1 引言
“信息化”是指“充分利用信息技術(shù),開發(fā)利用信息資源,促進信息交流和知識共享,提高經(jīng)濟增長質(zhì)量,推動經(jīng)濟社會發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進程”(見《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》)。從信息化的層次看,從低到高可分為部門信息化、企業(yè)信息化、產(chǎn)業(yè)信息化和社會信息化, 其中企業(yè)信息化涉及企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、科研和管理等各個方面。
“效益”是指勞動占用、勞動消耗與獲得的勞動成果之間的比較。效益是信息化的動力和唯一目標,有效益的信息化才能良性發(fā)展。
信息化具有高投入、高風險的特點,建設(shè)一個大型的信息系統(tǒng)投資動輒上億元,但最終可能以失敗告終,信息化的效益問題已成為各國信息化建設(shè)中的主要矛盾之一。據(jù)美國的統(tǒng)計數(shù)據(jù):80%~90%的信息技術(shù)投資并未達到預(yù)定目標或超過預(yù)算,40%以部分失敗告終或最終放棄,不到25%完全符合目標,只有10%~20%滿足所有既定標準。
但信息化確實又是企業(yè)提高效益的重要途徑。據(jù)國外調(diào)查,設(shè)計完善的信息系統(tǒng)給企業(yè)帶來的平均效益為: 延期交貨減少80%,采購期縮短50%,制造成本降低12%,生產(chǎn)能力提高10%~15%,管理人員減少10%。
由于信息具有復制性、共享性和抽象性等特點,主要是通過改進管理和提高效率為企業(yè)創(chuàng)造效益,所以歸納起來,信息化效益具有廣泛性、間接性、遞進性、長期性、延遲性、無形性、模糊性等特點。這就使得信息化效益評價涉及部門多、數(shù)據(jù)種類雜、數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)獲取困難、評價指標和方法難以確立,造成許多企業(yè)的信息化作用被低估,影響了信息化的長遠穩(wěn)定發(fā)展。
2 信息化效益評價現(xiàn)狀
基于信息化效益評價的重要性, 西方國家很早就從不同角度、運用不同方法來評價信息化的效益。1992年平衡計分卡的提出使信息化效益評價全面走向綜合性評價, 現(xiàn)有大部分評價的思路都源于此并占據(jù)主流。
我國于2002年正式推出了第一個面向效益的信息化指標體系——企業(yè)信息化基本指標構(gòu)成方案(試行),為全面評估我國各類企業(yè)信息化發(fā)展和應(yīng)用水平提供了一個評估依據(jù)和標準。
從筆者查詢的大量文獻中可以看出,雖然在信息化效益評價方面已有不少理論和方法,如統(tǒng)計分析法、層次分析法、模糊評價法、專家評價法、灰色評價法、凈現(xiàn)值法、綜合評價法等,但是由于前文所述信息化效益的特殊性, 信息化效益評價仍存在許多問題,如評價指標體系實用性和通用性差,對評價主體要求高,操作難度大,可信度低,部分指標數(shù)據(jù)無法獲取,大部分研究只停留在理論分析等?傮w來看,國內(nèi)外都還沒有形成科學、權(quán)威、系統(tǒng)、規(guī)范、定量、通用、實用的評價標準和方法。
3 信息化效益評價的十大關(guān)鍵點分析
筆者根據(jù)多年油氣勘探開發(fā)信息化實踐,認為要進行信息化效益評價,需要處理好以下十大關(guān)鍵點。
3.1 定性評價與定量評價的有機結(jié)合
定性評價是指用定性指標和文字描述的方法進行評價。定量評價是指用定量指標、采用數(shù)學的方法進行評價。前者是后者的基礎(chǔ),后者是前者的提升和深入。
