隨著我國國民經濟信息化過程的加快，我國在信息化建設方面投入了大量的社會資源，但由于用戶自身技術、能力、人員等方面的不足。系統建設過程中又缺乏有效的監督管理機制。致使許多工程項目在質量、進度、投資等方面都無法得到很好的保證和控制。項目中途下馬或完工后難以達到預期建設目標的情況屢見不鮮。近年來，隨著信息工程監理制度的引入，由用戶委托專業的第三方監理機構對工程的全過程進行有效的監督管理，使工程建設全過程處于嚴格的監控之下。從而有效地降低了建設風險，控制了建設經費。保證了工程進度和質量。
信息系統工程監理概述
信息系統工程是指信息化工程建設中的信息網絡系統、信息資源系統、信息應用系統的新建、升級、改造工程。信息系統工程監理，就是本著”服務性、獨立性、公正性和科學性”的原則，依照國家有關政策法規，國際、國內行業標準以及信息系統工程建設合同條款的規定，從技術和管理的角度。對工程實施過程進行控制和管理，促使開發進度和質量按計劃(合同)如期實現，促進用戶與系統集成商的有效溝通。敦促雙方履行合約。保護雙方的正當權益。確保項目實施的科學、合理和節約。
信息系統工程監理文件編制與檔案管理
(一)信息工程監理文件編制、收集存在的問題
信息系統工程監理按工作流程劃分為四個階段：工程招標、工程設計、工程實施、工程驗收。每一階段的監理工作都包含了三控(質量控制、進度控制、成本控制)；兩管(合同管理、信息管理)：一協調(業主與集成商的工作協調)。
工程監理文件資料是監理單位在工程項目施工階段進行三控制、兩管理、一協調活動的紀錄，它是工程質量的內在反映：是工程延期、索賠、質量、安全事故原因分析及責任追究的重要憑證：是監理單位的最終產品：是工程技術人員和各有關部門實施工程管理、制定技術標準和規范的重要參考資料。本人參與了一些工程的監理、竣工驗收和工程監理資料的查閱。發現工程監理資料存在的一些問題。這些問題不解決，監理檔案整理就不能規范，并將給今后的系統維護帶來困難。監理文件資料編制出現的問題歸納可為以下幾個方面：
1、部分內容的不真實、填寫不規范：由于個別系統集成商捏造數據，掩蓋質量問題，或監理人員不熟悉信息技術、不了解監理規范以及施工規范和質量標準。造成產品性能指標或數據不真實。有時監理人員沒有了解具體表格的填寫要求，盲目填寫。
2、編寫不及時：由于總監師對資料編制工作不重視、人員安排不當，檢查指導不力，使資料編制工作嚴重落后于工程進度。在項目驗收時突擊整理。粗制濫造，漏洞百出。
3、對系統集成商提交的工程技術資料審查不嚴：由于監理人員工作責任心不強、對系統集成商報來的工程技術資料未嚴格審核，就盲目予以認可：在審批施工方案時，對不切合實際的施工方案、施工進度、組織措施未能提出改進建議，使施工計劃無法落實。
4、收集不全：施工階段的工程監理資料包括項目合同、設計文件、監理規劃及實施細則、技術交底與會審紀要、施工組織計劃表、工程開工(復工)審報表及工程暫停令、設備核驗資料、工程進度計劃、設備、材料、配件的質量證明文件、工程變更資料、隱蔽工程驗收資料、工程量清單、工程款支付憑證、監理工程師通知單、監理工作聯系單、報驗申請表、會議紀要、來往函件、監理日記、監理月報、質量缺陷與事故的處理文件、項目施工階段質量評估等專題報告、監理工作總結等方面的資料。由于管理、制度、責任及人員等原因，經常發生資料收集的疏漏，直接影響了資料的完整性。
信息工程監理文件編制問題解決辦法
為了進一步加強監理工作管理，規范和統一資料的編制工作，確保工程的順利驗收，為用戶提供符合要求的施工監理資料。就應采取以下措施。對資料中存在的各種問題進行有效的預防。
1、強化對工程施工監理資料的監控，始終把它作為保證工作質量的一項重要工作抓緊抓好。在編制監理工作計劃時，對于監理資料的編制做出具體安排和部署，有計劃、有步驟地克服資料中存在的各類問題，使資料編制工作不斷規范化。
