四、編制物料代碼。
物料代碼是ERP系統(tǒng)檢索和處理信息數(shù)據(jù)的依據(jù)，它是所有基礎(chǔ)工作中最基礎(chǔ)和必不可少的重要環(huán)節(jié)。物料代碼一旦確定輸入系統(tǒng)發(fā)生業(yè)務(wù)后，一般不允許修改和刪除，它將關(guān)聯(lián)物料技術(shù)、庫存、計劃、銷售、采購、財務(wù)、成本、質(zhì)量等信息形成系統(tǒng)的基礎(chǔ)記錄。
物料代碼結(jié)構(gòu)的合理性與信息表達的豐滿程度（包容性）將對ERP系統(tǒng)的運行效率和生存力起到十分重要的關(guān)鍵作用，因此企業(yè)必須下大力氣組織有關(guān)人員建立本企業(yè)的物料代碼體系。
編制物料代碼必須遵循以下基本原則：
㈠唯一性
指一條物料代碼只能代表一個指定的物料，即某一個物料只能找到一條相對應(yīng)的物料代碼，而絕無數(shù)條物料代碼；同理，一條物料代碼也絕無數(shù)項信息。因此，物料代碼的唯一性是編碼中最根本的特性和必須嚴格遵守的基本原則。確保物料代碼唯一性的主要措施是對編碼對象的特征進行分析歸納及排序分類并采取一定的技術(shù)措施首先做到編碼對象的唯一性。
㈡可讀性
編碼的目的是為了便于對信息進行快速地檢索、查詢、分類、匯總等處理操作。物料代碼應(yīng)力求簡單明了，容易識別，方便記憶，減少錯誤概率，提高操作的效率。因此物料代碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。信息的分類和排序應(yīng)當按照信息的分類特征，采用樹形結(jié)構(gòu)模式組織信息陣矩，充分運用電腦邏輯處理功能快捷自動的完成物料代碼操作，使物料代碼具備良好的可讀性。
㈢穩(wěn)定性
穩(wěn)定性是指信息代碼一旦分配，只要信息的基本特征沒有發(fā)生變化，就應(yīng)保持不變。例如：同一項目的名稱、同一工藝的位號、同一設(shè)備的名稱都必須采用相同的標識代碼并保持穩(wěn)定不變。即使該項目停止生產(chǎn)，其標識代碼應(yīng)至少在10年之內(nèi)不能用于其他項目上。另外，即便該項目已不在管理中使用，由于要保存歷史紀錄，需要在數(shù)據(jù)庫中較長期地保留他的標識代碼。因此，在重新啟用信息標識代碼時，還需要考慮此因素保持物料代碼的長期穩(wěn)定。同時在編制物料代碼時所有的信息都應(yīng)當按照物料代碼樹結(jié)構(gòu)有序存放，做到編碼可歸，使物料代碼規(guī)范完整。
㈣擴展性
物料代碼要考慮到企業(yè)管理組織機構(gòu)的發(fā)展趨勢以及未來新產(chǎn)品開發(fā)的變化，預(yù)留信息的伸縮、延伸余地以有利于物料代碼的逐步擴充和不斷完善。
㈤操作性
在ERP程序中所有操作都是通過數(shù)學邏輯運算來實現(xiàn)的，為了避免處理錯誤而發(fā)生死機現(xiàn)象，物料代碼應(yīng)使用常用的英文字母或數(shù)字字符，盡可能少用或不用漢字及特殊符號（如 #、’-’、’*’）等。物料代碼良好的可操作性對建立一個和諧的應(yīng)用環(huán)境，確保操作的正確性具有重要的意義；同時對企業(yè)今后實現(xiàn)條形碼管理將奠定良好的基礎(chǔ)。
物料代碼明細生成后應(yīng)按ERP物料通用結(jié)構(gòu)進行定義。以金蝶K/3 ERP為例其物料通用結(jié)構(gòu)有近142項，其中最基本的有：代碼、名稱、明細、物料屬性、計量單位組、基本計量單位、默認倉庫、數(shù)量精度、最低、最高存量、幣別、計價方法、存貨、銷售科目、計劃、訂貨策略等等。正確定義有利于ERP系統(tǒng)初始化時正確批量的導(dǎo)入物料代碼及相關(guān)信息數(shù)據(jù)。
物料代碼的編制過程是一項復(fù)雜嚴謹?shù)墓ぷ鳎婕暗狡髽I(yè)管理、制造專業(yè)理論、信息管理系統(tǒng)、計算機數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)籌邏輯等知識。筆者在ERP物料編碼的研究和實施中體會到：編制科學、實用的物料代碼體系必須掌握兩個要點，一是制定行之有效的編碼方案，二是使用自動生成代碼的軟件工具。有的ERP開發(fā)商常常聲稱自己擁有"物料編碼數(shù)據(jù)庫"可以讓企業(yè)套用現(xiàn)成的代碼體系，實踐證明這種"拿來主義"只能是商業(yè)運作的演示范例并不能代替企業(yè)自身的物料編碼體系，如果延用下去對ERP系統(tǒng)的健壯性和生存力都是十分不利的。所以企業(yè)在實施ERP時一定要把物料代碼的編制視為基礎(chǔ)管理的重中之重，千萬馬虎不得。