鑒于信息化過程中的很多因素無法用數(shù)據(jù)衡量,定量評價指標難以包含影響效益的所有因素,特別是那些對效益有重要影響但難以量化的因素,所以進行定性評價是必不可少的。
但從長遠來看,隨著信息化的不斷深入,定量研究是必然趨勢,因此需要不斷完善定量評價體系和方法,給信息項目的可行性分析、實施、后評估、審計等提供更有說服力的依據(jù)和參考。在設(shè)計定量評價指標時要盡量做到計算簡便、資料獲取方便、評價指標含義明確、可操作性好等?傊,要做到定性評價和定量評價的相結(jié)合,當前應(yīng)以定性評價為主,適當結(jié)合定量評價。
3.2 經(jīng)濟效益評價與社會效益評價的有機結(jié)合
信息化效益按領(lǐng)域可分為經(jīng)濟效益和社會效益。經(jīng)濟效益指信息化資金投入和產(chǎn)出的比較。社會效益是指經(jīng)濟效益之外為社會所做的貢獻和效果。二者相輔相成、辯證統(tǒng)一。
經(jīng)濟效益可以用資金產(chǎn)出與投入之差來表示,該差值既可能大于零(有經(jīng)濟效益),也可能小于零(無經(jīng)濟效益)。經(jīng)濟效益評價涉及企業(yè)的各個方面和層次,需要大量實際數(shù)據(jù),其中財務(wù)數(shù)據(jù)的獲取難度很大,而且經(jīng)濟效益往往間接體現(xiàn)在企業(yè)總體效益之中,要想全面確定每一個指標既不切實際,也難以做出全面、科學、合理的評價,因此經(jīng)濟效益評價是國內(nèi)外都面臨的難點。
社會效益主要通過優(yōu)化資源配置、促進科技進步、提高領(lǐng)導決策能力、規(guī)范企業(yè)管理、改善企業(yè)形象、提升企業(yè)國際競爭力等實現(xiàn),其評價應(yīng)以綜合分析為主,考慮信息化對社會的影響,而不僅僅是對某個企業(yè)的影響。
由于信息化主要提供的是服務(wù),而不是物質(zhì)產(chǎn)品,所以評價時不能簡單地用有無經(jīng)濟效益來評價, 否則會導致評價結(jié)果片面化,誤導信息化決策。
3.3 直接效益評價與間接效益評價的有機結(jié)合
信息化效益按受益面可分為直接效益和間接效益。直接效益指由信息化直接帶來的價值(主要指經(jīng)濟效益),包括產(chǎn)量增加、新業(yè)務(wù)開展、成本降低等帶來的效益。國際上有不少專門從事信息收集、整理和出售的公司(如IHS公司價格昂貴的油氣行業(yè)數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品),其經(jīng)濟效益是可以直接用市場價格來衡量的。
間接效益是指與信息系統(tǒng)有關(guān)、但無法簡單歸因于信息系統(tǒng)的效益,如管理水平、管理效率、工作效率、決策水平、市場競爭力等的提高所帶來的效益(主要指社會效益)。雖然間接效益不能直接體現(xiàn)在財務(wù)報表上,但它真實存在,是信息化帶來的重大財富。
由于信息化主要是通過對管理和科研生產(chǎn)的支持來間接取得效益,其效益一般都包含在企業(yè)或組織的總體效益中,難以把信息化效益從中區(qū)別和分離出來, 也難以像其他工程項目一樣可直接實現(xiàn)效益,這就是其間接性。所以進行信息化效益評價時不應(yīng)只關(guān)注其直接效益,而應(yīng)更關(guān)注其間接效益,后者往往比前者更為重要。同時目前也缺乏有效的直接效益評價方法,所以在選擇評價方法時, 不應(yīng)當使用傳統(tǒng)的以直接效益分析為主的方法,而應(yīng)以適合間接效益評價的方法為主。
3.4 有形效益評價與無形效益評價的有機結(jié)合
按效益測定的難易程度和表現(xiàn)形式, 可以分為有形(或顯性)效益和無形(或隱性)效益。
