的。
三、項目質(zhì)量管理
項目質(zhì)量管理,我認為應(yīng)該從以下三個方面抓起:
1、做足功夫。要保證項目成果的質(zhì)量,必須項目組充分投入。只有在每一階段都能夠踏踏實實的完成各項工作,才能真正保證質(zhì)量。例如,啟動前的準備工作,只要有充足的時間,我認為就必須要做到每一個項目組成員都對客戶有大體了解,在項目啟動前做到心中有數(shù)。而項目啟動后,訪談與調(diào)研是很關(guān)鍵的,每日的訪談內(nèi)容必須認真回顧與討論,保證每一個項目組成員都充分了解當(dāng)日訪談收獲,并提出自己的看法;調(diào)研也是如此,內(nèi)部資料的熟悉,外部資料的搜集,一點都不能偷懶,否則就會對公司的情況一知半解,被客戶所鄙視。每一階段的方案也一樣,我認為最好的辦法,就是做項目組內(nèi)部評審,也就是說,不能僅僅由項目經(jīng)理看項目成果,必須每一位成員都參與檢查項目成果,這樣才能更充分的發(fā)現(xiàn)并解決問題,提高項目成果的質(zhì)量。
2、帶上客戶,這其實是提高客戶滿意度的有效方式。我前面也說過,在確定范圍時,應(yīng)該確定溝通范圍及人力資源部的參與范圍,這實際上就是要帶上客戶,讓客戶在整個過程中都與項目組一起工作,使他們感覺到,項目成果不僅僅是我們的,而是大家的,這樣他們才能為我們說話。同時,多與客戶溝通項目成果,使他們了解我們的設(shè)計思路與原則,更利于客戶對成果的認可。
3、多從實施角度出發(fā)。項目成果做出來當(dāng)然是要實施的,而不是束之高閣,所以,要讓客戶滿意,一定要從客戶實施的角度思考問題。這個說來,并不是套話,因為如果不能在方案做出來的時候就考慮客戶實施的問題,一旦他們實施了,必然會抱怨我們考慮不周到,沒有結(jié)合實際情況,所以,在做方案的時候,就反應(yīng)推敲客戶的實施難度,在確保客戶可實施的情況下提出方案,并且多幫客戶思考如何實施,這樣才能確保成果是可行的。
項目質(zhì)量管理的關(guān)鍵,其實就是客戶滿意,要做到客戶滿意,我認為還是靠努力,所以,項目經(jīng)理真的不是那么好當(dāng)?shù)模拇_要有高度的責(zé)任心,敢于承擔(dān)壓力,而不能得過且過,因為項目成果好不好,可能更多時候,只有我們自己知道,因此,真正要保證項目質(zhì)量,不僅僅是客戶滿意,更需要的是我們自己滿意。
四、項目人力資源管理
既然是項目經(jīng)理,你就是一個管理者,所以,這時候,你不能僅僅把自己當(dāng)做一個專業(yè)的顧問,更應(yīng)該把自己當(dāng)做一個經(jīng)理,你應(yīng)該注意以下幾個方面:
1、合理的分工。在一個項目中,合理的分工是按時、保質(zhì)完成任務(wù)的前提,應(yīng)該結(jié)合各組員的特點分配任務(wù)。可能的話,還可以根據(jù)項目組成員的能力、經(jīng)驗,確定項目小組長,這是一種很好地壓力傳遞的辦法,讓項目小組長再進一步分工,同時幫助你進行監(jiān)督項目進度。
2、實時的溝通。經(jīng)常與項目組成員進行溝通,了解他們的想法、難處,并給出指導(dǎo)性意見,這樣一方面可以促進項目組內(nèi)部的團結(jié),另一方面也可以讓項目組成員對你更加信服,所以,實時溝通是很有必要地。
3、及時的鼓勵。當(dāng)項目組成員有貢獻時,一定要及時鼓勵,并且毫不吝嗇你的鼓勵,該表揚時就表揚。當(dāng)然,該批評的時候,也應(yīng)該批評,否則就會積累下來,不過要注意批評方式。
4、影響他人。作為項目經(jīng)理,你的一舉一動都受到項目組成員的關(guān)注,所以,你必須注意你的言行舉止,你是什么樣,往往項目組成員也都會是什么樣,如果你是努力上進的,他們往往也都會努力,如果你是拖拖拉拉、不夠用心的,那項目組成員更會不負責(zé)任,因此,必須注意你的影響力,正面影響你的項目成員。
對于項目經(jīng)理來說,我認為不僅僅是一個專業(yè)崗位,其實是一個管理崗位,如果你剛剛成為項目經(jīng)理,需要及時轉(zhuǎn)變角色,不要讓自己掛著項目經(jīng)理的名,干著項目顧問的活,項目經(jīng)理應(yīng)以項目管理為主,撰寫報告為輔。
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