華東潤滑油廠位于江蘇省太倉市港口開發(fā)區(qū)，是中國石油天然氣股份有限公司在市場前沿建立的集潤滑油儲運、調(diào)合，灌裝于一體的現(xiàn)代化潤滑油廠。生產(chǎn)內(nèi)燃機油、齒輪油、液壓油、汽輪機油、壓縮機油、冷凍機油等10大類247個品種牌號，707個包裝規(guī)格。企業(yè)推行扁平化管理，下設(shè)廠長辦公室、計劃采購部、生產(chǎn)技術(shù)部(含調(diào)合裝置、包裝裝置)、質(zhì)量安全環(huán)保部(含化驗室)，營運部、財務部、人事科等7個部門。
2009年2月，中國石油銷售ERP系統(tǒng)潤滑油公司項目建設(shè)正式開工，2009年9月在華東潤滑油廠正式上線，銷售ERP系統(tǒng)通過近兩年多的上線運行和班組同步操作，裝置各崗位人員已經(jīng)能夠完全適應ERP系統(tǒng)所帶來的新的管理理念和方式，并且能很好地運用ERP系統(tǒng)進行自身業(yè)務的統(tǒng)計和分析，實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)在裝置的成功運行。有效地推進了企業(yè)管理水平的提高，為企業(yè)的長期發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。
一、精心做好數(shù)據(jù)采集工作
數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)的載體，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否規(guī)范、準確，是直接導致系統(tǒng)能否成功運行的關(guān)鍵。基層班組面對247個品種牌號，707個包裝規(guī)格的油品，其數(shù)據(jù)采集量是相當大的，各崗位人員必須以高度負責的態(tài)度，耐心細致地采集每一個數(shù)據(jù)，認真進行每一筆數(shù)據(jù)的核對，每一筆數(shù)據(jù)處理正確了，才能保證ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)操作準確、可靠。
以要貨計劃(ERP系統(tǒng)稱為公司間交易采購訂單)為例進行數(shù)據(jù)收集，銷售部門在系統(tǒng)上創(chuàng)建好訂單后，調(diào)合班組在系統(tǒng)看到訂單后，根據(jù)生產(chǎn)方案卡，收集記錄各組實際消耗數(shù)量、批次、來源、庫存、添加劑收發(fā)等數(shù)據(jù)；包裝班組要準確記錄針對本次訂單生產(chǎn)所消耗的包裝桶、標簽、紙箱、物流碼等各種包裝物，并記錄包裝成品入庫數(shù)量、地點，頂線油數(shù)量、入庫地點等；發(fā)運班組要將發(fā)運單號、要貨計劃號、發(fā)運產(chǎn)品名稱、數(shù)量、發(fā)貨庫房等信息采集下來。
各項數(shù)據(jù)收集必須與實際業(yè)務發(fā)生數(shù)據(jù)一致：
(1)各項數(shù)據(jù)收集必須嚴格按發(fā)生的時間順序和邏輯關(guān)系記錄；
(2)凡涉及到外部單位的數(shù)據(jù)信息，必須與對方的信息一致，如要貨計劃的發(fā)貨記錄必須與對方提供的要貨計劃號相一致，生產(chǎn)廠之間調(diào)撥基礎(chǔ)油接收的品種、數(shù)量要與對方提供的品種、數(shù)量相一致。
二、人員培訓
1．ERP系統(tǒng)管理理念培訓
培訓的目的是讓大家形成共識，理解為什么ERP系統(tǒng)是管理改造項目，讓大家對ERP系統(tǒng)的使用有一個正確的觀念和預期。
2．崗位人員培訓
培訓主要分兩階段，第一階段是理論知識和基礎(chǔ)操作的培訓，并進行考試，考試合格后進行第二階段實踐操作的培訓，讓大家能規(guī)范熟練地進行系統(tǒng)基本操作。
3．業(yè)務流程培訓
ERP系統(tǒng)的實施對管理做了很大的改變，即業(yè)務流程的改變。根據(jù)ERP系統(tǒng)的管理流程結(jié)合實際生產(chǎn)中的管理流程，制定出更加適用于當前管理的業(yè)務流程并且適用于系統(tǒng)操作的方法，以便讓大家接受并理解新的管理方式和方法。
4．數(shù)據(jù)分析能力的培洲
ERP系統(tǒng)正常運行后，會有很多有用的數(shù)據(jù)。比如物料的移動，業(yè)務操作信息等。這些數(shù)據(jù)的應用，能更好地發(fā)揮出ERP系統(tǒng)管理的效果和作用。將信息查看方法與日常手工信息收集工作的利弊對班組成員進行說明，使大家能更好地接受系統(tǒng)的使用，使信息收集統(tǒng)計管理工作精細化、自動化。
