行政管理是企業行政系統為了企業的生存與發展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對企業進行職能性管理的總和。

1 流程

    1．1 流程的定義

    業務流程是指企業以輸入各種資源和顧客需求為起點、到企業創造出對顧客有價值的產品(或服務)為重點的一系列活動。企業通過業務流程的運作，可以為客戶直接創造價值，保證自身經營目標的實現。

    業務流程管理是將生產流程、業務流程、各類行政申請流程、財務審批流程、人事處理流程、質量控制及客服流程等70％以上需要兩人協作實施的任務全部或部分由計算機處理，并使其簡單化、自動化的業務過程。

    根據行業的特性，業務流程可以分為管理流程、設計流程、制造流程等。

    管理流程包括企業開展各種活動的相關程序。企業通過管理活動對業務進行監督、控制、協調、服務，間接地為企業創造價值。常見的管理流程有6種類型如圖1所示。本文探討的主要方向是行政管理業務流程。

 
圖1 管理流程的6種類型

    1．2 流程對企業管理的意義

    (1)提高企業的整體競爭力。
    (2)支撐企業戰略的實現。
    (3)有助于企業管理的規范化與標準化。
    (4)引導企業管理職能的轉型。

2 行政管理

    2．1 行政管理定義

    行政管理是企業行政系統為了企業的生存與發展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對企業進行職能性管理的總和。

    2．2 流程如何選擇

    企業在進行流程梳理之前，首先要對企業目前存在的問題進行診斷與分析，找出企業問題的關鍵所在。對于這些關鍵的、亟待解決的問題，需要首先建立流程，這些流程稱為“關鍵流程”。在選擇關鍵流程時，要從以下3個方面考慮：(1)績效較低的流程。(2)比較重要的流程。(3)容易實施的流程。

3 行政管理業務

    3．1 行政管理業務范圍

    通常情況下，行政管理業務包括會議管理、公關接待管理、文電管理、檔案管理、印章與證照管理、車輛使用管理、辦公耗材管理、行政辦公費用管理等，如圖2所示。

 
圖2 行政管理業務范圍

    3．2 行政管理業務內容

    (1)會議管理。會議管理業務主要包括會議計劃編制流程、會議費申請流程、會議準備流程、會議開展流程、會議善后流程。通常情況下，企業內部存在著多種不同的會議類型，會議管理中也可以根據會議類型進行業務流程的分類，比如公司內部工作例會、領導／干部會議、視頻會議、公司外部會議等。

    (2)公關接待管理。企業建立公關事務管理流程的主要目的是使企業保持與員工、客戶、公眾的良好溝通，獲得各界的支持，樹立企業形象，提高企業的知名度、美譽度等。而日常接待工作比較繁雜，涉及的方面較為廣泛。分為內外事接待與公關事務處理兩部分。

    內／外事接待業務主要包括接待方案編審流程、參觀接待流程、禮品申請使用流程、客飯安排流程、住宿安排流程。按照接待的性質，日常的接待也可以分為預約接待流程、臨時接待流程、參觀接待流程。

    公關事務處理業務主要包括公關活動策劃流程、公關媒體選擇流程、公關接待流程、危機公關處理流程。

    (3)文電管理。文電管理即文書事務管理，企業的文書包括決定、報告、通知、請示、批復、函、簡報、會議紀要、外來信件、外來公文等。文電管理業務主要包括收文與發文：收文辦理流程、公文發布流程(包含文書起草和文書會簽)；傳真收發：傳真接收流程、傳真發送流程；郵件收發：郵件接收流程、郵件發送流程；機要文件收發：機要文件接收流程、機要文件發送流程；信函收發：信函接收流程、信函寄送流程。

    (4)檔案管理。檔案管理是文書資料管理的一項重要內容，企業文件資料都應具有一定的完整性、保密性和實效性，需要進行妥善管理。檔案管理業務主要包括檔案收集整理流程、檔案編目與檢索流程、檔案編輯與研究流程、檔案借閱與歸還流程、檔案銷毀流程、檔案保密流程等。

    (5)印章與證照管理。企業的印章包括公章法人章、財務專用章、合同專用章、發票專用章、高層領導個人名章以及其他業務章等。企業證照是指企業的營業執照以及各項資格證書等。企業的印章、證照代表了企業全部或某方面的意志。須正確使用與保管，以免給企業帶來重大損失和法律風險。分為印章管理業務和證照管理業務兩部分。

