一般來說，由于ERP項目具有人多、錢多、事多、過程長，而且還有復雜度高、風險不可控等特點，所以在ERP實施中很容易引起雙方之間的各種矛盾。當不能及時有效的協調與解決時，容易造成進度失控，預算超支、質量差，最終結果是無疾而終，不了了之。
面對千頭萬緒和大量的協調工作，人的經驗、智慧、精力和能力受到極大挑戰和困惑。可以說，ERP實施的基本方法、工具和技術與ERP項目成與敗的關系不但非常緊密，而且是前后邏輯關系。因此，使用項目管理的各種方法、工具和技術建立一個信息平臺，將大量的信息、復雜紛亂的關系和工作任務，進行圖象化和可視化管理是十分關鍵的事情。但是我們發現，大部分企業并沒有認真地分析和進行ERP實施工作顯形化和可視化管理，就匆匆忙忙地進行ERP軟件的實施活動，這自然會導致一籌莫展的窘境。
一.什么WBS工作分解結構？
越來越多的人認識到，ERP項目如何進行實施管理是一件讓人非常頭痛的事情。有資深ERP顧問曾說過,好的實施管理必須做好一件事情，就是分配、追蹤任務。張興是一個ERP實施顧問，他多次感慨萬千的說，在ERP實施中應用WBS方法使他有一種四兩拔千斤，項目風險灰飛煙滅的感覺。
ERP實施有一個基本的項目管理三腳架：項目目標/范圍、成本、時間管理。ERP實施首要的前提是對項目目標/范圍有一個清晰的界定，這是談ERP實施高質量的前提。其實這里還有一項非常重要的工作，就是對目標進行分解，所謂的WBS就是將目標分解至可以執行的工作包，或者叫任務。對于關鍵任務的交付標志，就是所說的階段實施里程碑。接下來就是項目的時間進度問題，也就是通常說的“計劃”。對于WBS理解，張興認為應在兩方面重點加以理解：一方面，是WBS層次結構的對象，它是以可交付成果為對象，而不是以計劃活動為對象。另一方面是WBS的最底層次為工作包，包括為完成該工作包必須的計劃活動和進度里程碑。
（2）WBS的基本要素：結構、代碼、字典和報告
在項目管理中，WBS是一個詳盡的，層次的（從全面到細節）的樹形結構，由可付成果和需要執行的任務組成。WBS的目的是識別項目中實際需要完成的工作任務，因此WBS是ERP實施計劃的基礎。WBS是由3個關鍵元素構成的名詞：W工作--可以產生有形結果的工作任務；B分解--是一種逐步細分和分類的層級結構；S結構--按照一定的模式組織各部分。
①結構化編碼
WBS結構是以等級狀或樹狀來構成，底層代表詳細的信息，逐層向上。結構上的第二個層次范圍將比第一層次范圍要窄，依此類推。編碼用于將WBS徹底的結構化，是WBS的一種關鍵實現手段，因此編碼體系與結構體系是有對應關系。通過編碼體系，我們可以很容易識別WBS的層級關系。
WBS的結構應包含科學的邏輯結構，而不是單個的、離散的、在時間順序上不連續的成果的描述結構。WBS的結構是由邏輯推演而成的，通過層層的包含關系，非常嚴謹。結構化的原則是必須分等級，但不必在結構內建太多的層次，因為層次太多了不易管理。因此，結構化是WBS的一大重要特點，WBS的邏輯結構錯誤會直接導致項目實施過程發生錯誤，嚴重的會帶來項目的失敗。
②工作包
工作包是WBS的最底層元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，這些可交付成果很容易識別出完成它的活動、成本和責任人以及資源信息。因此，一個ERP實施的WBS必須被分解到具體的工作包層次才能夠使其成為一個有效的管理工具。
有人可能會問，為什么WBS的最底層次不是計劃活動而是工作包呢？首先WBS作為ERP實施管理的工具，它面向的是可交付成果，而不是過程。其次WBS定義的是工作任務，是計劃活動定義的依據，而不是去定義計劃活動。最后，計劃活動只是項目進度表的組成部分，不是WBS的組成部分。因此，只有抓住最核心的可交付結果才能最有效的控制和管理ERP實施。
�、踂BS字典
實施管理的規范化、標準化一直是眾多ERP實施追求的目標，WBS字典就是這樣一種工具。它用于描述和定義WBS分解的工作文檔。字典相當于對某一WBS元素必須完成的工作以及對工作的詳細描述，包括工作成果的描述和相應規范標準，上下級關系以及輸入輸出關系等。同時，WBS字典對于定義清晰的ERP實施范圍也有著巨大的規范作用，它使得WBS易于理解和被實施團隊以外的參與者（ERP實施涉及到的各方人員）理解。
④工作完成報告
工作任務完成報告的目的是要反映實施到目前為止的進展情況，通過任務完成報告，領導能夠判斷和評價ERP實施的各個方面是否偏離目標，偏離程度是多少。
二．WBS的作用是做正確的事
WBS是一個描述ERP實施思路的工具，也是一個展現項目全貌，清晰地表示各項目工作之間的相互聯系，詳細說明為完成項目所必須完成的各項工作的計劃工具。同時，它定義了里程碑事件，可以作為項目狀況的報告工具向高層報告項目完成情況。當項目結束時，是項目績效衡量的依據。因此，它的作用是幫助項目經理確定和有效地管理項目工作。
（1）初期作用：明確項目任務
WBS是面向可交付成果的一組的工作任務，這些任務定義了工作范圍，未在WBS中包括的工作任務就不屬于ERP實施的范圍。WBS每下降一層就代表對項目工作更加詳細的定義和描述。可交付成果工作分解可以防止遺漏項目的可交付成果，幫助項目經理關注項目目標和明確職責。