三、學會角色轉(zhuǎn)換
ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了“物資流、信息流、資金流”三流合一，對裝置來說，主要處理好裝置與其他部門業(yè)務的協(xié)同，將傳統(tǒng)意義上的統(tǒng)計崗位和包裝物庫管崗位由原來的數(shù)據(jù)填寫統(tǒng)計，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的審核監(jiān)督崗位，崗位內(nèi)容上產(chǎn)生的變化要求崗位人員主動做好角色的轉(zhuǎn)換，自覺與ERP系統(tǒng)的要求相適應。
四、實施中的問題及解決辦法
1．管理理念的轉(zhuǎn)變
ERP系統(tǒng)上線初期由于管理的透明化，班組人員壓力較大，害怕一些問題被暴露出來，因此，在配合上不夠積極，造成初期出現(xiàn)種種問題。比如，包裝物(紙箱)計劃需要1000箱，按規(guī)定損耗不能大于5‰，但在實際生產(chǎn)中由于種種原因，損耗大于5‰，在未上ERP之前，本班組可將超出的損耗通過假記錄轉(zhuǎn)嫁到其他班組，實施ERP后，如果系統(tǒng)數(shù)據(jù)不對，審核崗位就能發(fā)現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)后就有可能要考核，因而抵觸情緒較大。經(jīng)過一段時間的培訓，對崗位人員在管理理念上進行引導，讓其認識到原來管理上存在的漏洞和錯誤，對新的管理方式進行細致、耐心的指導和推廣，減輕崗位人員壓力，使崗位人員能積極配合系統(tǒng)的使用。在過去，由于種種原因，包裝物經(jīng)常出現(xiàn)短缺或材料積壓最終造成過期報廢等情況，自ERP系統(tǒng)上線后，這些信息都得到了及時的反饋，在操作中崗位人員能便捷有效地查看庫存短缺情況并及時進行匯報，出現(xiàn)的積壓庫存也能根據(jù)生產(chǎn)計劃及時使用和解決。
2．數(shù)據(jù)錄入和業(yè)務監(jiān)督
開始錄入數(shù)據(jù)以后出現(xiàn)的問題比較多。比如原來數(shù)據(jù)有兩套編碼。一直沒有統(tǒng)一，填報期初庫存時用的是一個編碼，錄入的時候用的是另一個編碼，造成數(shù)據(jù)核算錯誤。各部門出于自己的使用習慣，使用的物資名稱和編碼不一致，造成數(shù)據(jù)銜接不上；還有一些數(shù)據(jù)統(tǒng)計上，為圖方便，數(shù)據(jù)不核對，隨便亂報數(shù)據(jù)等，這些都是應該杜絕的隱患。ERP系統(tǒng)實施后出現(xiàn)的種種問題，也是裝置管理進一步規(guī)范的開始。通過各部門之間的協(xié)調(diào)，規(guī)范了物料編碼的統(tǒng)一性，解決了因編碼不統(tǒng)一造成的數(shù)據(jù)錯誤。規(guī)范了數(shù)據(jù)上報和統(tǒng)計方法和方式，比如，原來庫管統(tǒng)計包裝物入庫時隨意性大，廠家來多少系統(tǒng)上人多少，造成很多不必要的錯誤。現(xiàn)在，包裝物庫管根據(jù)生產(chǎn)使用情況和計劃科的入庫通知單，按要求收貨，大大減少了入庫出錯率。規(guī)范了業(yè)務監(jiān)督機制，原來班組填寫領(lǐng)料單，填寫過程中寫錯的、漏寫的，缺損耗單的很多，造成統(tǒng)計上很麻煩，個別統(tǒng)計崗位圖方便，不進行核查就做賬，造成數(shù)據(jù)錄入時出錯率很高。現(xiàn)在，領(lǐng)料單從系統(tǒng)里機打，庫管按生產(chǎn)量、入庫量核對庫存的過程中便能很容易發(fā)現(xiàn)班組數(shù)據(jù)是否填寫正確，損耗單是否有漏單，通過一段時間的運行大大降低了數(shù)據(jù)錄入出錯率。
3．業(yè)務流程的轉(zhuǎn)變
在企業(yè)開始運行ERP系統(tǒng)初期，實行雙軌制非常必要，以前的業(yè)務流程還需要保留一段時間，直到并軌。以包裝裝置為例，按原流程，包裝物必須入庫后才能進行生產(chǎn)使用，實際中也是這么在做，由于入庫數(shù)量龐大，這樣做必將導致在入庫數(shù)量和出庫數(shù)量上產(chǎn)生錄入錯誤，造成不斷的反復更改。通過一段時間的使用和總結(jié)，公司將原流程改為先生產(chǎn)，根據(jù)生產(chǎn)使用的包裝物數(shù)量來最終確認包裝物入庫、出庫和損耗數(shù)量，保證了數(shù)據(jù)一次錄入的準確性，通過業(yè)務流程的不斷改進，目前包裝物業(yè)務已完全并軌實現(xiàn)單軌運行，調(diào)合、發(fā)運業(yè)務也已完全并軌實現(xiàn)單軌運行。
