1 引言
手工記錄倉庫的物料/產品出入庫時，容易產生賬實不符的問題，例如：賬面信息不能及時反應庫存的變動情況；對于倉庫中的狀況，需要詢問倉庫管理人員；在制品的狀態則需要現場考查，并在月底盤查才能知道物料的數量變動情況。手工管理導致數據延遲、數據信息準確率低，使決策者難以作出正確的決策，庫存管理成本增加、庫存積壓等問題時有發生。互聯網環境下，庫存管理得到了很大改善，數據信息在企業部門間得到了共享，提高了一些業務處理的效率。然而，21世紀企業間的競爭，已不能局限于單個企業，企業要想獲得更多的市場份額，取得更大的成功，需要企業的上下游伙伴的信息化水平與之同步，進而適應當今經濟環境下的商業運作模式，ERPⅡ應運而生。
ERPⅡ的概念是Gartner Group公司于2000年繼ERP之后提出的，ERPⅡ既是通過支持和優化公司內部與公司之間的業務過程來創造客戶和股東價值的一種商務戰略，也是一套面向具體行業領域的應用系統。ERPⅡ更加注重企業之間的協同商務，和供應商之間、客戶之間、競爭對手等其他利益相關者之間的合作都可以納入到ERPⅡ的業務框架中，這標示著企業信息系統應用進入了ERPⅡ時代。簡氏就是這樣的一家企業，通過對自身庫存問題的研究，將ERP中庫存管理模塊進行了改進，開發出名為七欄帳的會計記賬系統和可售數系統，在庫存管理中發揮了很好的效用。因為該系統應用的成功，有好幾家上下游企業都在應用他們開發的七欄帳，減少了企業間的對賬時間，節約了不少成本，提高了工作效率。七欄帳和可售數系統雖然只是報表的形式，但卻是一個門戶，是連接上下游企業信息的接口。
通過該門戶，大家可以清晰地看到企業間的交易全貌，有利于企業間相互監控物流和資金流。本文希望通過推廣簡氏七欄賬和可售數系統管理庫存的方法，讓更多在庫存管理中迷茫的企業找到方向，改善它們的業績。
2 互聯網環境下企業庫存管理的弊端
制造業庫存領域專家程曉華在制造業庫存控制技術和策略系列講座中提到庫存管理主要解決“既要保證及時交貨，又要提高庫存周轉率”的矛盾，要解決那樣的矛盾就要運用先進的信息技術。在現代互聯網環境下，企業庫存管理主要存在無法在考慮客戶需求的同時顧慮供應鏈之間的供需平衡；物料/產品的轉移只能跟蹤到企業內部各個部門，不能詳細跟蹤到供應商，甚至是更細致的部分；得不到客戶及供應商的需求信息導致預測不準從而出現積壓庫存或短缺等問題。
另外，周柏翔、朱振東（2003）在《供應鏈下的庫存管理在電機制造業中的應用研究》一文中表示庫存管理的問題有：缺乏企業間協同的理念；企業陷入提升本身信息化水平而忽略與供應鏈上下游企業間的信息共享；不能及時交貨等問題。基于庫存管理文獻的研究，作者發現隨著供應鏈上各個企業業務的不斷壯大，物料品種隨之增多，倉庫管理變得混亂，庫存不斷增加，給庫存成本施加了很大的壓力；同時物流數據難以追蹤及監控，采購、庫存數據的不規范極大地制約了企業的發展。具體體現在以下幾個方面：
（1）供應商與企業的庫存數據信息無法共享，貨物與資金對賬困難，無法協同。
（2）庫存中的產品的凍結狀態、已定貨狀態和自由銷售狀態沒有得到足夠的重視，導致發貨出錯。
（3）企業的可售數無法確定，導致產品積壓或短缺，顧客銷售訂單得不到及時供貨的滿足，導致客戶滿意度低，降低了企業間的相互信任。
