流程管理最重要的就是開展流程的執行和持續改進,形成良性循環,螺旋上升,否則再好的結果也會爛掉,再好的體系也會崩潰。
一、流程標準是流程執行的必要因素
好的流程定義了每一個職能和崗位在每一個流程中要做的事情和要達到的標準,歸納所有流程對于某一個崗位的要求和標準,就形成了這個崗位的具體職責。
標準是伴隨著流程必不可少的模板,沒有了標準,流程的可執行力將會很差。比如同一崗位的人對于特定的一個流程階段的理解是不同的,如果沒有標準,那他們完成該流程階段后會得不到的結果。
標準實際上就是工作和管理經驗的積累,是一個公司的技術、管理、文化在人員流動情況下得以維持和發展的基礎。
標準包括了幾類:操作類(如操作說明書)、評估類(如供應商能力評估、項目可行性評估)、檢查類(需求評審檢查表)、記錄類(如報告、表單)、計劃類(如項目計劃)、制度和規定類(如公司的規章制度)。
流程規定了做什么,而標準規定了怎么做,兩者缺一不可。執行力從某種意義來說是執行流程的能力,沒有流程和標準的執行力是不可靠的。
二、流程執行必須結合相關績效指標
流程管理是按照業務流程標準,在職能管理體系授權下的一種橫向的例行管理,處于業務流程上的各個崗位的責任人,無論職位高低,都要行使流程規定的職權,承擔流程規定的責任,遵守流程的制約規則,確保流程運作的優質、高效。
目前的企業單位一般都以部門來劃分行政職能,這樣便于以部門進行管理,不過也形成了部門墻,給跨部門的流程執行造成了困難。
因此,要進行流程優化管理,必須先從流程執行開始,流程的執行力應當從組織、制度、績效、獎懲、督促辦法、工作方法等方面全盤考慮,尤其必須建立考核體系。建立和健全面向流程的統計和考核指標體系,是落實最終成果責任和強化流程管理的關鍵。
三、流程執行三條原則
流程執行的三條原則如下:
·流程已經規定的嚴格按照流程來執行;
·發現流程不合理的先執行再提出修改建議;
·流程沒有規定的根據有利于公司和產品形象、有利于流程目的的原則來處理。
在流程的執行過程中可能會發現流程有不合理不完善的地方,處理方法是:先按照流程執行,同時提出流程優化建議,得到批準并且正式發文后才能按照新的流程執行。
要注意的是,遇到不合理的流程和規定時,切勿擅自更改流程和標準,以免造成流程和標準可輕易修改的印象,使流程和標準失去權威性,以后的執行就可能會打折扣,并且不管何時正式發文,當次發現流程不合理的業務還是按照原流程執行。
流程不是萬能的,可能會發生流程沒有規定的情況,遇到這種例外情況,該流程的負責人可請示上級領導按照特例處理,再形成處理該特例情況的流程。
四、部門負責人在流程中的職責
在流程建設過程中,部門負責人的職責包括:對公司中的某一流程負責,定義好流程,安排好崗位和職責,培訓能夠運行流程的員工,維護流程的正常運行,進行流程審計和監控,進一步優化流程,處理例外情況,把例外情況例行化。
流程運行起來后,部門負責人要對流程的運行情況進行審計和監控,審計是指在流程的關鍵點或者里程牌設置監控點,對時間、成本、質量、服務等要素進行長期記錄和分析,以監控流程的運行情況,方便發現問題和解決問題,對流程的審計和監控情況要向高層匯報。對于審計和監控中發現的問題要及時進行優化,優化流程往往可以從審計點、模板、串行轉并行、減少無效環節等方面進行。
流程的管理和有序執行是一項長期的持續性工作。這就需要建立不斷進行管理和自我改進的機制,從而實現持續的評估、改進和提升。
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本文標題:企業推動流程有序執行的關鍵因素
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