4．人員培訓工作
ERP的操作涉及到裝置各層面的人員，班組人員素質(zhì)參差不齊，基礎(chǔ)操作較差，培訓情況不理想，應及時轉(zhuǎn)變培訓思想，首先，根據(jù)操作人員的層次進行簡單的劃分，制定培訓教材，對基礎(chǔ)水平較好的集中進行培訓并進行實際業(yè)務操作練習，對水平較差的人員，進行單獨培訓操作，首先了解計算機常識，然后進行系統(tǒng)的分步學習，先進行單步操作，直到熟練為止再進行下一步的操作學習。通過2個月的培訓，基層的操作人員已能熟練掌握本崗位系統(tǒng)操作，然后組織操作人員集中進行業(yè)務流程的學習和討論，討論新的操作流程實施過程中出現(xiàn)的問題，有針對性地解決問題。通過4個月的培訓，達到了預期的效果。
五、ERP系統(tǒng)在班組中實施成功的幾點因素
1．清晰和可量化的目標
制訂中長期的ERP實施計劃，明確ERP系統(tǒng)實施項目的范圍和目標。初期，實現(xiàn)班組生產(chǎn)數(shù)據(jù)的科學收集和統(tǒng)計，實現(xiàn)班組成本核算管理；中期，解決裝置原材料短缺和積壓現(xiàn)象，理順原材料的使用，減少裝置生產(chǎn)成本；最終，解決裝置與各部門業(yè)務、數(shù)據(jù)的銜接，提高企業(yè)資源管理優(yōu)化性。明確每個階段的目標，保證項目的成功實施。
2．良好的管理基礎(chǔ)
(1)制度基礎(chǔ)：良好的制度基礎(chǔ)是企業(yè)建立和使用ERP系統(tǒng)的動力源泉，也是突破實施障礙的關(guān)鍵，通過合理的激勵和約束措施，積極推動ERP系統(tǒng)的實施；
(2)業(yè)務流程基礎(chǔ)：企業(yè)的業(yè)務流程較為固定，并且固化成為管理制度，即使業(yè)務流程經(jīng)常發(fā)生變化，各個部門也能根據(jù)規(guī)定按部就班地進行各種調(diào)整；
(3)人力資源基礎(chǔ)：ERP系統(tǒng)實施過程的一個重要工作就是對基層班組員工進行計算機操作培訓，員工的操作能力、崗位理解能力和學習能力也是影響實施成敗的重要因素。雖然班組的員工基礎(chǔ)水平較其他部門低，但是員工們有著積極向上的心態(tài)，有著堅忍不拔的意志，培訓之余積極好學，主動學習新的業(yè)務流程和系統(tǒng)操作，也進一步加快了ERP系統(tǒng)在基層的推廣。
3．全面的培訓工作
ERP系統(tǒng)的培訓工作是一項艱巨復雜的工作，涉及裝置各層面的人員，要使其適應新系統(tǒng)、使用新系統(tǒng)、熟練操作系統(tǒng)，不僅要掌握自己操作所需要的知識，還要具備其他部門相關(guān)業(yè)務流程的知識。因此，在ERP系統(tǒng)實施過程中要自始至終抓好各層次人員的ERP系統(tǒng)技術(shù)培訓，使他們掌握應用ERP系統(tǒng)必要的知識和方法。
六、系統(tǒng)應用過程中的管理措施
1．硬件、軟件的管理
定期對有關(guān)設(shè)備進行保養(yǎng)、保持設(shè)備的整潔等措施保證計算機正常運行。明確規(guī)定上機操作人員對ERP系統(tǒng)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼的嚴格管理等，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作ERP系統(tǒng)軟件。
2．崗位業(yè)務監(jiān)管
明確各崗位操作權(quán)限，班組操作后由庫管對相關(guān)數(shù)據(jù)進行核查確認后進行出入庫操作。統(tǒng)計崗對班組領(lǐng)取散油和頂線油與調(diào)合進行交接領(lǐng)用，工藝管理崗位關(guān)閉訂單時確保各崗位人員操作完整無遺漏，提高操作準確率。
3．提高人員積極性
制定有效的激勵和約束機制，第一個月對操作錯誤的人員進行通報并指導崗位人員正確操作方法和預防操作錯誤的方法，對操作好、主動學習積極性高的人員給予適當獎勵。第二個月制定相應的考核辦法進行管理，加強崗位人員的觀念，了解填錯數(shù)據(jù)造成的后果，提高崗位人員的責任心。
轉(zhuǎn)載請注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.guhuozai8.cn/
本文標題：ERP系統(tǒng)是否能在基層班組中順利推廣和應用?
本文網(wǎng)址：http://www.guhuozai8.cn/html/consultation/1081995400.html
相關(guān)文章
