當越來越多的企業投入成百上千萬元實施信息化項目時，我們可以感受到企業信息化建設正進入熱火朝天的夏季。在享受著夏季的陽光之際，企業是否想到會遇上突變的天氣？信息化項目中眾多的不確定因素，決定了項目的風險。投入越大，風險也越大。如同夏季出行需要備好雨具一樣，信息化項目建設也要有風險防范的意識和手段。為此我們走訪了神州數碼管理系統有限公司資深咨詢顧問金銘先生，請他談談ERP項目中的風險管理，提醒用戶別忘了——夏季的雨傘。

    ERP項目的風險主要指什么    
    
    記者：任何一個決定都是平衡的結果，任何一件事情都包含取舍。我們通常對事件風險的理解主要是“意外”，ERP項目的風險主要指什么？如何認識項目的風險管理？    
    金銘：我們經常提到的“風險”，多指對項目“不利”的不確定因素。這些不利的風險存在于任何項目中，并往往會給項目的推進和項目的成功帶來負面影響。風險一旦發生，它的影響是多方面的，如導致項目產品/服務的功能無法滿足客戶的需要、項目費用超出預算、項目計劃拖延或被迫取消等，其最終體現為客戶滿意度的降低。因此，識別風險、評估風險并采取措施應對風險即風險管理有著十分重要的意義。     
    
    項目風險管理應從哪些方面控制    
    
    記者：為了提高信息化管理項目的成功率，許多用戶在項目實施之初，已經開展了不少的工作，比如開展可行性論證、加強項目監管等，但似乎仍然難以抵擋風險的襲擊，項目風險管理應從哪些方面控制風險？    
    金銘：項目的風險是多方面的。為此，項目風險管理主要有以下幾個步驟：風險識別、定性/定量風險分析、風險應對計劃編制及風險監控。我分別簡要介紹這幾個步驟。    
    首先，風險識別是指識別并記錄可能對項目造成不利影響的因素。風險識別不是一次性的工作，而需要更多系統的、橫向的思維。幾乎所有關于項目的計劃與信息都可能作為風險識別的依據，如項目進度及成本計劃、工作分解結構、項目組織結構、項目范圍、類似項目的歷史信息等。    
    其次，通過風險識別過程所識別出的潛在風險數量很多，但這些潛在的風險對項目的影響是各不相同的。“風險分析”即通過分析、比較、評估等各種方式，對確定各風險的重要性，對風險排序并評估其對項目可能后果，從而使項目實施人員可以將主要精力集中于為數不多的主要風險上，從而使項目的整體風險得到有效的控制。    
    第三，最常采用的應對威脅的幾種措施是：規避、減輕、轉移、接受。    
    第四，風險監控主要包括以下任務：    
    1）在項目進行過程中跟蹤已識別風險、監控殘余風險并識別新風險。    
    2）保證風險應對計劃的執行并評估風險應對計劃執行效果。    
    3）對突發的風險或“接受”的風險采取適當的權變措施。

    如何識別ERP項目的風險    
    
    記者：您給了大家一個很清楚的概念。但不同的企業或者說不同類型的項目應該有不同類型的風險，總的來說，ERP項目存在哪些風險？    
    金銘：ERP項目實施的風險確實有特殊性。需要根據不同項目，進行不同的判斷和管理。具體的，可以以項目計劃為線索，識別項目在各方面的風險。在實施過程中，應特別關注以下幾方面的風險：
    
    1)項目范圍的風險    
    項目采購管理通常有三種合同方式，即：固定價或總價合同、成本報銷（加獎勵）合同、單價合同。通常不確定性越大、風險越大的項目，越趨向于采用靠后的合同方式。這也是國外及國內部分ERP供應商在實施服務中采用按人天提供服務并收取費用的原因。但采用這種方式，買方（即客戶）存在較大的風險，因此，國內很多客戶傾向于以固定價格訂立實施服務合同。而這種合同方式，則對于賣方（即顧問方）存在較大風險。在此前提下，若項目范圍定義不清晰，可能導致買賣雙方對項目范圍的認知產生分歧：賣方希望盡量縮小實施范圍，以最小的成本結束項目；而買方則希望將ERP系統的所有功能盡可能多的實施，以固定的價格獲得最大的收益。若雙方的分歧較大，不能達成一致，則必然會造成效率低下，相互扯皮。    
    因此，ERP項目合同中，應對項目的實施范圍做盡可能清晰的界定，切不可停留在“實施財務模塊”或是“實施應收、應付、總賬管理”之類的層面上。寧愿多花一些時間在項目實施前的范圍界定工作上，也不要在項目實施過程中，面對ERP繁多的功能，實施方與用戶方爭執不下，或被迫讓步，投入更大的精力于項目中，而導致項目不能按時完成。
    
