ERP（企業資源計劃）系統是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺，集成信息技術與流程化管理，合理調配資源，跨地區、跨部門整合實時信息的企業管理信息系統。ERP系統不僅僅是一個軟件，更重要的是一種管理思想，實現了企業內部資源和企業相關的外部資源的整合。它以財務管理為核心，通過軟件把企業的人、財、物、產、供、銷及相應的物流、信息流、資金流、管理流、增值流等緊密集成，實現資源優化和共享，降低成本，提高企業運營效益。

一、ERP系統的主要特點

    1、集成性。ERP把邏輯上相關聯的業務緊密連接在一起，重復工作和多余數據被完全取消，流程優化，主要實現四個方面的集成：一是數據集成，來源唯一，信息共享。二是模塊集成，不同業務模塊中的相關活動可以自動觸發。三是流程集成，物與賬、賬與賬之間動態一致。四是組織的集成，不同業務范圍的組織單元自動關聯。

    2、功能性。ERP提供了一整套經營管理業務功能，每個業務由不同的功能模塊組成，靈活高效。

    3、開放性。ERP軟件的體系結構符合國際公認的標準，使客戶得以突破專用硬件平臺及專用系統技術的局限，方便與第三方軟件產品有效地集成。

    4、適應性。系統中方便的構造方法使之具有靈活的適應性，從而能滿足各種用戶的需要和特定行業的要求。

二、ERP系統對工程審計的影響

    1、積極影響。(1)檔案實時掛接，便于審計取證。工程建設資料需要掛接在系統中，實現了檔案的過程化歸檔，歸檔及時、數據完整，避免由于傳統工程管理中檔案資料滯后、保管不統一等原因，造成審計無法及時、準確、完整地獲取資料，同時也為實時在線審計奠定基礎。(2)建設狀態更新，便于現場審計。ERP中用戶狀態與系統狀態關聯，通過標記用戶狀態對系統操作進行管控，即工程建設狀態需要更新方可進行下一流程操作，在線就可以了解工程建設進度，對于基礎封閉等關鍵隱蔽工程可以及時開展現場審計，避免事后審計只能憑借圖紙審查隱蔽工程。(3)報表格式多樣，便于審計記錄。由于ERP數據集成的特點，實現信息共享格式多樣化，審計記錄更加便捷，底稿數據更具立體感。比如，原先審計計劃執行情況需要向被審計單位索取計劃，之后甄別計劃完整性和真實性，再逐一核對財務成本發生情況，程序多效率低，只能抽查幾項，而運用S_ALR_87013558（預算／實際／承諾／剩余計劃／已分配）命令可以查詢全部計劃項目執行情況，同時可以根據審計意圖調整需要顯示的數據列，簡潔實用的編制審計記錄。(4)信息廣泛透明，便于審計分析。工程項目所有信息均在ERP中反映，審計可以通過掛接的文檔查閱工程建設檔案資料，通過物料、賬務等憑證審查成本支出情況，通過報表運用開展審計分析，形成有效的審計證據，在線信息高度集成，審計分析更加客觀全面。

    2、消極影響。(1)命令代碼化，使用不便捷。人機交互界面缺乏人性化，操作命令以事務代碼的形式執行，顯示不直觀，業務部門人員操作只需要知道幾個環節的事務代碼，而審計人員必須熟知一個業務流程的所有事務代碼方能審計。(2)流程結構復雜，終端資料隱蔽。ERP將企業物流、信息流、資金流等單體流程以財務管理為核心進行集成改造，形成總的管控流程，為了與財務管理相適應，部分流程結構復雜，業務活動在ERP程序中的流轉不直觀。比如，采購訂單分為物料和服務兩大采購流程，其中服務又包括直接創建和根據采購申請號創建，依據分類不同還需執行相應的審批、支付申請、服務訂單確認等流程。另外編制財務憑證前置，由業務部門發起，收貨確認過賬后，財務才進行處理，其中各流程形成很多編號，都稱為憑證，使用成本行查詢命令(CJI3)經過四步才能夠找到財務原始憑證，非常復雜，而傳統審計只需調閱財務明細賬即可查詢需要的原始憑證。(3)信息資源繁多，甄別篩選煩瑣。ERP管理理論的核心思想就是實現對企業整體資源的有效管理，所以ERP系統中信息點繁多、流程嵌套，甄別數據關聯性及真實性、篩選可用數據比較復雜。比如，僅直接創建采購訂單一項命令中包含數據標簽19項，信息點累計74個，若要充分運用數據信息，必須掌握標簽與信息點的歸集關系、分類方式等。(4)線上線下差異，審計線索隱藏。傳統審計通過建設檔案中邏輯錯誤可以發現審計線索，而ERP系統對邏輯錯誤有較好的控制，掩蓋了實際問題，線上和線下實際操作存在差異，審計線索隱藏。比如，ERP物料采購中從采購申請開始，到采購訂單、貨物收、存、發、退從時間上是線性的，依次完成。但實際會存在工程物資混用、墊用的情況，體現在實際操作中就會出現物資發貨時間早于入庫時間、某一類物資庫存已為零但還有領用發生等現象，ERP系統中則無法體現。

