1 問題提出
近年來,隨著我國政府和企業信息化建設的深入推進,信息化工程監理作為一個新興的行業應運而生,并如雨后春筍般地迅速發展。
在信息化工程監理項目越來越多的情況下,為提高工作效率,信息化工程監理行業自然而然地萌生了利用計算機和網絡來開展項目監理工作的需求。但是,現有的其他行業監理軟件均是以文檔管理為核心,不能在網絡環境下以流程為紐帶有序地組織有關各方協同辦公。于是這樣的呼聲日益高漲:信息工程監理行業需要有適合自己工作特點的行業軟件系統。
信息工程監理公共服務平臺(以下簡稱服務平臺)是面向方興未艾的信息化建設浪潮,為推動信息工程監理行業的發展,按照《信息化工程監理規范(GB-T 19668_1-2005)》等國家有關信息工程監理規范的要求,基于現代信息技術手段而創建的。是一個功能齊全、體系完備、安全高效的公共服務系統。
服務平臺以監理項目管理為核心,以流程為紐帶,為信息工程建設有關各方提供一個安全、便利的網絡協同辦公環境。
服務平臺同時提供綜合信息服務、整合專家資源開通專家咨詢熱線、整合地區專業檢測資源提供相關檢測服務以及有關技術規范(標準)與政策法規查詢與下載等配套服務。
為加強信息工程監理業的行業管理,服務平臺還應為信息工程監理協會提供各項管理功能。
服務平臺的核心內容是監理項目管理、服務平臺的關鍵技術與創新點是工作流程管理與信息安全、服務平臺的運行機制是共享共建。
服務平臺應該體現以下綜合效益:
第一、規范信息工程建設項目的監理行為;
第二、便利業主、監理單位和承建單位等三方的協同工作,提高工作效率;
第三、加強有關部門對信息工程監理工作的管理。
2 框架構想
根據以上需求,設計如下的平臺框架各個模塊內容規劃如下：
圖1.信息工程監理公共服務平臺框架示意圖
2.1 綜合信息服務
(1)信息工程建設項目信息
提供潛在的、在建的和已建的信息工程項目動態信息。潛在項目―土建已開工,信息工程建設內容暫未公示的新建大樓或已經公示項目規劃,但暫未啟動者。提供業主、主管部門、項目概況;
在建項目―已開始招標或已開工的項目。提供業主、項目內容、投資規模,招、投標信息、中標施工單位、監理單位(總監理工程師)信息;
已建項目―已經按照信息工程監理規范實施監理并已竣工項目。提供業主、項目內容、投資規模,施工單位、監理單位(總監理工程師)和工程質量評估(項目獲獎)信息。
(2)信息工程監理單位信息提供全國或本地有資質的信息工程監理單位名單、重點介紹部分單位的概況、實力與業績(含圖片與視頻)。
(3)信息工程監理工程師信息提供全國或本地有資質的信息工程監理工程師名單、重點介紹其中部分人的履歷、業績與論文。提供有關監理工程師培訓信息與資料。
(4)信息化技術產品信息提供相關的信息化技術產品名稱、品牌、規格型號、產地與報價。
(5)信息化產品供應商與系統集成商信息提供已經取得當地政府采購供應商資格的信息化產品供應商與系統集成商名稱、基本情況、產品代理資質和工程業績(含圖片與視頻)。
(6)信息工程監理項目動態公示各個在建項目的監理月報、年報及其他有必要且有可能公示的內容。如果當地已經成立行業協會,則本欄目作為協會動態,再增加協會通知、活動報道等內容。
2.2 專業技術服務(專家咨詢熱線)
提供技術專家與監理專家名單(專家庫),建立咨詢熱線,在線或以E-mail方式解答業主或監理單位的疑難問題。或者將疑難問題公示求解,以互動方式開展專業技術服務。
2.3 行業檢測服務或儀器設施共用系統
提供本地區專業檢測儀器和技術力量信息,便利監理單位檢測與控制工程質量,在此基礎上逐步整合本地區專業檢測儀器和技術力量,提供信息化產品與系統性能檢測服務:
根據委托認證后,出具有行政效力的檢測報告;
根據委托,提交專業性的分析測試報告;
為用戶提供檢測需求咨詢,促進檢測機構之間的技術和服務交流。
2.4 資料檢索與查閱服務
信息工程項目設計、施工與驗收規范、施工圖集和有關政策法規等資料供用戶檢索查閱或下載。
2.5 行業協會管理
會員申請與注冊。
會員服務-為會員提供專業信息服務、專業論壇、專門資料下載、法律援助以及網上繳納會費等。