4） 規(guī)范數(shù)據(jù)操作行為。
數(shù)據(jù)處理的最終結(jié)果是靠各種操作來完成的。操作不當或失控將會導(dǎo)致錯誤的輸出結(jié)果，所以還必須規(guī)范數(shù)據(jù)操作行為，其主要內(nèi)容包括：操作過程的程序化、數(shù)據(jù)依據(jù)的標準化、數(shù)據(jù)管理的法規(guī)化。
操作過程的程序化指的是操作的先后次序、正確完整的行程、工作內(nèi)容、銜接辦法等。
數(shù)據(jù)依據(jù)標準化指的是所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須做到"事出有因"依據(jù)一定的法定文件。例如原材料的名稱、型號規(guī)格、材質(zhì)、計量單位、引用標準等都要符合國家、行業(yè)或企業(yè)有關(guān)技術(shù)標準和法規(guī)的規(guī)定。
數(shù)據(jù)管理法規(guī)化指的是在數(shù)據(jù)的處理過程中要做到崗位明確、職責清楚、有章可循。
因此企業(yè)還必須制定各種相應(yīng)的規(guī)章制度、崗位職責、操作規(guī)程，相互關(guān)聯(lián)相互制約確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性、完整性和規(guī)范化。
㈣網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃與設(shè)備配置
計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)設(shè)備是ERP系統(tǒng)的物理支撐，影響ERP軟件的穩(wěn)定運行及運行速度。企業(yè)應(yīng)按照ERP軟件的運行要求與企業(yè)管理信息流量的大小以及實施地點的區(qū)域位置來統(tǒng)一規(guī)劃計算機網(wǎng)絡(luò)、購置硬件設(shè)備。在ERP實施的準備階段一方面要重視ERP軟件的引進，同時也要規(guī)劃配備好網(wǎng)絡(luò)與硬件設(shè)備。
網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃與設(shè)備配置基本原則是：技術(shù)的先進性、實施的可能性、操作的靈活性、開發(fā)的擴展性及良好的性價比。具體地講應(yīng)著重考慮網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備的功能、性能、容量、安全、可靠、性價比等要求。
企業(yè)要特別注重計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的選型與建設(shè)，對于集團化公司往往還需考慮集團公司與異地分公司互聯(lián)通信的問題，制定最佳聯(lián)網(wǎng)方案。目前有三種異地聯(lián)網(wǎng)方案比較實用，即租用電信通訊光纖、建立Internet VPN、軟件遠程集中接入。
1．租用通信光纖：利用通信行業(yè)如中國電信、聯(lián)通、長寬的光纖資源，簽訂租用通信光纖纖芯的合同，實現(xiàn)企業(yè)異地局域網(wǎng)互聯(lián)，這種方式見效快、效率高、安全可靠、性價比優(yōu)良。
