在我國社會經濟不斷發展的過程中，信息化發展速度也在逐漸加快，使得數據庫、網絡、計算機等信息技術廣泛地應用在了企事業單位當中，重點運行了電子公文以及辦公自動化等技術類型。核工業二九〇研究所在還沒有應用OA系統的形勢下，依然沿用紙質的辦公處理模式，但是在設計與應用OA系統的過程中，融合自身的管理業務與工作需求，極大地將公文管理等方面的技術優勢發揮出來。在實現資源信息化、辦公無紙化以及辦公自動化方面，并在應用OA系統的條件下得到了較為優質的效果，值得借鑒。
1 闡述OA系統
1.1 OA系統概念
OA系統的概念能夠理解為，把計算機技術作為應用主體，同時利用網絡通信技術，讓辦公的總體活動以計算機和網絡設備作為主要的渠道，以此來構成信息管理系統，繼而實現無紙化辦公的目的。因此，OA系統的支撐點則為：網絡通信技術、管理科學等一系列科技突出的現代化技術，同時也是對決策的輔助以及對業務管理水平的提升作為目的的現代化信息系統。
1.2 OA系統功能構架
行政辦公、公文處理等系統是OA系統中的重要分支。其中所涉及到的具體功能分別為：傳遞與公文處理。公文處理方面包括：擬稿、核稿、批示、歸檔等；傳遞包含：主題發表、公告發布等。在一定程度上，OA系統所具備的特點，主要就是摒棄了傳統工作模式以及紙質載體，將無紙化操作作為實施途徑。
1.3 OA系統發展歷程
（1）平臺型OA。平臺型OA主要的中心點為協同管理，廣泛地應用到了工作流、知識管理等技術模式，并以成熟的狀態在公文管理中得到普及。業務辦公從早期的單一化功能逐漸發展為流程的整合，同時給予了知識挖掘以及決策支持等服務。（2）知識型OA。知識型OA的應用階段，主要是以B/S應用模式為首的階段，此管理流程實現了應用配置的基本標準，逐漸地步入了功能應用的成熟期。（3）文件型OA。該使用階段屬于單機版的文件型OA，例如：對WPS、E-mail這類辦公軟件的應用，滿足了無紙化辦公的需求。（4）流程型OA。從早期對個體的重視，直至發展成為對群件的極大關注度，這一應用階段滿足了共享與交流的目的。
2 OA系統在公文管理中的應用
2.1 應用效果
（1）降低資源浪費。在傳統形式下進行擬定紙質文件的過程中，有必要專人裝訂并在不同的部門中發放。然而，在對OA系統加以應用后，無紙化的操作得到了充分的實現，電子文件成為了公文批辦與流傳方面的主要手段，在一定程度上降低了公文管理過程中所耗費的人力與物力，又避免了一文多印的惡劣情況，充分的改善了辦公的總體成本。（2）信息共享的加強。在傳統形式下的公文是以紙質的模式為主，會在相同的地點和時間點中只可以進行一人的應用，存在著信息的獨占性。然而，在應用OA系統之后，電子公文會在相同的地點和時間中供多人閱讀，給予了多用戶檢索的功能，其共享性尤為突出，可以實現文件執行的有效性。（3）辦公效率的提升。文件的分發和傳遞在傳統模式的基礎上，工作人員既要捧著文件夾奔走于各個樓層，請求領導的審批，又要根據批示的內容開展傳閱與承辦，可能需要跑遍每個樓層，才能夠將文件的分發與傳遞任務完成，其全過程較為復雜，無法達到高效辦公。然而，在應用OA系統之后的階段，全部的辦公流程都能夠利用網絡進行傳遞，工作人員僅僅在OA系統中登陸，利用對功能鍵的點擊就能夠將不同的環節充分掌控，滿足了網上操作的時效性。此外，工作人員還能夠利用跟蹤處理，即時地對文件的全部管理流程進行監控，催辦不同環節的文件，從而提高全過程的辦公效率。（4）公文處理流程的規范化。就傳統形式下的審核、修改公文環節而言，受到了極大的人為因素制約力，存在著較大的隨意性，無法確保文件的質量與及時性。然而，在應用OA系統之后的階段，系統自動格式化了公文的處理流程，擬定公文的負責人需要進行平臺的登陸，通過模板進行正文、標題、公文文種等要素的填寫，來實現規范化的項目類型。
除了領導擁有著修改文稿的權力之外，擬稿人也有權利進行文稿的修改，并且所涉及到的全部修改痕跡都會詳細地保存在系統當中，并且會正確地進行備份，便于日后的查詢，能夠為整體文件的格局方面提供十分明確的憑證。
2.2 功能需求
