對于信息技術與業務流程管理關系的問題，專家認為是運用信息技術和人力資源管理手段，大幅度改善業務流程績效的革命性方法。也一再強調，企業在引入信息技術之前，首先應保證流程正確無誤，這是發揮信息技術效用的有效途徑。反過來，在企業中創造性地利用信息技術，可以使企業降低成本，提高信息、決策處理的速度和準確性，保持企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地，也可以減少中間層管理人員和員工數、減少組織層次，為企業流程的變化提供有力的支持。
信息技術是由計算機技術、通訊技術和繪圖技術組成，對IT用戶及其工作方式和工作環境產生了巨大影響。信息技術具有的功能有很多，如：數據處理、收集、材料存儲、信息傳遞速度提高等。實際上，它在現今日常商業操作中也起著非常重要的作用。只有充分認識了信息技術的巨大發展潛力，才能夠意識到它所有可能實現的作用。前些年，人們只是把信息化看作是公司進行全面戰略決策的輔助工具，例如，只是對組織化、結構化的部門實行自動化，但隨著信息技術的發展創新，出現了許多信息化實施的成功案例后，人們對信息技術/信息化的看法發生了變化。信息技術在業務流程方面所起的顯著作用是：創造新需求，引起新產品開發和控制新程序等。隨著信息化在組織中的全面實施，它給組織帶來的變化也將會在更大的范圍內如產品、市場、社會里帶來變化。
邏輯角度：回答Why/What/How
在研究和重新設計一個流程的過程中，我們發現在What和How之間的關系是呈螺旋式循環發展的。隨著循序漸進地、更深層次地理解流程的過程中，在每個What和How之間的循環中，提出的問題變得越來越細致、微小。分析循環與循環之間的區別能夠在邏輯上更好地理解業務流程。
在任何情況下，如果一個流程都有它存在的理由時，Why就出現了。例如，一家企業有它的企業目標;一個部門，有它存在的目的;一個特殊任務，也一定要有實現這一任務的理由等，每項資源的使用都是為了滿足某個需求，每個實現手段、方式的使用都是為了達到某個目的。例如，使用計算機創造了需求，為了滿足這個需求，就引起了某個產品的創新，而且信息技術的使用還能引起時間削減、反應速度加快、一項企業策略制定、流程重組以及在重組過程中新目標的設定等需求。
通過繪制Why、What、How三者之間循環關系圖，可以確定Why元素這個概念。一個問題(Why)促進了需求什么(What)的決定，一個需求什么的問題又引起了怎樣做(How)來實現需求，接著，這個怎樣做的決定又引起更進一步的為什么(Why)的產生，如此循環往復，這三個元素就這樣緊密地相互聯系起來了。
實物角度：功能/操作/程序
What可以被看作是操作內容，是為了完成某個目標。當設計好了這些操作內容，怎樣做來實現某個目標的問題就被提出來了，因此，解決這個問題的答案也隨后產生了。實際上，怎樣做就是如何成功地實施一個接一個的操作步驟，這些操作步驟又形成了為實現某個目標所要經歷的一般程序。當然，可能還有其它程序可供選擇，這就需要利用是否有效這一標準來衡量使用哪個程序更好了。
一個企業或者一個企業的某個部門都有它存在的目的，都是為了實現某個功能，而實現這功能就要執行某些操作。一個組織的功能可能是由它的目標決定的或者是由于它所存在的環境發生了變化從而產生了一些需求決定的，這些環境變化可能是外部強加給組織的，也可能是組織內部因管理決策的需要產生的。信息技術在企業中的使用，產生了企業新需求以及滿足企業己存在的需求的新功能。
概念角度：需求/技術產品/流程
對于一個組織或一個組織的一個部門來說，把實現某些功能當作它的目標或者當作它存在的目的(即為什么)時，需求就產生了。為了滿足這些需求，就必須要研制出某些新產品。例如，與傳統的手工繪制法比較，使用繪圖技術改變了完成不同操作和程序的實現途徑。這些技術產品不一定非要是發明，它們可以是已在其他問題領域里得到證明了的技術，現在把它運用到這個問題環境里來解決問題。那么，使用這些新創造出來的技術產品必須要對新操作進行定義，而且，在現實的操作中實施這些創新技術產品也需要創造出新的流程。為了從技術產品創新中獲得最大化利益，必須要制定出新程序，這也許就是因根本性地重組企業所產生的新流程。
