0 引 言
隨著電力體制改革的進一步深化，電力市場、競價上網的機制正逐步形成。面對即將到來的、可以預見的激烈競爭局面，發電企業都在努力從優化企業內部管理入手，通過改進與優化業務流程、降低消耗、控制成本等方面來提高效率和獲取最大利潤。物料作為企業運營的基本資源，在發電企業成本中占有相當的比重，同時也是發電機組安全穩定運行的物質基礎和保證，因此物料管理在發電企業管理中的地位不言而喻，它不僅是影響企業經營績效的重點，也是企業提高整體管理水平的突破口。但由于其傳統管理手段和管理模式自身的局限性，直接影響了企業競爭力的提高，阻礙了企業的進一步成長。
徐州發電廠作為一個具有30多年歷史的老國有企業，擁有3900多名職工，在物資管理系統使用上，共有35個部門近500的用戶數，包括25個倉庫近16 000種物資。由于之前的管理都是通過手工操作，物資管理上存在重復、遺漏的現象；開領料單要好幾個部門簽字，費時又費力，而且當時的采購管理沒有信息化，很難做到公平，公正，高效。ERP作為當前國際上通用的管理信息系統，它順應企業面臨全球化市場競爭的管理需求，以計算機為工具，將企業各方面的資源進行管理，并合理調配，使企業在激烈的市場競爭中獲得更強大的競爭力。如何管理好徐州發電廠龐大的物資系統，是徐州發電廠企業管理的重點和難點，要解決這些問題，應用ERP是企業較好的選擇。為了進一步降低成本，加強老廠的信息化建設，2004年4月1號，徐州發電廠與上海伊爾普信息技術有限公司合作，開始物資管理系統的實施，5月8號正式上線，經過2個月的單軌運行，于7月底正式驗收通過，2004年8月8號正式完成徐州發電廠物資管理系統項目。
該系統針對徐州發電廠特點，制定了特別的系統需求，并做到了和徐州發電廠原有的財務FMIS系統全面集成。系統主要包括系統管理及設置、需求及領料業務、采購管理、倉庫管理、查詢分析等幾大模塊，利用計算機網絡實現從物資計劃與領料的申報與審批、物資采購與收貨、入庫與發料、庫存管理等環節的全過程管理。目前經過了試運行和運行初期，現在已經比較穩定的運行于徐州發電廠各部門和班組中，在企業職工的技能水平得到鍛煉的同時，也提高了企業信息化管理水平，使得徐州發電廠的整體素質得到提升。
1 根據徐州發電廠特點制定系統需求
(1)滿足物資業務多單位集中管理，分別核算的要求。
(2)物資管理業務全部在網上實現。利用計算機網絡實現從物資計劃申報與審批、物資采購、收貨與入庫、庫存管理，物資領料單申報與審批、倉庫發料全部流轉環節的數量，價格、質量和消耗的全過程管理。
(3)物資管理業務的全面預算管理。需求計劃業務受預算控制，領料受需求計劃及預算控制，不能超預算提需求計劃，不能超需求計劃領料，沒有預算不能領料，上述控制必須在系統中得到充分體現。
(4)賬實、賬賬實時相符。以物料主數據(物料編碼)為索引，對所有物料進行數量管理、價值管理，做到物料明細賬與實物實時相一致(賬實相符)，物料明細賬與財務賬實時相一致(賬賬一致)。通過對庫存物料的入庫、出庫、移動和盤點等操作進行全面的控制與管理。
(5)和財務系統全面集成。系統和在用Finis2.0進行集成，實現物資核算業務的自動化。
(6)和網上采購系統集成。和徐州電廠自行開發的網上采購系統集成，物料系統生成的采購計劃自動發送到網上采購系統，網上采購系統生成的訂單自動流轉到物料系統。
(7)全面的查詢分析功能。系統應提供強大的查詢分析功能，滿足各級領導對物料管理業務的分析需求，為決策提供正確的依據。
2 系統流程
徐州發電廠物料管理圍繞著物料資源的活動展開，分為需求、采購、庫存3個管理環節。首先物料的需求由各車間(部門)、班組根據設備的檢修、大修、改造計劃或其他各種計劃提出對物料的需求計劃，在有計劃系統集成的情況下，物料需求將自動生成。在沒有相應的計劃系統時，物料需求由手工申請，經過相應的審核／審批流程后，最后集中到物料管理部門，物料管理部門進行匯總并通過物料管理系統與實時庫存進行比較，系統自動進行物料需求運算(MRP運算)，擇時產生準確的MRP報表，至此物料需求環節結束。而采購管理環節是從MRP開始到物料入庫結束，具體為：MRP報表→采購計劃(根據供應商及價格管理信息)→采購訂單→招投標／合同／直接采購→采購入庫，采購管理環節強調的是流程管理和信息管理，使采購業務做到真正的公平，公正、高效而及時，而庫存管理環節完全集成在貨物的接受和分配過程中，系統支持多種業態的入庫、出庫和調整等業務。在企業管理系統中，物料管理系統構成了整個企業生產經營活動的物質基礎，實現了計劃、采購、庫存等業務整合并且和生產、財務等子系統的高度集成，幫助企業合理配置物料資源，動態控制物料動向，有效地保障了企業經營活動的供給，降低了庫存資金的占用，提高了物品周轉效率，使企業的采購成本和生產成本得到有效控制。如圖1所示。
