萬事開頭難，古人自古就道出了這個普世之道，小到個人、企業，大到一個國家社會概莫能免。正由于人們對現實認知的有限性，才使得人們在開始一件事情的初始顯得艱難，特別是當這件事情是之前所未接觸過的事物時。企業實施ERP尤其類似，企業實施ERP一般而言僅有一次機會，第一次的成功與否異常關鍵，如第一次實施失敗，則企業可能會將ERP束之高閣，也許多年后才會重新提上日程。所以企業第一次實施成功的重要性不亞于一場重要戰役對一場戰爭的重要性，因為企業從論證到決定實施ERP已經確定了ERP作為是企業的改革重點和契機，是企業信息化管理轉型的重要機會。進行一項如此重要的戰役，進行ERP項目的實施，對企業自身來說，卻是前無古人的新鮮事物，企業沒有過往的歷史經驗可以提供借鑒。猶如一場戰役，各方各面的條件因素都是因時、因地、因人而異，企業靠自身的力量和資源無法獨立完成，只能借助外部力量來協助完成。聘請ERP咨詢公司是被廣泛認可的認為行之有效的ERP實施方式。企業實施ERP從立項開始到進行ERP選型，再到從為數不多的咨詢公司中進行甄選，短則數月，一旦確定最后的準備工作就緒，也就完成了項目立項準備階段，咨詢公司項目組進駐也就標志著項目實施階段的正式開始。項目開始階段千頭萬緒，作為項目管理必須把握重點。英國俗語有言：Well begun is half done（良好的開端是成功的一半），用在ERP實施項目上再恰當不過。項目組織、項目計劃、項目目標和范圍、項目溝通方式等等、都必須在項目啟動的前期逐一進行確認，并將它灌輸給每個項目成員。下面我們從以下幾個方面進行一些啟動階段準備工作的探討：

1. 項目組織形式
    項目組織分為企業領導小組和實施小組及咨詢顧問實施小組。對于作為ERP實施的主體，ERP項目作為“一把手”工程則要求企業的實施領導小組必須是公司的高層管理人員擔任，并且要求領導小組的組長必須是總經理或執行副總經理。為什么ERP項目是“一把手”工程，很多文章都已經進行了充分的論證，在此不再贅述。公司高層領導對項目是否關注、關注程度如何將深刻影響項目的成敗！為保證ERP實施過程中各項流程和管理變革涉及到的各個部門都能及時有效的溝通，各個業務部門和財務部門的負責人必須是領導小組的成員，對項目進行指導。企業實施小組則主要由項目經理和關鍵用戶組成，項目經理由領導小組委派，可以是領導小組成員，關鍵是在企業熟悉企業管理和業務流程運作并且具備一定IT背景的人員擔任，溝通和協調能力要超過一般人員，為專職人員；關鍵用戶的構成主要由各業務部門的業務骨干或主要業務人員抽調到項目組，一般有兩人一個為主一個為輔。為保證企業ERP實施的新業務方案和業務流程規范能切實可行，并能在公司內部各個業務部門完全的貫徹和傳承，保證知識管理和轉移的有效，所以關鍵用戶的作用不可或缺，也是實施上線后項目成功的關鍵。未來項目上線后，咨詢公司顧問人員將先后撤離項目組，此時關鍵用戶將起到真正的承上啟下作用，為將來企業ERP運行維護和業務優化調整提供有力的支持和保障。

2. 項目目標和范圍
    項目的目標和范圍是項目成功與否的重要因素，目標的切實可行、范圍的清晰可見是項目的成功保障。ERP實施作為一個企業管理的信息化變革，如果加入很多不切實際、模棱兩可的目標將導致項目目標的渙散，目標統一一致是至關重要的。同時要求項目范圍必須是清晰可控的，能做什么不能做什么必須明確。不能跨越邊界要求ERP實施去實現很多非ERP項目的企業工作任務或其他業務信息化工作，否則將是舍本逐末，導致項目的延期，直至項目失敗。所以在項目啟動之處，必須非常明確的確定項目的目標和范圍，進行確認。