有形效益是指信息化后可以用貨幣定量計算的明顯效益。無形效益是指不能用貨幣價值衡量的效益, 主要指企業(yè)各種行為有效性的增強(如客戶及員工滿意度、公司形象、競爭優(yōu)勢、管控能力、決策能力、研發(fā)能力、組織靈活性、流程優(yōu)化、反應(yīng)能力、數(shù)據(jù)共享、協(xié)同水平等的提高),這部分效益雖然難以明顯看到,但它們客觀存在,是企業(yè)核心競爭力的重要組成部分。
隨著信息化逐步從“硬件”向“軟件和服務(wù)”發(fā)展,有形效益比重會降低,而無形效益比重會上升。因此在評價時應(yīng)根據(jù)企業(yè)信息化的發(fā)展水平確定評價的重點。
3.5 長期效益評價與短期效益評價的有機結(jié)合
信息化效益按時間可分為長期效益和短期效益。有些效益在信息化初期就會顯現(xiàn)(如工作效率提高),而有些效益(如創(chuàng)新能力提高)需要一定的時間才能逐步顯示出來。
信息化只有起點、沒有終點,大的信息項目一般周期長,不可能一蹴而就,需要逐步建設(shè)、發(fā)展和成熟,投入運營后還有完善、優(yōu)化、維護以及用戶的適應(yīng)過程,因此其效益在短期內(nèi)一般很難進入最佳狀態(tài),而是在一個較長時期內(nèi)逐步體現(xiàn)。信息化對于企業(yè)來講更重要的在于許多長遠的回報。根據(jù)美國的調(diào)查研究:信息化對組織的財務(wù)影響需要2~3年的時間才能實現(xiàn);在短期內(nèi)信息化對生產(chǎn)率和產(chǎn)出增長的貢獻與投資成本基本一致,在長期內(nèi)(使用5~7年的數(shù)據(jù)分析)信息化對生產(chǎn)率的貢獻增加到5倍以上。
有些企業(yè)領(lǐng)導認為信息化是一種“交鑰匙”工程,在一次性投入后就不愿投入更多的資金, 沒有認識到信息化效益的長期性。企業(yè)領(lǐng)導要有長遠和可持續(xù)發(fā)展的眼光,通過科學合理的長期信息規(guī)劃以及各個時期的信息化建設(shè)和應(yīng)用保證其效益的實現(xiàn)。
我們在評價信息化效益時,既要考慮短期效益,又要考慮長期效益,給信息化發(fā)展留有充分的余地;同時還要逐步實現(xiàn)信息化效益的全程評價,將評價貫穿于信息化前期規(guī)劃、中期實施和后期運維的整個過程中,這樣才有助于提高評價結(jié)果的準確性和合理性。
3.6 宏觀效益評價與微觀效益評價的有機結(jié)合
信息化效益按層次可分為宏觀效益和微觀效益。具體到一個企業(yè),分別指信息化對整個企業(yè)的效益和對某些業(yè)務(wù)、部門的效益。
我們在評價信息化效益時,應(yīng)將反映整個企業(yè)信息化的宏觀效益指標同反映微觀效益的指標有機結(jié)合起來,以宏觀效益指標體系為指導,結(jié)合各個業(yè)務(wù)和部門的不同特點,科學制定出反映各具體業(yè)務(wù)和部門效益的指標,才能獲得更為合理的結(jié)果。
3.7 成本評價與效益評價的有機結(jié)合
信息化效益評價是無法回避其成本的,要扣除由于該效益而發(fā)生的成本,做到成本評價與效益評價的有機結(jié)合,綜合考慮成本投入和效益產(chǎn)出。
信息化需要投入大量的人、財、物成本。信息化成本與其效益一樣,可以從多角度、多層次加以分類和研究,如直接成本與間接成本,有形成本與無形成本、長期成本與短期成本等。從信息化成本的功能屬性出發(fā)則可分為硬件、軟件、基建、網(wǎng)絡(luò)、人工、水電、耗材、培訓、管理、資料、差旅和咨詢等費用。
在信息化過程中應(yīng)增強“成本”意識,堅持“效益”優(yōu)先的原則,深入研究信息化成本結(jié)構(gòu)、變化規(guī)律及其與效益的關(guān)系,建立科學、合理的成本與效益評價指標。現(xiàn)在的有些效益評價方法(如用戶滿意度調(diào)查)就忽略了信息化成本概念。
3.8 手工評價與自動評價的有機結(jié)合
