作為新興的信息化應用軟件，協同軟件受到越來越多的學者和用戶關注。協同軟件雖然是這幾年才受到廣泛重視，但協同軟件在國外的起源非常早。20世紀80年代中期，國外就已經有功能相對單一的商品化工作流系統問世，這可以看做早期協同軟件的雛形。進入90年代，隨著計算機與網絡技術的迅速發展，以及Internet的普及，協同軟件成為實現企事業單位業務流程自動執行和信息溝通交流的必要工具。
目前，協同軟件在國內外都處于繁榮發展的前期，應用理念不一，軟件產品林立。因此對協同軟件進行分類，有利于業界同仁對協同軟件作更詳細了解，也有助于用戶正確選擇。
一、依據工作流的柔性化程度分類
工作流是協同軟件的核心應用，依據工作流的柔性化程度，可以將協同軟件分為以下3類：
全結構化協同軟件。這類協同軟件的工作流全部固定，啟用前需要對用戶的工作流執行邏輯進行嚴格設定，啟用后各項事務按設定好的流程自動化處理，并且不能做修改。這類協同軟件主要應用于管理相對固定的單位，適用于業務流程相對穩定的事務。從ERP的應用中拓展出來的協同軟件，大多屬于這一類型。現代企業的柔性化管理要求，這類協同軟件滿足起來比較困難。
半結構化協同軟件。這類協同軟件工作流有一部分固定，另一部分比較柔性化；或者是總體框架固定，而具體協作流程柔性化。目前國內大部分協同軟件都屬于這一類型，這類協同軟件部分滿足了柔性化管理的要求，但仍然對用戶的靈活應用帶來制約。
非結構化協同軟件。這類協同軟件的工作流程完全柔性化，可以隨意設定各類管理事務的流程，大大加強了系統應用的靈活性。例如，復旦協達在成立之初，就以"打造產品競爭力第一的國產協同軟件"為目標，其產品能夠完全基于非結構化的動態流程，進行工作事務的自動化管理。
二、依據底層技術分類
底層技術會決定了協同軟件的應用性能和適用范圍，依據底層技術，可以將協同軟件分為以下3類：
以通訊為中心的協同軟件。這類協同軟件以即時通訊、電子郵件等為應用中心，早期的協同軟件都屬于這一類型。后來部分該類協同軟件又加入了VOIP等技術，使信息交流更加便捷與豐富。這類軟件一般采用20世紀90年初就已經流行的P2P軟件架構，像Lotus 早期推出的Notes部分就屬于這類產品。
以文檔為中心的協同軟件。這類協同軟件基于文檔路由，與外界的交互能力有限，但比較適合文檔型文本和表單為內容載體的協同事務。同屬于Lotus產品家族的Domino就是這類產品，國內大部分的協同軟件也都采用這一技術。
以流程為中心的協同軟件。這類協同軟件全部圍繞著工作流系統展開，工作流的過程管理和內容管理，都基于關系型數據庫之上。該類協同軟件是未來的應用主流，國內外新一代的協同軟件產品都屬于這一類型。以復旦協達CTOP協同軟件為例，它將所有的協同管理事務抽象為表單和流程，表單用以記載管理內容，流程用以指定管理過程。同時，可以實現管理表單的任意定義，和管理過程的可視化柔性管理。
三、 依據任務傳遞機制分類
工作流作為協同軟件的核心應用和核心技術，其主要作用是依據一定的規則傳遞任務，并且指定任務處理權限和原則。依據工作流傳遞任務的機制不同，協同軟件又可以分為以下3類：
基于文件的協同軟件。這類軟件以共享的方式來完成任務項傳遞，是推出時間較早、發展較為成熟的一類協同軟件。這類協同軟件品種比較多，象名極一時的早期協同軟件FileNet Visual WorkFlo ，以及上文提到的Domino 等。
基于消息的協同軟件。這類軟件通過用戶的電子郵件、即時消息來傳遞文檔信息，這類協同軟件適合個人級小型應用，像微軟新近收購的Groove Networks就屬于這類產品。
基于WEB的協同軟件。這類產品通過互聯網實現任務的協同，雖然起步較晚，但發展極為迅速，其市場前景非常廣闊。許多協同軟件產品供應商紛紛改進原有產品或者新開發產品WEB應用，像國內的復旦協達和國外的Ultimus 都屬于這類產品。
以上是從不同角度，對協同軟件的分類，各種不同分類標準下的協同軟件產品，會有相互重疊。另外還需要特別指出的是，目前許多先進的協同軟件產品，在軟件技術和應用上比較綜合，各個類屬的特性都具有一些。對于這類綜合性協同軟件的歸類，本文沒有單獨列出綜合類，可以依據該軟件的主要特性做類別歸屬。不同類別的協同軟件，具有不同的優點和特性，認清分類，是正確選擇協同軟件產品的前提。
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本文標題：如何選擇合適的協同OA系統？
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