當前,如果你還認為OA系統的應用不上臺面、沒有深度,只是個打打雜、跑跑腿的“小伙計”,那么我要告訴你:你真的OUT了。
作為廣東中博汽車零部件有限公司的項目主管,陳文擔任著成本主管、ERP實施顧問和OA項目主管等多個職務,他對業務系統在企業管理中的實踐應用頗有心得。日前,他在網易博客上分享了自己通過華天動力OA系統實現預算管理的成功經驗。
在陳文看來,雖然公司實行預算管理已經2年多,可是2012年的預算管理簡直“慘不忍睹”,主要有以下原因:
沒有預算號管理,每年的同一部門、同一支出類型,預算號居然不一樣,這樣如何做跨年度預算分析呢?
預算內容沒有公開,很多部門在使用時,不知道預算號或預算內容,甚至當時預算金額有多少都不記得了。這也難怪,預算是每年初編制,每個人哪記得這么多。所以造成使用預算時,天天打電話問財務,一個字,暈。。。
預算編制、修改、發布、使用這些環節,流程制度文件根本就沒有,遇到問題財務想怎么解釋就行,這怎么行呢?
預算分析數據嚴重滯后。中博公司從預算申請到財務付款,有兩個月以上的時間差,結果當發現預算超支時,很難去追溯兩個月前的申請,因為各部門主管幾乎都想不起來了,所以很難做好預算控制和分析。
預算控制不到位,因為沒有審批權限,全靠財務一個人監督,經常發生預算號填錯的情況。而且因為時間差的原因,經常在預算審批時沒發現超支,在付款時發現超支而不能支付,這時候還需要再走一個預算外流程,搞得個個怨聲載道。
鑒于這種情況,2013年陳文主動請纓,主持對預算管理制度和流程的規范工作,而保障這項工作落實的平臺,就是公司應用的華天動力OA系統。陳文只用了一個多月時間,就達到了很好的效果。
陳文將OA預算管理體系劃分為四個環節:
1、預算號管理:
預算號是一列8位數字和字母,第1-2位表示職能,第3位表示日常性預算或資本性預算,第4-8位表示流水號。陳文規定預算號必須與會計科目一一對應,以保證會計做賬的快捷性、一致性和準確性。
考慮到公司的組織架構經常變動,所以陳文在規劃預算號時,沒有按部門來分類,而是按職能來分類。這樣無論公司組織如何變動,都可以保證預算號不變,使用非常靈活,如下圖示:
陳文要求各部門在編制預算前,先查看OA系統中的《預算號清單》報表,看預算號是否足夠使用,若不夠則由管理員新增,否則不能申請預算。陳文還規定每個部門只能有一個預算號,這樣就可以實現預算的跨年度自動分析對比。
2、預算編制及批準:
首先由業務部門編制《銷售預算表》,批準生效后,其他部門直接在OA系統中申請相應的金額即可,如下圖示:
3、預算申請使用:
陳文要求所有預算的使用申請,都必須通過OA系統進行審批,由財務部門把關。為此,陳文在OA系統中建立了十幾個表單和流程,如:項目采購申請單、入庫單、不合格品評審單、返工訂單、差旅報銷單等。
由于所有的申請都通過OA系統進行流轉,所以可以全程監控和保存業務數據,為日后的報表統計與分析提供了可能。
4、預算實時分析與控制:
陳文在OA系統中設計了多種預算分析報表,所有的預算金額與實際發生額全部納入OA系統。這些報表內的數據是實時更新的,只要預算申請通過,預算金額就會自動扣減。
這樣,各部門通過這些非常人性化的報表,就能夠及時、準確、簡便的分析自己的預算執行情況,還可以下載為EXCEL文件。這些報表包括:預算與實際對比分析表、月度預算查詢、年度預算查詢、各部門預算金額表等,如下圖示:
這是一個非常成功的應用案例,在陳文的文章后面,有網友評論到:“很強大的系統,很厲害的實施”。
確實,優秀的OA系統是一個極佳的平臺,只要稍加變通,就可以實現類似預算管理、采購管理等實用的管理功能。正如華天動力不斷強調的:OA系統的工作流管理遠非行政審批那么簡單,而是被越來越多的企業應用于各種業務流程管理。
這使得OA系統的應用得到不斷的創新,也使得OA系統的價值得到持續的提升。
轉載請注明出處:拓步ERP資訊網http://www.guhuozai8.cn/
本文標題:如何通過OA/ERP系統進行財務預算管理
本文網址:http://www.guhuozai8.cn/html/consultation/1081999134.html