1 引入信息系統工程監理的必要性
隨著信息技術和網絡技術的發展，信息系統網絡化、復雜化、多樣化，尤其是大型信息系統的開發已經成為一項龐大的系統工程，投資大、周期長、高技術、高風險。因此，對信息系統的生命周期進行嚴格、規范的質量管理與控制至關重要。由于開發單位往往由于其技術力量有限，無力對項目的技術、設備、質量、進度等進行控制，因此在系統的開發方與委托方之間引入第三者——監理，這是信息系統工程中保證工程質量、進度、成本的重要手段，也是保證項目實施成功的要素之一。
為了加強信息系統工程的規范化管理，保障信息系統工程的質量，北京已經率先實行《北京市政務與公共服務信息化工程建設管理辦法》，對于重大信息化工程項目必須通過招標方式選擇信息系統工程監理單位，實行強制監理，從而保證工程能夠按照委托方需求，高效、經濟地按時完成，實現預期建設目標。信息系統監理的主要任務是指具有信息系統工程監理資質的單位，接受建設單位的委托，依據國家或地方的有關規定、系統工程建設標準、工程承建、建立合同等，對信息系統質量、成本、進度等方面進行動態的有效的控制，及早預測與發現可能影響工程計劃的要素，并予以糾正，改善，從而保證其安全、可靠與有效性。
進度控制是監理過程中的一個十分重要的內容，因為進度管理的不科學、不系統是當前信息系統開發失敗的重要因素。該文主要是從監理的角度研究如何對進度進行控制，從而保證工程進度能夠按計劃完成。
2 進度監理的實施過程
進度是系統進展情況的反應，它貫穿于信息系統整個生命周期中，進度不僅是一個時間概念，還包括任務、時間、成本等因素，只有全方位地考查進度才不至于顧此失彼，既保證預定時間，又能使項目保質保量完成。時間、成本、質量是項目成功的基本要素，而這三者之間相互矛盾，不可能使三個控制目標同時達到最優。提高質量意味著投資增加或者延長進度，壓縮進度就會出現盲目趕工，勢必影響成本與質量，如圖1 所示。因此，合理的進度計劃對于控制成本和質量，以及對項目的成敗起著至關重要的作用也具有十分重要的意義。
圖1 質量、成本、進度之間關系圖
從項目實施的過程來講，有效的進度控制應該具有以下的特征：具有有效的進度基準計劃，項目經理能夠實時地掌握項目實際進展狀況；能預見性地發現和解決在項目實施中影響項目進展的問題；在實施過程中根據實際情況動態地進行調整、補充進度計劃；能夠采取有效方法控制影響項目進展的因素項目能在預定的(或可接受的)時間內完成。在項目過程中，進度監理的主要流程如圖2 所示。
圖2 進度監理流程圖
3 進度監理的主要內容
監理人員主要是對進度管理的整個過程進行審查，包括審查進度計劃的合理性、可行性，進度進程的完成情況，以及進度的調整與改進對策等，如表1 所示。
表1 項目進度控制中監理的主要職責
3.1 進度計劃制定的監理
進度計劃主要是對進度安排的合理性做出評價，目的在于為評價實際進度提供一個可靠的尺度。任何過緊或過松的進度都不足以反映開發方的工作情況。進度太緊會導致項目為了趕工而損害質量，提高成本，進度太松對于開發方沒有壓力，也會影響質量。合理的進度計劃及要給各方一定的壓力，要使其通過努力達到既定的目標。
3.1.1 進度計劃書的規范性
監理人員在審查進度計劃時，要檢查計劃書是否按照標準格式編寫，這種格式應盡量依照國家標準和國際標準。如果在某項業務上沒有相應的標準，開發方應該預先制定本項目的進度計劃編寫規范，這個規范應該是經過監理人員評審并同意的進度計劃的規范，能夠全面反映項目過程，并為各種需要閱讀計劃書的人提供良好的可讀性。
3.1.2 計劃書內容的完備性
計劃中是否反映出時間、人物、結果等形式，在項目計劃的早期可以首先建立一個宏觀的進度安排表，該進度表應反映出任務的大致時間段，每個階段的結果形式，如表2 所示。
隨著項目的進展，再將宏觀進度表中的每一項內容細化成詳細的進度表。詳細進度表應該細化到每周，包括每個人的職責和任務分派情況。正確的任務分派要控制好三個關鍵點。時間點、交付品、責任人。時間點是指任務明確的開始/結束時間最后同時交代清楚工作上下游關系；交付物是指任務的結果交付品應明確指明具體要求；責任人應該對具體問題負主要責任，尤其在幾人協作完成任務情況下，更要明確負責人，防止責任推諉。任務委派最好有文字記錄，如果任務比較簡單，可以用責任矩陣描述，而復雜的任務可以給每個人任務書。 無論采用哪種方式，委派時最好要當面溝通和確認，并得到責任人的承諾。為了檢查方便，在制定計劃時要注意任務的顆粒度要適中，即應該盡量讓任務的工期小于檢查周期，這樣項目例會上可以比較確切地判斷任務的完成情況。
