ERP系統是英文EntERPrise Resource Planning(企業資源計劃)的簡寫,它是由美國著名計算機技術咨詢集團企業加特納(Gartner Group)于1990年提出的概念,它是基于計算機技術和管理科學的最新發展,從理論和實踐兩個方面,以管理會計為核心,同時識別和規劃企業資源,將企業內部所有資源整合在一起,對采購、生產、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源進行規劃,從而達到最佳資源組合,取得最佳效益,實現企業(以制造業為代表)整體經營管理的解決方案。
一、實施ERP系統的風險分析
1.目標過高。在制定ERP系統項目的目標時,中小企業制定的目標過高,無形中夸大了ERP系統的功能。中小企業的ERP系統實施范圍過大,脫離企業的實際業務情況和現有資源,對企業內部的現有資源缺乏客觀的評價,沒有做到實事求是,未認清ERP系統與企業目標的真正結合處,盲目上馬,在實施后難免產生一種失落感,影響到ERP系統的后期實施工作。
2.設計與業務脫節。整個選型過程由IT技術部門負責,以計算機技術人員為主導,業務部門不參與選型。在實際環境中,各個部門的業務都很繁雜,ERP系統的應用本身就是與各個部門密切相關的工作,別人不了解你的業務,也無法替你發表意見,只有親自參加選型過程,才能充分理解所要選擇的ERP系統,使本部門的業務需求得到滿足。
3.過于相信承諾。決不能把承諾作為系統建設的一部分,也就是說不能把系統建立在任何承諾之上,謹慎的做法,就是把承諾當作不存在來進行系統的選型和實施,只有真正的成功實施,才是不變的真理。
4.過于追求新技術。ERP系統是基于軟件技術的商品,但它的目標是進行業務管理,不是為了實現某項技術,中小企業并未真正領會到這一點。ERP系統不只是一個軟件系統,而是一個集組織模型、業務流程、企業規范、信息技術及實施方法為一體的綜合管理應用體系。過于追求新技術,只會造成南轅北轍,得不償失。
實施ERP系統還要因地制宜,因企業而別,具體問題具體分析。首先,要根據企業的具體需求上相應的系統,而不是籠統地都上小型機,或者不顧企業的規模上 Windows NT,這樣長期運作,對企業危害性極大。其次,這種投入不是一勞永逸的,由于技術的發展很快,隨著工作的深入,企業會越來越感到資源的緊缺,因此,每年應有相應的投入,才能保證系統健康地運轉。
二、風險防范對策研究
1.管理班子要取得共識
練好內功,做好管理的基礎工作,是ERP系統實施的基礎。正如三露案失敗的教訓總結,與其說ERP系統是一個技術項目,不如說ERP系統更是一次管理變革,只有自身具備了管理變革的適應性,才能在變革面前伸縮自如,進而才能將ERP系統作為工具為自所用。
管理班子重視,思想正確,思路清晰是ERP系統成功實施的保障。ERP系統實施被稱為“一把手工程”,這說明了企業的決策者在ERP系統實施過程中的特殊作用。ERP系統是一個管理系統,牽動全局,沒有第一把手的參與和授權,很難調動全局。
2.對ERP系統正確的認知
ERP系統是企業的支柱——無論是企業內部還是外部——從內部財務信息和業務表現數據的有效整合,到未來的延伸型企業和協同商務平臺,這些是企業長遠發展的根基。企業不但需要了解ERP系統是做什么的,還要了解ERP系統實施會給企業帶來什么,怎樣才會真正起到ERP系統的作用,怎樣ERP系統才會真正的成功。要做好高級管理人員的觀念轉變,重點是一把手的觀念轉變。把ERP系統的實施真正做成一把手工程,采用自上而下、潛移默化的方式,首先高層、中層領導先轉變觀念,在實施中向基層管理人員和業務人員灌輸ERP系統的理念,使企業可能接觸和使用ERP系統的員工對ERP系統的理念、整體流程有相當的認識,奠定堅實的思想基礎。
3.合適的制度保證
要有保證ERP系統實施成功的制度機制。加強管理,調適各階層利益,設計好的績效考核機制,調動員工積極性。人員內部利益分配不公平,是企業中常見的問題,所以就要在利益點上有一個平衡,加強績效的考核,用制度來管人而,不是“人管人”,消除員工內部的不公平感,提高員工工作的積極性。不論是ERP系統也好,還是其他的一些項目也好,才會更高效和有力度的實施,才能得到廣大員工的理解與支持。
4.適合本企業的產品
在做好需求分析和可行性分析的基礎上,選擇適合本企業的ERP系統產品。要從企業自身出發,充分考慮企業內部的生產線和技術、經濟和社會因素對系統實施可行性分析,避免騎虎難下。選擇適合企業的ERP系統是該系統能夠在企業成功運用的前提。企業要從自身出發,在充分調研、學習的基礎上,引進高起點的ERP系統,并認真做好招標工作,在產品選型上一定做到恰到好處。
5.做好系統維護與升級
ERP系統的實施完成后,企業要保留團隊的主要技術和業務人員,做好實施后系統的維護和順利升級的工作,為進一步提高企業生產力做堅實的后盾。ERP系統實施完成并不是終點,而是另一個新起點。一般來說, ERP系統期望的應用生命周期在10~20年左右,在未來的歲月里,企業還要仰仗ERP系統實施小組的工程師和業務人員改進系統,處理應用中的瓶頸問題,以適應社會的新的變化和進步。企業在提高管理水平上的探索應是永無止境的。
三、結論
目前甚至更長一段時期內,一些中小企業在實施ERP系統的進程中遇到了一些問題,碰到了暫時的阻力,但是有理由相信,在中小企業ERP系統實施不斷深化的情況下,在認清問題本質的前提下,在不斷總結成功與失敗經驗的情況下,我國眾多中小企業會迎來ERP系統實施的黃金時代,普遍提升企業核心競爭力,迅速發展壯大自我,繁榮中國經濟。
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本文標題:中小企業實施ERP系統的風險與對策研究
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