    2）項目進度的風險    
    關于ERP項目實施的周期，目前在宣傳上有強調“快速”的傾向。但ERP項目進度的控制絕非易事，不僅取決于顧問公司的能力，同時也在很大程度上受到客戶方對ERP期望值是否合理、對范圍控制是否有效、對項目投入（包括人員時間的投入和資金等的投入）是否足夠等方面的影響。    
    由神州數碼提供ERP系統并負責實施的昆山世同金屬項目，在較短時間內上線成功，原因之一就是用戶對項目分階段實施有強烈的認同，在第一階段僅強調對基本功能的實現，而將大量的工作留到上線后或持續改進過程中。    
    而實際操作中，并非所有用戶對ERP實施都有這種理解與認同，因此，在項目進度計劃時，一味在項目進度計劃時求快，甚或是刻意追求某個具有特殊意義的日期作為項目里程碑，將對項目進度控制造成很大壓力。    
    事實上，很多項目的失敗，正是起因于項目進度出現拖延，而導致項目團隊士氣低落，效率低下。因此，ERP項目實施的時間管理，需要充分考慮各種潛在因素，適當留有余地；任務分解詳細度適中，便于考核；在執行過程中，應強調項目按進度執行的重要性，在考慮任何問題時，都要將保持進度作為先決條件；同時，合理利用趕工及快速跟進等方法，充分利用資源。
    
    3）項目人力資源的風險    
    人力資源是ERP項目實施過程中最為關鍵的資源。要降低項目的人力資源風險，就要保證進入到項目中并承擔角色的各類項目干系人滿足項目要求。因此，實施雙方應對參與人員進行認真的評估，這種評估應該是雙方面的，不僅是用戶對咨詢顧問的評估，也應包括咨詢公司對參與項目的用戶方成員（在國內目前的環境下，主要是指關鍵用戶）的評估。同時，應保證項目人員對項目的投入程度。應將參與ERP項目人員的業績評估與ERP項目實施的狀況相關聯，明確ERP項目是在該階段項目相關人員最重要的本職工作；制定適當的獎懲措施；在企業中建立“一把手工程”的思想，層層“一把手”，即各級負責人針對ERP實施向下行使全權、對上擔負全責，將一把手從個體概念延伸到有機結合的群體概念。
    
    4）對ERP認識不正確的風險    
    有的企業把ERP視為企業管理的靈丹妙藥，認為既然ERP“功能強大”，只要上了ERP，企業的所有問題便迎刃而解，或者以為企業的所有流程都可以納入到ERP中來；還有的人簡單的將ERP視為當前業務流程的電子化。    
    要防范或減輕這種風險，需要對用戶進行大量的培訓：ERP的由來，ERP的功能，實施ERP的目的與期望等等，盡可能在用戶產生“ERP不能滿足我的需求和期望”這種想法之前，讓用戶知道“現階段對ERP合理的需求期望是什么”。    
    記者：了解了ERP項目實施中的風險，如同夏季出行有了天氣預報，知道自己在何時最需要帶上雨具。那么，監控風險要采取哪些措施？    
    金銘：可以采取以下措施對ERP項目實施中的風險進行監控：建立并及時更新項目風險列表及風險排序。項目管理人員應隨時關注與關鍵風險相關因素的變化情況，及時決定何時、采用何種風險應對措施。開展風險應對審計：隨時關注風險應對措施（規避、減輕、轉移）實施的效果，對殘余風險進行評估。建立報告機制，及時將項目中存在的問題反映到項目經理或項目管理層。定期召集項目干系人召開項目會議，對風險狀況進行評估，并通過各方面對項目實施的反應來發現新風險。更新相關數據庫如風險識別檢查表，以利于今后類似項目的實施。引入第三方咨詢，定期對項目進行質量檢查，以防范大的風險。總而言之，風險意識是首要的。
    

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本文標題：如何識別ERP項目的風險

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