數據準備工作作為信息系上線的基礎工作，得到了廣泛的重視，但是因為基礎數據問題而導致的系統實施困境依然常常發生，“牽一發而動全身”的效果讓很多實施顧問和企業人員頭疼不已。如何合理科學的開展數據的準備工作？如何有效的進行數據整理？什么才是數據整理的有效方法？……本文主要分享一些數據準備的工作經驗，以供借鑒。
一、數據在信息化項目實施中重要性
數據是企業發展的基礎，數據信息化管理的重要性變得越來越明顯，并成為現代企業管理至關重要的影響因素之一。 下面舉兩個運用信息化數據給企業帶來價值的例子：1）某鋼廠利用和汽車生產企業的數據共享，開發特種板材，開展定制服務，滿足客戶需求同時保證利潤。在北京國貿三期建設中，該鋼廠利用與建筑公司數據信息共享帶來的價值，擊敗了韓國浦項，成為建筑鋼材的供應商。其原因很簡單，國貿地處北京CBD核心，建筑工地空間小，租用地方擺放建材成本太高，該鋼廠與建設方共享數據，按日提供鋼材供應（很多產品利用在途時間），減少建筑方成本。2）某公司銷售數據以往零散掌握在各個銷售人員的手中，給公司的業務分析造成難度，管理層難以隨時了解公司的業務開展情況。公司高層在開會做年度、季度、月工作總結時，常常沒有具體數據作為依據，容易讓會議流于形式，起不到該有的作用。后來，公司重新整理了這些數據，把它放到信息項目中，每次開會都用信息說話，扭轉之前會議流于形式的狀態，這種方式在公司推行一段時間后，明顯感覺到公司管理與決策更加及時有效。
要讓數據在企業信息化項目中產生商業價值，一個至關重要的前提就是要保證在實施過程中這些數據是準確、真實地來源于企業商業數據。當然如果業務流程原本就亂七八糟，數據獲取得再完整，也不會有太大價值。
古人云：“千里之堤，潰于蟻穴！ “萬丈高樓平地起”，“細節決定成敗”都說明數據在企業信息項目實施中的基礎性和重要性。如果在信息化實施過程中收集的數據不全或質量不高，都將直接導致公司后期經營與管理所需要歸類或統計數據產生嚴重的錯誤，一方面會使各部門工作效率低下，增加營運成本；另一方面隨著企業規模的擴大，數據種類和數量的快速增加，造成數據分類規則難度加大。
二、數據準備重難點
在信息化項目實施中，經常會聽到一句話就是“三分技術、七分管理、十二分數據”，以此來表達對數據的重視程度。然而數據準備質量的問題已經成為信息化項目高失敗率的主要原因之一，不得不讓人反思癥結到底在哪兒。假如一個信息化項目輸入是垃圾數據的話，輸出的信息必然是垃圾信息。由此可見，數據準備的工作對信息化項目實施的重要性。數據尤如人體中的血液,是信息化項目實施的前提，準備好的數據則是項目信息的根源，但事實情況是在信息準備階段會有很多阻礙，最終造成項目延期，項目不能順利實施，或項目不能按客戶的要求交付。下面列舉在以往工作中遇到難點：
1)有些數據可能會涉及到多個部門，如果沒有一套非常規范的制度，在數據準備過程中就很容易造成部門之間互相推諉。如：某公司人力資源部著手收集近兩個月各部門績效考核數據。人力資源部部長發現產品部還有好幾個數據未提供，馬上找到產品部部長，向她征詢績效指標數據收集的情況。產品部部長向她反饋，數據不能及時提交責任在營運部，人力資源部部長又找到營運部部長，營運部部長一臉無奈地說：“不是我不想交，而是財務部沒有給我數據，我交不了！”人力資源部部長又被推到了財務部，財務部部長一看到人力資源部經理，立馬向她訴苦說：“我部門的數據收集工作量實在太大了！我還有好多數據收集不到。”
2）數據準備目標定義不清楚，模棱兩可，沒有細分及量化，所以導致數據在準備階段容易出現與實際情況不一樣的情況。
3）大型信息化項目建設是一項復雜的信息工程。如某公司人事檔案管理信息項目，公司其它信息化項目用到人事檔案管理系統數據的地方很多，如人事部要掌握人員基本檔案、家庭成員、配偶檔案、主要社會關系等等；生產技術部要掌握專業技術人員的分布、專業、學歷、再教育情況等等；黨委辦公室要掌握先鋒隊的情況；團委要掌握團員的分布、年齡構成等情況；保務辦則從安全的角度掌握特殊人員的檔案；總務部則需要房屋承租人的單位、住址、面積、暖氣投資、工齡、煤氣投資等情況。而本身要去了解與及掌握這些數據及數據之間的關系就非常難困，假如某一方面數據準備的不全或者有誤，可能會對公司信息化項目產生一系列難以想象的連鎖反應。
4）在公司里要找到既懂業務知識又懂數據規劃的專業人員比較難困，比如在房產工程公司里需要懂得房改政策才能算出售房價格，懂得調度室業務知識，作業計劃的程序進行修改，等等。懂了這些業務，才能做好基礎數據編碼工作。所謂融會貫通就是這個意思。很少有員工既懂物資調度、運輸調度，又懂物資管理與設備管理。