2、及時收集，力求齊全。由于工程監理資料原始數據來源于各協作方，數據分散、信息量大，除了需要監理方的監理工程師、總監、公司管理人員的密切配合外，還需要建設方和系統集成商的相關部門協調配合。
必須要求系統集成商與工程進度同步提交施工技術資料。同時加強內部管理工作，要求各專業監理工程師及時收集資料，作好記錄，認真填寫各種表格，使工程施工技術資料和監理資料都處于受控狀態。
3、在資料編制中應做到：
(1)隨時掌握設備、材料進場情況和工程進度。利用設備、材料進場初驗時機收集資料。對已收到的文件、資料要做好紀錄，妥善保管。
(2)仔細核查，不留隱患。核查主要設備、材料的資料內容是否齊全。是否符合合同要求。對檢查中發現的問題應按規定的程序正確處理。特別要注意將設計、施工、監理單位等三方共同研究的處理方案，施工單位的處理紀錄。權威性部門的檢測報告等歸入編制資料中。
信息工程監理檔案資料分類辦法
監理檔案是建設項目檔案的重要組成部分，是業主所委托的監理單位在實施項目建設管理過程中的文字記載。監理檔案反映了施工過程中的控制、管理和協調的全過程。監理檔案管理是項目監理工作的重要任務之一，存在于施工、驗收各個階段，是與工程同步進行的，也是考核監理工作的重要依據。因此，規范信息系統工程監理的檔案管理為項目建設提供質量保證至關重要。
要按照國家及有關部門規定。結合本單位實際，編制本企業監理檔案資料編制實施細則。在細則中明確各分項目的編制辦法，各類資料的具體要求及編制人員的職責，使規定具體化、資料編寫標準化。資料分類及編制工程竣工后，監理資料應分類組卷。監理資料按監理規范要求分為下列幾大類：
1、合同文件類。包括各種協議文件、招標投標文件、合同文件等。
2、設計文件類。包括設計單位編制的可行性研究、初步設計、技術設計等設計文件、圖紙，以及設計變更通知單、工程竣工后的設計文件和圖紙。
3、施工文件類。包括系統集成商編制的施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術措施。
4、業主指示類。包括來自業主單位的指令、文件、信息及上級機關、主管部門的規定、批示、決定、指示及審查意見等。
5、施工管理及監理類。①工程開工令、停工令、返工令、工程大事記；②質量檢查記錄及檢查報告、質量鑒定書：③設備安裝記錄及其質量檢查評定材料；④隱蔽工程記錄：⑤現場監理日記、監理旬報、月報、季報、總結；⑥各種驗收文件；⑦竣工驗收和交付使用文件等。
6、規程規范設備儀器類。①技術規程、規范、準則及說明文件：②計算、網絡及其他設備的隨機系統軟件、源程序、使用說明書、圖紙、圖片及隨機資料；③出廠檢驗合格證、裝箱單、開箱記錄和備品備件清單：④設備儀器安裝、調試、測試數據、性能鑒定和驗收報告等。⑤設備訂貨清單、概要和預算。
7、其他。①圍繞項目建設所形成的有關聲像材料：②其他有價值的技術文件材料。
信息工程監理檔案資料信息化管理
開發信息工程監理資料信息收集、儲存、加工處理、分析和檔案管理的應用軟件、實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化、檔案信息的數字化和網絡化。建立一套科學的電子檔案業務管理工作流程、方法及原則，以提高管理效率，規范管理手段。使信息工程監理檔案管理的科學化、便捷性及準確性。
信息系統工程監理檔案管理制度建設
(一)信息系統工程監理檔案管理原則
信息工程監理是新興的行業。目前信息工程監理的法律法規尚未健全，但有關國際、國家和行業標準和規范為監理單位提供了監理依據。監理采用的最主要工作方法是控制，而控制的依據是檔案資料，控制成果的反映也是檔案資料。因此，監理業務檔案是監理單位實施工程建設監理的真實寫照。又是監督系統集成商按項目施工合同要求，控制施工的質量、投資、進度的實際記錄。在其具體管理中應當遵循以下原則：
