信息是企業的生命線，信息資源是企業戰略性資源;企業信息系統是滿足企業管理和利用信息這一根本需要的必經之路;信息系統戰略規劃給企業帶來積極的影響與潛在競爭優勢。但是，企業信息系統是一項耗資大、歷時長、整合技術、管理和業務的復雜系統上程，進行信息系統建設必須進行充分的戰略規劃和論證。
信息系統規劃(ISP: Information System Planning)是管理信息系統很重要的領域，隨著企業對信息系統(IS: Information System)的依賴和投資的逐漸加大，ISP成為企業運營的成功要素ISP小僅關系到企業戰略的實施，同時ISP指導企業信息系統建設，它的有效性直接關系到企業運營的成功保障。山于環境的小確定性和信息的密集程度小同，企業對信息系統的依賴程度小同，需求也小相同。John Wand總結出對于ISP評估的困難的原囚在于企業在對IS的投資的實現成果的困難，卞要體現以下三個方面: IS的替代性，替代了繁重的低效人力的勞動，改進了生產效率;IS的個面性，產生了新的生產和管理方式;IS的創新性，IS系統通過改進貿易、溝通方式或者通過開發新的業務等構建和維持了企業競爭優勢。
ISP是IS構建與實施的基礎，IS功能的實現體現在ISP的過程中，在于規劃的叫一行性;ISP是IS的計劃綱領;山于IS的復雜性，突出了ISP的重要性與復雜性企業進行ISP是必要而且有意義的上作企業ISP的有效性依賴于運用正確的方法充分了解企業需求和所處現狀，囚此正確地評價ISP是否能夠發揮其指導和基礎的作用，必須從ISP的整個過程是否符合企業所處的環境和滿足企業需求出發。
1信息系統評價研究現狀
在國外，對于ISP的過程、方法、投資和風險等的研究有很多尤其是關于ISP的評估的研究，盡管目前沒有完善的、普遍適用的評估體系和評估方法，卻備受學者和實業家們的關注1988年H cndcrSCM關于ISP的持續性和可用性的評價和重要性；同一時期山King提出了評估ISP投入與產出模型，并在1994年通過案例分析論證模型； McFarlan和Earl通過信息系統規劃戰略研究，提出BP( Business Planning)與ISP戰略一致性，對BP與ISP整合性進行研究。 1996年由Teo與W. R. King;對企業戰略和IS戰略提出了小同程度的整合，并且論證了小同程度的整合與組織業績相關，同時提出對ISP評估各種問題，并且在2000年通過數據調查驗證了BP與ISP整合中積極卞動反應對整合類型企業的業績起到很大的作用，整個IS建設過程中，會避免很多問題出現。Sergas二和Kim在1998年提出發展框架的評估標準,針對ISP的成功,通過案例研究說明,提出評估的標準。之后,諸多學者從不同的角度和層次提出了對ISP評價方法、指標、模型等。1996年,Timo從另一個角度提出系統評價方法—用戶滿意評價方法。2002年,Zahir Iran指出IS評估的重要性和它的復雜性,并從決策制定方面改進投資評估。近期的研究中,對ISP評估的研究從不同的應用角度展開,William通過應用IT(Information Technology)對組織學習產生的影響和作用進行評價。Eric T.G.Wang從組織結構和信息系統規劃各個層面研究了影響ISP的有效性,并通過模型說明組織結構在ISP成功中占有重要的地位。在ISP的應用研究當中,以目前較多的各種應用問題和方法來進行,對投資決策等過程中,信息系統設計當中偶然性的評估,IT投資于企業業績之間的關系的評價等等。對于IS評估沒有系統的體系和完整的方法,但是隨著對評估的研究目前都傾向于應用和對出現問題的評估研究。
國內對ISP的研究集中在ISP的方法上,比如潘自強等人對各種信息系統戰略規劃方法進行適用范圍分析,對IS戰略規劃方法提出組合策略；羅鋼、林健等人論證了各種企業ISSP方法組合與信息系統的定量分析并結合仿真的方法作為IS分析和評價工具；楊青等人對BP與ISP的一致性和評價也作了戰略匹配研究,對IS應用不同階段的集成過程的總體框架和組合模型進行了研究和實證分析。