5）很多企業在沒有上信息化項目之前使用都是手工方式管理，手工方式下的數據準備多數是以部門為單位進行，部門之間用單據進行業務數據的流轉，部門內用臺帳進行數據記帳，月底通過對帳方式來保證部門內和部門之間數據的一致性。而這種方式與利用信息化項目來進行數據管理的思想和實現手段有非常大的差距。
6）如今每個公司都有很多信息化項目，這些項目有些是是搭在NUIX上，有些是建在window上，其中大多數信息項目所用的數據庫也各不相同，所采取的數據保存格式也各異，如何把這些來自不同的平臺不同格式的數據，有效在進行抽取，再次利用，這都將會給數據準備帶來很多不必要的麻煩。
三、有效的數據準備工作
“不積跬步，無以至千里；不積小流，無以成江海�！庇眠@句古訓來形容信息化項目實施的基本工作的重要性再恰當不過了，在項目實施過程中，基礎數據準備工作千頭萬緒、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯，是一項艱苦細致的工作。如何做好該項工作，筆者認為從下面四個方面來進行。
第一步：弄清有哪些數據要準備
信息化項目實施所需要準備的數據比較多，大致可歸納為兩類：靜態數據和動態數據，有些文章中也把這兩類數據稱作基礎數據和事務數據。
靜態數據是指正式生產活動開始前所需要重點準備的哪部分數據，如物料清單、會計科目的設定、工作中心的能力和成本費率、倉庫和貨位代碼、管理人員與操作人員資料、各種比率參數、工藝路線、供應商資料和客戶資料等。這些數據的特點是它不隨時間或其它數據變化而變化的數據，是企業公用的數據，同時它是動態數據的基礎，公司所有業務人員通過調用靜態數據來保持同一數據在整個信息項目中的唯一性。
動態數據是指經營生產過程中所產生的數據，滾動發生，隨時變動，如出入庫記錄、客戶合同執行情況、完工報告等都是不斷增減修訂，一旦建成，就需要不斷地維護。動態數據按照時點來區分，又可以分為初始數據和日常數據。其中上線時點的數據對信息化項目正式使用前的數據準備尤其重要，它代表信息項目在期初上線這樣的時點上反映公司動態數據的當時狀態，被稱為初始數據。初始數據既包括上線時點所有物料的應收款余額、車間在制品余額、應付款余額、總賬余額、庫存余額等。
由于兩種數據類型不同，在實施過程中采取的數據準備策略也不相同。靜態數據準備的時間較長，往往在實施的開始階段就應著手準備，可以安排專人負責，而動態數據準備時間短，往往在系統上線切換點之前開始準備就行，因而需要投入的人力相對來說比較少。
第二步：成立數據收集小組，確定工作進度。
艱苦細致的工作要有踏實能干的團隊擔當，嚴密的計劃和合理的組織是完成這項艱巨工作保證。數據收集小組成員要從各個部門的業務人員中抽調，由項目經理或指定的專人負責數據收集小組的全面領導工作。數據收集小組的職責是分析數據準備的范圍，建立數據編碼體系，組織相應的培訓，制作數據搜集表格模板，監督數據收集質量，并負責數據的最終導入和使用。在工作執行上，數據收集小組要根據信息化項目的實施的進度，制定數據整理的時間表，安排好小組成員的分工，并定期召開小組會議，溝通問題，推進工作。
第三步：數據整理自下而上、先易后難。
任何工作都需要講究方式方法，數據整理概莫能外。信息項目數據整理通常做法是先易后難，容易整理的公共數據先行整理，需要多次求精的局部數據后行整理。靜態數據相對固定，且花費時間長，可以先行整理，動態數據在系統切換前整理即可。
第一手資料和數據存在生產第一線，要將這些散亂的數據加以收集整理，很大程度上必須依賴企業的基層人員。因此，數據收集人員應該在與一線人員充分溝通交流的基礎上設計出他們能夠理解和操作的數據收集表格，然后下發到各個部門以供基層人員收集、記錄數據之用。最后部門對基礎人員收集上來的數據進行匯總，統一報到數據錄入人員手中。
第四步：把好數據錄入關。
當信息項目上線后，項目里的數據能否反映現實情況，就要看初始數據能否及時準確的收集。在數據的搜索整理過程中，數據收集小組要不斷地對整理后的數據進行校驗和核對，以保證數據的質量。發現錯誤與遺漏要及時與具體負責部門和人員進行溝通。溝通無異后,就需要進行數據匯總。然后再由專業人員錄入系統。錄入方式有兩種，一種是手工錄入，另一種是系統導入。手工錄入工作比較是艱巨而枯燥，時間長了容易出錯，所以建設使用數據批量導入工具，有條件的也可以編寫數據轉換程序實現更快速更完美的錄入。為保障數據錄入的質量，公司也可以建立相應獎懲制度，一方面高錄入人員的積極性，另一方面也督促其在錄入的同時進行認真的檢查。
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