采購是企業(yè)的成本核心，又是企業(yè)發(fā)展伙伴關系的重要途徑，當今采購不再是簡單的物資購買活動，而應當上升為經營戰(zhàn)略關系。企業(yè)采購流程管理的目的就是要選擇合適的供應商(RightSupplier)，在確保合適的品質下(RightQual)，與合適的時間(RightTime)，以合適的價格(RightPrice)，購入合適數量的商品(RightQuant)，使得企業(yè)能夠以相對較低的成本生產優(yōu)質的產品來滿足市場需求。走出傳統采購流程管理的認識誤區(qū)，完善企業(yè)的采購流程管理體制、優(yōu)化采購模式，提高采購質量，降低采購成本，是造紙企業(yè)在全球化、信息化市場經濟競爭中賴以生存，謀求發(fā)展壯大的必然趨勢。

一、造紙業(yè)采購流程管理中存在的問題

　　1、采購人員的綜合素質有待提高

　　采購人員缺乏對采購業(yè)務進行系統的學習和研究，不了解所需產品的型號和規(guī)格（如儀器或儀表、配品或配件等）及其技術參數，不熟悉采購計劃的審核工作，不掌握采購供應鏈管理知識，不掌握供應商在市場細分、附加價值、前置時間以及對顧客需求的反應性等，不了解市場資源和市場信息，不熟悉進貨批量和進貨時間，不知道采購流程管理方法等。有的采購人員機械地執(zhí)行業(yè)務部門的采購需求報告，有些不該購的購了，該購少的購多了，產品規(guī)格不合的也購了，嚴重影響到造紙業(yè)的采購成本和采購效率，給企業(yè)造成很大的浪費。

　　2、采購程序及操作欠規(guī)范

　　采購過程不實行項目負責制度、責任追究制度，缺乏嚴謹的采購進程，對重要物資的采購活動缺乏采購評價過程，對采購人員、供應商等相關人員的激勵約束機制不健全，因而導致誤簽合同，造成損失；有時甚至由于貨不到位，影響生產，給企業(yè)造成更大損失。

　　3、缺乏對供應商的采購評估

　　沒有建立對供應商的采購評估體系，不能對供應商做出全面、具體、客觀的評價，對供應商的管理只是主觀臆測。

　　采購人員不對供應成本進行科學合理分析，在談判過程中采取簡單粗暴的方法隨心所欲壓價，或一律直接采取招標手段，當采購價格大大低于市價時，經常造成買方缺貨，這種不擇手段的作法雖然使企業(yè)獲得了合同，但一味追求低價格可能使得產品質量下降，導致經常的退貨，造成各種管理費用增加。

　　而經常性的退貨，會造成經常性的計劃變更，增加生產裝置成本影響交貨期，成品品質不良率增加，客戶投訴及退貨增多，降低企業(yè)的信譽，產品缺乏競爭力。

　　有的傳統型造紙企業(yè)現行的物資采購與供應商的關系是短期的、松散的競爭式的關系，雙方重視的是短期的優(yōu)勢，缺乏長期的合作，缺乏彼此的互信關系。造成一些偽劣產品的供應商進入企業(yè)的采購市場，增加了采購工作的風險，導致采購方不斷地更換供應商，不但增加了采購成本，而且價格成為以犧牲價值為代價的談判焦點，采購庫存增加。當采購方強迫供應商接受不合理的價格時，一些優(yōu)秀的供應商可能離開，而留下的短期供應商也有自己的打算，要么供應低質商品給采購企業(yè)，要么等待市場狀況好轉時，連本帶利來向采購方要回，造成采購成本暴漲。

