一、企業簡介
滬東重機有限公司是中國船舶工業股份有限公司全資子公司，主營業務為各類大型、超大型遠洋運輸船舶、海軍艦艇和海洋工程提供船用低速柴油機、大功率中速柴油機及其配件的設計、開發、生產和服務；同時為市政建設提供隧道盾構、核電站用應急發電機組及柴油機陸用電站、GE排氣缸、大型鑄鋼、鑄鐵件等多門類產品及其零部件的生產和服務。作為國內生產規模最大和技術開發能力最強的船用大功率柴油機生產和研發基地，公司迄今已有50多年的船舶動力建造歷史，是目前國內船用柴油機行業的龍頭，2012年公司實現營業收入29.74億元；資產總額66.15億元；完成工業總產值29.73億元，公司產品結構在過去兩年中也發生了很大變化，柴油機產品當中智能機的比例大幅提升，2012年智能機臺份數為2010年的4倍。面對新的機遇和挑戰，公司積極調整組織機構和運營模式，通過職能調整進一步做大非柴業務，通過建立集配中心增強企業倉儲、物流能力和效率，全球服務中心，帶動公司柴油機營銷和備配件銷售，不斷促進企業轉型升級、相關多元化發展。
二、項目目標與實施原則
根據公司要求和形勢，該項目的目標是：通過開發全面預算管理系統，實現預算項目申報、預算評審、評審結果下達、分項拆分備案、費用審批或超額評審、統計分析等信息系統功能，支撐對預算年度內預算的編制、上報、審核、批準、執行、反饋、分析、考核和總結等，并以推進全面預算管理系統為契機，建立起公司多層次的全面預算管理體系。
在上述總體要求下，該信息化項目的建設需要實現如下目標：
*建立起企業多層級的全面預算管理體系，規范企業預算費用科目，并明確歸口管理部門和二級專業管理部門；
*公司所有的預算費用全部通過信息系統審批、下達；
*公司專業管理部門應通過信息系統管理其預算費用的拆分、備案及評審過程；
*合同評審、費用請款、費用超額評審、新增預算項評審等費用執行情況全部在信息系統中走審批流程，以實現費用使用部門向專業管理請款和專業管理部門向歸口部門申請調整費用總額等管理工作；
為了使該項目盡快推進，公司領導采取多種形式進行宣傳：明確建立全面預算管理體系的重要意義，強調智能化管理和協同管理的思想，并詳細說明具體內容和要求，提出實施的辦法和措施，這些宣傳為推行《全面預算管理》打下了扎實的思想基礎。在此基礎上，在具體實施該項目時，企業也明確該項目的推進原則：
*先實施再改進：該項目的實施實際上首先是管理模式的改變，由原來的財務部一級扁平化管理調整為歸口管理、專業管理和執行三級管理體系，因此，先保證按照既定的模式推進運行起來，再逐步優化改進。
*先保證從無到有：在預算編制、執行等環節，因有人工方式改為信息系統管理模式，諸多細節必將暴露，因此，先不追究數據質量，保證信息系統中有數據，使信息系統運轉起來，用時間效應來逐步提升數據質量。
*先人工后自動：在預算使用情況反饋時，先實現人工反饋，再依據關聯信息系統的建設情況，實現從業務管理信息系統中直接獲取數據的方式實現自動反饋。
*先統計后評估：信息化的最終目的不是為了信息化而信息化，是為了為企業運營提供支撐或決策參考，因此在實施時，先將數據進入信息系統管理，運行一段時間后，再調整費用欄目等內容使其和決策支持需求對接起來。
在上述目標和原則下，公司明確了全面預算管理的總體架構，如下：
圖1 全面預算管理的總體架構
三、參評信息化項目詳細情況介紹
1.系統總體架構
項目組首先根據上述各方面的要求，提出了信息系統的總體架構，如下：
圖2 信息系統的總體架構
該圖表明：公司的全面預算管理分為預算項目申報、預算審批、預算結果下達、預算項目拆分備案、預算項目執行控制和預算項目使用情況反饋統計等環節。
其中，財務部作為歸口管理部門只負責“一級項目”的申報、評審、統計等管理工作，二級專業管理部門負責該一級科目拆分成二級科目的拆分、備案、評審和控制等工作，即：專業管理部門有權決定二級科目的審批和費用調整工作，而一旦涉及其一級科目的超額評審時，必須提交歸口管理部門審批。
另外，專業管理部門按相應標準或模板形成拆分項，將作為執行部門使用費用的控制依據，同時通知財務部備案，這些數據作為后面實際發生費用的限額。相應的，系統也要求：每一筆成本費用的發生都有在系統中申請并按金額的大小走不同級別的審批流程，如果使用費用超出限額必須要走多及審批流程。
