客戶挑選ERP合作伙伴其實就是一個面試的過程。在這個面試中,客戶會提一些比較尖銳的問題。作為ERP顧問,你若不能給對方一個清晰、明確的答案,就意味著你被淘汰了。這里我將陸續總結一些我在“被面試”的過程中,客戶提問的一些共性問題,供大家參考。
我印象最深刻的一個面試經歷是一家日資企業,他們主要生產五金工具。在面試的過程中,對方分管工廠的副總給我下了一個難題。他說,我現在倉庫里如果有2000個庫存材料。我如何知道這些材料有沒有被其他生產訂單所用?我實際可以用于新訂單的數量有多少?
副總的這個問題可是一針見血,道破了ERP系統中第一個核心功能,物料需求的計算。確實,這個問題也是一直困擾著企業的難題,特別是那些接單式生產與庫存式生產并存的企業。正確區分庫存材料的性質,哪些材料已經被其他訂單預定了,哪些是還可以被其他訂單所用,這對于有序的進行生產是非常重要的。
ERP應對之道:通過幾大量來精確定位庫存數量。
在具體講解ERP系統解決方式之前,我先向企業介紹了幾個概念,這是理解這個功能的前提。
一是計劃領料量。他是指已經有了生產計劃,但是還沒有下過生產訂單所需要的材料量。
二是預計領料量。他是指已經下了生產訂單,但是,還沒有領材料的數量或者指材料沒有領齊的數量。
三是計劃采購量。是指已經按生產計劃或者銷售計劃生成了采購計劃,但是還沒有下采購單的數量。
四是預計請購量。有些企業物料的采購必須有需求部門開出請購單,然后采購部門才能采購。也就是中,從生產計劃到采購單,中間有一個請購的過程。這個預計請購量就是已經下了請購單,但是還沒有下采購單的數量。
五是預計進貨量。他是指已經下了采購單,但是供應商還沒有送貨的采購數量。有的人也把他叫做在途量。
六是庫存數量。他就是我們通常所說的企業庫存帳上的數量。但是,往往這個庫存數量已經被其他訂單所占用。我們在考慮材料需求的時候,也不能以這個庫存數量為基礎進行考慮。
首先,我們要考慮庫存數量中,到底有多少數量已經被其他訂單所占用。庫存數量減去預計領料量減去計劃領料量得出來的結果,就是現在庫存中實際可以利用的數量。這比較好理解。也即是說,現在庫存帳上的數量,包括三部分,一是我已經下了生產計劃,但是還沒有開工生產的訂單;二是我已經在開工生產,但是,我材料可能還沒有領齊;剩下來的部分才是我們真正可用于其他生產訂單的庫存材料。
但是,我們使用后會發現,這么計算出來的結果有時候往往是負數。如我現在已有生產計劃還沒開工的單據需要某個材料2000件,已經開工但是還沒領齊的生產訂單需要該材料1000件,我庫存數量只有2000件。最后算出來的差額是倉庫還少了1000件。那是不是說明我還有去請購1000件呢?
其實不然。因為上面這個計算,還沒有考慮的預計請購、預計進貨、計劃采購等數量。也就是說,可能這缺的1000件材料,采購部門已經采購,只是還沒有到企業倉庫。若我們再冒然去請購或者采購的話,那不是會造成庫存的浪費嗎?