二、造紙企業(yè)采購流程管理改進建議

　　1、加強業(yè)務學習、明確分工和職責

　　隨著造紙企業(yè)科技產品的不斷更新，其采購的項目和品種越來越多，供應商和采購技術越來越復雜，需要采購人員不斷更新知識層次，以適應不斷發(fā)展的采購工作需要，勝任更多更高的采購任務。因此，采購工作人員要加強日常業(yè)務學習和培訓，采取專家指導、經驗交流、自學等多種形式搞好業(yè)務學習，在工作中學習，在學習中工作，在實踐中鍛煉增長才干，不斷更新知識結構，使采購工作人員的實際工作能力得到較快提高，能獨當一面搞業(yè)務，從而提高采購的實施效能。

　　根據管理職能中的管理知識和專業(yè)知識，按商品分類分設各類商品的采購人員，將任務分配到具體的負責人并設定權限范圍，確保任務的順利進行并有效控制。筆者所在的企業(yè)采購的物資涉及生產和技術改造所需的設備、配品、配件、儀器儀表和材料達2000多種物資，不可能每個采購人員對所采購的物資的相關信息都得到全面的了解，為此采購人員應當進行適當的分工，業(yè)務員在自己負責采購的商品的權限范圍內，在明確其責的基礎上不斷地學習，不斷地了解商品性能作用，這樣才能在市場中找到物美價廉的采購品，才能在采購中減少費用的開支。

　　2、應用供應鏈管理思想進行流程重組

　　造紙企業(yè)應該推行流程管理，細化采購流程管理流程。供應鏈管理是當今企業(yè)管理的重要改革之一，也是我國改制的造紙企業(yè)采購流程管理創(chuàng)新的一個重要的改革方向。

　　采購是供應物流與社會物流的銜接點。它是依據市場需要、企業(yè)生產計劃所要求的供應計劃制訂采購計劃，并進行原材料外購的作業(yè)層，需要承擔市場資源、供貨商家市場變化等信息的采集和反饋任務。采購決策內容除市場資源調查、市場變化信息的采集和反饋、供貨商家選擇等外，重要的是決定進貨批量、進貨時間，從而使企業(yè)在生產不受影響，有效降低生產成本。因此，對采購的質量、價格、收益和時間等因素的評價，必須根據供應商在市場細分、附加價值、前置時間及對顧客需求的反應性等方面制定戰(zhàn)略和相互影響來進行。

　　在供應鏈管理的模式下，需方和供方是合作伙伴關系，供應商是經過資格認證的，質量和信用是可信的。采購作業(yè)通過電子商務，一次把需方的采購定單自動轉換為供方的銷售定單；質量標準經過雙方協議，由供方完全負責保證不需兩次檢驗。由于信息暢通和集成，可采用設在需方的供方管理倉庫的（Vendor Managed Inventory，VMI）方式，把供方的產品庫和需方的材料庫合二為一，僅在需方生產需要時，才把供方的產品直接發(fā)貨到需方的生產線，并進行支付結算，減少供需方各自分別入庫的流程。新的流程與傳統流程相比，減少了許多不增值的作業(yè)。這里的采購業(yè)務流程重組己經不僅局限于一個企業(yè)的內部，而且延伸到企業(yè)外部的合作伙伴，體現供應鏈管理合作競爭的特點。

　　3、的利用管理信息化系統，規(guī)范流程

　　信息技術的發(fā)展和應用，使當今企業(yè)的經營管理模式發(fā)生了根本的變化。信息化提供商結合現代采購流程管理新理論研發(fā)了一些采購流程管理信息化系統。現代造紙企業(yè)可以通過使用采購流程管理信息化系統從而將采購業(yè)務處理流程規(guī)范化，而達到降低企業(yè)采購成本的目的。

　　使用采購流程管理信息化系統可以：

　　（1）周密計劃。采購流程管理信息化系統的計劃可以延續(xù)到未來某個任意期，這樣不但可以按需采購，而且可以保證有足夠的采購提前期和采購預算，防止因突發(fā)性采購而增加額外的采購費用。

