在跟朋友聊起最近發生的金融危機話題，感覺大家都很難做，尤其是做外貿的，無論是制造廠家還是貿易商，都深受影響。由于對ERP領域不了解，朋友問我們的業務是不是也受到影響了，我說是的，不過這個影響不是負面的，是正面的。正因為金融危機的到來，讓很多企業真正體會到原來對企業的控制和快速反應能力是如此重要。但現有的體系就如解放戰爭之前的部隊指揮，屬于出門基本靠走、通訊基本靠吼的階段，根本沒有體系化、信息化。到這個時候才知道原來倉庫里面的存貨可以用于生產一年而不用采購，車間的浪費是如此的嚴重，員工的工作效率竟然如此之低。夢醒時分才驚覺，原來信息化對企業管理如此重要。所以很多企業都在向他們的客戶或供應商咨詢ERP實施應用的情況。吃一塹長一智，任何時候行動起來都是一種進步。作為企業管理工具，ERP無疑是必備的。
    還沒有應用ERP的企業，日常工作中常出現的問題如庫存高且不準、工作重復效率低、統計員統計的數據不可采信、需要某方面的數據來做決策的時候相關人員要加班加點去弄。。。諸如此類的問題在這次的金融危機中一下子突現出來了。資源豐富的企業還可以在這種情況下調動大量資源來保持企業的正常運作和決策，但資源不豐富的企業，尤其是企業在金融危機的過程中元氣大傷，必須裁員以便應對危機的企業，似乎被什么東西卡住了脖子，行動無法再這么自如了。基本上想要什么東西都有難度，因為很多東西都在單據上、本子上，在員工的腦海中。這個時候正是提升管理水平的時候了，必須用最短的時間、最有效的手段來建立起企業的運營體系，這個體系應該是不依賴人的、流程化的、數據共享的、分析決策信息化的體系。除了建立很多必要的制度外，現在是考慮上ERP的時機了。上ERP需要員工的時間，這點很重要，以往很多企業就因為生產比較旺所以借口說沒時間上ERP，現在訂單少了，員工閑下來了，上ERP的時機更加好了。這樣有更多的時間來培訓、規劃和模擬，系統上上去會更加順利。當然，這個時候也會有人提出問題，今年企業都沒賺錢，明年都還不知道能不能生存，現在花錢去上ERP不是讓企業雪上加霜嗎？如果一個企業沒有明確的遠景和信心，不去規劃未來而是在等待機會來臨，如果機會不來臨就一走了之或一破（產）了之，這類企業主即使未來機會來臨了，他也可能沒有辦法抓住，“機會永遠是留給有準備的人”，你不做不表示別人不做，別人做了他就能在危機過去，冬去春來之際第一個感覺到并獲取到機會。
    相信大部分的企業管理者和企業主都有炒股，本人也是股民，但跟大部分的股民一樣我并不知道股市規律，心情隨著股市的波動而跳躍，因為不懂分析，多數的時候都是憑感覺走，直到最近聽一些專業人士的課程和使用專業人士提供的工具才知道，原來有些風險是可控的，至少可以分析大勢，做到不是最后一個逃走。這就是軟件和工具的威力，在沒有這些東西（指標）的時候，我們只能憑感覺買入賣出，說白了就是“博傻”！回過頭來看看我們企業，又有多少企業在運作上是明明白白、清清楚楚。如果沒有一套企業的控制指揮系統（ERP），企業的運作就如沒有或不懂看指標的股民，只能是盲目“博傻”。路過很多企業，基本上都可以看到廠房甚至辦公室都裝了閉路監控系統，出于安全考慮非常有必要，但很多企業借裝閉路監控系統防盜的同時，也想用于對員工工作的監控，想想企業花費這么多錢用在這些不務正業的事情上面，感覺非常可惜！
    前面講到尚未使用ERP的企業，現在是時候要做了，不要再猶豫了！
    而很多已經上了ERP的企業，無論上線時間多長，也去好好再來理一理，檢討一下之前規劃的編碼原則是否如規劃時的預想一樣？目前運作的流程是否順暢？是否高效率？是否有可改善優化的空間？是否有遺漏或需要更加細化？是否有單據格式需要修訂？是否有參數需要修訂，控制更加細化？或者某些指標需要更改？。。。沒有一成不變的管理，所以說唯一不變的就是“變”，持續改善！在提出這么多的問題以后，到底如何去檢討呢，也許有些東西很容易就看出或者去做，因為在平時工作中就已經感覺到不便或低效。但更多的是隱藏起來的，很難找出來。這里個人認為可以從兩個方面來著手進行，一方面可以了解信息化方面的工具有哪些，比如，如果不了解工作流系統你就可能不知道如何去提高ERP的審批效率，不了解PDM就意識不到研發部門頭痛的一大堆問題該如何處理，可能想到的還是“土法煉鋼”的方法：在服務器開個空間給全部門人員共享，大家的資料集中存放在這個地方然后再指定一些規則來保證文件不被錯誤篡改或刪除。諸如此類的信息化系統要主動了解，很多企業在不了解這些東西的時候，廠商找上門都不愿意了解。其實購買系統和了解系統是兩碼事，如果因為不了解而不買可能會錯失機會，如果因為了解而不買那是因為決策問題。新的事物如果有人去推銷，完全可以作為一個學習的機會，可能推銷人員的新觀念可以讓企業受益良多，也讓員工自身學習到一些觀念、方法和手段。了解了信息系統的相關產品及功能，結合現狀就可以提出改善建議了。