上述問題的解決需要靠先進的IT技術支撐，而運用協同管理理念的ERPⅡ系統能將企業間的數據信息集成，達到共享的目的，這樣，企業間進行交易的準確性提高，貨物、資金賬目清晰，產品積壓或短缺現象得到改善，貨款回收快。另外，數據信息共享提高了預測效率，增強了企業間的信任度，相互監督促使內部管理規范化。 3 ERPⅡ環境下的庫存管理
3.1 狀態模式
所謂狀態模式是指允許一個對象在其內部狀態改變時改變它的行為。一個對象有多種狀態，每一種狀態也對應多種操作行為，但特定的狀態對應特定的行為，沒有重疊。對象的多種狀態之間會因外界因素而相互變更，狀態變更對應的行為就會相應轉變為該狀態下對應的可操作行為。
3.2 庫存中的狀態模式
庫存管理面對的首要問題是檢測倉庫中產品的狀態。產品狀態主要包括自由銷售狀態、凍結狀態、已訂購狀態。當產品的狀態改變時對應可采納的行為也會改變，如產品的已訂購狀態表示企業已承諾給車間生產用的訂單或者是客戶的訂單，如果在一定期限內他們沒有按照合同收取貨物，或者有些貨物一直沒有進行結算，企業會將該狀態的產品轉為滿足其他客戶訂單，即產品的狀態變為自由銷售狀態。狀態變更下企業對產品的操作行為反映了企業銷售、生產、采購之間的密切聯系。
3.3 ERPⅡ環境下如何管理企業庫存
企業間倉庫產品轉移如圖1所示，圖中涉及到供應商、企業及經銷商三方倉庫。倉庫根據采購計劃單進行原材料的入庫行為，原材料入庫后根據一定的狀態進行擺放，反映了供應商與企業的關系。企業倉庫中的產品有兩個去處：銷售給經銷商和供企業內部生產用，企業根據銷售訂單出售給經銷商，根據生產計劃單供應給生產車間生產使用，此時企業倉庫中的產品就轉移到了經銷商和企業的生產車間。在ERPⅡ環境下，企業不僅能知道自己倉庫中產品的情況，還能夠知道供應商及經銷商倉庫中產品的情況，企業根據這些信息制定出適當的采購、生產、銷售策略，保證生產與銷售的正常進行，達到提高庫存周轉、增加銷售額的目的。
圖1 企業間產品轉移關系圖
通過對企業倉庫中的產品狀態進行操作事務的設置，應用ERPⅡ系統對產品的狀態（產品狀態包括自由銷售狀態、凍結狀態、已訂貨狀態）移動進行跟蹤，從而統計出庫存中產品的可售數、凍結數、已分配數。產品狀態改變不僅反映了組織層次上的庫存數量的變化，而且可以反映產品的價值轉移。ERPⅡ系統中對產品庫存金額的管理是基于庫存中任何形式的貨物移動，只要貨物移動對庫存價值有影響，就會在貨物數量更新的同時對庫存金額同時更新，這些都體現在企業財務的各個分類賬中。因此，產品移動過程反映了采購計劃、生產計劃、銷售計劃的執行過程。
圖2 基于ERPⅡ的企業庫存管理流程圖
基于ERPⅡ的企業庫存管理流程如圖2所示，反映了企業倉庫中產品狀態變更及企業間交易關系。首先，供應商根據企業給出的采購訂單發貨給企業，進入企業的物料有三種狀態：待檢狀態、退貨狀態及可供生產狀態。只有可供生產狀態的產品企業可使用，繼而形成企業倉庫中的產品。物料放在原材料區域，有些物料、備件既可供生產用也能用來直接銷售，作為備品備件等銷售給客戶，因而在計算可售數時要考慮這部分原料。供應商與企業的交易往來反映在企業的應付賬目上。企業倉庫中的產品包括原材料、在制品和產成品，產品分為紅色庫存、綠色庫存及黃色庫存，對應的狀態是凍結狀態、自由銷售狀態和已訂貨狀態。產品的不同狀態對應可采納的行為也不同：凍結狀態表示已經承諾給客戶及供車間生產用的，與企業內部及經銷商有關聯，這部分產品是不能動的；自由銷售狀態表示可以自由銷售，用來滿足新的訂單；已訂貨狀態表示有人預定了，暫時不可以動，但如果出現客戶信用低或者有部分產品遲遲未跟企業結算，那么企業會將這部分產品轉為自由銷售產品，狀態變為自由銷售狀態，已訂貨狀態的產品部分可以用來滿足新訂單承諾。倉庫中產品的轉移反映了企業的生產和銷售，根據這里提供的信息ERPⅡ系統可以計算出可供承諾的訂單數，企業與經銷商之間的交易往來對應的是企業的應收賬目。
