一個人的部門，既操心企業信息化，又負責ISO9000認證，這在國內中小型企業信息化管理中并不鮮見。但就是這個類似于“半個人”的信息化，照樣做得有聲有色。
“我們部門就我一個人，既管SAP又管ISO9000.”郭睿心笑道。她是深圳市新威爾電子有限公司的信息化負責人。年營業額只有700到1000萬元，主要生產電池性能檢測設備、電池化學成分設備和電池電壓內阻儀的深圳市新威爾電子有限公司是一家標準的中小型企業。
人少，事不少
“我們公司的業務量不大，但配套物料就有一千多種，有些不是標準件，還需要外包加工。”郭睿心介紹說，早在1999年，新威爾電子為了提高物料管理水平，就把美國版QuickBooks用于物料管理。但由于QuickBooks系統只能由財務部門查看，研發、生產和銷售等部門無法資源共享，伴隨業務發展，各部門的協調問題也日益增多。
2004年11月，新威爾上馬了SBO(SAP Business One)，替代了之前的QuickBooks。從物料編碼開始，新威爾公司統一物料名稱，規定具體型號，理順了各種物料之間的相互關系。在物料清理的過程中，公司竟然發現倉庫中有大批積壓的物料，其價值高達10多萬元。經過整頓，目前倉儲空間已縮減到原來的一半。
截止到2006年1月份，新威爾公司的SBO軟件已經升級兩次。目前大致有有銷售、采購、庫存、生產、服務、人力資源和物料需求計劃幾個模塊。提到對軟件應用的體會，郭睿心說，這個軟件由于把物料管理和各個流程模塊銜接，避免了各自獨立導致的“孤島”狀態。
整合由內向外
在實施SBO管理軟件之前，新威爾電子公司已經通過了ISO9000認證。雖然IS09000規定了各部門的崗位職責，但是執行力度不夠，各部門沒按流程走，最終導致部門職責混淆，相互有推諉扯皮的現象。
實施SBO軟件以后，系統的操作流程固定，職責更加明朗。通過系統，報價、合同、交貨就都可以由一個人來完成。郭睿心介紹，通過應用管理軟件系統，業務流程管理更加規范了。
“以前我們公司做銷售，只要一紙合同，然后交貨就OK了。”郭睿心回憶，在過去，合同成交以后，原始單據都可能丟失，更不要說其他資料了。現在有了這套管理系統，銷售人員要按照上面的流程從報價、訂單到交貨一直走下來。不但不會出問題，并且這些原始的單據也都會在系統上得到很好的保存。
郭睿心認為，外部流程只依靠紙張和人為操作來管理，比較靈活，但問題也比較多。往往會有一些操作人員不嚴格按照流程要求填寫表單。
SBO上馬后，由于系統數據對業務合作伙伴信息的管理比較詳細，操作人員還可以把相關客戶和供應商的詳細資料都添加進去。
“這樣，我們的業務員和客戶聯系的時候，再也不會‘撞機’了。”郭睿心表示，由于系統數據庫對聯系人的地址變化等信息規定的都比較詳細，方便了業務員篩選客戶。只有把客戶資料錄入系統，才可以做單，這樣不僅提高了工作效率也使工作流程更加明朗。
“內部聯絡單”應對突發事件
為了應對系統無法處理的突發事件，新威爾電子公司制定了“內部聯絡單”制度。如果在業務運行中出現了臨時性問題，而系統又暫時無法處理。相關部門負責人可以經過老板簽字同意后，填寫內部聯絡單。郭睿心解釋，她主要是負責把單子放在網上，供大家共享信息。同時將單子發送到相關部門主管郵箱里。公司通過這套制度，有效地解決了這些特殊事件。
公司小 ，直接溝通也方便。有了什么技術問題，郭睿心就直接和公司老板直接溝通。由于老板韋京生本身就是學計算機出身，溝通起來也沒什么障礙。學機電一體化專業的郭睿心，對信息化的事情也不是很了解，平時的業務學習，也多是從老板提供的紙質或電子材料里汲取營養。
“應用SBO管理軟件后，最大的感觸是什么？”記者問到。“物料管理，比過去方便多了。”郭睿心說，剛來公司的時候，對倉庫里一千多種物料，根本分不清。新員工也往往需要一個很長的了解過程，而現在編碼以后，物料和編碼一一對應，很容易就可以分得清楚。
應用需求很明確，把繁多的物料品種管好。問題卻是復雜的，操作人員的不規范操作，業務流程互相割裂，外部流程管理上的走形式，真是麻雀雖小，五臟俱全。
很難得， 新威爾走出了第一步，使用QuickBooks物料管理信息系統，盡管只限于在財務部門。伴隨業務發展，一旦軟件不能改變企業內部的“信息孤島”時，他們更是勇敢地邁出了第二步。信息化，終于為企業帶來了實質的變革。
技術推動需求還是需求推動技術，在這里得到了辯證的統一。正是新威爾電子對信息技術的信任，才會對管理軟件抱有那樣急迫的需求。管理軟件的優越功能又成為公司管理科學化的切實動力。
管理不規范，解決的辦法除了制度，還有技術。這是本次采訪最大的體會。一旦拋卻了那種錯把“靈活”作為不規范操作的借口，流程管理才能落到實處。
經濟的信息化是中小型企業的必然要求。而唯有能為他們帶來眼看得著、手摸得見的利益，信息化之途才能一路走好。
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