所以,在考慮物料需求的時候,還要把預計請購量、預計進貨量、計劃采購量等幾個因素考慮進去,如此,才能夠計算出我真正的需要采購的數量。
在以上考慮的各個數量中,我沒有把自己生產的半成品等考慮進去。若企業所用的材料,有些是自己生產的半成品,則還要考慮兩個量,一是預計生產量,二是計劃生產量。根據字面意思都很好理解,預計生產量是指已經開了生產訂單但是還沒有完工入庫的數量;而計劃生產量是指已經有了生產計劃但是還沒有開工生產的數量。
當我們查詢庫存時,發現庫存帳上數量有2000件。在我們手工管理的時候,很難分清這些庫存材料我到底還可以用多少,以后可能還有多少進貨,我這次還需要采購多少,等等。但是,有了ERP系統后,這將變得超簡單。我們只需要點一下這個材料的占用明細,系統就會根據相關的單據信息,自動幫用戶分析出,這2000件庫存材料中,我已經有了訂單的或者有了生產計劃的有多少;我剩下的還有多少可以用;我在未來的幾天內預計還沒有多少的進貨,等等。這些信息就會一目了然的反應在企業用戶面前。這大大提高了用戶對于庫存數量的管控力度。
副總聽了我的解釋后,比較滿意。但是,看他神色,顯然還不滿足。果然,其接下去問了更加專業的問題。他問我,庫存帳上數量有一部分是已經被其他訂單或者生產計劃所占用的。那我能不能具體查詢出,到底是被哪些生產計劃說著生產訂單所占用的呢?因為有時候遇到急單的時候,我們可能會需要挪用其他訂單的相同材料。我們需要系統提供具體的明細資料,如此,我們就可以方便的判斷出可以挪用那張訂單的材料。
ERP應對之道:
一般來說,我們是不贊成企業生產訂單相互之間挪用材料的,這會造成管理的混亂。但是,企業若認為真的有必要這么做的話,ERP還是可以幫助解決的,只是,在系統操作上,會增加一定的工作量。
在ERP系統中,有個批次管理的功能。也就是說,你在做生產計劃的時候,賦予每個生產計劃一個唯一的生產批號,這個生產批號就會帶到采購計劃、采購單、進貨單、庫存帳;同時,也會帶到領料單、入庫單及庫存帳上。到時候,我們通過這個批號,就可以從頭查到尾、從尾查到頭。
在我們查詢庫存數量的時候,若采用了批號管理的話,則庫存數量帳上,就會顯示每個批號所占用的數量為多少。
為了方便描述,我舉個例子來進行說明。如企業現在準備在下月初開始生產某個產品1000套,需要某種材料2000件。在制定該生產計劃時,如我給其設置了一個批號F20080401001;則在生成采購計劃時,會把該批號帶到采購計劃上,并且,采購計劃也會生成一個批號,P20080401001。該采購計劃生成請購單、采購單、進貨單時,都會沿用這個采購計劃批號。若現在企業該材料的庫存為3000件。我們在查詢庫存時,在庫存明細帳報表上,會顯示某某材料、采購批號為P20080401001、生產批號為F20080401001所占用的庫存數量為多少,等等。
采用了批號管理后,我們不僅可以知道該庫存材料我現在還可以用多少,而且,還可以了解已經被占用的材料到底是用于哪些生產計劃或者生產訂單的。如此,我們就可以非常方便的進行材料的重新分配。不過,在材料分配的時候,要注意,批號的重新定位。
批號管理的功能是非常強大的。如若一張采購單現在是分三次進貨,若我們每次進貨的話,都給與一個進貨批號,則在查詢庫存時,我們就可以清楚的知道,該筆庫存是那張采購單下的、分別于幾日到貨多少、幾日到貨多少。這對于追蹤質量問題很重要。如我們在成品檢驗時,發現該產品由于某種材料質量不良,導致不良品的產生。若不采用批號管理,我們很難查出該產品的原材料是什么時候進廠的,有沒有經過檢驗程序;同時,也很難追蹤到該筆材料還有沒有被用于其他產品上,等等。
批號管理在一些質量有嚴格要求的行業,如食品行業,都是一些強制性的管理規定。我們都知道,通過牛奶盒上的產品批號,可以查詢到該瓶牛奶是在哪條生產線生生產的、是什么時候進的原材料、是哪個供應商提供原材料、甚至是哪條奶牛提供的,都可以查詢的到。這對于事后質量的追蹤非常有幫助。
精確定位庫存數量,一目了然的知道庫存材料將被用于哪些訂單或者計劃,這對于生產企業來說,是一個非常實用的功能。有了它,無疑是給企業管理人員一面放大鏡,當倉庫管理發現什么問題時,他們就可以清楚的察覺到。最重要的是,這位企業實現零庫存生產提供了可能性。這對于提高企業庫存管理水平有著非常重要的意義。同時,正如該企業副總說的,有了這些資料,就方便他們對庫存材料進行必要的重新分配。
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本文標題:ERP系統如何精確定位庫存數量
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