在OA系統中，公文管理是十分繁瑣的系統，其繁瑣的程度會在兩個方面體現：其一，縱橫交錯的系統。就橫向而言，同一個組織中的不同職能部門會共同使用OA系統，組織級別不同，公文系統方面也會存在異同；就縱向而言，多級組織會一同使用公文系統。其二，在公文管理方面具備多元化特點，往往會受到較多因素的制約，組織級別的不同，就會存在不同的公文處理流程。基于此，現階段OA系統在公文管理中的應用模式，一般都會參照傳統形式下的管理方法，在主要的流程中會將程序軟件作為實施對象，來體現出與手工處理后的模式相近的效果。核工業二九〇研究所通過對OA系統的有效應用，合理地融合了自身的特點，又根據國家的相關規定，在應用過程中，有效地實現了全過程的管理。
3 OA系統在公文管理中的設計
3.1 設計目標
（1）實現遠程辦公。根據研究所的實際狀況，會由于遠距離的審批與傳遞，為具體的辦公帶來了極大的不便，制約了工作效率的提升，那么進行OA系統的設計的早期，就需要細致的分析到遠程辦公的需求。針對不同的情況都可以利用互聯網對主體網絡進行連接。在這樣的情況下，需要通過對OA系統的建立，來實現跨部門、跨區域的遠程辦公模式。（2）實現信息共享，滿足日常辦公。利用自動化平臺，可以有效地、自動地將某項
任務完成，無需耗費較多的時間解決繁瑣的工作，進一步實現辦公自動化。利用對工作流程的有效管理，可以與員工充分協作將任務指標順利完成。OA系統還需要增進監督功能，讓員工之間與部門之間能夠進行協同的工作，使協作效率較為簡便，利用OA系統的設計與使用，可強化公文管理的合理性與科學性，能夠有效地提升辦公效率。
3.2 設計原則
設計OA系統是以解決實際問題、滿足用戶需求為目的而開展的。因此，為了達到相應的服務標準，通過細致的研究與調查，OA系統有必要擁有幾方面的設計原則：（1）安全性原則。系統安全問題是不能夠被忽視的，其安全問題具體包含：外部隱患、內部隱患。在設計OA系統的過程中，有必要利用較為合理的安全對策，來確保系統的穩定與安全運行。（2）先進性原則。通過業界相對認同的較為成熟、先進的技術，讓OA系統擁有可靠的運行模式與領先的技術地位。按照用戶的不同要求，確保系統的可維護性與可用性。（3）成熟性原則。想要將OA系統的可靠性得到保障，服務器方面需要加快速度，同時通過先進、成熟的架構確保技術的先進性與設計的合理性。從而將技術創新為導向來確保軟件的總體質量，運用這樣的方式才可以提供高效、快速的信息服務。（4）可靠性原則。OA系統服務器具體負責信息處理、信息操作等重要任務。那么，就會具備著較高的可靠性需求，才可以確保系統的順暢運行。（5）開放性原則。開放性是所有的設備都需要具備的特征，全部的硬件與軟件都需要根據業界的標準，來增添開放性特征，以此來實現對公文的統一整合與管理。（6）可維護性原則。OA系統要具備容易維護的特點，在系統發生故障時要立刻發出警報，同時要開展故障的恢復及系統的優化，要盡可量縮短維護的時間，從而將可維護性提升。
3.3 系統架構的設計
OA系統具體通過MVC分層架構進行主要模式的設置，把系統分為了數據層、數據業務邏輯層、用戶表示層三層架構模式，這樣的設置能夠提升設計方面的清晰度，可是在不同的層次之間擁有著單一的調整功能以及擴展功能，在設計的過程中需要將層次與層次之間的耦合程度作為考慮重點。
（1）數據層。數據層在一定程度上又叫做數據訪問層。它能夠將數據請求優先發送出去，并由此請求和數據庫層開展相應的交互，最終在表示層中，將數據庫中的數據表現出來。數據層所操作的信息基本上都與數據有關聯，可以與數據庫之間進行直接的通信與交互。
（2）表示層。界面層是表示層的另一種表達方式，可以為用戶展現正確的數據，并能夠給予用戶錄入數據的界面。利用該表示層，用戶完全能夠進行數據的查詢、修改、刪除、增加等操作。所具備的功能為：數據的顯示、獲取以及驗證。（3）數據業務邏輯層。數據業務邏輯層具備著承上啟下的作用，就表示層而言，數據業務邏輯層所提供的是數據操作的服務，在用戶有需求的情況下，會利用對有關數據業務層的調用，將數據操作完成。具備的功能為：在“數據層”中接收數據；向“用戶界面層”傳送結果。
3.4 系統管理權限的設計
OA系統通過嚴謹的權限管理模式，控制了不同的操作范圍。沒有權利的用戶是無法進行有關操作的，由此可見，OA系統有效地提升了管理員的管理力度以及系統的安全性。