如前所述,由于信息化效益評價的復雜性,單靠評價人員的主觀評價所得結(jié)果往往受人為因素影響太大,因此從長遠來看,應(yīng)在方法研究的基礎(chǔ)上,建立更為嚴密的數(shù)理模型,研制快速、科學、有效的評價軟件系統(tǒng),以實現(xiàn)客觀評價與主觀評價的有機結(jié)合。這種系統(tǒng)可以通過知識庫和專家系統(tǒng)等方式實現(xiàn),加上一定的人工干預(yù),實現(xiàn)評價的規(guī)范化、科學化、動態(tài)化,所得結(jié)果會更為客觀和及時。
有些企業(yè)已經(jīng)開始了這方面的嘗試。如中國工商銀行以成本核算數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)研發(fā)了應(yīng)用系統(tǒng)使用情況統(tǒng)計評價系統(tǒng),實現(xiàn)了信息化成本核算和績效分析的全面管理。
3.9 要根據(jù)不同的信息系統(tǒng)和企業(yè)分別進行評價
不同性質(zhì)的信息系統(tǒng),其發(fā)揮效益的方式和大小均會存在差別。例如基礎(chǔ)設(shè)施類信息化建設(shè)(如機房、網(wǎng)絡(luò)等),其效益主要體現(xiàn)在為其他信息系統(tǒng)提供基本條件和保障,效益的間接性和社會性更為明顯。專業(yè)應(yīng)用類信息系統(tǒng)(如各類專業(yè)應(yīng)用軟件)的效益會更為直接和有形。在評價時可以分基礎(chǔ)保障類、管理類、專業(yè)應(yīng)用類等分別建立相應(yīng)的效益評價指標體系,采取不同的評價方法。
同時,對于不同信息化水平的企業(yè),評價的側(cè)重點也不一樣。信息化水平低的企業(yè),信息系統(tǒng)的復雜性也會比較初級,其效益評價就較為簡單,從單項業(yè)務(wù)、單個環(huán)節(jié)入手直接評價即可。對于中級信息化水平的企業(yè),需逐步引入間接效益評價指標。對于較高級信息化水平的企業(yè),就要以綜合評價指標為主,重點分析信息化的長期效益和無形效益。
3.10 多專業(yè)人員協(xié)同工作進行評價
由于信息化效益評價涉及許多復雜的事項,需要管理、信息、業(yè)務(wù)、財務(wù)、審計等人員的共同參與。具體評價時應(yīng)由單位或者部門的主要領(lǐng)導牽頭、多專業(yè)人員參與,利益相關(guān)部門共同組成工作組,并逐步形成專業(yè)的評價組織,以保證評價結(jié)果的權(quán)威性、科學性和公正性。
4 評價實例
作為現(xiàn)代文明三大基石(能源、材料以及信息)之一的能源工業(yè),其絕大部分業(yè)務(wù)都已離不開信息化的全面支持。以中國石油天然氣集團公司(以下簡稱為“中國石油”)為例,其信息化經(jīng)歷了分散建設(shè)、集中建設(shè)到現(xiàn)在的集成應(yīng)用三大階段,在其許多業(yè)務(wù)領(lǐng)域已經(jīng)離不開信息技術(shù),一旦某些重要的信息系統(tǒng)(如加油站管理系統(tǒng))癱瘓,整個業(yè)務(wù)就無法開展,對企業(yè)乃至社會的影響可想而知。隨著中國石油信息化在廣度和深度上的快速發(fā)展以及信息化投資的不斷增長,如何評價信息化效益,已成為企業(yè)管理層、業(yè)務(wù)人員和信息人員所共同面臨的重大問題,并具有很強的典型性和重要現(xiàn)實意義。
本節(jié)試以中國石油所實施的某大型信息系統(tǒng)(以下簡稱為“Z系統(tǒng)”)為例,嘗試從上述各個主要方面來評價其實施后的總體效益。首先從成本上看,這是一個投資達上億元、一期建設(shè)周期就長達6年的大型信息系統(tǒng), 而且每年的維護費用都需要上千萬元,這么大的成本投入,自然會引起各相關(guān)部門對其效益的極大關(guān)注。