互聯網環境下，企業記錄交易往來的賬目是一個二維賬目，包括業務備查賬目和會計賬目，分別記錄了實物往來和資金往來，賬目中反映的物流和資金流的信息是分散的，如企業發出的貨物、結算的部分，要想知道是否付款就要去財務處查會計賬目。這樣的賬目不能全面反映企業間無論從實物還是資金上的交易往來，而在ERPⅡ環境下，企業巧妙地將二者集成起來，形成了一個總的會計賬目，將貨物與資金都反映在一個表格當中：前部分反映貨物的轉移狀況，后部分反映資金的支付情況，使得企業間交易往來賬目一清二楚，非常透明，如果出現了問題也能夠及時跟蹤到相關負責人，明確了權責，提高了交易成功率，為企業節約了經營成本。業務備查賬目反映了企業的貨物往來，會計賬目反映了資金往來。對應實物方面，與庫存中產品狀態有關的具體項是待結的項目，企業與客戶進行貨物交易，客戶會進行一部分產品的結算，一部分產品沒有結算，沒有結算的產品放在待結欄，這部分產品的狀態是已定貨狀態，是黃色庫存，暫時是不可以動的，當客戶遲遲沒有跟企業結算，或者企業的信用度低，企業會將這部分產品用來滿足其他訂單需求，產品變為綠色庫存，成為自由銷售狀態。根據這一變化信息反映到可承諾供貨數量系統中，計算出新的可承諾供貨數目，據此企業對應的銷售策略就會更改了。
ERPⅡ中的可承諾供貨是根據企業的庫存系統和計劃系統開發出來的，它是如何在倉庫管理中起作用的呢？可承諾供貨（ATP）是指企業根據庫存狀態處理可承諾給客戶交貨的數量和時間，滿足客戶訂單和交付能夠準確排定。ATP的計算過程為：期初庫存加上計劃接收量，然后減去下一個計劃接收量之前的實際訂單。計劃接收量是指已經分配給生產部門或供應商的訂單，即倉庫中自由銷售狀態的產品加上凍結狀態的產品減去已定貨狀態的產品。可承諾供貨系統包括了產品的三種狀態，根據狀態模式記錄了每種狀態下的產品數量。因為已定貨狀態下的產品也有可能變為自由銷售狀態，所以企業在計算這部分產品數量的時候，就會參考到會計賬目中的企業待結貨物數目、企業信用記錄等信息。運用ERPⅡ系統的分類賬和可承諾供貨系統進行庫存控制，倉庫中的庫存數量可以得到準確的確認，企業間的庫存信息可以實現共享，企業間對賬方便了很多，提高了銷售效率，降低了很多潛在的風險。 4 實例應用
文中介紹的ERPⅡ環境管理庫存的方法在簡氏得到了很好的體現。簡氏電器原來主營小家電產品，后來主要生產紫砂炊具，隨著業務的不斷壯大，庫存管理開始變得混亂，于是，簡氏從2004年開始應用金蝶ERPⅡ系統中的采購管理、物流管理、生產計劃管理等模塊，通過幾年的努力，簡氏建立了統一的編碼體系，一物對一碼，實現了采購、生產、庫存數據的一致性。庫存模塊與條形碼系統結合，使得產品出入庫都可以及時追蹤，從而精準地反映出庫存的變化。簡氏從引入ERP發展到現在的ERPⅡ系統十余年，經過艱辛努力與不斷探索，開創了新的會計記賬方式，名為七欄賬，即將分類賬戶集成起來，將業務信息與資金信息集成；同時結合庫存、計劃系統開發出了可售數系統，即上文介紹的可承諾供貨系統。可售數系統的開發使得簡氏將準備發出的貨物跟貨物的減少等同起來了，有效地做到了賬實相符，降低了庫存管理成本，明確了庫存的產品狀態，根據不同狀態及時作出銷售策略調整。簡氏運用七欄帳跟可售數系統，很好地管理了企業的庫存，取得驚人的成績。具體是如何實現的呢？關于七欄賬的賬表如表1所示。