3. 項目計劃
    在項目目標和范圍確定的基礎上，制訂合理行之有效的項目計劃，對任務、人員和時間進行合理分配。項目計劃的制定是一項要求細致的工作，必須要把所有任務進行全盤的考慮，對現有和將來投入資源進行充分考量，包括企業的設備、場地、實施人員、部門主要負責人、關鍵業務人員及其他相關資源。項目計劃的制定有不同的方法，在此不進行展開，關鍵的要點是項目的里程碑確認。項目里程碑要求必須在某個時間點完成某個階段任務或目標，比如需求調研分析的確認完成。一旦里程碑確認將不得更改，否則將會嚴重影響項目的進度，打亂整個項目計劃的通盤考慮，需要進行項目計劃變更和重新評估。項目計劃制定在項目啟動之初對項目整體的貢獻和重要性不言而喻。項目計劃制定的可執行性將對項目經理是一個嚴重考驗。項目計劃的執行和控制是項目過程中項目經理的另一項重要工作，在以后的項目實施文章中將進行闡述。

4. 項目溝通方式
    在項目啟動之初為什么要對項目的溝通方式進行考慮，并擺在啟動工作的重要事項呢？從事企業管理的人都知道，管理大部分的時間花在了溝通上，企業溝通成本非常高，電話、郵件、文件、會議不同的方式都在一個企業同時使用，每次溝通的效果都各有不同。ERP項目實施也類似，溝通占用了實施小組人員和公司內部人員大量的時間。以哪種方式溝通、如何溝通、溝通的目的是什么都非常重要。在項目啟動之初，在項目組包括公司內部確定項目的溝通方式，針對不同的任務和情況采用不同的溝通方式進行明確定義，可以達到事半功倍的效果。由于溝通的雙方和各方在教育背景、知識積累、工作經驗和所處崗位和各自出發點的差別，會導致溝通效果差異。所以項目實施中溝通的效率會產生項目的效率。項目啟動之初讓項目組和公司內部上上下下都明白溝通的重要性并將采用行之有效的溝通方式和渠道進行確認，也就為項目成功提供重要保障。現代溝通方式有很多：即時網絡通訊、電話、視頻、會議、郵件、正式文檔等等。每種溝通的方式都有不同的要求。簡單舉個例子，對于項目會議的召開，就必須要求對項目會議的主題進行明確，同時對會議進行充分的文稿準備，并在會前發給與會人員，特別是會議的重要決策人員，同時在會議之前提前與重要決策人員進行初步的交流，保證會議時間的可控，提高會議的效率，保證會議決議的充分討論，并能最終做出科學的決策。會議作為項目實施的一種重要溝通方式，一定要在項目啟動之初進行明確，同時在以后的實施階段進行充分有效使用。

5. 項目啟動大會
    項目啟動大會其實質也是項目溝通方式的一種，為什么單獨作為重要一項內容呢？個人認為項目啟動大會的成功召開從實質上對ERP項目在公司內部的地位和作用，起到了很好的宣傳作用。猶如產品銷售需要廣告一樣。ERP實施在公司也要進行相關的廣告宣傳，進行相應的造勢。其作用有三：一是給公司內部所有員工包括所有管理人員和基層員工，進行一次大范圍的ERP知識宣貫；二是再一次強調ERP對企業的重要，強調企業高層對ERP的重視程度。有利于項目實施階段的順利推行，因為有企業高層特別是總經理在啟動大會上的支持表態，也就是給ERP項目拿到了尚方寶劍。三是給項目小組員工一次公開的激勵和表揚，提高參與項目人員的積極性和榮譽感。為項目的推動提供動力。同時也給項目成員一種無形的壓力，對于這個公司上下都及其重視的項目，對企業管理信息化變革如此重要的項目只許成功不許失敗，引導項目成員更積極主動的承擔重要的工作和任務。簡而言之，項目啟動大會就是一次企業吹響進軍ERP的誓師大會。企業選擇了ERP，也就意味著企業將進行更多的變革，意味著企業開始進入一個嶄新的里程，不管結果如何都沒有回頭路可走。

    項目啟動大會，是ERP項目啟動階段最后一項工作，它同時也就標志著ERP項目啟動階段的結束，項目也將迎來了充滿困難的實施之路。在ERP項目的實施階段也許有時會碰到各種激流和暗礁，也許有時會風平浪靜，那么在此過程如何駕馭好這艘ERP的大船在信息化的海洋中航行呢？希望能在以后的實施篇中與大家一起共同探討和分享。

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本文標題：ERP軟件項目實施的準備啟動工作

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