信息技術的不斷更新造就了企業(yè)目前所處的環(huán)境——信息化。企業(yè)應對這一快速變化必須依賴于企業(yè)資源計劃，中小企業(yè)也不例外。企業(yè)資源計劃是企業(yè)應對速度挑戰(zhàn)、升級為智能企業(yè)的基礎。很多中小企業(yè)正在追求成為智能企業(yè)，結(jié)合具有發(fā)展前景的信息技術構(gòu)建適合自己企業(yè)運作的企業(yè)資源計劃系統(tǒng)。
ERP是當前企業(yè)管理中最為前沿的實踐應用系統(tǒng)，該系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延都相當豐富，蘊含著眾多的管理思想和信息技術運用成果，是有史以來最復雜的信息管理系統(tǒng)，其功能覆蓋了企業(yè)運營和管理的方方面面。它經(jīng)過十幾年的發(fā)展，ERP被國內(nèi)外眾多企業(yè)廣泛采用，并成為中小企業(yè)信息整合與業(yè)務流程重組的主要驅(qū)動力之一。但是，目前ERP系統(tǒng)并不足以幫助企業(yè)獲得市場競爭的優(yōu)勢，大多中小企業(yè)認為現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)已無法為用戶提供強有力的決策支持。尤其是面對日益快速變化的市場狀況，ERP系統(tǒng)的反應速度逐漸顯得有些遲緩，其局限性已逐漸顯示出來。如何優(yōu)化ERP系統(tǒng)，以適應中小企業(yè)信息化的需要。是本文所要探討的主要問題。
一、傳統(tǒng)ERP的局限性
傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)屬于典型的聯(lián)機事務處理系統(tǒng)，系統(tǒng)強調(diào)的是密集的數(shù)據(jù)更新處理性能和系統(tǒng)的可靠性，其業(yè)務數(shù)據(jù)的模式是針對事務處理系統(tǒng)而設計的，所以數(shù)據(jù)的格式和描述方式并不適合非計算機專業(yè)的管理決策層進行業(yè)務上的查詢、分析和決策。經(jīng)過一段時間的應用后，用戶便發(fā)現(xiàn)單靠所擁有的傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)并不足以獲得市場競爭的優(yōu)勢，因此用戶不再滿足于計算機系統(tǒng)幫助他們迅速地處理具體業(yè)務，他們還要求從大量業(yè)務數(shù)據(jù)中探索業(yè)務活動的規(guī)律性以及市場的運作趨勢，并據(jù)此為他們參與市場競爭做出重要的決策。這種決策需要對大量的業(yè)務數(shù)據(jù)(包括歷史業(yè)務數(shù)據(jù))進行多維分析或數(shù)據(jù)挖掘才能得到，然而傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)是面向應用建立的，系統(tǒng)支持日常的操作。只具有傳統(tǒng)的查詢及統(tǒng)計報表功能，無法為用戶提供強有力的決策支持。傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)在管理決策支持方面的局限性體現(xiàn)在以下方面：
1.ERP軟件是“聯(lián)機事務處理”系統(tǒng)。一個典型的聯(lián)機事務處理系統(tǒng)南多個事務處理(transaction)應用構(gòu)成，每個應用使部門的一個過程或功能自動化，同時每個事務和每一分鐘的業(yè)務細節(jié)都記錄在與事務應用關聯(lián)的數(shù)據(jù)庫中。而對于公司高層管理者來說，從規(guī)模龐大、數(shù)據(jù)完整、但“事無巨細”的ERP系統(tǒng)中直接獲取進行宏觀決策時所需的數(shù)據(jù)是很困難的。
2.受ERP思想提出時的需求所限，ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法上升到信息層面，決策所需的支持信息需要從ERP系統(tǒng)和其他事務處理系統(tǒng)中提取出來進行二次加工得到。要求進行更深層次的分析和挖掘，才能提煉出對當前決策問題真正有意義的、有價值的信息來。
3.傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)，雖然將企業(yè)內(nèi)部的信息做了很好的整理。但對信息的利用非常有限，大量企業(yè)有用的信息資源被閑置浪費。事實上。根據(jù)IBM的調(diào)查，一般企業(yè)對于儲存資料的使用率只有2%~4%。
