前言：
古人云：兵馬未動，糧草先行。講的是兵家領軍打仗要未雨綢繆，做好一切后勤上的準備工作。上系統也是一樣的道理。我們在進行系統設置及初始化上線前要做好各方面的準備工作，這樣才能保證我們的兵馬無后患。
數據收集可謂是這前期準備工作中的重中之重。第一，期間長。從調研階段宏觀面的整體收集，到解決方案的業務流程收集，難點需求收集，一直持續到系統設置前的相關參數收集和后期的報表單據需求收集，跨越了大半個項目實施階段。第二，難度大。其中動態數據相對靜態數據來說，具有一定時限性，對于一個全新的系統來說，還需要對現有數據進行相關加工整理才能滿足要求。
本文將從ORACLE ERP R12財務的總賬，應收，應付和資產這四個模塊討論財務數據的收集整理。
1 靜態數據
靜態數據是指滿足財務業務工作的一些基礎數據。如企業相關注冊信息，會計科目等。
1.1 總賬數據收集
公司信息整理
公司的基本信息包括企業名稱，工商營業執照號，稅務登記號，詳細地址和公司段信息。公司段信息，即公司一個代碼符號，一般用數字表示。數字位數可以根據公司的規模大小設置。比如集團型的公司，一般都采用相同位數的數字代表不同的公司。比如10代表母公司，11代表A子公司，12代表B子公司等。
會計科目整理
會計科目的整理按照國家政策及新會計準則的規定進行設置。在不影響會計核算要求和會計報表指標匯總，以及對外提供統一的財務會計報告的前提下，可以根據實際情況自行增設、減少或合并某些會計科目。
成本中心整理
成本中心是其責任者只對其成本負責的單位。是指只對成本或費用負責的責任中心。成本中心的范圍最廣，只要有成本費用發生的地方，都可以建立成本中心，從而在企業形成逐級控制、層層負責的成本中心體系。采用編碼的方式進行收集整理，如10代表財務中心，屬于一級，10001代表會計管理部，10002代表預算成本部，10003代表資金管理部等。其中10是對10001到10999的匯總，不允許過賬。
1.2 應付數據收集
員工供應商整理
在ORACLE ERP中員工是作為供應商來管理的，主要用來核算員工借支和統計相關費用。需要將經常發生借支費用的一些員工進行編碼管理。整理的主要內容為：編碼、名稱、類型、地址、應付帳款、預付帳款科目等。其中類型為員工供應商，區別于材料供應商等供應商類別。應付賬款科目設置成其他應付款，預付賬款科目設置成其他應收款，可以根據需要在會計科目中增加相應的明細科目，如其他應付款-費用，其他應收款-借款。編碼的管理可以采用11800001的形式，其中11代表公司段，8代表員工供應商類別，后面是流水號。其他類別供應商也采取相同的方式收集。
應付付款條件整理
付款條件適用于除員工供應商以外的其他類別供應商，如材料類供應商，資產類供應商，其他類供應商。包括付款條件名稱和付款條件說明信息。如立即付款，30天付款，每月25號付上月款等。
銀行信息整理
付款銀行與收款銀行信息類似，主要整理有付款業務和收款業務的的銀行信息。包括銀行名稱，賬號，記賬科目，結算幣種等。其中記賬科目如現金-人民幣，銀行存款-人名幣-農行等，可以在明細段中維護銀行名稱和賬戶后四位，便于期末資金的核對。
稅率稅碼整理
整理企業進項，銷項稅碼信息包括稅碼，稅率和稅碼帳戶，如VAT17，表示增值稅17點稅率，可以是進項稅也可以是銷項稅。
1.3 應收數據收集
客戶信息整理
客戶信息主要收集有往來的客戶原系統編碼，ERP編碼，客戶名稱，客戶所在國家，注冊地址，收單地點，收貨地點，收款條件，客戶銀行賬戶，跟單員等信息。收集原系統編碼，是方便新系統與舊系統中相關數據的匹配。其中客戶的erp編碼，一般會在解決方案里制定好相應的編碼規則，按照相應規則進行編碼即可，如1012001，其中10代表國內客戶，12代表某省，001是流水號。客戶名稱分兩種，一種是公司類客戶，一種是私人客戶，可以采用客戶公司全稱或個人身份證全名的方式進行命名。
收款條件整理
收款條件是客戶的付款條件，包括名稱和說明。如“10天2%，30 天為限”表示如果 10 天內收到付款，客戶可得到兩個百分比的折扣；超過 10 天，整個余額將在事務處理日期后 30 天內到期，客戶將得不到任何折扣。“即期”則表示在事務處理的日期余額立即到期。
收款分類及收款方法整理
