一、前言
2008年，我國財政部、審計署、證監(jiān)會、保監(jiān)會和銀監(jiān)會五個部門聯(lián)合發(fā)布《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》，并相繼出臺“企業(yè)內部控制評價指引”、“企業(yè)內部控制應用指引”、“企業(yè)內部控制審計指引”，五部委要求在我國大中型企業(yè)和上市企業(yè)中率先實施這些規(guī)范性文件。在全球經濟不景氣的情況下，內部控制對于企業(yè)防范經營風險具有重要的意義。
隨著現(xiàn)代經濟的快速發(fā)展，由人來控制的傳統(tǒng)內部控制方法已經逐漸適應不了現(xiàn)在復雜的控制程序和控制環(huán)境，這是由于傳統(tǒng)內部控制在執(zhí)行過程中，個人素質有差異，具有一定主觀性，這對重要環(huán)節(jié)具有較大影響，導致管理的效率過低，控制成本增加，阻礙內部控制目標實現(xiàn)。ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)對企業(yè)內部控制的完善具有重要意義。運用ERP管理系統(tǒng)來加強企業(yè)內部控制已經成為當下企業(yè)管理的重要發(fā)展趨勢。因此，在這樣的時代背景下就如何運用ERP管理系統(tǒng)加強企業(yè)內部控制進行探討具有重要的現(xiàn)實意義。本文首先對ERP管理系統(tǒng)和內部控制進行了簡單的介紹，然后分析了ERP管理系統(tǒng)在企業(yè)內部控制中發(fā)揮的重要作用，最后就如何運用ERP管理系統(tǒng)加強企業(yè)內部控制提出了相應的對策建議，以期為有關崗行提供參考。
二、ERP系統(tǒng)與內部控制的慨述
1. ERP的概念
ERP就是企業(yè)資源計劃。指在建立信息技術的基礎上，用系統(tǒng)的管理思想，將企業(yè)的內部信息系統(tǒng)、客戶關系管理、供應鏈管理、網上交易等有效地集合在一起，高效的利用了企業(yè)各方面的資源，是企業(yè)經營決策的全能的系統(tǒng)工具。ERP具有以下四個特點：一是集成了內部資源。ERP站在企業(yè)的高度，將全部的業(yè)務流程看成一個緊密相關的供應鏈條。并且將企業(yè)的內部劃分開成幾個互相協(xié)同工作的子系統(tǒng)。二是固化和優(yōu)化了運作流程。ERP在實施過程中，將優(yōu)化的管理流程和業(yè)務流程固化在系統(tǒng)中，這樣減少了人為的一些差錯，提高了經營的效率。
2. 內部控制的內涵
內部控制是指企業(yè)管理層、治理層以及員工一起實施的，旨意在實現(xiàn)企業(yè)資產安全、管理合法、財務報告及有關信息真實性和完整性，從而提高企業(yè)經營的效果和效率。內部控制貫穿在企業(yè)生產的方方面面，主要體現(xiàn)在生產環(huán)節(jié)、營銷活動、人力資源及財務與會記等管理過程中。在傳統(tǒng)的內部控制方法中，企業(yè)的信息處理活動和經營活動的記錄主要是由人來完成，通過用報表來反映對經營過程中的資金流、物流情況，通過會議的管理經營方式，進行內部控制。
三、ERP管理系統(tǒng)對企業(yè)內部控制的重要作用
1．有效地控制成本
ERP管理系統(tǒng)能夠依照標準成本體系預計的成本標準進行采購，并且在產品形成的過程中按照標準成本進行控制，能夠隨時顯示出運作成本的多少。如果發(fā)生偏差就可以及時進行糾正并且分析原因，然后進行整改。這樣，企業(yè)就不用按照原來的成本事后分析法，還可以達到提高成本控制的有效性和及時性的目的。
2．提高企業(yè)財務控制的能力
ERP管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)，能支持企業(yè)財務部門對企業(yè)業(yè)務信息進行及時、完整和真實的核算和監(jiān)督。這樣，有利于實現(xiàn)企業(yè)物流、資金流、信息流和工作流的統(tǒng)一，有利于企業(yè)財務管理實現(xiàn)從核算型到管理型的轉變，有利于企業(yè)財務部門運用業(yè)務信息掌控企業(yè)各部門的資金運營。
3．提高企業(yè)的管理能力
鑒于ERP管理系統(tǒng)具有運算速度快、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)存儲容量大、查詢方便等優(yōu)勢，企業(yè)實施ERP管理系統(tǒng)，能方便的企業(yè)對運營風險進行定期評估，通過評價風險，及時掌握企業(yè)內部控制中出現(xiàn)的問題，并提出相應的改進措施。