表2 宏觀進度安排表
3.1.3 進度安排的合理性
監理人員可以從以下幾個角度來度量進度安排的合理性。
(1)總的開發周期。總開發周期的制定有兩種情況：第一種是首先規定了系統的最終發布日期，并且不能更改，信息系統開發方要在這一約束條件下將工作量分布在預先確定的時間框架中。第二種情況是，大致的時間界限由委托方給定，但需求尚未給定，所以總的開發周期是一個模糊的期限，這種情況下，在開發方對系統進行了解之后，會在總開發周期的基礎上做出詳細的開發計劃，將最好的利用資源的方式對工作量加以分布，這個計劃應當由開發方與委托方和監理方共同商量、討論最后制定新的開發期限。
(2)在制訂進度計劃時，要根據項目規模分成幾個里程碑，兩個里程碑之間留大約30%的緩沖時間。
(3)工作量安排。在工作量分布上，可以考慮開發的順序而統籌規劃，有些任務必須順序執行，而有些可以并發執行，有些只有等其他活動結束時才能開始，有些則可以獨立進行。在工作量分配上，監理人員應重點考查人員數量與其工作量之間是否平衡，要保證在任一時間段內分配給任務的人員數量不能超過項目人員的數量。例如，一個項目有五人參加，每人每天工作量是1，如果在某一天中需要完成12項并發任務，每個任務需要的工作量是0.5，則這種情況下所分配的工作量就大于可用于分配的工作量，因而是不可行的。
(4)開發人員的可靠性。要充分考慮人員完成任務的能力，避免人員的頻繁更換，尤其是主力人員。開發方往往有一種錯誤認識，即使進度拖延，也可以通過增加更多程序員在后期趕上進度。實際上，項目后期增加人員通常會產生一種破壞性影響 其結果會使進度進一步拖延。主要因為新手必須首先學習這一系統，而培訓者正是過去一直工作的人，從而耽誤他們的工作，此外，新加入人員會增加人員之間的通信路徑數量和整個項目中通信的復雜度，從而需要更多時間。
(5)開發能力與資源的限制。在制定計劃時 開發方的能力也是監理人員重點考核的因素之一。只有在能力允許下制定的進度計劃才是可信的。有時開發方因為某種原因，會出現脫離實際的進度安排。如果開發方是新組建的團隊，隊伍里缺少富有經驗的管理者，再將系統設計時間縮得很短，計劃往往會難以修改而容易導致失敗。對于新的開發者，在制定計劃時不能將計劃進度排得太滿，要對系統的開發過程留有一定的余地，作為備用和應急準備。
(6)系統開發方法與過程。開發方法不同，各階段的內容也有不同，每個階段遞交的成果也不同，要考慮計劃與開發方法是否對應。
(7)工作量分布。項目各階段的工作量分配上，有一種推薦性的指導原則，即，“40-20-40”原則，即40%工作量分配給前端的分析與設計，類似比例的工作量用于后端測試，編碼的比例大約是20%的工作量。這個原則也要跟具體情況進行調解，如果是大型復雜的軟件開發，分析設計任務的工作量多于40%；如軟件系統是人命關天的，則要考慮分配更高比例的測試工作量。
3.2 進度進程實施的監理
在進度計劃制定后，監理人員需要對進度進程進行實時跟蹤和控制，通過使用多角度、多層次的數據、表格、圖形，增強項目任務與進度狀態的可視性，將實際與計劃進度進行對比。監理人員在審查進度時可以在執行過程中的檢查點進行，也可以在特定的時間進行。檢查的目的是比較實際情況與計劃差異，以確定當前的狀態。比較正式的檢查方式有例會、周報、匯報；非正式的方式包括口頭詢問、非工作時間的交流。另外，交付品的質量和提交情況、變更記錄也是重要的檢查手段。在正式檢查方法中，參加項目組的例會是一種非常簡單有效的方式。
在進度監理過程中，往往會發現進度與計劃出現偏差的現象，對此，監理人員要認真分析導致進度延遲的原因，通常有以下幾點：
(1)進度計劃的失誤。進度計劃不僅包括正常進行的進度計劃，還應包括進度拖延的調整計劃。計劃失誤是常見的現象，在制定計劃時不可避免地會與實際情況有所偏差。有時將持續的時間安排得過于樂觀，如計劃時遺漏了部分必須的工作；或計劃工作量不足，而實際工作量增加；或資源或能力不足，例如計劃時沒有考慮到資源的限制或缺陷，沒有考慮如何完成工作；以及出現計劃中未能考慮的風險等等。這些都是計劃的失誤導致的進度拖延，解決的辦法是在制定計劃時充分論證和留有余地，并在過程中不斷完善。
