一、實現了物流、資金流、信息流的“三流合一”
目前,玉門油田公司基本構建了以物流為基礎,以財務為核心,計劃為依據,設備修理為保障的ERP管理體系架構。通過ERP建設,實現了物流、資金流、信息流的“三流合一”,在數據來源統一的條件下,當任何一項業務的發生引起三流中的其中一流信息發生變化時,ERP系統將實時更新其他“流”的相關信息,使企業的運營管理信息在任何時候都保持同步、一致和完整。當業務操作產生物料憑證時,同時生成相應的會計憑證,物資采購成本和銷售收入等都實時反映到財務賬上,物流作業后將自動產生資金流,從而實現了物流、資金流、信息流的“三流合一”。
二、實現了集成化管理
玉門油田分公司ERP系統的建設,為業務人員搭建了一個統一經營、管理、操控的平臺,不同層面的員工能夠在同一個平臺上工作,在未實施ERP之前,由于各部門之間信息傳遞需層層審批,交流很困難,不能實現信息共享,各部門形成了一個個“信息孤島”。例如,財務系統和統計系統之間,設備維修管理和固定資產管理之間都是間隔的,信息的時效性和利用率受到很多的制約。實施ERP系統以后,通過計算機數據庫和網絡系統,使企業實現了企業管理數據的共享,徹底改變了不同部門之間的信息無法共享、透明度低的現象,使信息獲得了統一的維護,并使數據和信息得到及時、準確、動態地更新,企業經營活動更加科學、規范、嚴格、精細、透明。例如,備件需求可以根據維修工單自動生成工單預留。如果庫存中沒有,通過MRP (物料需求計劃)綜合平衡可以自動生成采購計劃,根據采購計劃創建采購合同時,可以將計劃信息自動帶入收貨合同內容。根據采購合同收貨時可以將合同信息自動帶入收貨憑證,而對工單發貨時只要輸入工單號就可以自動將工單信息帶人發貨憑證。大大減少了業務人員錄入工作量。
三、轉變財務職能,提升財務管理水平
在ERP系統中,在物料、銷售等模塊進行業務操作的同時,自動同步生成會計憑證。這樣省去了工作中大量的收集、整理、制單等簡單勞動,減少了不必要的重復工作以及由此產生的差錯,提高了工作效率,可以讓財務人員騰出更多的時間來處理、分析數據。而財務會計、財務控制模塊強調面向業務流程、財務信息的收集、分析和控制,使企業各項經營業務的財務信息能及時準確得到反饋,所有的資料都是聯動的,可以隨時更新,本質上是會計工作內涵的新發展,是會計工作的重心轉移,有效提升財務管理職能。同時,ERP系統上線后,物流、資金流、信息流的“三流合一”,使原來不易做到的事中控制工作就變得輕而易舉了,而且能夠實施在線控制、遠程控制和實時控制。
四、加強了內部控制
ERP建設首先是管理理念的轉變,是管理體制的變革,玉門油田公司通過業務流程再造,有力促進了管理體制改革、堵塞了管理漏洞、規范了企業經營,企業管理明顯細化。
玉門油田公司非常重視將ERP與企業內部控制相結合,配合內部控制修訂了公司信息化和ERP管理制度,例如,結合ERP的業務流程,對財務相關的部分內部會計管理辦法進行了完善、修訂等。按照《中國石油內部控制手冊》要求,嚴格執行玉門油田公司—般性控制業務流程,開展ERP運行和應用規范執行隋況自查,對不符合內控要求的問題進行整改。將IT應用控制與ERP業務流程緊密結合,在內控業務流程中設置了ERP控制點,使得ERP環境下業務操作的規范性進一步增強。ERP項目管理對照《玉門油田公司ERP系統應用績效考核細則》定期對ERP應用管理和運維工作進行檢查和考核。例如,只有經過審批的采購計劃才能進行后續的采購業務處理;只有經過審批的采購訂單才能進行后續的收貨、發票校驗等業務處理;維修工單在下達以前,必須經過分級審批(車間/機動處)等。
五、改善了信息基礎設施
為滿足ERP系統對網絡在,性能、可用性、可靠性和安全性方面的要求,保障ERP等應用系統的正常平穩運行,玉門油田公司對企業內部網絡系統進行了改造升級,并配置更新了微機近百臺。同時,通過既的實施過程,鍛煉和培養了一批計算機操作應用熟練、業務技能過硬的信息技術人員。各種培訓提高了技術人員的綜合素質,為今后ERP系統的調整和提升儲備了中堅力量。
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