在對IS的評估,針對IS不同方面的評價方法的研究,張李義運用模糊數學的理論建立了一種IS開發的動態風險估算法以及核算方法；盧寶周對運用AHP算法結合專家打分的方法對IT基礎設施能力總體評價;陳佟林與王旗林分別運用人工智能的方法對IS投資項目、IS成本測算的評價;陳健民對IS從技術水平、性能、效益、價值及操作等五個準則進行評價;張玲玲等人分析了企業IS項目評估的特點,提出了實施前和實施過程中的評價體系;李顏紅提出了三種信息系統敏捷度量體系,輔以模糊綜合評價模型,可對企業信息系統的敏捷性進行更全面和科學的評估;李恩科、徐國華將層次分析法、灰色評價法與模糊綜合評價法相結合,討論了信息系統的綜合評價問題,提出了信息系統綜合評價的指標體系,建立了信息系統綜合評價的模型;楊緒紅從信息系統的整個生命周期著手,提出信息系系統管理的內容,建立信息系統的管理模式。
基于各個角度各個層面的IS評估工作,總結起來,大概分為實施前、實施中、實施后三個階段,在這個三個方面的評估內容如圖1所示。其中的評估方向為:信息戰略的評估,IS基礎設施、投資、風險、成本效益、用戶評價等方面的研究。
對于實施前的評估大多集中于IS的投資評價,從項目投資的角度來審評。較多的評價集中于從實施后的作用效果方面來評價,很多研究試圖通過傳統的財務評估體系來實現,但是在對ISP的過程和效果的評估具有很大的難度,首先ISP對企業的影響重大,涉及企業的各個方面,很難從量上來進行度量,不能完全從財務得以體現。同時企業IS的作用體現于有形收益和無形收益之中,有形的收益一般可以通過財務的評估得以實現,但是企業無形的收益,如客戶滿意度的提高、企業競爭地位、員工士氣提高等,很難從財務上進行評估。
圖1.IS評估工作的三個階段
綜合以上國內外研究成果,對IS評估的研究方法,研究重點和角度不一,多是基于案例和定性的或者數據分析,盡管從許多方面提出了一些評價的指標和評估的模型,但是評價大多是從事前的影響和事后的結果出發,評估是非系統的、靜態的、非一般性的方法。ISP本身是一個復雜的系統工程,對于它的評估不能簡單從前因后果出發,更重要的是它的有效性和可實施性,整個過程和程序的有效性才能保證IS實施的結果作用功能。ISP實施過程是一個不斷變化的過程,因此動態的評估系統更能體現企業的需要。本文在文獻的基礎上,運用動態、關聯的觀點評價ISP制定過程的有效性和可實施性。
2 ISP評估過程
ISP過程是由一系列將從企業計劃、外部資源、用戶那里獲取的信息輸入轉化成IS建設計劃的活動集合,其主要內容包括企業的內部環境分析、外部環境分析及信息技術分析。潘自強等人建立了信息系統戰略規劃的過程框架模型,提出戰略信息系統規劃的步驟與框架,分為三步:ISS(Information System Strategy),ISP,IS實施。其中,對IS整個過程的評價是十分缺乏的。如圖2所示,文獻中的研究大多集中在對ISS和IS的實施實施評價兩個方面,對于整個過程的評估體系研究很缺乏。
圖2.ISP過程評估體系
John ward(1996)與Mentas(1997)[33]將ISP過程為五個階段:a.IS規劃的計劃工作;b.分析現有環境與企業內部需求;c.定義更新企業信息系統架構;d.選擇戰略制定優先級;e.規劃的執行計劃。對ISP過程的各個步驟進行評價和控制,根據ISP的戰略和制定條件來進行,其中所用到的方法可以通過關鍵成功因素(Critical Success Factors),通過在ISP過程中分析企業戰略找出關鍵成功因素,尋找關鍵成功業務并結合IS功能,分析關鍵成功變量來衡量ISP處理過程和功能實現。
價值過程(Value Based Processes)根據CSF過程,判斷業務的價值性,識別價值增值,改進業務,促進價值重構。
同時對于ISP過程當中的數據、模型的完整性、有用性進行考察,發掘信息,對潛在的信息和機遇給予明確。對于ISP過程中的文件管理關系IS的建設,必須對每一個報告和文檔的真實性和價值性進行考察。
在ISP的規劃過程中,質量、時間、成本是IS成功的關鍵,因此在評估的過程當中,考察其各個過程的質量、有效性是十分關鍵的,同時也是隨著ISP進行的同步過程,其每一步過程必須有一定的要求和指標。
從文獻之中和2001年Thompson S.H.Teo等人的調查,ISP成功的CSF在于以下兩個方面:a.BS與ISS的整合以及高層領導的支持和參與;b.ISP的作用實現和過程中的良好溝通。他們的價值直接體現在IS的功能實現當中,因此針對這些CSF,將它們在ISS和ISP的整個過程進行評估和控制。
判斷以上三點因素在整個過程中的實施,必須通過在制定和完成的步驟中來實現,根據過程是否支持企業的經營戰略和商業利益依據,隨著整個過程的不斷進行而建立具有反饋傳遞的動態評價模型與評價體系,并在實施過程進行全面動態跟蹤測評。因此要對IS戰略制定和ISP兩個階段各個步驟進行動態的、迭代的評估和控制。