表1 七欄賬賬表（應收賬表）
具體是這樣實現的：假定期初待結數和賬面余額都是0，企業發出100個單位的貨物給客戶沒有結算，那待結數就是100，賬面余額0，合計余額100；客戶與企業結算了70個單位的產品，那待結的產品剩下30，由于結算了70，故企業的應收賬款增加了70，應收賬款余額就是70，總的余額是100。兩個100都反映了客戶的名義總欠款，但其價值的實質含義是完全不一樣的。客戶在結算的70個單位產品中有50個單位付款了，那企業應收賬款賬面減少了50個單位，應收賬款余額就應該是20，由于待結數沒有發生變化，仍然是原來結轉下來的30，那么兩項合計就是50。通過上述七欄賬的核算，能夠清晰地看到企業同客戶之間的交易全貌。
下面作一個簡單的比較：在沒有七欄賬的情況下，期末會計賬面反映該客戶欠款是20，按照會計原理和稅法規定只能反映是20，也就是說賬面余額20是無可挑剔的正確數據，但與客戶真正的交易總欠款50相差甚遠。雙方企業關心的是過去的交易或事項形成的往來總欠款，而不是按照會計制度核算的賬面余額，因此，在沒有七欄賬的情況下，會計賬簿的作用受到了很大的限制。有了七欄賬，會計信息得到了根本改變，企業可以清楚獲悉全面完整的交易往來全過程的信息。如在上述賬簿中，企業可以知道發了多少貨，結算了多少，尚未結算的有多少，客戶欠企業多少款。企業最關心的是賬表中待結欄的產品，此欄中的產品狀態是凍結狀態和已定貨狀態，已定貨狀態的產品遲遲未能得到客戶的確認而進行結算，企業會將這些待結的產品通過辦理退貨手續作為自由銷售狀態的產品來滿足其他的訂單要求。其實，企業與供應商的交易往來反映在應付七欄帳賬表中，原理是一樣的，因為他們具有鏡像對稱性。這是七欄賬與會計賬簿的比較。
其二，七欄賬與備查賬的比較。上述已經說明了會計賬簿在核算上受收入確認問題的限制，致使往來信息不完整，僅僅是對結算后的業務進行了反映。為了能夠總括反映往來全貌，不少企業采用對“發貨數”和“收款數”兩個環節進行備查核算的記錄方式。如上例，發貨100－收款50＝50欠款，貌似反映了真實的欠款數，其實此50欠款與七欄賬反映的總余額50，是完全不同概念的數據。備查賬反映的50，盡管總量上似乎是正確的，但其中還包含著債權債務尚未依法成立的待結數30（備查賬還無法明確這個30），待結數30不是真正的往來，要收取該30欠款，銷售方至少還應當支付相應的流轉稅作為代價。這樣一來，備查賬又將真實的往來摘糊涂了，因備查賬不能正確反映待結數，待結數就有失控的可能，即待結數也將給企業帶來重復納稅的可能。但七欄賬恰好徹底地解決了這個問題。
其三，七欄賬在ERPⅡ中能夠淋漓盡致地得到應用，簡氏首例啟用七欄賬系統的案例，佐證了往來核算質量得到了翻天覆地的改善。不僅如此，七欄賬通過會計技術處理，一樣納入到會計總分類核算之中，對此，本文不作深入研究。