2.系統推進過程
在明確系統架構后，IT部門和業務部門分頭行動：一方面，是IT部門如火如荼的系統開發工作：流程、代碼、測試、調試、修改，等等，一方面是財務部門的業務梳理工作，將其原來200余項預算項目進行了逐一討論和明確：最終確定了66個大項，500余子項的費用科目框架。
在系統開發結束后， IT部門和業務部門又聯合起來，多次討論，確定信息系統的推進計劃和方案。如下：
*第一期：優先完成成本拆分項目、預算費用拆分項目的基礎數據整理，重點做好下達、拆分、備案、評審整個過程的控制和執行。
*第二期：考慮到產品零部件采購是預算費用的重中之重，而產品零部件采購管理在物流系統中管理，因此，后續處理目標成本中產品零部件采購成本與物流系統中的零部件采購合同模塊對接，實現信息集成。
*第三期：以各項目管理系統為切入點，逐步完善公司級核算項下一層次的預算管理。
當然，信息系統的推進是十分繁雜的過程，諸多問題交織。這個環節中，IT部門和業務部門始終保持緊密聯系，幾乎每天碰頭一次，就發現或暴露的問題緊張商討，明確解決方案，其中比較典型的矛盾和解決方案如下。
*預算項目分類的問題：原來對所有預算項目都以“工程編號”為歸屬欄目進行判斷和歸屬的，運行中發現有些欄目十分瑣碎，且費用額度較小，因此管理中不需要申請工程編號控制。為此，項目組對公司所有的預算項目進行分類：分成產品預算項目和年度預算項目兩大類，再對兩大類的管理模式進行調整，分別管理。
*關于審批流程：因各項費用歸口科目比較復雜，且流程不同，用戶使用中多有不便。因此，系統進行了統一和改進：明確每一筆費用的發生都要走請款流程，部門在使用這些費用時加以控制，只能在額度范圍內使用審批；一旦超出額度，信息系統提示：費用超出需申請額度，責任部門負責申請并提交相關審批流程。
*關于費用額度修改頻繁：費用欄目中分成兩級，二級欄目多達500項，費用調整十分頻繁。為此，信息系統中在對一級費用拆分時自動增加一個欄目“不可預計費”，專業管理部門可以預留一定比例的費用或將費用終結后的結余費用都納入該子欄目，這樣在對二級欄目的審批時，可以根據不可預計費的情況相應審批，大大簡化審批流程。
3.系統功能
按照上述規劃，最終形成了整個全面預算管理系統，該系統的主要功能如下：
*預算費用下達、審批：主要用于財務部下達柴油機成本和每年向各個部門下達今年的費用指標，作為公司生產經營。
*預算費用拆分和備案：對財務部下達的費用指標接收、按模板拆分、提交責任部門領導審批并到財務部備案。
*合同的價格審批：柴油機的采購零件按備案項進行價格審批，并控制不可超出備案金額。
*費用請款審批：按下達的核算項請款申請費用提交審批并不可超出下達金額。
*費用超額審批：當有發生的費用超出預算金額時用此功能提交相關審批。
*各種查詢：就是信息從各種角度匯總展現的界面。
4.信息系統關聯關系
全面預算管理系統是企業預算管理和費用控制的核心系統，也是企業管理信息化的核心信息系統。同時，費用的使用控制管理是滲透在各項日常管理工作中的，因此，該系統與公司其他與費用有關的信息系統有密不可分的關聯。主要關聯的信息系統如下：
圖3 全面預算管理系統與其他系統間關系圖
四、效益分析
全面預算管理系統通過業務與信息化的完美融合，促進了企業的管理提升。
通過對業務流程的梳理、重新組合核算項目，調整明確了業務管理模式，改進和優化了業務流程。同時，信息系統提供了對預算費用的下達、拆分、備案、執行、控制等管理活動的信息化手段，提高了管理效率，也提高了管理質量。更重要的是，通過信息系統的費用審批等流程，對公司各項預算費用可以實現預控，可以提前發現費用執行偏差，及時找到對策，保證預算費用的有效、受控并有序執行。而且，在利用信息系統積累預算費用和實際發生費用的數據后，可以建立目標成本資料庫，指導今后的預算費用的科學編制，進而預測企業的現金流和利潤狀況等財務狀況，輔助企業科學決策。
全面預算管理體系的建立，將先進的管理模式與信息技術相結合，對公司提升管理效益、優化業務流程及職能具有重要的指導、借鑒作用。
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