雖然目前還難以對Z系統(tǒng)的效益做出全面、定量、準確的評價,但我們還是根據(jù)其特點,對其主要方面進行了評價。總體來看,雖然Z系統(tǒng)基本不產(chǎn)生直接的和有形的經(jīng)濟效益,但通過其實施,可以更有效地管理和使用相關(guān)數(shù)據(jù)資產(chǎn)和信息資源,促進各業(yè)務(wù)部門之間的橫向信息交流和資源共享,提高勘探開發(fā)研究和管理的工作效率, 其效益更多地體現(xiàn)為間接的和長期的社會效益。具體的效益表現(xiàn)為:
保護數(shù)據(jù)資產(chǎn)。Z系統(tǒng)上線前,大部分數(shù)據(jù)使用紙質(zhì)、磁帶、光盤等來存儲,不僅成本高,安全性也低(其中光盤的損壞率5年內(nèi)超過了30%,磁帶每年的損壞率約5%);系統(tǒng)上線后,使用磁盤和自動帶庫統(tǒng)一存儲和管理數(shù)據(jù),節(jié)省了拷貝帶、紙質(zhì)檔案以及管理人員等花費,數(shù)據(jù)存儲物理空間降低到原來的1/10,僅海外部門每年就可以減少數(shù)據(jù)資產(chǎn)損失約6億元。
提高工作效率。總部管理人員過去需要某些數(shù)據(jù)時地區(qū)公司人員不得不將數(shù)據(jù)帶到總部,不僅周期長,還需要大量的差旅費。Z系統(tǒng)建成后,總部通過網(wǎng)絡(luò)就可以及時獲取準確的數(shù)據(jù)。對于研究人員,使用該系統(tǒng)后,逐漸從繁瑣的數(shù)據(jù)收集和管理工作中解放出來,可以節(jié)省70%以上的數(shù)據(jù)準備時間,整體縮短了勘探開發(fā)周期。
提升數(shù)據(jù)共享水平。過去大量的成果資料滯留在研究人員手中無法再應(yīng)用,沒有得到有效傳遞與共享。該系統(tǒng)的應(yīng)用改變了工作模式,多學科研究人員可以在同一平臺上進行協(xié)同工作,促進了業(yè)務(wù)標準化和數(shù)據(jù)共享水平提升。
優(yōu)化工作流程,降低投資。應(yīng)用Z系統(tǒng)后,通過科學決策、優(yōu)化流程,可減少鉆探井數(shù),從而大大減少投資。其中某油田2010年減少開發(fā)井2000口,以每口開發(fā)井投資800萬元計,可減少開發(fā)井投資160億元。按信息技術(shù)貢獻5%、該系統(tǒng)貢獻20%,其貢獻經(jīng)濟效益約1.6億元。
提升公司核心競爭力和國際形象。隨著Z系統(tǒng)的不斷完善和應(yīng)用的深化,其長期的綜合效益會越來越明顯。在多種國際交流場合,許多大的國際石油公司都對中國石油能建設(shè)這么龐大的信息系統(tǒng)而表示贊嘆。
5 結(jié)束語
信息化效益評價是一項復雜且困難的系統(tǒng)工程, 需要處理好信息化各方面的關(guān)鍵關(guān)系,但目前還沒有形成統(tǒng)一實用的評價標準、完善的方法和指標體系,其研究還有待不斷深入,將信息化從“燒錢工程”變?yōu)?ldquo;效益工程”,以促進企業(yè)信息化建設(shè)和應(yīng)用,并提高信息部門和信息人員的地位。
我們也要認識到信息化并不是“萬能藥”,特別是企業(yè)管理者不應(yīng)把信息化目標定得太高,應(yīng)當意識到信息化的復雜性、長期性、高風險、投資多等特點,做好打“持久戰(zhàn)”的思想準備,使信息化的效益最大化。
下一步,我們將緊密結(jié)合油氣勘探開發(fā)業(yè)務(wù)、信息化實踐和相關(guān)數(shù)學工具,進一步研究信息化效益評價的指標體系、方法、模型和軟件。
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本文標題:企業(yè)ERP信息化效益評價的十大關(guān)鍵
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