過去，終端使用者想要存取信息系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，必須事先通過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，對于終端使用者非事先安排好的數(shù)據(jù)存取。大部分是不被允許的。然而，過去有關分析的信息系統(tǒng)，大部分是由信息部門設計或管理。因此缺乏對終端使用者特定需求的了解。此外，傳統(tǒng)的分析工具缺乏讓使用者連接到不同信息來源的功能。因此對于非技術人員來說。這一類的工具無法提供整合性的分析功能，使用者僅能利用獨立的、非整合在一起的應用程序來從事自己的分析工作，這就使得企業(yè)為取得及時可靠的信息而疲于奔命。
4.ERP中跨地域業(yè)務往往存放在異構(gòu)的環(huán)境中。不易進行統(tǒng)一的查詢，同時由于地域和時間的變化和統(tǒng)計口徑的不同，造成ERP數(shù)據(jù)的一致性存在嚴重的偏差，因而影響到?jīng)Q策過程。
5.ERP系統(tǒng)是經(jīng)常更新的，當數(shù)據(jù)經(jīng)常改變時，就難以對企業(yè)的問題做出一致的回答，而回答的經(jīng)常性改變往往會混淆決策過程。
6.ERP系統(tǒng)的設計主要是考慮將事務處理所需的細節(jié)信息有效地載入系統(tǒng)，要求應用開發(fā)者實現(xiàn)數(shù)據(jù)高度規(guī)范化，以及在數(shù)據(jù)存檔之前就必須決定作為應用的一部分有多少數(shù)據(jù)可存儲。雖然運作系統(tǒng)對日常事務處理的支持是非常有效的，但對于運用常規(guī)的軟件技術支持報表制作、決策和行政信息系統(tǒng)并不是很好。因為其側(cè)重點在于數(shù)據(jù)的存儲，而很少提供訪問數(shù)據(jù)和將數(shù)據(jù)變?yōu)橛杏脹Q策信息的工具。
7.ERP系統(tǒng)的維護和客戶化開發(fā)成本無法控制。由于決策層無法直接獲取決策所需要的信息資源，造成ERP供應商和企業(yè)信息部門增加了大量的客戶化開發(fā)工作。同時由于決策需求的不斷變化，也使得開發(fā)維護工作量不斷增大。企業(yè)信息成本不斷提高。呈不可控狀態(tài)，嚴重影響企業(yè)對信息化的信心。
8.商務過程中ERP對決策支持的不足。首先，ERP是面向事務處理的，由于不同層次的管理人員對數(shù)據(jù)的要求是不同的，因而處理決策相關問題時，ERP系統(tǒng)要面向不同的用戶提供不同的數(shù)據(jù)，這常常要在日常事務級別上進行。耗費大量的系統(tǒng)資源并且性能低下。其次，這些決策支持功能大多在各個模塊當中，不能成為一個統(tǒng)一的整體。對于需要集成數(shù)據(jù)的決策應用來說，必須由企業(yè)編程人員編寫專門的程序消除這些信息孤立情況以使這些數(shù)據(jù)集成起來。可是，數(shù)據(jù)集成是一項十分煩瑣的工作，都交給應用程序完成勢必會大大增加編程人員的負擔，而且會導致極低的處理效率，也不利于系統(tǒng)的維護。此外，由于ERP系統(tǒng)處理的大多是細節(jié)數(shù)據(jù)，它能提供的統(tǒng)計數(shù)據(jù)量和決策功能都十分有限，提供的查詢比較簡單，因此很難滿足企業(yè)日益增長的決策需要。
二、優(yōu)化ERP系統(tǒng)的必要性
以上討論了傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)管理決策支持方面的局限性，可見，優(yōu)化ERP系統(tǒng)迫在眉睫。其一，各ERP廠商迫切需要擴展ERP的商業(yè)智能功能。傳統(tǒng)ERP市場已趨飽和。經(jīng)過10多年的擴展，傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)的需求已經(jīng)漸漸趨緩，各ERP廠商都需要開發(fā)新的產(chǎn)品以彌補傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)的績效下降，需要延伸ERP系統(tǒng)的功能。其二，企業(yè)對ERP系統(tǒng)的要求改變。企業(yè)提升價值的辦法從改善企業(yè)內(nèi)部流程以提高效率變成滿足客戶需求以超越競爭對手，對企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性信息的需求增強，進一步推動ERP軟件功能的大幅度拓展。
隨著ERP的應用，企業(yè)從過去的信息難以集成、信息匱乏的時代，進入到信息爆炸以及決策支持需求日益迫切的時代。首先由于ERP系統(tǒng)每天產(chǎn)生大量的作業(yè)信息記錄，使得數(shù)據(jù)量快速膨脹，進而影響數(shù)據(jù)庫訪問效率及ERP系統(tǒng)運行效率，因此必須思考如何再提高系統(tǒng)效率。其次，由于ERP的導人。大量過去零散的難以集成、保存和匯總的信息都能在ERP系統(tǒng)中加以保留，管理者希望從這些大量累積的完整的營運信息中，進行分析和探索，以滿足決策支持需要。