三、ERP系統中如何開展工程審計

    現在有很多基于ERP系統開發的審計操作系統，雖然界面更加人性化，但實質都是通過穿透采集ERP基礎數據實現，因此為了在ERP系統中更好地實施工程審計，就必須真正了解ERP管控流程，熟知事務代碼。

    1、ERP項目管理流程（見圖1）。

圖1 ERP項目管理流程

     2、主要審計方法：(1)查證管理操作權限，了解項目基本流程。執行ZPS12016（工作流審批規則維護），可以顯示工程管理中關鍵用戶、職位描述及其管理權限，了解基本管控體系，審計中可以根據相應權限直接索取資料，減少取證的中間環節。同時可以查看具有審批權限的人員是否按規定進行審批，審查工程管理內部控制執行情況。(2)查閱工程掛接文本，了解項目總體情況。執行CJ20N（項目構造器），通過逐級打開項目定義、WBS元素、網絡等可以查看整個工程項目組成情況，通過雙擊“作業／活動”可以查看物料及掛接的工程檔案，了解項目批建、設計、建設規模等總體情況，審查管控流程的完整性及規范性。執行ZPS12020（項目狀態查詢），顯示項目實時狀態，歸集“已結算”狀態的項目作為審計樣本庫，從中選擇審計對象。(3)審查預算執行情況，篩選工程審計樣本。執行S_ALR_87013558（預算／實際/承諾／剩余計劃／已分配），輸入一個或多個項目編碼，可以查詢一個或多個項目預算執行情況，發現超預算或計劃資金剩余較多的工程項目作為重點審計項目。(4)審查物資管理情況，核實工程材料用量。執行CJI3（成本行項目），顯示物資購買情況，與設計中設備清單、材料清冊進行對比，審查物資采購準確性，是否存在利用工程項目多采購建設物資，虛增工程造價的現象；執行ZMM12006（物資入庫單）可以查詢物資采購原始價格，審查是否與采購合同相符、是否存在加價等情況；執行MB52（庫存查詢），顯示某類物資庫存數量，可以作為現場盤庫的資料，審查物資保管情況；執行ZMM12030（采購申請批處理），選擇采購策略（即采購級別）可以顯示該策略下采購的物資，審查是否存在超權限采購的情況。(5)線下審核施工結算，線上審查意見執行。工程施工結算真實性、規范性、準確性地審查主要還是通過線下操作，ERP系統中沒有相應結算審查工具，還必須依靠人工審計，線上執行CJI3（成本行項目）審查工程施工結算是否按照審計意見入賬及其準確性。(6)查閱項目成本費用，審查歸集是否正確。執行CJI3（成本行項目），顯示工程中發生的費用性支出，通過穿透可以查閱采購訂單情況，同時配合執行CJIA（實際支付情況查詢），審查費用掛賬情況，將實際未付的費用作為重點審計對象，審查是否屬于本工程費用，是否存在費用結余留作他用的現象。(7)財務竣工決算審計，審定工程總體造價。ERP項目管理流程中的決算審計是指工程財務竣工決算審計，綜合以上環節審計情況，對財務竣工決算的完整性、勾稽關系的準確性、編制的規范性、總造價的準確性進行審計，實際工作在線下完成，線上執行CJ20N（項目構造器），掛接審計意見，設置用戶狀態為審計完成。

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本文標題：如何直接在ERP系統中開展工程審計

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