    印章管理業務主要包括印章刻制流程、印章停用流程、印章申請使用流程。

    證照管理業務主要包括證照辦理流程、證照變更流程、證照使用登記流程。

    (6)車輛使用管理。車輛管理是行政辦公日常管理的主要內容之一，主要包括車輛調撥使用流程、車輛加油報銷流程、車輛保養維護流程、車輛維修流程、車輛報廢流程、車輛年檢流程等。

    (7)辦公耗材管理。辦公耗材包括辦公設備與辦公用品，企業的行政辦公設備包括計算機及其附屬設備、傳真機、復印機、電話、音響、攝像設備、投影儀等，企業行政辦公用品包括筆、訂書機、復寫紙、復印紙、印泥、筆記本、檔案袋、碳粉、墨盒、硒鼓、計算器等。辦公耗材管理業務主要包括辦公耗材申購流程、辦公耗材采購流程、辦公耗材驗收入庫流程、辦公耗材領用流程、辦公耗材報廢流程等。

    (8)行政辦公費用管理。行政辦公費用包括辦公費用、接待費用、出差費用等。行政辦公費用支出在企業費用總支出中所占比重較大，伸縮性也較強，企業須對其進行嚴格的控制。行政辦公費用管理業務主要包括行政費用預算編制流程、行政費用控制報告編制流程、接待費用申請使用流程、出差費用使用報銷流程等。

4 流程建模

    流程建模主要分為6個步驟，如圖3所示。

 
圖3 流程建模的主要步驟

    (1)需要識別業務主線，進行業務分析，從流程功能、流程內容和顆粒度上劃分流程的類型和層次。依據業務主線和流程分類的方式，確定明確的框架。在此基礎上，識別關鍵流程，它必須是對企業核心競爭能力構成直接影響的流程。

    (2)業務流程識別以后，需要對不合理的流程進行再設計。進行流程調研，分析作業情況，與相關部門共同設計流程和關鍵控制。

    (3)定義詳細業務流程，主要包括流程的構成元素、活動之間的關系、活動的邏輯結構。流程主要有6個要素：輸入資源、活動、活動之間的關聯、輸出結果、顧客、價值。在實際的流程中，一般涉及到主要責任部門(細化到崗位)、表單、制度、質量體系、信息系統等。

    (4)繪制具體的流程圖。一般通過專門的工具來實現，常用的有Visio或流程建模工具ARIS、MetastormProVision等。需要組織與流程相關的業務人員認真研究、理解和分析流程的準確性。建模之后應進行分析與仿真，分析是從理論上保證流程的正確性，而仿真則是由實踐結果符合期望值時得出流程正確的結果。

    (5)在流程運行試驗的基礎上，根據進一步收集到的信息，結合實踐經驗，并針對管理需求深入分析和診斷問題，提出對各問題的解決力一案，形成診斷報告，然后對流程進行合并、簡化、刪除等改進。

    (6)最終確定所有的流程圖，由公司管理層正式公示，并將所有的流程圖匯集成冊。

5 通過業務流程加強行政管理

    在實施流程管理的過程中，如何通過業務流程的管理來加強行政管理，有以下幾點建議：

    (1)建立合適的企業文化。企業在實施流程管理時，需要改變過去的傳統觀念和習慣做法，建立起一種能夠適應這種轉變的，以“積極向上、追求變革、崇尚效率”為特征的企業文化，以便使每個流程中的各項活動都能實現最大化的增值，為企業經濟效益的提升做出貢獻。

    (2)提高領導者對流程管理的認識。要讓領導者認識到實施流程管理是企業提高運營效率和經濟效益的重要措施，是企業戰勝競爭對手的主要手段。只有提高對流程管理的認識，企業的流程再造得以推動，實施才能見到效果。

    (3)加強培訓，使企業上下共同提高對流程管理的認識。在實施流程管理的過程中，企業高、中層管理人員是推動流程管理的骨干。同時，廣大員工也是貫徹、推動流程管理的重要力量，通過培訓，提高員工的自覺性，使員工自覺地遵守新流程所建立起來的管理秩序和規則。

6 結束語

    行政管理業務流程是每個企業都應該重點關注的內容。只有做好內部管理工作，提高企業的運營效率，才能幫助企業有效運轉，從而提高經濟效益并滿足外部客戶的需求。

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本文標題：關于企業通用行政管理ERP業務流程的探討

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