信息技術在流程管理中的角色
觸發器
觸發器即變化的代名詞。一個偶然的聯系或變化可能就會引起某個新需求的產生，也就是說，企業要能通過使用現存的某些信息技術來產生或解決需求。我們可以把它視作一個有關“為什么”的決策。例如，使用計算機掃描儀的需求可能是由于要決定使用計算機繪圖功能而引起的。
“一項重要技術開始時是產生問題，后來就變為解決這個問題了�！薄@句話充分說明了利用可以利用的信息技術可能就會產生新的操作。因此，信息技術是業務流程管理的一個觸發器，這是因為它使人們認識到了，在尋求一個可以解決的問題之前就己經知道了一個功能強大的解決方案，而且決定使用什么樣的信息技術也可能引起新操作，所以企業可以拿來使用的信息化工具是企業變化的觸發器。我們也必須承認光靠技術也不能給企業帶來翻天覆地的變化，但是在現實當中信息技術/信息化工具的確充當了觸發器的角色。
例如：惠普公司采用了Intershop公司提供的ePrim。技術產品后，可以將客戶訂單流程方面的所有工作流部分集成為無縫電子采購流。這些組成部分將整個訂購過程從最初的報價、購買請求的確認到訂單的實現都實現了自動化。如果客戶己經使用了電子采購系統如：Ariba、Oracle等，就能直接與ePrime連接起來，客戶就可以了解惠普特制的目錄和產品價格了，并能夠將惠普事務完全地集成到他們的采購流程中。ePrime將所有的訂單推向惠普訂單管理系統，而不管客戶采用的是惠普的哪個模型。該技術產品在任何時間、任何地點都會使訂單保持有序狀態。個性化的特點可以確�？蛻糁豢吹阶约合胍徺I的產品配置，從而減少了所購買的產品不符合客戶要求的問題�；萜展镜膯T工也從中得到了好處，靠手工處理訂單的耗時工作己成往事，自動化的ePrim流程極大地加快了處理訂單的速度，這樣使銷售人員將更多的精力放在客戶需求什么上了。該技術產品也簡化了IT管理：集中系統所需的支持與維護比以前管理所需的要少。
便利器
信息技術可以使工作變得更加容易，或能減少工作量。因此，可以認為，企業存在著要求IT技術供應商設計出新技術產品以實現它們這些要求的需求。這些技術產品可以不必是新發明，也許可能就只是一組為滿足新需求或現存環境的現有技術，這可以被視作一個“什么”的決策。例如，為了使計算機繪圖功能的操作更加便利，就必須要建立一個繪圖系統，該系統包括圖像準備操作，圖像捕獲，圖像轉移，圖像接收以及圖像數據庫管理等。
信息技術充當便利器角色的另外一個原因是設計出了一項新操作就會產生一個新技術產品。從這個方面來講，IT就充當了便利器的角色。換句話說，信息技術可以被看作是技術產品本身的一部分，主要是在產品當中增加了一些電子部分，并時常會做一些以前沒有做過的事情。
促進器
促進器就是企業為實現某個目標，而信息技術向它提供了實現這一目標的某個功能或提供必要的幫助。在執行某個操作時，該操作必須要遵循程序的規定。從另一個觀點來講，在一個“什么”決策后，就會產生一些新技術產品，所以，為了使用這些創新，我們必須制定一些新步驟以獲得最大利潤，以達到企業想要實現的目標。這些步驟可以被定義成是對“怎樣做”這個問題的回答，也可以被定義成為了成功的進行操作必須要遵循的步驟。當信息化手段是為了完成流程創新時，就可以把信息技術看作一個促進器。信息技術是為了加速特定流程的步驟;是為了更加智能化地完成工作，提高生產率;是為了加快處理過程，提供或增強分析能力，以及信息的捕獲等。例如，網絡既能收集信息又能傳播信息。
實踐證明，信息技術應用的真正力量不僅僅是使以往的活動做得更好，更要突破原有的一些默認和規則，創造出一種全新的工作方法，使企業的管理模式與國際慣例接軌。這就是要求企業在信息技術應用實施之前先進行業務再造的真正原因。
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