監理資質年審-未來監理資質的年審很可能委托協會承擔,或者協會的載體就是承擔監理資質認證的單位。如果所有的監理項目都利用這個平臺來進行管理,則監理資質的年審是非常容易實現網上辦公的。
協會通知。
2.6 監理項目管理
這是服務平臺的核心內容,將在后文詳細論述。
2.7 用戶管理
這是服務平臺運行的必要部分,也將在后文詳細論述。
2.8 平臺門戶網站
這是服務平臺的入口,是服務平臺的的信息集散地和對外服務的窗口。用戶可以通過這個窗口獲得本平臺的服務或參與、開展服務。要欄目包括信息發布和管理、資料下載、電子論壇和在建項目信息。
3 角色研究(用戶管理設計)
3.1 用戶類型及角色功能設定按照監理項目管理的權限,服務平臺用戶應分為“過路游客”和“授權用戶”。過路游客可以享受綜合信息、查閱資料等其他服務,不能參與監理項目管理。根據《監理規范》的規定并結合筆者從事信息工程監理的實踐經驗,將“授權用戶”劃分為三類單位、10種角色,各角色功能(操作權限)設定如下:
(1)監理單位
A.法人代表
B.單位領導
C.總監理工程師
D.總監理工程師代表
E.專業監理工程師
F.監理員
(2)業主單位(建設單位)
G.單位領導
H.業主代表
(3)承建單位(施工單位)
I.單位領導。
J.單位代表(項目經理)
3.2 各類角色的產生及參與監理項目管理的邏輯規定
第1步、首先是監理單位需要作為企業用戶進行注冊。單位注冊后,系統給出單位法人代表和一般領導的用戶名和初始密碼,但這些用戶名必需通過認證才能取得操作權限。監理單位認證由平臺管理員根據規定的平臺使用費用和實際繳費情況進行。這個步驟產生角色A和B(角色定義和操作權限見3.1);
第2步、其次是監理單位的員工需要作為普通員工進行注冊,其用戶名(昵稱)和密碼則在注冊時自己設定。員工注冊時需要選擇所屬單位,注冊后要通過該單位法人代表審核才能進入該企業職工名單。但進入員工名單還不等于取得項目操作權限,還必須進入某個監理項目的監理機構并被安排為某個角色后,才能取得該項目的操作權限。當然,自己沒有進行注冊的員工,也可以被單位法人代表直接添加到員工名冊中,此時其用戶名和初始密碼則由系統隨機生成;
第3步、至此,獲得使用權的監理單位法人代表可以登陸創建監理項目。創建項目過程中必須從員工名單中選擇一人擔任總監理工程師,項目創建完畢后系統給出業主單位代表和領導的用戶名和密碼。這個步驟產生角色C、G和H ;
第4步、總監理工程師獲得任命后,可以登錄進行該項目的管理工作。當然首先需要創建監理機構。即從員工名單中選擇適當人選分派為總監代表、專業監理工程師或監理員,并給各人分配具體的專業內容。這個步驟產生角色D、E和F。當然,不是每個項目都需要這三種角色的,應根據具體情況設定。其次,總監要添加該項目的承建單位。多數項目只有一個承建單位,但也有可能是多個承建單位。創建之后,系統給出每個承建單位現場代表與一般領導的用戶名和初始密碼。這個步驟產生角色I和J。至此,參與該項目的10種角色都已產生;
第5步、各個角色根據工作的需要登錄并開展該項目的管理工作,創建事務或處理事務。需要說明的是:除了自己注冊的監理單位員工之外,其余角色在獲得用戶名和初始密碼之后,應該登錄補充或修改自己的個人資料(包括登錄密碼)。
4 項目管理研究
4.1 監理項目
(1)監理項目類別
按照信息產業部的規劃,信息工程建設項目分為通用布纜系統工程、電子設備機房系統工程、計算機網絡系統工程和軟件工程等幾個類別。根據筆者的實踐經驗,其中前三類基本屬于硬件范疇,其施工步驟、環境與監理要點、流程有共性,而有別于第四類軟件工程的監理。同時,目前已出臺的《監理規范》中的內容也主要是針對硬件項目的監理,據悉專門適用于軟件工程監理的國家標準正在起草過程中。
(2)監理項目要素設定
從監理的角度看,監理項目包含如下要素:
項目建設內容、投資規模
參與項目建設的主體:建設單位、承建單位和監理單位名稱(含總監理工程師姓名)
建設周期:開始與結束時間
監理收入:監理費的合同金額與實現金額
此外還可將監理項目獲獎情況納入要素以反映項目建設的質量。
服務平臺應該建立數據庫記錄以上項目要素,便于管理與查詢。同時,這些數據也是展示監理單位風采的內容和進行年檢的依據。
(3)項目的生命周期規定