    另一方面，要檢討ERP的應用狀況，方向或者說標準是什么呢？可以從以下幾個方面去檢驗：
    一、時間效率方面：舉例來說，可以去統計ERP的操作者制作單據的操作時間是否合理，根據統計結果基本上可以分析到同類作業的時間或效率的高低，根據平均水平來判斷每個作業人員的操作時間是否合理。如果不合理或者還有提升空間那是因為對系統不熟練還是操作方法有問題，或者是上一個環節提供的資料不全？分析結果就是提升的依據！還可以判斷大的流程的流轉時間，比如一張采購入庫單從暫收到辦理完入庫手續總共花了多少時間，其中的每個環節各花了多少時間（當然可以不僅僅分析ERP的運用效率，還可以分析實際的作業效率），其中單據在每個部門的流轉過程中路上花費了多少時間，審核花費了多少時間（考慮審批者不在座位上的情況在內），把這些時間量化成金額（按不同作業人員的平均工資水平計算），可以計算出流程的成本，然后評估一下如果用信息化手段審批流程成本是多少，是否有節省成本的空間？雖然有些項目很難量化評估，但在量化的基礎上再加入非量化的分析，是可以判斷評估的結果，并不難選擇。以上只是舉了兩個例子來說明，在這方面的例子可以很多，每個企業都可以列出自己的重點分析對象來實施。
    二、資源節約方面：比如紙張方面的節約，別小看紙張這種低值的物品，ERP打印的單據一年要耗費的紙張是大量的，合理的規劃和設計可能讓企業節省大量的費用。可檢查哪些單據是必須打印出來的，哪些單據是可以直接用電子方式傳遞和審核的？對每張單據而言，單據上的內容是否都有必要？能否精簡一些把紙張的尺寸調整到更小的規格（比如之前用A4紙能否改用Letter大小的紙張）？
    三、工作量方面：比如：可以檢討還有多少作業是手工記帳或者說在系統外作業？這些作業的效率如何？對公司的影響如何？這些手工作業的數據統計分析方便度如何？所花費的成本是多少？是否可以用信息化的方式解決？如果可以，用信息化手段需要的成本如何？可以節省多少的成本？另外，還需要檢討有多少部門沒有用到信息化工具，這些部門使用信息化工具的可行性如何？
    四、綜合效果方面：這是更高層次的評估，評估起來也很簡單，一方面，可以對每個部門主管常用報表找出來，并分辨出哪些報表是在系統內出的，哪些報表是系統外做的或者從系統導出數據經過加工的。這個數據出來就可以看出部門主管級對系統的應用程度和依賴程度，判斷主管決策的依據。同時也看到系統不能出的分析報表有哪些，是否可以解決以便節省人力成本。另一方面，可以將ERP系統提供的報表和顧問建議主管人員常看的報表列出來（包含看報表的頻率），與實際應用情況對比，以此來評估主管人員應用ERP的效果，并找出不足加以改進。以本人經驗來看，可以說如果一個企業在應用了ERP以后，只是作業人員在系統中操作而管理人員不將ERP系統作為日常管理工具，這個企業的ERP應用水平是很低的，基本上可以說是還只是將以往的手工作業模式簡單地轉換成了電腦作業模式，雖然能有一些效益，但是非常有限的，而且這樣的ERP系統運行起來很難持久，很可能某一天就被停下來了，因為管理者不重視，不應用，作業員的作業的規范性就得不到保證，長期積累的結果是，數據不準確，沒人相信系統的數據。而系統的運營有需要成本來維持，所以很可能就將ERP停下來。
    以上從四個方面來做了簡單說明，ERP應用企業要檢討的東西可以很多，并不只是以上這些，希望以上部分內容能啟發您的思維，將ERP應用得更加深入，將成本的節省做到極致！

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本文標題：金融危機下的ERP決策

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