這一信息反映到可售數的計算當中，從而動態、準確地計算出可售數，改進銷售策略，最優化接收訂單，以及解決生產、排產的調單問題，實現存貨盤活、加快貨物的周轉速度，因而提高了企業的銷售效率，實現了訂單交易與庫存管理的同步。在這兩者的相互配合中，七欄帳中待結欄的產品是非常靈活和重要的一欄，為企業做訂單承諾時起到一定的緩沖作用。引出“可售數”這一新概念，絕不是標新立異，它在高效的存貨管理中起到了不容否定的作用。可售數和實存數就像兩個輪子一樣從存貨動態中不同環節上反映其變動狀況，它們進行著獨立的、周而復始的運算，反映的卻是同一的存貨整體。兩組數據分別擔負著不同的功能，在ERPⅡ中，銷售部門采用了可售數，大大提高了發貨質量和效率，通過隨時閱讀《商品可售數動態日報》可以調整短期銷售策略；倉庫部門閱讀實存數，能夠檢查經管的商品是否正確，借以劃清經管責任。可售數與實存數由于存在空間、時間的雙重差異，始終不能恒等。相等是有條件的，不相等是絕對的，但是不相等并不意味著兩組數據是相悖的，只是可售數將實存數在時間上前移到審核客戶訂單時實現早知道未來的實存數，因而又是同一的。它們之間的關系如表2所示。
表2 商品可售數動態日報表
簡氏在還沒有應用七欄賬和可售數系統來管理庫存時，采購部門和倉庫因為訂單管理不明確的問題導致多次出貨、貨款少收、承諾訂單未能得到滿足等一系列的問題，但自從應用七欄帳和可售數系統之后，倉庫管理實現了產品狀態明晰、出錯率低、庫存周轉高等效果，這是內部控制規范化的標志。規范化對企業的業務運作起到了十分積極的內部控制及效率提升的作用，通過對庫存信息可售數適時管理，庫存信息的改善提高了銷售效率。簡氏的七欄帳表格已經供它的好幾家合作伙伴使用，都取得了一定的經濟效益，得到了同行的好評。簡氏企業一直努力探索著，希望將該系統的作用發揮到極致，更多的企業能夠得到該系統的幫助，為更多的企業爭取利益。
5 小結
互聯網環境下，企業各自有一套庫存管理方法。然而，在日趨廣泛、激烈的全球化產業鏈競爭環境下，催生了諸如協同、共贏等流行的協同商務模式，故企業庫存管理各自為政的局面就要靠先進的IT技術來打破了，IT技術的有效支撐對企業的良好運作起到了很大的作用，ERPⅡ是可以幫助企業與企業共同發展的工具。本文介紹了簡氏可售數系統——定義了庫存產品在凍結狀態、自由銷售狀態和已定貨狀態下可采納的行為，這些行為和狀態會隨客戶信用度、制度改變、策略變動等因素的變化而產生相應的改變——以幫助企業準確預測可售數；另外，引進七欄賬的概念，所謂七欄賬是指在傳統二維賬簿基礎上經過改善后的一種新的會計記賬方法，它要求將貨物移動與價值轉移都集成到一個表格當中，將信息反饋到可售數預測中。七欄賬和可售數系統的完美配合使企業間共享信息，提高庫存管理效率。研究表明，基于ERPⅡ的庫存管理能夠促進企業生產和銷售的正常進行，解決企業長期以來貨物、資金對賬困難等問題，提高交易準確率，降低庫存管理成本，為企業贏得利潤。本文旨在推廣一種規范化的內部控制方法，使企業間相互監督物流和資金流成為可能，為實現共贏打下堅實的基礎。
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本文標題：基于ERPⅡ的庫存管理應用研究
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