2.1 ISS過程評估
信息系統戰略規劃(Information Systems Strategic Planning ISSP)是與BS(Business Strategy)聯系在一起的一個過程,ISSP是將組織目標、支持這些目標所必需的信息以及提供這些信息的計算機系統的實施相互聯系起來的信息系統戰略,是面向組織中IS戰略目標的一個系統開發計劃。BS與ISS的結合程度關系到企業IS功能實現,同時影響企業的業績,因此從ISS制定過程來檢驗有效性,主要從以下幾個方面出發:a.整合性。體現在企業戰略目標與信息系統戰略目標的一致性。b.分析性。ISP對企業的業務、環境的理解和分析的程度,是否滿足不斷變化的企業環境的需求。c.合作性。企業的高層管理者、信息規劃人員、業務人員的合作,在進行ISP的同時取得高級領導的合作和全體員工的理解十分關鍵。d.能力性。企業進行系統規劃人力物力財力等資源和技術。
圖3.信息系統戰略制定過程
以上是評價ISS的重要指標,同時ISS的制定包括四個方面(如圖3):BS與企業ISS的結合、制定ISP的目標、企業具備一定的資源與技術能力、取得企業的高層領導的支持并且成立企業信息規劃領導小組。
整和BP與ISS,ISP的目標建立在分析企業現狀和內外部環境基礎上。分析目標結合企業實際條件,分析理解BS與ISS,是對將來IS構建的宏觀的把握,是實現戰略的根本條件,分析企業內外環境,理解企業目前所處的狀況,分析戰略和現實之間的差距,這不僅是制定ISP目標關鍵內容,同時也檢驗BS與ISS的可行性,并且突出了二者的整和性。
企業所有的戰略目標都需要資源:技術、企業物力、人力、管理經驗等,考察業務、技術水平能否支持,外部的技術水平能否滿足,技術能否得以實現或者能夠獲得支持ISP目標,企業設施能力與人才是否得以保證,企業是否具有系統變革的思想保證和管理支持等。
高層領導與規劃小組的支持和合作是ISP實現的關鍵因素,規劃過程是高層領導保證IS的戰略地位,制定IS的戰略為起點,這一條件克服整個過程中多方面的阻力。
以上四個方面在ISS制定過程中缺一不可,戰略的可實施性依賴于以上四個方面的完成,每個過程的完成根據不同的指標來評價,同時這四個指標相互影響相互關聯。為了保證信息戰略的有效性,要考慮他們之間的關系,領導的合作保證了BS與ISS的整和性,進而影響到其它的方面;同時戰略的過程本身是不斷變化、不斷適應的過程,因此其每一步都是重復的過程,同時對它的評價也是一個循環迭代的過程。
2.2 ISP制定過程與動態評價
2.2.1 ISP制定過程與評價指標。
企業ISS為企業ISP制定了方向和目標,同時也是IS實施的保證。ISP是對企業IS實施工作的一個計劃安排,是具體實施的指南和根據。它是具體信息系統實施的準則,關系到IS實施的成功,因此其規劃過程的有效性、可實施性直接關系到企業戰略目標的實現。在以往的文獻中,ISP過程的特性主要包含以下幾個方面:a.完全性。ISP是否完全理解和滿足企業業務目標和需求,并考慮到企業實施信息系統的各個方面—企業目標和各種利益關系。b.適用性。系統規劃的過程和結果是否有可實施性,是否支持企業業務和企業的目標,同時用戶能夠接受和理解信息系統,以及是否能滿足新的需要。c.持續性。系統跟上企業業務發展需要和市場變化,并且發現企業機會和威脅,信息系統能夠使企業發揚自己的競爭優勢,取得競爭地位。d.可行性。企業資源、技術、人力等的支持性;企業員工應用能力,保證信息系統的應用和維護。
保證在規劃過程的每一步是有效的,即都是根據企業現狀反應企業需求,檢驗每一步的完成情況要滿足以上指標,不同的步驟和工作對指標的完成程度不同,都有其側重點。因為ISP本身是一項復雜的工作,對于它的制定過程的評估應該隨著工作的同時進行,才能保證ISP的有效性,因此對于ISP這樣的一個系統過程,評價工作是一個完整的過程,一個體系。
2.2.2 ISP過程評價體系。
ISP制定過程是一項系統工作,因此每個步驟和每一項工作的評估都對整體和將來的實施有舉足輕重的作用,評價每一步工作的有效性具有現實意義。ISP每一項具體的步驟都有具體的內容,根據IS的目標和業務自身特點來進行評估,在企業中進行ISP過程中的具體評價內容如圖4。
圖4.ISP過程的動態評估框架
ISP的過程中各種方法本身具有一定的適用性和局限性,同時每一步工作根據企業本身的特點內容、重要程度、涉及范圍的不同,它的評價指標不同,但是整個評價過程都體現了完全性、實用性、持續性和可行性四個方面。