服務平臺的核心功能是監理項目管理,而監理項目管理必然要以項目為核心。制定這樣的原則:創建項目之后才可以展開所有的事務管理,如果沒有與具體項目掛鉤,即使是授權用戶,登錄后也無法進入其工作界面,或是進行任何操作。
每個監理項目都應有生命周期,監理項目有創建就有終止。
監理項目終止有兩種情況:正常終止與非正常終止。
4.2 事務與流程
(1)基本概念
所謂監理項目管理,就是在項目創建之后各種角色按照規則協同工作,處理各種事務,直至項目終結。在本服務平臺上稱之為事務者需要符合以下特定條件:
該工作已納入《信息化工程監理規范》所界定的范疇
該工作只能由特定的角色創建和參與處理
該工作有規范的處理流程
該工作處理過程與處理結果將形成固定格式的文檔按照這些條件,筆者根據《監理規范》的規定和有關文檔格式為服務平臺定義了19種事務。
事務是發動機,有了事務(或創建了事務)就啟動了特定流程。流程是紐帶,各個角色被流程牽動參與事務處理。事務與流程一一對應,19種事務就是19個流程。設定:每個事務都有生命周期,需要某個角色創建,創建之后啟動特定的處理流程,而流程牽動指定的角色按順序進行處理,最后由流程終點的角色終結這個事務。終結之后,所有處理過程與結果形成規定格式的文檔存檔。
(2)分類與創建權限
根據《監理規范》的規定,19種事務中每個事務對于創建者的角色都有要求,具體要求如下:
①承建單位代表有權創建以下事務:
方案/計劃報審 分包單位資格審查申請 開工申請 復工申請 付款申請 工程階段性測試驗收報審 工程 階段施工申請
②總監理工程師有權創建以下事務:
工程款支付意見 復工令 開工令 停工令 監理報告
③專業監理工程師有權創建以下事務: 監理日志 監理通知單
④除角色A、B、G、I外其他角色有權創建以下事務: 會議紀要 工程備忘錄 費用索賠申請 工程延期申請 工程變更單
4.3 文檔
(1)基本概念
文檔是工程信息的記載,工程文檔管理就是工程信息管理。
工程中的事務處理都要按照特定的業務流程進行,業務流程中各步驟的處理情況必定要記載下來,于是就形成文檔。
文檔有主從關系,主文檔和流程也是一一對應的。各種文檔相互之間有連帶關系或因果關系。
(2)文檔種類與式樣設定
文檔有一定的規范式樣,《監理規范》中共給出了17種規范文檔的摸板,在監理工作中還會產生《監理月報》、《工作階段報告》、《專題報告》和《監理工作總結》等其它文檔。
5 服務平臺建設與運行模式分析
5 服務平臺建設與運行模式分析
5.1 服務平臺軟件版本及其特點
服務平臺軟件應有兩種版本:專用版和公共版。專用版只含監理項目管理等核心功能。所謂專用是指一家監理公司專用,它可以在某個局域網上運行,也可以在互聯網上運行。其主要特點是在同一個監理單位的基礎上,以信息工程項目為主線構造多方協同工作的網絡環境,就某項目而言,除了1個監理單位之外,還有1個業主和N個承建單位,簡稱1+(1+N)。該監理單位承擔的其它工程項目,除監理單位相同外,業主和承建單位均不同,將是另外一個(1+N)。不同項目的參與者(包括監理單位的職工)都只能進行該項目的操作和查看該項目的文檔。N個項目,是N*(1+N)。所以,用1+N*(1+N)來描述專用版的特點。
5.2 服務平臺建設模式與運行機制探討
在平臺的建設上,目前有四種比較常見的建設模式,分別是政府支撐模式、產業園模式、共享共建模式和企業自建模式。
筆者認為,本服務平臺的建設不可能一步到位,也不可能選擇單一的建設模式。
服務平臺起步初期,首先建設主要的功能模塊,實現用戶管理和監理項目管理等主要功能。以后再逐步完善綜合信息服務、資料查詢、技術服務熱線、行業檢測服務和協會管理等其他的功能。
一項新的公共產品都有一個由政府主導提供,并逐步向社會化、市場化過渡的過程。本服務平臺建設的初創階段包括平臺軟件開發和門戶網站的開通必需要由政府主導和牽頭,做好一些前期的建設工作,這時候的運作模式是政府支撐模式。
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本文標題：信息工程監理公共服務平臺研究
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