　　（2）設置目標成本。企業(yè)通過運行采購流程管理信息化系統的模擬成本，嚴格控制成本的限額。

　　（3）控制庫存量。采購流程管理信息化系統規(guī)定了每一種物料的最大儲存量和最長儲存期限。超過最大值時，系統會發(fā)出提示信號，以便管理人員采取糾正措施。

　　(4)嚴格控制付款程序。付款前，系統將自動進行全面對賬，如物料規(guī)格性能、合格數量，交貨日期是否與采購單一致，報價單與發(fā)票金額是否一致。

　　只有全部相符才能執(zhí)行付款程序，嚴格控制資金流出。

　　4、的加強供應商關系管理，建立供應商評估體系

　　可以說一個優(yōu)秀的采購員，不但是能買到質量最好、價格最優(yōu)的商品，找到最好的供應條件，同時還可以給供應商的產品提出改進的建議。采購流程管理信息化系統可以隨時運行需要的報表，來反映某一時期采購業(yè)務的情況。這樣就能從一定程度上對采購市場進行調查和資訊收集，從而使采購部門對市場情況和價格的走勢有了充分的了解。同時也能比較出供應商的優(yōu)劣，以建立供應商準入制度和評價體系，便于優(yōu)化企業(yè)的供需關系。

　　造紙企業(yè)通過使用采購流程管理信息化系統中的產品結構和物料清單，定義了每種物料的期量標準，把企業(yè)的產、供、銷三項主要業(yè)務信息集成起來，同步地將生產計劃和采購計劃一次生成。如果需求有了變化，半個小時內，就可以將上千種物料的計劃重新編排。通過物料分類查詢，對每一類物料，按需用的頻率規(guī)定優(yōu)選原則、簡化物料的品種規(guī)格，保持一定批量，爭取優(yōu)惠。從而增加了與供應商合作期限的長度，加深彼此間的信任。使雙方的合作從短期的、松散的轉變成為長期的、固定的合作模式，進一步有效降低企業(yè)生產成本。

　　通過采購流程管理信息化系統還可以將每次采購的流程詳細的記錄下來。依靠系統的記錄可以縱向了解到供應商的各項信息從而構造供應商庫，將供應商的基本信息、采購信息、質量記錄、價格記錄等信息包含在內，從而對供應商進行評價，挑選出優(yōu)秀的供應商，并且與其進行長期的固定的合作，有效地協調企業(yè)的供需關系。

　　運用“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”的管理理念，建立完備的控制體系：

　　(1)嚴格審批。雖然在傳統模式下，也強調采購流程管理要按照一定的層次進行控制，但是在實際操作中要做到這點非常難。通過采購流程管理信息化系統建立采購單據的審批控制流程，可以控制不同職責的員工可以采購哪種物料，其采購金額上限是多少，超過一定的金額必須經主管領導審批，否則采購流程管理信息化系統將無法繼續(xù)處理該單據。

　　(2)嚴格監(jiān)督。系統提供了多種查詢途徑，如根據采購單編碼、物料號、供應商號、采購員代碼、交貨日期等進行查詢，及時跟蹤采購合同執(zhí)行情況。如發(fā)現業(yè)務處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務處理，直到問題解決為止。如若發(fā)現某訂單屬于重復訂單，可以將其暫停，查明原因，或取消該訂單。

　　采購流程管理是企業(yè)提高經濟效益和市場競爭能力的重要手段之一，它在企業(yè)管理中的戰(zhàn)略性地位日益受到企業(yè)的關注。現代造紙企業(yè)要在競爭激烈的市場上站穩(wěn)腳跟，就必須依據企業(yè)自身的發(fā)展現狀和信息技術的更新狀況，適時調整企業(yè)采購流程管理策略，合理利用社會和企業(yè)自身（包括無形和有形）的資源，適時、適地、適量地進行采購。不斷提高企業(yè)的采購效率，使之成為企業(yè)獲取高額利潤的源泉。

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