四、運用ERP管理系統(tǒng)加強企業(yè)內部控制的對策
1．企業(yè)實施ERP前的評估
企業(yè)在實施ERP管理系統(tǒng)之前要對企業(yè)目前所處的狀況、內部控制措施和企業(yè)實施ERP管理系統(tǒng)的條件等進行評估。一方面要確立明確的目標責任，并就企業(yè)實施ERP管理系統(tǒng)進行立項分析：另一方面要明確ERP環(huán)境下企業(yè)內部控制的實施辦法和關鍵控制點，而不能把原有的業(yè)務流程簡單地電子化。在內部控制中實施ERP管理系統(tǒng)要求企業(yè)在項目實施前要規(guī)范自身的業(yè)務流程，明確各項業(yè)務的權利和責任，并能清晰地把握ERP環(huán)境下各業(yè)務的具體分工，只有這樣才能保證項目實施的速度和質量。
2．企業(yè)實施ERP的風險
ERP是企業(yè)信息化的工具和手段，企業(yè)在實施ERP管理系統(tǒng)的過程中難免會出現(xiàn)各種意外和風險，這些風險主要集中在以下方面：ERP系統(tǒng)設計的安全性不足，導致內控措施失效和商業(yè)機密的泄露；ERP系統(tǒng)的功能設計得不科學、變更與維護程序的不規(guī)范引起的效率的降低；ERP系統(tǒng)硬件管理的不當造成企業(yè)權益或資產的損失；ERP系統(tǒng)供應商因監(jiān)控不當?shù)仍蛟斐傻倪`約行為；實施ERP系統(tǒng)沒有持續(xù)的跟進造成ERP系統(tǒng)實施的中止。這些潛在的風險取決于企業(yè)對ERP開發(fā)商及具體ERP產品的選擇。如何選擇技術成熟、服務良好的ERP管理系統(tǒng)，并評估該產品是否適合企業(yè)是擺在各企業(yè)面前的重要課題。
3．企業(yè)實施ERP的組織條件
對于企業(yè)來說，應用ERP管理系統(tǒng)是一次較為重大的企業(yè)內部管理的變革，ERP系統(tǒng)涉及企業(yè)管理理念、業(yè)務流程、管理方法等各個方面，實施ERP系統(tǒng)不是單一部門的任務，而是覆蓋全部部門、全部員工的一次變革。因此，ERP管理系統(tǒng)的順利實施離不開企業(yè)組織上的支持。首先，企業(yè)的領導應該意識到ERP管理系統(tǒng)對于加強企業(yè)內部控制的重要作用，要動員全體員工參與到ERP的實施中。其次，企業(yè)實施ERP管理系統(tǒng)，必須保證有關人員具備足夠的知識儲備和技能儲備，即企業(yè)必須對相關人員進行有關的培訓，這種培訓不僅包含技術層面的指導，還包括觀念上的灌輸。最后，企業(yè)應該建立專門的部門來指導和支持ERP業(yè)務流程的再造。
4．企業(yè)實施ERP的流程再造
實施ERP管理系統(tǒng)，企業(yè)必須對原有的業(yè)務流程進行重組和再造，這樣做的主要目的是“增值”，改進后的流程要能達到降低運營成本、提高運營效率的效果。值得注意的是，ERP流程再造并非一日之功，企業(yè)應根據(jù)自身業(yè)務的變化和ERP應用的不斷深入，與時俱進對ERP管理系統(tǒng)進行持續(xù)的優(yōu)化和改進。
5．企業(yè)實施ERP過程中的監(jiān)控
運用ERP管理系統(tǒng)的目的是加強企業(yè)內部控制。與此同時，實施ERP管理系統(tǒng)，同樣需要對其進行有效的監(jiān)控。有關領導、實施人員和業(yè)務部門定期召開例會，協(xié)商如何解決ERP項目實施中出現(xiàn)的問題；展開階段性評審，對ERP項目的實施進行分階段評估；把ERP系統(tǒng)的流程、數(shù)據(jù)與企業(yè)實際情況進行對照，找出差距所在等手段都可以達到對ERP管理系統(tǒng)的監(jiān)控目的。
五、結論
ERP管理系統(tǒng)在企業(yè)內部控制中扮演著越來越重要的角色。其對提高企業(yè)信息質量、保障制度的執(zhí)行和保證企業(yè)資產的安全具有重要意義，但我們也應該意識到，ERP管理系統(tǒng)并非萬能的，其自身也存在一些潛在風險。企業(yè)能否利用ERP管理系統(tǒng)達到加強內部控制的目的，取決于管理者和企業(yè)組織對該項目的支持，取決于ERP管理系統(tǒng)使用者的綜合素質，取決于企業(yè)經營方式、文化傳統(tǒng)等特定因素。綜上所述，只要將企業(yè)的管理思想與ERP技術完善結合，才能有效加強企業(yè)的內部控制。
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本文標題：關于如何運用ERP管理系統(tǒng)加強企業(yè)內部控制的研究
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