面對挑戰,通過團隊工作、努力、創新性、靈活性和適應性提出當前環境潛在的問題。授權的、有才干的團隊是機構成功的重要因素。成功團隊最寶貴的特征是,他們有高等級的授權或者決策權的能力。
授權的員工不僅僅是參與;它也涉及到單獨的分析、決策和行動。員工授權對員工、經理和整個公司來說是有益的流程。員工認為作為重要的貢獻者更加投入公司,并且激發了他們擅長的領域。
最近,公司意識到授權員工是公司的成功和客戶的滿意的需要。但是,這在部門之間不?吹。這是因為部門間缺乏有效的溝通、協調部門間分歧的效率低下。優秀的BPM模型以分析為主,不只是流程、部門、使用的技術和資源的需要,而且還有員工的授權。BPM將會幫助建設戰略目標和建立操作訓練如:服務/業務優化、結果/成效目標和合作/跨功能的觀點。通過針對的業務部分,可以得到更好的協調,以及我們如何界定這種協作,使它消除決策漏洞。它還會幫助個人做出更加明智的決策,這有助于提高解決問題的能力、增加業務領域的日常生產和并增長長期增長(利潤)。
對于所有公司來說,客戶是焦點:服務/產品是構建未來的業務及盈利的能力。公司需要通過高技術人員,以滿足客戶不斷變化的需求,成為客戶能夠依靠并提供及時的、質量上乘的、有意識的服務,很大程度上依靠授權公司提供的每一位專業人員的承諾。
這是從一個項目上選取的例子,我是這個BPM項目的經理; 從沒有所有制到員工等級授權是顯而易見的。人們可以清楚的看到,從項目的開始個人參與到新流程的實現,在意識/授權上的改變。這個例子的目的是使供應商的付款流程的效率更高。
該流程的當前狀態(AS- IS)
銷售助理致力于供應商在特定的應用中收入方面的數據(需要開始建立新的供應商)。付款需要文件,丟失任何文件都會拒絕付款。當在系統中輸入數據的時候,助理發送紙的文件以備案。銷售助理明白這是他們唯一的責任,他們奉行立即處理的哲理.
供應商賠償分析師致力于記入付款率,和財務部計量付款的報表。而且,他們明白這是他們唯一的責任,一月又一月的完成這些任務。
財務部致力于郵寄報表,和每個月特定的日期檢查供應商。
該流程以財政為結尾。這有多壞呢?每個人做他們被培訓的工作?表面上,每一件事情都是理想的,但是,真的是這樣嗎?
審計被管理,審計表明,該控制管理標準的付款流程不能令人滿意。一些問題破壞了完整的流程,包括不準確和不完整的政策和程序、無證的異常、處理供應商文件時候的矛盾、缺乏審批和付款的少量介紹導致供應商延遲付款。
怎么會這樣呢?大家都按照培訓和指導的內容去做。
錯失了什么呢?BPM能幫助解決這種局勢。經過初步分析發現:沒有清楚的了解端對端的供應商付款流程、沒有服務模型架構、沒有培訓計劃、不明白客戶是誰(內部的和外部的)、個人工作在流程中沒有責任和各部門都是內部集中的/筒倉式的環境。
我將要講解BPM對上述各領域的問題的影響,但是,我希望這篇文章集中在員工授權上。
領導團隊,我們記錄當前流程的狀態。在專業的團隊中,個人開始看到更大的畫面,意識到他們在流程中的作用在哪里,如何與其他部門聯合,他們如何增值到整個的供應商付款流程。
團隊要意識到,工作如何才能對其他流程(上游/下游)的工作產生影響。他們意識到存在專業術語問題,當數據丟失或者輸入錯誤的時候發生了什么;蛘咂垓_公司的概念,當供應商不能得到報酬的時候和/或當沒有定義明確的途徑的時候發生了什么。這些所有的事情都是對公司的影響,以及公司如何被它的客戶所察覺。
在個人授權的開始,為每位參賽人員思索流程,整個活動的結果是教育和輔助。
在員工授權開始的下一步,我們開始記錄未來新的流程。
以問一個簡單的問題作為開始,關于業務流程個人授權的問題。而不是提供解決方案,我們問的問題如:‘這種情況你會做什么?’個人有機會公開表達自己的想法、夢想和激情。作為解決方案提供商,我們可能已經有了一個答案,但是,如果相同的答案來自參賽人員,這最終會是一個雙贏的局面。通過改善流程使業務贏得勝利,更重要的是,個人想要成為主要的贏家,因為他們有機會實現他們自己的想法,對一個問題而產生的解決方案。
積極參與的人看到了更大的技能拓展,更多的了解哪些技術有效,哪些技術無效。他們也有更大的機會想出問題的解決方案,以及創新的方法來提高性能。利用他們的創造力和領域內的知識。人們有一種主人翁的意識,能夠獨立評估和實施解決方案,使他們致力于成功的解決方案。
這個項目給予我們未來高效的流程,最重要的是完成此業務的個人授權。新業務流程的實施支持文件,如策略、程序和其他團隊中的專業人員的授權。它給了每個團隊信心和知識支從事他們的工作。BPM在個體間引入了高水平的所有權。這是BPM成功的重要因素,也是BPM的重要看點。
授權可能難以實現。沒有任何統計信息或通過衡量其成功的百分比。當它設計到授權、定性指標是成功的最重要的衡量標準。人們必須理解,然而,這種改變不會發生在一夜之間。
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