1、真實可靠性原則
監理人員對自己所形成的檔案文件的真實性、準確性和完整性負責。如實填寫監理日記，審核集成商報送的監理報表的真實性、準確性、完整性。
2、及時有效性原則
監理業務檔案應當隨著工程的進展同步形成、并及時整理，監理人員在辦理簽證、見證、驗收等監理業務的同時，按照”形成規范、真實齊全、整理及時、分類有序”的原則形成監理文件、檔案資料。
3、分工負責的原則
工程建設監理檔案的管理是一項綜合性、業務性、技術性都較強的工作，不僅需要監理單位在機構建設、人員配備和制度建設上加大管理力度，更需要包括項目總監、各專業監理工程師、監理員、專職檔案資料員在內的各級監理人員樹立檔案意識，規范檔案管理，自覺遵守建設工程監理檔案的管理原則，履行各自檔案管理職責，從而提高建設項目檔案管理水平。
(二)信息系統工程監理檔案管理制度建設
監理檔案管理工作是監理工作的重要內容，因此必須建立科學、規范的監理檔案管理制度。
1、總監理工程師負責制原則
總監理工程師對監理業務檔案的真實性、準確性、完整性、系統性負首要責任。其職責是。指定專人負責檔案資料的具體管理并對歸檔檔案資料的真實性、有效性負責；制定編制監理規劃，明確規定監理檔案資料的內容、要求、歸檔及移交時間：督促檢查系統集成商整理工程檔案；工程竣工后，按照檔案管理的有關標準、規范的規定。向建設單位和本單位檔案機構移交監理檔案資料。
2、規范和統一資料的編寫工作
建立并不斷完善《信息系統工程監理規范手冊》，并組織監理人員學習，熟練掌握資料的編寫標準。明確檔案管理的要求。制定標準化檔案管理辦法，使監理檔案管理工作既有指導方法。又有檢查標準，保證監理檔案的質量。
3、設立監理檔案專職管理人員
檔案管理人員必須同時具備綜合信息管理、文檔管理、合同管理的能力，因此必須由具有一定檔案管理知識、懂得一般的監理業務、能夠熟練操作計算機、對信息系統工程技術有所了解并具備一定的工作協調能力的人員擔任檔案管理工作。
4、建立核查機制
建立監理工程師編制、總監師檢查、公司審核三級核查制，嚴把監理檔案質量。并由公司領導、檔案員、項目總監組成的考評小組，每月對各項目組、各項工程施工過程中的監理文件編制情況進行全面考評，發現問題隨時糾正。并給予指導性的幫助，通過考評促進了監理檔案管理的規范化。
5、制定文件編制和檔案管理標準
制定嚴格的文件、檔案的編制和管理標準。如對監理日記。要求記錄人員認真記錄當日施工內容、工序進度、質量問題、發生過的事件以及處理過程、處理結果，做到收集及時，編制系統全面，完整真實。管理分類有序。
6、注重監理檔案信息資源的綜合利用
信息工程監理檔案作為監理活動的記錄，凝結了員工在從事監理工作過程中獲得的知識、體會、經驗和數訓。是企業最主要的顯性知識，因此它是企業最重要的知識資源。它的開發和利用是檔案信息化的核心任務，開發利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。因此，要以知識管理思想指導企業檔案信息化工作。按照檔案信息產業化、規模化、集約化的發展思路，利用Intemet網進行營銷運作，使福建省計算中心檔案信息資源融入社會綜合信息資源庫，為社會提供系統的、綜合的、集成的信息服務。支持用戶對各種檔案信息的有效訪問、檢索和查詢，實現信息資源共享。
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本文標題：信息系統工程監理檔案管理規范研究
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