(2)邊界條件的變化。邊界條件是一個很廣的范圍，包括：系統需要的變更，委托方提出新的要求、修改項目的目標及系統范圍的擴展；系統開發過程中方法選擇不當、系統邏輯模型錯誤和修改、設計的錯誤或修改；委托方對開發過程結果的評審簽字不及時等等。邊界條件的變化，不僅造成對實施進度的干擾，有時甚至直接要求調整原來已確定的計劃。
(3)管理的失誤。管理的失誤是對進度影響較大的因素，存在如下幾種情況：委托方與開發方之間、計劃方與實施方之間缺少溝通；開發方缺乏時間意識；責任落實不明確，不同開發組之間的接口不清。
(4)由于質量原因造成的拖延。時間和質量是一對矛盾統一體，在信息系統過程中，確保質量需要大量的時間為代價，有時往往為了趕進度而放棄質量，其結果是信息系統不能起到預想的作用，IT人員不得不再花更大的代價來維護和修改，導致進度拖延。
當出現進度偏差時，監理人員要認真分析，并向項目組人員提出建議，盡快彌補進度的偏差，偏差的大小及其所處的位置對后續工作及總進度的影響程度是不同的。在對進度計劃實施分析的基礎上，確定調整方案。進度偏差的主要控制措施如表3 所示。
表3 控制進度偏差措施表
在進度糾偏過程中，監理人員主要關注以下幾點：開發方是否制定進度管理的方法、體制，是否得到計劃、開發、運行及維護各業務負責人的認可；計劃、開發、運行及維護各業務負責人是否把握進度狀況，是否按計劃執行；糾偏措施所產生的風險；各業務結束時，是否按計劃等實施狀況進度分析與評價；評價的結果是否反映到下階段工程的進度計劃中；評價的結果是否反映對進度管理的方法與體制等進行改進。尤其是壓縮進度時會影響到系統的質量，如何取舍是非常關鍵的，IT 監理人員應當將情況及時向委托方報告，并征求委托方的意見。
3.3 進度調整的監理
由于邊界條件的變化、系統的變更、管理失誤等原因，需要及時重新調整原來確定的計劃，避免新的變化引起的進度拖延。進度調整要跟蹤需求變化，以控制需求的穩定性，并進行需求變更的影響分析，如表4 所示，并建立需求跟蹤能力矩陣，需求跟蹤支持工具集，支持任務與進度跟蹤數據的變化與修改。
表4 變更影響分析模板
在這一階段，監理人員主要針對以下要點進行檢查：
3.3.1 分析進度調整計劃的合理性
對于進度延遲，監理人員應該收集數據實地檢查，與開發者進行會談，獲取對項目進展可能出現問題的客觀評估，分析產生偏差的原因；在查明原因之后，要分析偏差對后續工作和總進度的影響，確定是否應當調整。監理人員主要審查以下幾點：
1)調整計劃是否對后續工作、總進度和質量造成不良影響；
2)進度調整后主要關鍵節點、后續工作的限制條件以及總進度允許變化的范圍；
3)對于調整后的進度計劃項目組是否有能力完成；
4)對于調整后的工作或計劃，是否落實到具體的行動方案上；
5)在項目繼續實施中，執行調整后的進度計劃，并繼續進度跟蹤。
3.3.2 分析進度調整方法的科學性
在進行進度控制與調整的基礎上，監理人員還需要對進度的合理性給予評價，并檢查開發或維護人員是否根據評價結果對系統進行相應的改進，從而實現進度評價的有效性。進度評價主要有以下幾點：
1)檢查在各業務結束時，是否按計劃對實施狀況進行分析與評價，評價的結果是否客觀、真實，是否分析了影響進度的主要原因，是否提出了相應的應對措施，應對措施是否合理，能否實現等。
2)檢查評價的結果是否反映到下階段工程的計劃中，在下階段的工程實施過程中是否按照相應的進度調整計劃進行實施。
3)對進度的評價是否反映對進度管理的方法與體制等的改進。
4 監理報告的提交
監理單位應當按照計劃，分階段定期向委托方書面報告工程情況，例如：在進度過程中，針對各個階段進度方面出現的問題，可以提交以下報告：
1)每周一次的例行工作報告。
2)針對工程中某一進度問題的專題分析報告，并對計劃做出合理的調整。
3)對文檔的審查報告。
4)階段性報告，在每一個里程碑結束后，提交階段性監理報告。
此外，在監理過程中，監理單位應按照公正、獨立、自主的原則開展監理活動，維護委托方與開發方的合法權益，一方面，嚴格按照有關法律、法規、規范、標準實施監理，嚴格按照監理合同和其它合同實施監理；另一方面，要運用合理的技能，謹慎而努力地工作，為委托者提供滿意的服務。同時，應當與開發方友好合作，共同實現項目總目標。
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本文標題：ERP信息系統工程監理中的進度控制
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