天鵝泵業的基本情況
長沙天鵝工業泵股份有限公司（簡稱天鵝泵業）位于長沙市天心區環保工業園內，是由原長沙工業泵總廠改制而成。公司現有員工300人左右，年銷售額2億以上。
公司主要生產泵類產品，是典型的單件小批量訂單型生產企業，訂單基本上都是自制生產，少部分訂單通過外購（外協）產品或零件完成；從訂單簽訂到訂單完成，需要經過評審、設計、生產、質檢、測試、發貨、安裝以及售后服務等過程。由于產品本身的復雜性及生產流程的不確定性，成本核算和交貨期對企業非常重要，這一點也是同類泵企業的一個共同關注點。
天鵝泵業是一家年輕的民營企業，信息化水平不高，除了設計部和財務部分別使用設計軟件和財務管理軟件外，其它部門基本上還只是停留在使用電腦進行文件處理的階段。企業大多數人對ERP不熟悉，且信息化管理方面人才缺失，相關人員還只是停留在內部硬件的維護方面。
針對天鵝泵業的這種情況，可將她們界定為信息化薄弱型泵企業。此類企業的ERP實施與信息化基礎強的泵企業實施相比必然需要有不同的模式及側重點。
天鵝ERP（TE-ERP）一期項目實施概況
針對天鵝泵業信息化基礎薄弱的特點，在“總體規劃、分步實施”的思想指引下，天鵝ERP一期項目采取了從企業管理診斷與流程優化、物料編碼制定到基礎數據準備、倉庫系統優先上線的實施路線，探索出了信息化基礎薄弱型泵企業ERP實施的創新模式。
1） 管理診斷與業務流程梳理
在此階段，實施小組首先組織相關部門進行調研前培訓，使各業務小組了解各自部門的業務在ERP系統中的運行情況，為實施小組與各業務部門的調研工作奠定基礎。然后針對培訓所涉及到的部門進行調研，調研主要內容有崗位職責、業務流程，收集各部門的相關業務單據及報表資料，收集各部門反映的問題及建議。
這一階段，由于要深入到企業的各個部門去掌握第一手資料，所以調研的過程中暴露出了企業業務流程、管理規范等方面的很多問題。在對各部門調研的基礎上，針對各部門反應的問題、建議，提出了目標系統中對應的解決辦法，并按照倉庫、采購、財務、營銷、成本、計劃、生產、質保等部門一一列出了新系統需要配套的相關措施建議。
2） 物料分類及編碼
物料編碼階段首先需要確定物料編碼的范圍，只有定義了編碼的范圍，才能確定物料的大類，從而確定中類和小類，并進而對屬于每一個小類的物料進行具體編碼規則的確定。
經過實施小組的討論并結合天鵝泵業領導的意見，確定了物料編碼的范圍和基本原則，針對每一個類別分別討論其物料的性質，從而確定編碼規則。天鵝以前對標準件、綜合件和工具并沒有嚴格的區分，物料的實際存放位置也不確定，這就需要設計部、倉庫等一起來根據物料的相關特性進行劃分。在這個過程中，需要針對不同物料分別定義其編碼規則，有的物料有規格型號，有的物料只有簡單的名稱，有的物料規格型號相同但有材質的差異，即使是前面三種性質相同，有時還需要區分供應商。而處理電機類物料，需要按照其電壓、功率等因素進行分類，并對每一個類別進行規則的制定。后面的鋼材大類物料也是類似的處理。
難度比較大的是產品、半成品和毛坯類物料的整理，這部分物料不僅量大，而且都需要圖號，這部分數據必須要設計部門才能提供。
3） 倉庫系統上線
倉庫系統上線總的來說還是比較順利，利用上年12月的盤點數據作為期初我們上了標準件、綜合件、工具、鋼材和電機5個邏輯倉庫；利用本年1月的盤點數據作為期初上了成品庫；由于此時半成品和毛坯的物料編碼才剛完成，所以只能利用2月的盤點數據上了毛坯、半成品和配件庫。
倉庫系統是分倉庫開始使用，導致培訓了好多次，也就相應的增加了工作量，但一次性上是不可能的，一是因為部分編碼未準備好，還有一個原因是期初數據提供的信息很不完全，導致設計部和實施人員需要花費大量的時間來對期初數據進行整理。
ERP實施給企業帶來的效益
總的來看，經過緊張而有序的實施工作，天鵝泵業通過實施ERP系統取得了以下效益：
1）編碼規范統一、工藝資料齊全，加快了企業規范化的進程。
2）庫存積壓大大減少，釋放了大量占用的流動資金，提高了資金的周轉率。
3）提高了生產計劃的統一性、預見性、提高客戶訂單交貨的及時率。
4）為企業培養了一支訓練有素的信息化人才隊伍，提高了企業的整體管理水平與執行力。
實施心得總結
1） 物料分類及編碼方面
物料的分類及編碼是ERP實施過程中基礎數據準備的重中之重。物料分類的層級結構可繁可簡，比如可在物料大類下分長軸泵、多級泵等中類，又在長軸泵下可分成套泵、泵頭、長軸泵零部件、長軸泵毛坯，而在長軸泵零部件下又可分為長軸泵通用的零部件和非通用零部件，最后落實到具體的各零部件小類。當然，也可以直接將產成品、半成品、毛坯等劃分為物料大類，然后在各個大類中再具體細分。要綜合考慮每種方法的優缺點及適用性。另外，物料分類的劃分不要一天一個變化，要早點確定下來，否則后面的編碼工作無法展開。
在編碼方面，要靈活處理某些物料信息是歸入物料編碼還是納入物料配置中。進入到物料編碼中的物料信息是相對重要而且比較穩定，很少變化的信息，比如規格型號。對于一些經常變化的信息則考慮放到配置信息中，比如調整揚水管、調整護管的長度、電機與軸承的廠商、油漆的顏色等等。
2）期初數據方面
實施倉庫系統過程中，重要的一點就是導入期初盤點數據時，要區分的物料屬性一定要及時區別，否則發現問題后，再臨時修改，付出的是成倍的工作量。
比如在2月份核算期間錄入毛坯的期初盤點數據時，沒有將自制毛坯與外購毛坯區別開，到后來3月份核算期間發現這個問題，又必須要修改時，首先要將3月份毛坯庫的出庫單和入庫單反記賬，然后毛坯庫2月份反月結，2月份的入庫單反記賬，再根據期初盤點數據將自制與外購的屬性一一補充到期初入庫單中，然后在逐一記賬，再月結；更麻煩的是需要找到3月份的出庫單中，哪些是從自制毛坯中出的，哪些是從外購毛坯中出的，相應的修改屬性后，才能將3月份的出庫單記賬。所以總的來看，花費的工作量是之前的好幾倍。
除了上述提到的自制與外購之外，假如期初盤點的物料中有不同價格的同種物料，而又需要采用個別計價的話，也需要人為的將它們區分開，比如在批次里錄入不同的日期。
3）實施計劃方面
針對企業執行力比較低的實際情況，在制定實施計劃時，適當將工作往前面安排。此外，在計劃安排時，一定要清楚工作的責任人和責任部門，在做計劃總結時也需要明確哪些工作未完成，從而提高相關人員的責任心和緊迫感。
4）實施模式方面
通過天鵝泵業ERP一期項目的成功實施，可以總結出：對于信息化基礎薄弱的泵企業，最好在準備好流程優化、物料編碼、基礎數據后優先上線倉庫管理系統，待倉庫系統運行順暢后，再逐步平滑過渡到其他系統。這樣可以規避風險，提高上線的成功率，不失為一種有效的實施模式。
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