2．建立Internet VPN：目前高科技信息技術(shù)發(fā)展迅速，遠程數(shù)據(jù)通訊和局域網(wǎng)異地聯(lián)網(wǎng)的方法與專用設(shè)備有很多，其中VPN虛擬專用網(wǎng)(Virtal Private Network)就是其中一種成熟的技術(shù)，已被眾多大中型企業(yè)所采納應(yīng)用。VPN虛擬專用網(wǎng)是一條穿過公用網(wǎng)絡(luò)的安全、穩(wěn)定的隧道，通過對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的封包和加密傳輸，在一個公用網(wǎng)絡(luò)（通常是Internet）上建立一個安全的連接，從而實現(xiàn)在公網(wǎng)上傳輸自有數(shù)據(jù)、達到自有網(wǎng)絡(luò)的安全級別。通常VPN是對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的擴展，通過它可以幫助遠程用戶、公司分支機構(gòu)、商業(yè)伙伴及供應(yīng)商同公司的內(nèi)部網(wǎng)建立可信的安全連接，并保證數(shù)據(jù)的安全傳輸，VPN還可滿足不斷增長的移動用戶在全球因特網(wǎng)的接入。雖然VPN通訊建立在公共互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，但是用戶在使用VPN時感覺如同在使用專用網(wǎng)絡(luò)上客戶計算機和企業(yè)服務(wù)器進行通訊一樣，因此安全可靠、經(jīng)濟實用。這種方式對網(wǎng)絡(luò)Internet帶寬資源和網(wǎng)絡(luò)維護的要求比較高。
3．遠程集中接入：這是一個基于服務(wù)器計算架構(gòu)（Application Serving簡稱A/S架構(gòu)）的軟件應(yīng)用接入平臺。它將用戶各種應(yīng)用軟件集中部署在服務(wù)器（群）上，通過RAP協(xié)議（Remote Application Protocol），即可讓客戶端快速安全的執(zhí)行服務(wù)器上的ERP等應(yīng)用軟件。它對網(wǎng)絡(luò)的帶寬要求低，而且優(yōu)化了屏幕傳輸，平均一個客戶端連接約占用3kbp/s的帶寬，無需在客戶端上安裝ERP軟件，用戶不再受客戶端和連接性能的限制。因此這種方式具有快速、安全、靈活和可遠程管理的特點。
㈤開展培訓
實施ERP項目是一項龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及的知識面十分寬廣，因此對所有參與人員都必須進行知識和技能的培訓。培訓的目的是充分了解和貫徹ERP的思想與理論，順利地實施ERP系統(tǒng)，推動企業(yè)進一步提高管理水平。ERP培訓要緊密結(jié)合實際，不能走過場耍花架子，干什么就學什么，分門別類的組織進行。通常可組織ERP基本知識、功能模塊演示、數(shù)據(jù)準備、工作流程、項目管理、系統(tǒng)維護等方面的培訓。
培訓應(yīng)制定詳細的培訓計劃，根據(jù)實施步驟分期分批、有針對性的進行。培訓與改革相結(jié)合，注意及時收集整理領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)主管、操作人員的實際經(jīng)驗和培訓中的反映，在培訓學習中使ERP實施方案不斷完善更加成熟。
結(jié)束語
本文之所以把企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)分為準備和實施兩個階段，重點論述企業(yè)在準備階段中的工作思路和具體辦法，其目的就是強調(diào)企業(yè)管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化與應(yīng)用ERP的關(guān)系，引起企業(yè)用戶和ERP軟件開發(fā)商的足夠重視，糾正過去那種只看重軟件引進，而忽略企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的誤區(qū)。增強企業(yè)的主動性和創(chuàng)造精神，讓引進應(yīng)用ERP的過程真正成為促進和提高企業(yè)管理水平的催化劑和加油站，使ERP實施工作扎實穩(wěn)步的推進，為取得應(yīng)用的成功奠定更堅實的基礎(chǔ)。
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本文標題：企業(yè)應(yīng)用ERP編制物料代碼：制造企業(yè)應(yīng)用ERP的準備階段（4）
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