（2）項目計劃時：幫助制定項目時間表
WBS能幫助改進時間、成本和資源估計的準確度。ERP實施是個龐大的項目，過程控制主要是體現在項目實施過程中的時間控制。WBS通過控制實施過程中各階段投入的資源和達到目標所用的時間，把大任務分解成多個小任務，建立可視化的項目可交付成果。這不但能更加精確估算工作量和分配工作，并且能更加細密的跟蹤，而且也有利于按質按量的在規定時間內完成任務。
（3）WBS可視化有利于多方溝通
在ERP實施中，一般要涉及大量的資源和涉及許多人，并歷時一段時間。因此，設想的項目環境會隨著項目進展會發生很大的變化，而一個恰當的WBS將能夠使用戶有一個可視化的信息溝通聯接器。因為WBS能把項目各類信息通過顯形化、圖象化表現出來。很多人對這項工作的重要性還缺乏足夠的認識，他們不太了解將項目進展可視化的重要性，這將大大影響項目執行期間的監督和控制。
（4）明確劃分和落實人員職責
WBS分解的實質思想之一是體現在人員職責的明確劃分和落實。責任到人是ERP實施管理的核心，ERP實施最怕的就是“事情沒人認賬，沒人負責”。要避免這個問題的出現，就要在每一層次WBS分解過程中都考慮到人員責任劃分和歸屬，盡可能每一個最底層的節點都有唯一責任人（或部門）相對應，分解的粒度是“可以分配，可以交付”。因此，WBS能有效建立和獲得項目人員的承諾和職責。
（5）有利于全過程進度控制
ERP實施很重要一點就是在確保質量的前提下做好進度控制，專搞垃圾實施的ERP實施顧問就像老鼠過街一樣人人喊打。小的ERP項目應用WBS結構，結構劃分能一目了然，進度控制也就能一目了然。當ERP項目規模越大時，WBS就更重要了，因為通過WBS分解工作任務結構，項目經理就能在項目實施中定期檢查項目實際進展情況，并與進度計劃進行比較，對出現偏差的原因和對進度的影響進行分析，找出有效的調整方法并對原計劃進行變更，如此不斷循環至項目驗收完成。
因此，“做正確的事，正確地做事”是我們從事ERP實施的一句格言，WBS解決的是“做正確的事”問題，只有明確了做正確的事，正確地做事才有基礎。所以，我們說WBS是ERP實施管理的重要基石。
三. 怎樣制作有效的ERP實施的WBS？
有許多ERP資深顧問認為“沒有WBS，就沒有ERP實施管理”。因此，如何制定正確的WBS就成為ERP實施管理的核心過程。構建ERP實施的WBS有很多不同的方法，每個ERP實施管理比較成熟的顧問公司，針對不同類型的項目都有不同的WBS模版供項目經理參考。這里與大家分享我制定ERP實施的WBS的過程。
（1）列出實施工作目標清單
目標清單（Working List）是實施活動需要產出的工作結果，可以是實施最終交付成果的組成部分，也可以是實施中間過程的階段性結果。目標清單有大有小，有的相互關聯，有隸屬的關系。列出實施工作清單的過程，可以是頭腦風暴的方法，項目組成員和實施顧問共同完成。在分解項目目標時，如果有現成的模板應該盡量利用，大大提高效率。
（2）畫出工作任務分解結構
針對項目目標進行任務分解得到WBS，畫出WBS的層次結構圖。簡單說，是將主要項目可交付成果細分為更小的、易于管理的工作包，工作包必須詳細到可以對該工作包進行估算(成本和歷時)、安排進度、預算、分配負責人員或部門。如果有必要，可建立一個編碼系統。這里我有一個經驗是，WBS中的詳細活動應以行動為導向。例如你不能將一個WBS詳細活動描述為“會議”，而應該陳述為安排一次什么活動的會議。如果在WBS提到一個可交付項，就應該將這個可交付成果分解成建立這個可交付成果所需要的活動，而不能只把一個可交付項分解成描述它的要求。在WBS中提出要求并不合適，只能在WBS中列出可交付項和活動。最后，不斷地對WBS更新或修正，直到覆蓋所有工作。
（3）制定人員職責分解結構
WBS中的任務確定了，完成任務的責任人也就可以明確了。因此，在分解WBS時應形成整個項目的人員職責分解結構。例如，具體明確由那些人來完成哪些任務，得到什么樣的可交付成果。因為人員職責的結構化也是WBS的另一特點。
（4）為項目建立一個WBS字典
一般來說，如果WBS含有數百（或數千）條詳細的活動，那么各方人員溝通和理解就是一件繁重的工作。在這種情況下，把所有重要信息放入一個WBS字典中會有好處。因此，WBS字典對項目范圍和工作任務清晰的定義發揮著的重要作用。
簡而言之，WBS能體現ERP實施任務、人員職責的明確劃分和落實。它是貫穿ERP實施全過程的一條主線，能將實施計劃、實施控制、業績評價串聯起來，形成有效實施管理。WBS把一個比較復雜的ERP實施逐步分解為比較簡單的過程, 讓原來看起來不可控的一件事情變得清晰和可控, 分解中結合責任體系和任務，做到工作任務“可以分配,可以交付”。因此，WBS是真正使ERP實施以項目任務為中心，強化目標管理的有效方法之一。
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本文標題：ERP實施烏云壓頂 巧借WBS重見天日
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