一、電子文檔管理中應注意的關鍵問題
1．原始性問題。電子形式生成的由實態變為虛態的檔案已經完全沒有紙質檔案的“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，有時也是復制的。日常工作中，往往計算機上起草文件一旦定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2．真實性問題。電子文檔的真實性問題伴隨著其生命的始終。維護其真實性是一個不間斷的過程。電子文檔信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案，可被原樣復制甚至被篡改后可以不留痕跡。
3．完整性問題。電子文檔內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態， 其背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往對電子文件的來龍去脈分不清楚。
4．長期可讀性問題。隨著電子技術日新月異，計算機更新換代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環境形成的電子文檔載體互不兼容，難以互換，~,-j-于想要常期歸檔保存的電子文檔來說，若干年以后，很可能出現保管完好的電子文檔載體無法找到讀取設備，這是一個比檔案載體壽命更為重要的問題。
5．安全性問題。電子文檔在發送、接收、保管、歸檔時面臨病毒的入侵的威脅，現有的防火墻技術對“黑客” 高手往往防不勝防，并且電子文件存放位置不固定、載體的可轉換性、信息接收對象的開放性、文件內容的可分解性， 以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接威脅電子文檔的信息安全。
二、辦公自動化條件下的電子文檔管理中存在的幾個誤區
1．認為電子文件歸檔是檔案部門的工作，與業務部門無關。
由于電子文件在形成的初期還不能夠確定這種載體的文件是否作為檔案永久保存，致使多數人員認為電子文件生成、制發后就與己無關了。而有的檔案工作者或怕增加工作量，或不熟悉相關操作技術，加上發送電子文件的部門與檔案室信息對接不及時，忽視了電子文件的歸檔，容易造成電子文件和資料的缺失。
2．認為紙質文件和電子文件同時歸檔會造成資源浪費。
有一些單位片面強調無紙化辦公，加上大多數電子文件的內容與紙質文件相一致，導致有些人員認為既然保存了電子文檔，就不需要保存紙質文件并存保管，免得擠占了檔案室有限的空間而造成資源浪費，因而忽視了電子文檔的易修改性以及電子文件載體和信息技術的不穩定性問題。
3．認為電子文件不需要專門保管。
由于電子文件的形成者不固定，一份文件有可能存儲在文件的起草部門，也有可能存儲在檔案管理部門。只要需要這份文件，就可利用文檔的搜索功能來完成，根本沒有必要進行專門保管。但電子文件的保管已經貫穿在文件整個生命周期之中，根本無法通過載體保護的方法來維護。
三、加強辦公自動化條件下電子文檔管理的對策
1．加強電子文件所依賴的計算機軟硬件設施管理。
要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級、訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，強化檔案室防磁設施的完善和維護，及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，防止對電子文件的非法訪問和隨意刪改，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程的安全、穩定、保密。
2．制定科學合理的電子文件歸檔制度。
各單位須要求每個部門指定一位信息員，對信息員進行培訓，使他們了解收集電子文檔的重要性和歸檔制度，并在工作中自覺執行歸檔制度。同時，要將電子文件歸檔工作納入本單位的年度考核工作中，對部門負責信息收集的人員實行月度考核與年度考核相結合的方式，保證完成信息管理工作。各部門應按照歸檔范圍、歸檔時間將電子文件和資料以磁盤或光盤的形式移交給檔案室，同時還應移交該文件的讀取軟件甚至操作系統。
3．做到紙質檔案與電子文檔并存。
紙質檔案經過歸檔整理后，從文件標題到日期印章包括文件內容都不能被涂改，性能比較穩定。而電子文檔是由電子文件的形成者通過電子文件系統生成文件后，再交給檔案管理N-歸檔。因此，電子文件的形成、處理以至歸檔后的全部管理工作都要依靠計算機來完成。同時，電子文件信息在今后的利用中非常依賴于文件特定的計算機系統，如果計算機更換或者升級，有可能出現應用軟件不兼容的情況，更談不上利用。
4．加強檔案人員管理，提升綜合能力與素質。
電子文檔的管理與紙質檔案的管理存在著十分重要的區別，對檔案人員的知識構成要求較高，檔案人員應具備現代化知識和操作技能。此外，由于電子文檔的歸檔、立卷、整理均在計算機上操作，檔案人員在實際工作中既要嚴謹又要細致，善于統計、利用檔案的有效資源，做好專題研究。檔案部門應對在職人員進行各種形式的再教育，并注意引進多方面的人才，將懂檔案業務、具有計算機專業知識的人員充實到檔案隊伍中來，建立復合型多層次的專業技術隊伍。
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