剛接觸ORACLE ERP的客戶，往往會把收款方法和收款條件混淆。發給客戶的數據收集資料里，可能收集上來的收款方法和收款條件是一樣的信息。只要接觸了應收設置的都會有些了解，這兩者差別其實很大。收款分類和收款方法是針對客戶貨款的，比如收到客戶的款項是現金還是銀行存款還是承兌匯票，而收款條件是針對客戶付款期限，是立即付款，還是30天付款。我們一般將收款分類分成兩類，一類是直接收款，一類遠期收款。其中直接收款包括現金收款和銀行收款，遠期收款主要是票據收款。可能有客戶會問那支票屬于哪一類呢？支票是指以銀行為付款人的即期匯票，可以劃為直接收款一類。
應收事務處理類型整理
事務處理類型即發票類型。定義事務處理類型是為不同的事務處理分類如借項通知單，貸項通知單，發票來定義相應的會計處理方式。具體包括事務處理名稱，描述，事務處理分類，應收賬款科目和收入賬戶等信息。
1.4 資產數據收集
資產分類整理
對資產進行分類，是為了將相同類別的資產進行統一資產成本帳戶和折舊帳戶的設置管理。整理信息包括資產大類編碼，大類名稱，資產小類編碼，小類名稱。
資產地點整理
資產地點即資產所在的區域位置，便于資產的盤點。包括區域段和建筑物段。
資產財務信息整理
資產財務信息即資產的基本信息和相關的成本信息。包括折舊科目，使用年限，殘值，殘值率，資產原值記賬科目，在建工程記賬科目，折舊分攤慣例，啟用日期，等財務信息。其中折舊分攤慣例是指該資產是在啟用當月開始提折舊還是啟用下月開始計提。
資產責任人信息整理
資產責任人信息的收集是將每項資產都劃分到具體的責任人，便于資產的實物管理。整包括資產責任人的編號，姓名，所屬部門和職務等相關信息。
2 動態數據
2.1 總賬數據收集
總賬的動態數據收集主要是對科目余額的整理，一般根據現有會計科目整理各會計科目的余額信息。數據來源于上線前一個期間的資產負債表，損益表，科目余額表。如10月1號上線，則提供截止9月的相關余額信息。有些科目除了要提供科目余額信息外，還要相關的明細信息。如總賬的銀行存款、待攤費用、預提費用、應交稅費等賬戶；應收的應收帳款、預收帳款；應付的應付帳款、預付帳款、其他應付款、其他應收款、應付暫估；資產的固定資產、無形資產、長期待攤費用、累計折舊。部分賬戶還需提供本年累計發生額，如制造費用、營業費用、管理費用、財務費用、主營業務收入、主營業務成本、稅金及附加、其他業務收入、其他業務支出、營業外收入、營業外支出等損益類賬戶。
2.2 應付數據收集
應付的應付帳款、預付帳款、其他應付款、其他應收款、應付暫估還需提供明細信息，在應付初始化。對于部分供應商既有應付賬款余額又有預付賬款余額的要查明原因，對于能夠核銷的要予以核銷。這些往來余額可以根據業務需要收集供應商匯總余額或是每筆應付發票明細余額，需要對應到供應商編碼、供應商名稱、供應商地點、應付款余額、發票編號、開票日期、發票金額信息，并確保與總賬的報表余額一致。
2.3 應收數據收集
應收的動態數據主要整理客戶余額信息。包括應收賬款余額，預收賬款余額。需要對應到客戶編碼、客戶名稱、客戶地點、金額。
2.4 資產數據收集
資產余額包括固定資產、無形資產、長期待攤費用余額信息，一般取上限前二個期間的截止余額，按照靜態數據的相關信息進行整理。如10月1號上線，則取截止到8月31日的余額，并在新系統9月進行資產初始化。這樣在舊系統出9月報表前可以根據新系統運行的9月折舊進行相關的調整。
3 報表和單據
財務幾個模塊的單據主要用于期末憑證的裝訂。如總賬的日記賬憑證，應付的發票憑證等，根據各自企業的業務需要整理格式，開發之后在系統直接打印。報表除了系統的標準報表外，為了滿足企業業務需要和管理分析需要可以進行一定的開發。總賬的資產負債表，損益表，費用表都可以通過在系統自定義FSG報表實現。其中對賬用的主要有總賬資金明細表，科目余額表，應付的發票明細報表、付款明細報表，應收的付款登記表、事務處理登記表，資產的日記賬分錄報表。對外對賬的供應商對賬單，供應商余額表，客戶對賬單，客戶余額表。管理分析用的帳齡分析表，毛利分析表等。
財務基礎數據的收集是一個漫長而艱苦的過程，當然中間還需對數據進行加工和維護，是一個漸進求精的過程。糧草準備的是否充分合適關系到系統上線和后期運行這場大仗的盛衰。前期工作如果沒做好，就算諸葛亮能借來東風也沒辦法。
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