開展貿易業務需要怎樣的ERP系統?最重要的一點就是要使管理層明確了解企業業務進展的每一步情況，將管理做到“看得見，管得著”。海瑞克(上海)隧道機械有限公司通過切身體會給出了這樣的答案。 在2006年，海瑞克上海準備開始業務轉型時，一系列問題困擾著企業：內部信息共享不足、財務與業務協同效率待提升、客戶滿意度不高，等等。而到今天，企業整個內部流程之間信息暢通、共享，各環節數據可實時查詢，部門之間的協作效率也更加高效，實現了企業內部的“可視化”管理。而這一切都依賴于海瑞克與賽捷軟件的合作，按照海瑞克(上海)隧道機械有限公司財務經理Vivian Sun的話說，“Sage Accpac ERP解決方案成功應用之后，整個公司的管理上了一個新的臺階。” 業務轉型帶來的困惑 海瑞克(上海)隧道機械有限公司是德國海瑞克股份公司(Herrenknecht AG)的子公司。Herrenknecht AG是世界上少數幾個發展、生產、銷售所有機械隧道挖掘機的公司之一，擁有國際一流的技術和研發能力，在國際隧道機械行業處于領先水平。 Herrenknecht AG于2002年開始進入中國，目前在國內擁有3家全資工廠和2家合資工廠，其在國內的銷售分支機構和售后分支機構則分別位于北京和上海。海瑞克(上海)隧道機械有限公司主要負責海瑞克在國內的售后服務和相關的一些貿易業務。 但在2006年，海瑞克上海開始了一次業務調整：以往，海瑞克機械以保稅區內組裝，加工，維護及維修隧道挖掘設備及其零部件的業務經營為主，到目前其業務范圍不斷擴展，不僅提供隧道挖掘設備相關產品的技術咨詢、技術培訓、售前及售后服務，也通過國內有進出口經營權的企業代理與非保稅區企業從事貿易業務。很顯然，這樣的業務變化給企業的管理帶來了新的挑戰，要想提高管理效率，需要有新的支持手段。 在原有的管理體系下，海瑞克上海下屬的各個部門，如財務與庫存、銷售、售后等不同部門之間，數據信息并不能實時共享，業務部門之間的信息流轉也總是相對滯后。這樣的情況下，無疑對企業的運營帶來了一些影響。同時，以往業務部門的相關數據會定期報送給財務部門，但在手工管理的模式下，信息滯后不可避免，同時庫存管理、銷售管理等方面的效率也有待提升。業務信息如何能快速反應到財務部門，實現財務、業務部門更高效的協同工作，這也給凱迪納上海提出了更高的要求。 另外，在實現業務調整之后，海瑞克上海的銷售管理范圍明顯擴大，出貨量更加頻繁，但回款難的問題隨之出現，企業回籠資金的速度相對較慢。導致這些問題的原因就在于無法最恰當的滿足用戶需求，這也使得客戶滿意度難以提高，在實際運營過程中妨礙了一些業務環節的有效推進。 讓業務“看得見，管得著” 要做好貿易業務，企業采用ERP管理系統的目的就是要使管理層明確了解企業業務進展的每一步情況，將管理做到“看得見，管得著”。為此，面對轉型中的問題，海瑞克上海決定深化信息化應用，從而針對性解決這些問題。考慮到之前Sage Accpac ERP系統的成功應用，同時從產品的靈活性、擴展性等方面去衡量，海瑞克上海最終選擇應用更多的Sage Accpac ERP功能模塊，并通過該系統管理好企業的各個業務流程。 談到選型的原因，Vivian表示，主要源于三個方面。一是基于之前在Sage Accpac ERP財務管理模塊上的成功應用，讓企業對該產品有了足夠的認可和信心。二是Sage Accpac ERP系統上手容易，非常方便易用，對于海瑞克上海的許多業務人員來說能很快接受。三是Sage Accpac ERP具有高度的可擴展性，能靈活適應各種新的應用。總體上說，對于經營貿易業務的企業而言，Sage Accpac ERP可提供符合需要的、具有成本效益的、穩定可靠的業務管理解決方案。 “傳-幫-帶”實現快速應用 在海瑞克上海的Sage Accpac ERP系統實施過程中，賽捷軟件的實施顧問首先幫助其對供應商清單等進行了初始化設置，解決了以往設置不同而帶來的問題;同時，在財務賬戶設置時，也兼顧共性和個性，保證一些特殊性業務也能順利運行。而為了保障海瑞克上海和德國總部等進行溝通，Sage Accpac ERP的報表工具不僅可以出具全符合中國會計準則的財務報表，而且可以出具符合總公司的分析報表，而先進的報表開發平臺的使用，使企業以最小成本、快速開發報表提供了可能，大大提高了管理效率。 而為了實現系統的快速應用，海瑞克上海在培訓上也傾注了不少的精力。由于企業人數不多，每個員工身上的工作壓力都比較重，因此前期的Sage Accpac ERP系統集中培訓的效果并不好，許多員工都需要邊用邊學。“為此，我們建立了一套“傳-幫-帶”的培訓應用體系”，Vivian介紹說，公司首先在各部門確定一個對IT相對熟悉的員工，他會先深入了解Sage Accpac ERP系統的應用;而在實施中，這個骨干員工將起到幫助其他同事的作用，由一個到多個，在應用中傳遞知識，最終使得所有員工都能順暢使用新系統。 企業管理有了得力“助手” Sage Accpac ERP系統上線之后，很好地支持了海瑞克上海公司的業務調整和轉型。Vivian表示，“對于公司來說，Sage Accpac ERP系統是我們很好的助手。系統上線后，整個公司的管理效率有了明顯提升，管理層在做決策時有更精確的可量化數據，員工的工作流程也更加規范化;同時，公司員工能實時了解庫存等信息，從而為客戶提供更有針對性的服務，提升了客戶滿意度。” 具體來說，Sage Accpac ERP系統上線之后，海瑞克上海的整個業務流程更加清晰和優化，部門之間能實時分享信息，企業員工可以按照權限的不同隨時查找其所需的信息。而基于共享的信息資源，各個業務部門之間的協同工作更加透明化，工作效率也顯著提高。 同時，新系統保障了企業與客戶之間順利的信息溝通和貿易往來。以往，庫存信息、訂單運轉情況都無法實時查詢，這也導致對用戶響應及時性下降。而在Sage Accpac ERP系統中，采購清單、生產訂單、庫存清單、銷售清單等都可以實時顯現出來，企業可以實時了解當前的庫存情況，從而方便安排生產、承接訂單等等。據悉，僅僅是庫存成本的降低，對于海瑞克上海來說都是一個可觀的規模。 而在財務管理方面，財務部門能及時、清晰地了解到各個部門的業務數據，不再把精力放在繁瑣的收集、整理數據上，而是能基于這些信息進行相應的數據分析，并實現一定的監督管理職能;同時，基于Sage Accpac ERP系統，報表制作更加及時、靈活，使企業管理層通過各種管理分析報表對企業的運營情況了解及時、充分，決策更有依據。例如，有了實時信息，財務部門可以及時地對各部門業務情況進行利潤率考核等，這也方便了決策層對下一步的企業工作進行安排。
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本文標題：用ERP系統構建企業“可視化”的管理
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