圖1 使用資源權限控制流程圖
（1）審核權限的設計。審核權限具體是為了確保用戶權限能夠凸顯合法性。系統用戶在對系統使用之前，需要細致地對角色進行分配，角色的不一樣就會擁有不同意義下的使用權限。在OA系統中，研究所領導是權限審核的主要人員，管理員有必要分配角色給每個用戶，通過審核之后的用戶才能夠具備使用的權力，反之則無權使用該系統。（2）使用資源的權限控制。在登陸到某個頁面的時候，權限控制流程如圖1所示。（3）權限管理設計。所生成的系統用戶角色主要是利用系統用戶和角色清單的整合來構成的，僅有順利登陸到系統中的用戶，才能夠構成用戶角色，在一定程度上是兩者的合理匹配，在匹配成功的情況下才會構成用戶角色。在登陸之后，系統管理員會具有全部權限。若是非管理員，僅僅擁有角色權限，由此可見，在設置的權限方面是較為清晰的，提升了管理的便利性。（4）讀取的權限。就用戶而言，讀取權限是安全認證的核心環節。用戶在登陸的階段，若成功登陸則需要獲得用戶的角色權限，按照有關規定開展權限分配以及用戶角色分配，為無權限的提供警示，并呈現出不可用狀態；有權限的呈現出可用狀態。
4 OA系統在公文管理中的應用與設計的體會
4.1 系統的完善是OA系統在公文管理中應用的保障
OA系統無法被用戶認同的最大原因就是，OA系統缺乏完善的人性化功能，有關的操作一定要根據指定好的規則與流程開展，操作人員的靈活性與自主性無法體現在OA系統中。在人員變化、機構變化的過程中，軟件系統有必要進行逐漸的完善，需要將用戶的使用作為重點，將操作的階段能夠產生的問題進行透徹的分析，以此來為用戶提供更加透徹、詳細的選擇。
4.2 制度建設是OA系統在公文管理中應用的基礎
OA系統的自動化公文管理，在一般情況會關乎到不同的部門以及相關部門的各個人員，有著較為廣泛的涉及面，在體現出的新型管理模式與管理理念中，能夠在一定程度上改善傳統的公文管理模式。在推進OA系統的進程中，無法徹底地防止各種阻力的產生，那么就有必要規范公文管理的自動化實施制度，擬定出相適應的實施體系，特別要關注的是摒棄紙質文件的傳遞模式，并有必要進行強制化的執行模式。由此可見，只要在規定的范圍內，利用我國相關的規章制度控制OA系統的應用，以此來作為依據應用在公文管理當中，才能夠在OA系統平臺中有效調整行政業務，從而加快公文管理自動化控制模式。
4.3 領導重視是OA系統在公文管理中應用的關鍵
OA系統是系統性極高的工程，在系統的設計、規劃、實施以及落實方面，都會耗費人力與物力，同時還需要決策和審定技術方案。并且就OA系統而言，各個級別的領導是首要的使用者，既是使用過程中的決策者，又是推進OA系統使用的主要力量。在試運行OA系統的過程中，主要實施的是雙軌制度的管理手段，可是因為和傳統形式下的管理模式相比有著極大的異同，所以存在著較低的管理認同感，促使產生較低的使用率。若利用領導對OA系統重視度的提升，會有效的提升在公文管理中OA系統的使用率，在最終必然會將OA系統的全覆蓋充分實現。
4.4 觀念的轉變是OA系統在公文管理中應用的主要條件
傳統的手工公文管理模式已經應用了較長的時間，構成了穩定的工作方法與制度模式，公文的主要管理人員也習慣應用于這種管理方式。然而，在應用OA系統之后，直接影響到了傳統形式下的辦公模式，由此可見，有必要優先關注到管理自動化發展趨勢的重要性，要在一定程度上摒棄傳統觀念，從而深入了解信息化的發展模式。此外，專門負責公文批閱、公文簽發的管理人員、部門負責人以及業務負責人均應該與自身的實際相結合，并以主動的姿態積極地參與到所規劃的培訓當中，以此來作為主導優勢，透徹地了解信息化公文系統的不同模塊中，所涉及到的功能類型，基于此，有效地提升公文管理的總體效率與質量。
5 結束語
在OA系統的功能當中，OA系統公文管理是較為重要的核心成分，它一方面是提升辦公效率、減少管理和辦公成本、強化研究所內部溝通的手段，另一方面也是處理公文的主要平臺。針對電子化管理、辦公信息化的實現、資源共享的擴大以及工作流程的簡化等方面，都為核工業二九〇研究所的效益增長帶來了有利的條件。
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