在改善效率方面，一般情況下，ERP系統(tǒng)只保留日常運行所需的最近2~3年的信息，以提升整體系統(tǒng)運行的效率。然而當進行趨勢分析或策略分析時，又要求以大量的歷史數(shù)據(jù)為基礎，供分析、判斷和歸納所用。此時的企業(yè)需要一個既能完整保留大量歷史記錄，又能提供快速查詢分析功能的數(shù)據(jù)環(huán)境。因此，從ERP中移出過期的數(shù)據(jù)是不可放棄的。但同時決策分析所需的大量數(shù)據(jù)庫運算、訪問操作，如果直接針對ERP使用的數(shù)據(jù)庫操作。又會直接影響到ERP的維護運行效率，甚至干擾運行。
鑒于ERP與決策分析在信息處理上的需求沖突，客觀上要求中小企業(yè)應用優(yōu)化后的ERP系統(tǒng)。
三、優(yōu)化ERP系統(tǒng)的關鍵點
目前，幾種廣泛的趨勢影響著社會生活的方方面面。這些趨勢包括：全球化、快速的感知與反應型經(jīng)營模式、超大能量與共同改組、虛擬機構(gòu)的崛起以及加速進行的產(chǎn)品革新。ERP在其中充當著平臺的角色，中小企業(yè)能從中探求到未來商業(yè)價值的源泉，但要想真正使這些業(yè)務能力成為可能，ERP還必須自身獲得新的功能。
(一)ERP全球化
在中小企業(yè)信息化建設中，最為明顯的發(fā)展趨勢便是：企業(yè)全球化、市場全球化以及競爭全球化。隨著電子商務的不斷發(fā)展，政策屏障已經(jīng)在過去幾年內(nèi)相繼消失，企業(yè)電子商務已經(jīng)在中小企業(yè)存在了相當長的一段時間，經(jīng)營的范圍已逐漸擴大到全球。因此，隨著中小企業(yè)信息化建沒的不斷加強。勢必要求優(yōu)化ERP系統(tǒng)功能，為全球化的企業(yè)提供服務。
ERP已經(jīng)支持了企業(yè)信息化明顯的、相對容易做到的功能，比如允許交易和電報使用多種貨幣單位、按國別申報經(jīng)營成果。但是。其他功能，比如適用于當?shù)卣呓Y(jié)構(gòu)或當?shù)匚幕谕担蜁贓RP系統(tǒng)中設計得很復雜，而且利用編程來實現(xiàn)的難度較大。因此。使ERP全球化首先應該從ERP流程標準化著手，把相關地區(qū)的生產(chǎn)力、生產(chǎn)與運輸成本、關稅以及需求等全球數(shù)據(jù)結(jié)合在一起。
隨著市場全球化，中小企業(yè)公司間也傾向于進行合并，以更好地應對市場中生產(chǎn)能力過剩的情況。另外，信息環(huán)境與流程環(huán)境的相似性也會引起業(yè)務上的結(jié)合。合并與收購的不斷增長帶來了另一種需求——把原來相互分隔的ERP整合在一起。因此，在優(yōu)化ERP系統(tǒng)的時候，必須考慮到企業(yè)在原有ERP系統(tǒng)中傾注的精力，使企業(yè)在原有ERP系統(tǒng)環(huán)境下，稍作升級便可滿足目前經(jīng)濟情況下中小企業(yè)信息化建設的需要。
(二)ERP快速化
在競爭激烈的經(jīng)營環(huán)境中，中小企業(yè)為了維持生存、發(fā)展，必須迅速了解到單個客戶在某一特定時間想要得到什么，并通過ERP軟件來做出反應。因此，要求ERP軟件具有快速感知與快速反應能力。優(yōu)化后的ERP必須在技術方面滿足中小企業(yè)信息化建設的需要。提高企業(yè)回應客戶的速度和靈活性。
(三)ERP重組化
經(jīng)濟全球化促進了企業(yè)間的合并，但是，由于企業(yè)及管理機構(gòu)要求降低管理的成本，因此會促使各企業(yè)在本行業(yè)內(nèi)進行重新組合。重組之后的公司也應該能夠在優(yōu)化后的ERP軟件的幫助下，進行ERP重組，使得ERP軟件可以適應目前企業(yè)重組后的要求。
(四)ERP虛擬化
由于虛擬組織是企業(yè)為了實現(xiàn)共贏而進行的聯(lián)合協(xié)作。關系范圍非常廣泛。優(yōu)化后的ERP軟件為了涵蓋這樣的范圍，技術上需要支持不同級別的數(shù)據(jù)與流程的聯(lián)合，從簡單的組織機構(gòu)間的市場交易，到完全聯(lián)合與共享，各種級別的聯(lián)合必須要適合構(gòu)成虛擬組織的兩家(或多家)機構(gòu)之間的關系種類。要使ERP軟件虛擬化。方法之一是擴大價值鏈，把多個數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的信息整合在一起。
四、優(yōu)化ERP系統(tǒng)的解決方案
