在企業內部管理中,員工自身問題,比如業務不熟練,技能不夠,工作有惰性不積極等等,相對來說是比較容易找到,也比較容易解決,對癥下藥即可,通過設定合理的管理制度、加強員工培訓等方式就能在一定程度上解決問題。部門內部的問題通常也是如此,它們大部分都是操作性問題或者技巧性問題。
一旦問題跨了部門,就比較難辦了。有兩方面的原因:一是跨部門的問題有時候不容易被發現,被理解;二是企業中的各個部門存在自我保護主義。人們通常會習慣于站在自己的角度考慮問題,,出了問題,大家都會認為,我沒做錯,錯的是別人或者別的部門。同樣,另一個部門也會這么思考,最終推諉扯皮,高層領導也很頭疼,為什么大家都沒錯,問題卻發生了。
因此,企業中存在的難以解決的管理問題大多數是跨部門的,因而涉及到跨部門流程管理,比如采購管理流程、銷售管理流程、財務管理流程、設備管理流程。
重點:厘清相關部門責任
企業在開展流程管理的時候,首要任務就是把既有流程刻畫描述出來,即無形流程的有形化。在描述跨部門流程的過程中,經常會發生以下情景:負責描述流程的A部門的員工就會努力的想象:“我們這邊工作做完了,其他部門,特別是在這個流程中和我們根本不發生直接聯系的部門或崗位,需要做哪些事兒呢?”根據想象刻畫了一個流程出來。流程串講的時候,其他部門一看A部門畫的流程,“不對不對,你們畫的跟我們的實際情況不一樣啊”。經常發生的一種情況是,如果讓幾個部門刻畫同一個流程,刻畫出來三個版本,設置流程中的某些具體工作事項,不同部門對于職責的理解是完全不同的。矛盾、問題其實也正源于此。
流程的刻畫描述不難,難的是如何界定流程的邊界,弄清楚流程相關的上下游部門的具體工作,厘清流程相關部門的責任。由于企業內部人員在流程管理方面缺乏經驗,另外一方面,部門的自我保護主義很容易從中作梗,阻礙了企業有效管理業務的進程,降低了企業的協作效率。借第三方咨詢公司的力量和經驗,破解跨部門流程管理問題,是企業決心厘清部門職責、提升內部協作效率的良好舉措。
核心:培養中層管理人員
企業管理者可以簡單分成高層管理人員、中層管理人員、基層管理人員三類。如果在企業中推動流程管理活動并且希望做出成效,中層管理人員是最值得關注的核心群體。從管理學中關于管理職能的理論來說,中層管理者更注重人際關系技能。在部門內部他是決策者,而在部門和部門之間,為了完成某項工作組織協調多個其他部門人員,是中層管理人員在日常管理中最需要面對的,也是最難以處理的問題。
企業中部門之間的關系有時候是很微妙的,中層管理人員既要保護部門的利益,又要和相關部門“據理力爭”有限的企業資源。這些現象都決定了中層管理人員更關注跨部門流程。培養中層管理人員的協調能力,灌輸優秀的流程管理理念,是改善跨部門流程運行的關鍵。
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本文標題:莫讓跨部門流程束縛企業內部協作能力
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