圖1 物料管理系統流程
3 系統模塊構成及功能
在系統初始化期間，徐州發電廠財務部、物貿公司、信息公司與伊爾普公司工作人員配合，整理了18000多條物資編碼，重新設置了物料屬性，對物資編碼的描述做了規范；由于與財務系統FMIS2.0的集成，在數據庫中設置崗位300多個；根據徐州發電廠現實情況定制流程2257條，物資入庫與發票的分離，解決了大量的遺留單據，總計3500多筆領料單和860多筆入庫單。在物資管理系統下，徐州發電廠各個倉庫物資都納入同一個物資管理系統中，通過物資編碼的整理和控管，有利于物資采購管理的規范化，同時物流與資金流的緊密結合，目前所有的物資業務流轉均在系統中運營，真正實現了物資管理的信息化處理。下面介紹該系統的主要模塊構成及功能：
3.1 系統管理及系統設置
主要對系統基礎信息進行設置。包括用戶權限設置、單位信息，物料編碼及屬性，業務類型及流程等基礎信息設置。
(1)權限管理。包括權限集設置和用戶功能設置。主要設置一些系統菜單處理權限的集合；對系統預置物料管理中常見業務類型及其業務，可對具體業務流程進行標準流程及特殊流程的部門崗位、權限等設置，由此實現業務中心的業務處理。
(2)公共信息設置。提供物料多種編碼體系、編碼規則設置，即一套主碼和多套輔碼，以滿足用戶不同需要，用戶可根據需要實現主輔碼互換；還包括供應商信息管理和價格信息管理。
(3)分單位信息設置。各分單位可根據需要靈活設置物料主數據屬性來實現管理控制，且提供新物料在業務進行中的便捷維護功能；同時提供多幣種、多物料計量單位及換算系數設置，便于換算；還可對系統已內置需求申請計劃、采購業務、庫存出入庫業務，合同業務、供應商業務、銷售業務等7類業務類型及其部分子業務的流程權限等信息的設置，用戶還可以根據具體需求在系統允許的范圍內添加／編輯／刪除各業務類型下的子業務，并提供對業務的流轉過程、相應權限進行設置的快捷入口，以便在業務中心對設置的相關業務進行操作及信息處理。
3.2 需求及領料業務
(1)物資需求計劃的編制與審批。對于有權限提出需求計劃申請的用戶來說。可在業務中心界面中添加新的需求計劃申請，提交相關人員處理；對暫不提交的需求計劃可以選擇保存，對被駁回的需求申請可以修改后重新提交或者終止流轉。審批工作流配置，需求計劃審批工作流配置時，其類型可以對應到預算項目、對應到倉庫，審批過程中有權限控制(金額和單價2種)。
(2)物資領料計劃的編制與審批。對于有權限申請領料的用戶，根據編制的需求提出領料申請，編輯領料對應的預算項目、需要提交的倉庫。業務摘要，物料編碼、領用數量等信息，提交倉庫發料。同樣經過領料單制定，領料單審批等流程。
3.3 采購管理
(1)采購定單。有此權限的用戶可根據需求計劃進行匯總，平衡利庫，并通過MRP運算，生成采購計劃，通過采購計劃審批發送到網上采購系統，網上生成的采購訂單自動流轉到物料系統(特殊情況可以在物料系統直接生成訂單)，再進行采購定單的提交和審批。
(2)采購入庫。貨到后，計劃員根據發票是否到達，做采購正式入庫或采購估價入庫申請。
3.4 倉庫管理
倉庫是企業物流的集散結點，是物料歸集、統計和核算的基礎。庫存管理從貨位、批次、單件等不同角度對物料進行管理，通過對物料的入庫、出庫、調整和盤點等業務操作，實現了對企業的物流的全面控制和管理。同時業務與賬務核算系統的高度集成與信息的實時共享，使企業對當前的庫存狀況有了高度的可視性，物料控制決策成為基于事實的決策，而不再是統計預測。
(1)收料業務。包括物料的基本信息，貨位信息等。
(2)發料業務。主要是選擇出庫物料記錄，隨時查看物料信息，編輯出庫數量，選擇貨位、質量控制碼、批號等進行出庫記錄。
