實施ERP就是要解決這樣一個問題:如何權衡效益和成本,綜合各個業務子系統的信息,實現良好的數據管理。在國內實施ERP系統的圈子里流傳著這樣一句話:“成功實施ERP的企業具有相似的基本條件,但實施ERP失敗的原因卻各有不同。”
縱觀國內實施ERP系統終告失敗的企業,結合ERP的核心管理思想,可以將其失敗原因劃分為項目管理和技術管理兩大方面。
在項目管理方面,或者是由于企業核心業務流程不合理,系統實施時未對其進行充分合理優化,而僅僅套用了ERP供應商已有的功能模塊;或者是項目實施過程中缺乏系統控制;再可能就是部分企業領導層只是將ERP系統看成一種普通信息系統的引入,低估了實施系統的難度,導致實施過程中配合力度不夠,后續投資跟不上。
其實,在企業實施ERP系統的過程中,還存在著一個巨大的技術管理問題,就是一些企業未能有效地進行基礎數據的管理,這是導致ERP系統實施失敗的重要原因。
眾所周知,ERP幫助企業進行高效管理,必須建立在對大量的全面、準確、實時的企業數據的訪問、存儲和分析的基礎之上。而現在的一些ERP供應商為了減少成本,降低客戶的疑惑度,便淡化了對企業基礎數據結構的優化程度,只是從企業現有的零散混亂的數據源中調用數據,來迎合其產品的數據輸入模塊,最終導致了企業基礎數據處理的嚴重缺陷。這主要表現在以下幾個方面:
首先,在企業實施ERP之前,沒有及時地調整企業基礎數據,為后來的系統數據管理埋下了隱患。通常,存在以下三方面的前臺數據操作問題:(1)數據輸入不規范,同一部門不同的成員有不同的數據輸入格式,造成數據不統一。(2)數據操作權限混亂,從而存在數據來源多,同一業務在不同部門的賦值不同。(3)企業本身一些業務不規范,沒有及時形成業務數據,導致在系統中的數據不完整。
其次,由于ERP涉及到財務、銷售和生產等各方面的數據,數據結構復雜,數據源均來自于不同的二級部門,而那些有一定發展歷史的企業,已經形成了較為穩定的、且各具特色的二級單位數據庫。由于在各個部門之間缺乏數據通道,各個二級單位的后臺數據庫都成了“信息孤島”。如果在實施ERP系統時不能很好地解決這一問題,就無法集成企業的基礎數據。結合國內企業在實施ERP過程中存在的問題,筆者認為可以圍繞企業基礎數據做出一系列的調整和管理,主要有以下招數。
以現代企業管理為指導,以信息管理技術為工具,對企業現有的信息流進行整改,包括調整企業的職能模塊、優化企業業務流程。ERP項目上馬前,要充分了解企業信息流的情況,從企業權力結構方面入手,分析嚴重影響數據輸入、數據產生或數據管理的原因。在調整企業職能模塊的基礎上,還需要優化企業業務流程。
現在很多大型企業的二級單位已經建立起了相對穩定的業務子系統,同時具備自身的數據庫結構。但是,由于缺乏各部門之間的信息通道,所以,就形成了一個個“信息孤島”。
實施ERP就是要解決這樣一個問題,即如何權衡效益和成本,綜合各個業務子系統的信息。全部重建固然可能達到最好的數據集成,但成本巨大;全面包容,又會造成數據平臺過多,數據格式過于分散,不能達到ERP系統的基本要求。因此,最重要的工作就是要先認真地考察各個業務子系統現有的數據結構,考慮其數據規模、數據庫本身結構、接口設計優劣狀況等來確定哪些可以沿用不動,或變動較小。同時,應該明確規定各類數據的出處,保證特定數據具備確定的數據源,清理各部門之間數據管理重疊區,從而建立ERP的綜合數據管理模式。
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