規劃策略是準備工作,確定企業IS目標,同時做好思想準備工作,獲得領導的支持等規劃工作基礎,工作的完全性體現在每一步驟的完成和實現。計劃整個過程要考慮到整個過程對公司、組織結構、資源的影響和需求:公司要從戰略出發,并考察IS對公司的貢獻以及能力;組織結構與IS雙方的相互作用;公司資源從兩個方面來考察:管理技術、經驗、知識是否具備,技術技能、技術經驗、技術知識是否支持,同時這種資源還體現在公司行為與態度上。
分析公司內外環境、競爭環境,利用SWOT、競爭環境等方法,分析結果是否完整,評價這些因素的有效性對整個過程的完成具有十分重要的作用。環境是不斷變化的,同時根據內部的需求和業務,考察IS的可行性,通過業務和用戶的需求以及現有系統的支持程度三方面進行。
企業CSF體現在IS的功能需求上,在原有系統基礎上制定新的IS框架,新的系統必須滿足戰略需要,滿足現狀同時改進企業競爭狀態,根據企業的技術水平和業務需要來制定,適用企業發展需要,又要滿足不斷變化的外部業務環境和技術環境。企業的物力、財力、人力等資源是有限的,從時間和業務需要企業不可能同時進行IS建設,根據實際需要和企業內部業務的邏輯需要,企業要制定規劃的優先級順序,優先級順序的制定要聯系企業業務的需要,同時也是新的信息系統的業務需要的邏輯順序,使新的項目、新的業務過程在企業中順利實施,優先級順序具有科學性,并且是對整個IS建設,因此具有完全性和實用性。
在制定實施計劃的過程中,不斷根據環境的變化和分析現有條件數據,挖掘新的機遇和新的需求,同時分析在ISP過程中所出現的問題,進行反饋,并且從ISS戰略上得到支持。企業IS建設是一個復雜的工程,每一步涉及技術人員、管理人員、領導者、業務人員,是一場新的革命,因此在計劃的制定過程中不僅要可行而且要具有相應的控制程序,才能保證執行工作的進行。
ISP整個過程是由各個步驟有機組合在一起的,它的有效性得益于每一個步驟的有效性,ISP整個過程的評估和控制實際上就是對每一步驟的控制,同時它又是一個相互聯系相互影響的系統,因此是動態的、有機的系統。這種動態性體現在兩個方面:a.環境的不確定性,需求不斷變化和多樣性;b. ISP的每一個步驟相互影響、相互作用的關聯效應。
因此ISP的內容和步驟根據不同的企業具有不同的意義,企業ISP制定過程不斷根據企業具體情況來評價,從而保證ISP的可操作性。
在整個ISP制定過程中根據ISS,ISP的計劃是否完全符合企業的業務需求并如實地反映企業的業務需要,如果根據ISS不能夠完全適應企業業務的需要,應該重新定位ISS,同時分析內外部環境,如果不可行,重新制定計劃。企業在制定ISP的計劃過程中,不僅從上到下根據目標來制定,更應該如實反映業務和需求,隨時處理企業需求,使企業目標與IS一致,同時根據企業具體情況反映企業對IS的真實需求。
企業ISP階段和工作對于企業IS的實施有重要的影響,IS過程的評估同時保證了ISP的有效性。對IS的評估是一個連續的過程,也是不斷重復進行,保證IS的可操作性,信息規劃過程的不斷評估過程。系統規劃是一個動態的過程,本身是一個不斷適應環境變化的過程,評估IS某一階段的工作是否有效是沒有意義的,同時也不能夠保證IS完整有效的實施。ISP評估過程本身是一個體系,伴隨著ISP過程的始終。
ISP的每一個階段是相互承接、相互關聯的,每一步工作的有效性直接關系到以后工作的有效性。IS評估不是一個步驟和一個獨立的程序,本身是一個體系,隨著IS過程的進行,在文獻中發現,目前很少企業將ISP評估過程看作是信息規劃中必要的行為,同時對于實施后的評估也沒有得到足夠的重視。但是,實踐表明,經過嚴格控制和評估的系統不僅能保證成功性,而且對于企業IS的預算和實施更加有效。因此,評估系統成為企業信息規劃的一個部分,成為企業規劃的行為是必要而且緊迫的。
3 總 結
對ISP過程的評估與控制伴隨著規劃一個復雜的程序,評估過程有效性是進行ISP過程中必要的不可缺少的環節,評估應該成為ISP制定過程中的一部分,才能保證ISP的可操作性。針對不同的行業或者企業根據對IS的要求和特點進行評估和控制,同時采用不同的具體方法才能保證ISP的有效性。
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本文標題：信息系統規劃過程的動態評估
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