(3)調撥業務。主要是將要移出倉庫的物料信息：倉庫信息，物料名稱、物料規格型號，物料數量信息，輸入調撥申請單中，同時填寫物料所移入的倉庫信息。再分別由倉庫管理員做相應的收發料工作以完成物料的移庫工作。
3.5 查詢分析
信息系統中，強大的查詢分析功能是用戶了解和管理業務信息的窗口，是用戶最直接的要求。本系統在業務流轉過程中，可隨時查詢相關輔助信息，便于業務信息準確維護及審批t對于各類業務，提供多角度、多條件組合的統計查詢，使用戶對自己業務處理情況，全面了解。而查詢信息顯示內容的靈活設置及方便導出Excel文件功能，也提高查詢結果利用率，不同客戶的各類庫存管理指標的查詢分析，為管理可控和再控提供切實依據。包含了：(1)業務查詢。(2)需求計劃查詢， (3)出庫單查詢； (4)庫存狀態查詢； (5)物料查詢。
4 技術架構
伊爾普技術架構如圖2所示。伊爾普物料管理系統的模塊采用了典型的多層開放式體系架構(multitier)，支持多種客戶端設備和多種大型主流數據庫，如DB2、Oracle、Sqserverl操作系統。支持基于Web的調用與傳輸標準和分布式計算模型，有效解決了系統安全性、開放性和海量數據處理。
圖2 伊爾普技術架構
基于伊爾普物料管理系統的多層開放式體系結構，在穩定的網絡環境的前提下，為應付日益增加的數據處理需求，徐州發電廠提供了Dell PowerEdge 1655MC服務器作為物資管理系統中間層，由于和財務方面通過FMIS2.0進行集成，其所使用的DB2數據庫是在小型機上來應用，大大提高了物資管理系統的數據服務能力。而對于部分缺乏硬件條件的部門和用戶，徐州發電廠也做了針對性的解決。
5 應用效果與體會
(1)數據規范化。發電企業的數據不僅復雜，而且在開始階段非常不規范。如物料管理，這些數據包括：物料數據、供應商數據，庫存等靜態數據，還有價格信息、合同信息等動態信息。因此在數據準備過程中，首先要對這些數據進行分類，然后建立編碼規則，通過編碼的方法對數據規范化。徐州發電廠在實施物資管理系統后，減少了各類誤差，經過前期的新物料整理，目前新物料已經從最初的1000多到減少現在的400左右，而類屬性的設置大大減少了因為物料屬性錯誤導致的問題；另外，借條情況規范化并逐步減少。由于借條在實際情況中不可避免，徐州發電廠對借條的使用做了規范，并規定何種類型的借條必須在一定時間內補入領料單據。
(2)資源整合優化。物料管理系統構成了整個企業生產經營活動的物質基礎，實現了計劃、采購、庫存等業務整合并且和生產、財務等子系統的高度集成，幫助企業合理配置物料資源，動態控制物料動向，有效地保障了企業經營活動的供給，降低了庫存資金的占用，提高了物品周轉效率，使企業的采購成本和生產成本得到有效控制。從前，從申請到領料要經過好幾個部門審批，往往一個流程要跑大半天時間，現在上網操作，幾分鐘就可以完成一個流程。提高了辦公效率，也為企業節約了能源。該系統還盡可能支持徐州發電廠現有計算機和信息資源，使現有資源得以充分利用，以節省投資。通過對系統流程的制定，同時也對徐州發電廠所有的有關物料業務類型、流程、審批權限等進行梭理、優化和確定，并制定有關管理手冊，通過項目的實施。將優化后的流程付諸于實踐，達到業務持續改進，提高管理水平的目的。
(3)通過物資管理系統的運行，提高了關鍵崗位員工的技能水平，使得徐州發電廠的整體素質得到了提升。在項目實施初期。主要面向企業管理層，開展講座，幫助企業的管理者在了解系統基本原理的基礎上，了解系統提供的數據信息，利用系統查詢各項業務指標，分析業務狀況，了解企業運營狀況；在項目實施的中后期，主要是面向實際操作人員和業務骨干，通過培訓和模擬網上操作環境，幫助業務人員熟悉系統的基本操作方法，迅速掌握系統的使用方法以及應用模塊與業務流程的聯系。現在，所有物資管理系統所涉及的班組，部門的相關人員已經可以熟練的在計算機上進行操作了。
6 結 語
現在，徐州發電廠物資管理系統已初具規模，并穩定地運行于各部門、班組。通過實施，造就了一批能熟練應用計算機的管理人員，也培養了一批懂企業管理的計算機應用軟件實施人員。ERP在物資管理系統的應用所帶來的管理模式的改變和企業效益的提高，一定會為徐州發電廠的管理信息化進一步應用與推廣打下堅實的基礎。
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