數(shù)據(jù)本身并不像數(shù)據(jù)處理后的信息那樣有價值，只有將數(shù)據(jù)處理成信息才能使用戶能夠更好地理解市場。進而獲取競爭的優(yōu)勢。那么如何將傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)中積累的大量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成可靠的、商用的信息以便于決策支持呢?以數(shù)據(jù)倉庫為代表的商業(yè)智能技術是最好的解決方案。商業(yè)智能系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以從ERP系統(tǒng)、異構(gòu)的外部數(shù)據(jù)源、脫機的歷史業(yè)務數(shù)據(jù)中提取、清理和轉(zhuǎn)換，并按決策主題所需進行重新組織，從而構(gòu)建一個作為決策支持系統(tǒng)和聯(lián)機分析應用數(shù)據(jù)源的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)環(huán)境，幫助用戶發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)積累的數(shù)據(jù)的潛在價值。
在優(yōu)化后的ERP系統(tǒng)環(huán)境中，ERP系統(tǒng)為集成數(shù)據(jù)來源，通過ETL過程建立必要的數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)集市。ERP系統(tǒng)、OLAP和DM組成集成環(huán)境的工具層。技術上，ERP系統(tǒng)的重點在于快速、準確、安全、可靠地將數(shù)據(jù)收集到數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)倉庫用于信息的存儲和組織。OLAP側(cè)重于信息的決策分析，而DM則側(cè)重于重要的、隱藏的知識發(fā)現(xiàn)，它們相輔相成，互相促進。集成的系統(tǒng)具有以下特點：
1.ERP系統(tǒng)收集、處理、存儲大量的基礎數(shù)據(jù)，構(gòu)成集成系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源。
2.數(shù)據(jù)倉庫對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一綜合。形成全局的數(shù)據(jù)視圖，構(gòu)成商業(yè)智能系統(tǒng)的信息基礎。
3.OLAP利用數(shù)據(jù)倉庫中的信息。構(gòu)建多維數(shù)據(jù)視圖，采用多維分析方法進行數(shù)據(jù)分析。
4.DM能有效地從大量數(shù)據(jù)中挖掘出決策所需的知識，做出預測性分析。優(yōu)化后的ERP系統(tǒng)的價值可以體現(xiàn)在以下3個方面：
決策支持方面的價值。數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)可以提供集成的、簡潔的和一致性的數(shù)據(jù)。不但可以增加報表和信息查詢效率及其可靠性，最主要是可以協(xié)助如趨勢分析，跨年度比較、周期性分析等比較查詢。而且在進行信息處理、分析處理、變異分析及數(shù)據(jù)挖掘等決策支持工作時，都可以通過數(shù)據(jù)倉庫取得基于ERP系統(tǒng)的累積的實際數(shù)據(jù)的分析結(jié)果，更可以幫助管理者進行分析和提供可行方案的評估參考。
重組應用系統(tǒng)方面的價值。由于將OLTP系統(tǒng)和商業(yè)智能系統(tǒng)的OLAP分開，可以適度地清除OLTP處理系統(tǒng)的歷史數(shù)據(jù)，如此可以改進企業(yè)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，也可以讓兩方面的工作負荷互不干擾。更可以通過OLAP功能，提供與ERP截然不同的數(shù)據(jù)取用方式和處理方式。滿足不同的數(shù)據(jù)需求。新的系統(tǒng)甚至可以在必要時連上ERP或數(shù)據(jù)庫提供及時信息。
企業(yè)再造方面的價值。商業(yè)智能系統(tǒng)事實上主要為企業(yè)管理者提供戰(zhàn)略決策信息，而不是細節(jié)的戰(zhàn)術信息。避免了商業(yè)智能所帶來的信息過載問題。為決策者提供關聯(lián)、聚合等分析為企業(yè)的發(fā)展提供良好的信息支持，也便于管理者利用企業(yè)再造(BPR)改進企業(yè)體制，增強企業(yè)的競爭力。
目前，各種各樣的應用已經(jīng)離不開信息化軟件的支持，ERP系統(tǒng)也已經(jīng)成為輔助企業(yè)管理的重要工具。信息化管理的建設對企業(yè)發(fā)展將起著越來越重要的作用。可以這樣認為，成功的信息化管理軟件在很大程度上決定了中小企業(yè)是否能夠不斷推進信息化管理。因此，不斷優(yōu)化ERP系統(tǒng)，使中小企業(yè)信息化管理最大限度地發(fā)揮作用，是ERP研究者重要的工作任務。
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本文標題：促進中小企業(yè)信息化建設優(yōu)化ERP系統(tǒng)
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