當前，如果你還認為OA系統的應用不上臺面、沒有深度，只是個打打雜、跑跑腿的“小伙計”，那么我要告訴你：你真的OUT了。

    作為廣東中博汽車零部件有限公司的項目主管，陳文擔任著成本主管、ERP實施顧問和OA項目主管等多個職務，他對業務系統在企業管理中的實踐應用頗有心得。日前，他在網易博客上分享了自己通過華天動力OA系統實現預算管理的成功經驗。

    在陳文看來，雖然公司實行預算管理已經2年多，可是2012年的預算管理簡直“慘不忍睹”，主要有以下原因：

    沒有預算號管理，每年的同一部門、同一支出類型，預算號居然不一樣，這樣如何做跨年度預算分析呢？

    預算內容沒有公開，很多部門在使用時，不知道預算號或預算內容，甚至當時預算金額有多少都不記得了。這也難怪，預算是每年初編制，每個人哪記得這么多。所以造成使用預算時，天天打電話問財務，一個字，暈。。。

    預算編制、修改、發布、使用這些環節，流程制度文件根本就沒有，遇到問題財務想怎么解釋就行，這怎么行呢？

    預算分析數據嚴重滯后。中博公司從預算申請到財務付款，有兩個月以上的時間差，結果當發現預算超支時，很難去追溯兩個月前的申請，因為各部門主管幾乎都想不起來了，所以很難做好預算控制和分析。

    預算控制不到位，因為沒有審批權限，全靠財務一個人監督，經常發生預算號填錯的情況。而且因為時間差的原因，經常在預算審批時沒發現超支，在付款時發現超支而不能支付，這時候還需要再走一個預算外流程，搞得個個怨聲載道。

    鑒于這種情況，2013年陳文主動請纓，主持對預算管理制度和流程的規范工作，而保障這項工作落實的平臺，就是公司應用的華天動力OA系統。陳文只用了一個多月時間，就達到了很好的效果。

    陳文將OA預算管理體系劃分為四個環節：

    1、預算號管理：

    預算號是一列8位數字和字母，第1-2位表示職能，第3位表示日常性預算或資本性預算，第4-8位表示流水號。陳文規定預算號必須與會計科目一一對應，以保證會計做賬的快捷性、一致性和準確性。

    考慮到公司的組織架構經常變動，所以陳文在規劃預算號時，沒有按部門來分類，而是按職能來分類。這樣無論公司組織如何變動，都可以保證預算號不變，使用非常靈活，如下圖示：

    陳文要求各部門在編制預算前，先查看OA系統中的《預算號清單》報表，看預算號是否足夠使用，若不夠則由管理員新增，否則不能申請預算。陳文還規定每個部門只能有一個預算號，這樣就可以實現預算的跨年度自動分析對比。

    2、預算編制及批準：

    首先由業務部門編制《銷售預算表》，批準生效后，其他部門直接在OA系統中申請相應的金額即可，如下圖示：

    3、預算申請使用：

    陳文要求所有預算的使用申請，都必須通過OA系統進行審批，由財務部門把關。為此，陳文在OA系統中建立了十幾個表單和流程，如：項目采購申請單、入庫單、不合格品評審單、返工訂單、差旅報銷單等。

    由于所有的申請都通過OA系統進行流轉，所以可以全程監控和保存業務數據，為日后的報表統計與分析提供了可能。

    4、預算實時分析與控制：

    陳文在OA系統中設計了多種預算分析報表，所有的預算金額與實際發生額全部納入OA系統。這些報表內的數據是實時更新的，只要預算申請通過，預算金額就會自動扣減。

    這樣，各部門通過這些非常人性化的報表，就能夠及時、準確、簡便的分析自己的預算執行情況，還可以下載為EXCEL文件。這些報表包括：預算與實際對比分析表、月度預算查詢、年度預算查詢、各部門預算金額表等，如下圖示：

    這是一個非常成功的應用案例，在陳文的文章后面，有網友評論到：“很強大的系統，很厲害的實施”。

    確實，優秀的OA系統是一個極佳的平臺，只要稍加變通，就可以實現類似預算管理、采購管理等實用的管理功能。正如華天動力不斷強調的：OA系統的工作流管理遠非行政審批那么簡單，而是被越來越多的企業應用于各種業務流程管理。

    這使得OA系統的應用得到不斷的創新，也使得OA系統的價值得到持續的提升。

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本文標題：如何通過OA/ERP系統進行財務預算管理

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