ERP項目與企業(yè)其他項目相比有其特殊性，只有正確認識其特殊性,才能指導我們對ERP項目做好策劃和規(guī)劃，讓我們窺探到ERP的真正價值，從而清晰地認識ERP將給我們帶來的效用、成本和風險。不過,準確把握ERP項目的特殊性卻復雜得多。
通常的ERP項目評判
材料成本從2003年到2005年節(jié)約2%，僅此一項為公司節(jié)約1500萬元；資金回籠時間從2003年的5個月降到2005年的90天左右；采購準確率從2003年的65%提高到2005年的95%以上；在2003年到2005年收入增長的情況下，庫存資金降低了5%；主要原材料周轉天數從2003年的30天降到2005年的20天；進口采購的料品比價、合同簽訂周期從2003年的56天降到2005年的7天；生產計劃下達時間從2003年的12天降到2005年的3天；公文審批、傳遞、分發(fā)從過去的平均半天到目前的實時處理。
以上是某企業(yè)對ERP效用的總結，這是較理想的結果。取得這樣的效用會想到企業(yè)為此進行了多大的投入。這種投入就引出了對項目評判的另外一個價值取向，即成本。只有歸結全部的投入，得出效用大于成本的結論，ERP項目才算成功。而假如成本大于效用，就是ERP項目的風險。
為什么ERP項目在不同的企業(yè)應用中產生完全不同的效果？首先要排除ERP供應商的商業(yè)宣傳。對于軟件供應商來說，通常將原因歸結為沒有用合適的軟件這一理由。我們這里不考慮這種情況，假定不同的企業(yè)用了相同水平的ERP產品，卻產生了不同的效果。這種情況在現實的ERP應用中比比皆是。其實僅從這一點，就可以確定ERP產品的本質特性，那就是ERP是一種工具，能取得什么樣的效果完全取決于應用這個工具的人。它與一般意義上的工具最大的區(qū)別在于，必須是若干人以協(xié)調的方式共同使用。這種特性使得ERP這個工具的使用比其他任何工具顯得更為復雜，如果將使用不當對企業(yè)帶來一些負面的影響作為ERP項目的風險的話，這種風險幾乎完全可以認為是一種學習的風險，當然這種風險是教與學的雙方共同形成的。通常ERP供應商承擔了教的角色，而實施企業(yè)是學的角色。這種風險一定是在項目的實施過程中形成的，所以ERP實施過程是一個最為關鍵的過程。
對ERP這種特性的認識，即便是對ERP實施做得非常理想的企業(yè)，也很難將諸如上述企業(yè)所取得的效果完全歸結于ERP。ERP僅僅是一種工具，它所起到的是一種間接的作用，ERP真正的作用更多的是在于發(fā)現問題，最典型的莫過于解決庫存積壓、資金占用巨大、價格過高、交貨屢屢延遲等問題。但這些問題是否能夠解決，采取什么方式加以解決，則完全是管理人員的行為。所以ERP最根本的作用在于可以使得管理人員比已往花費更少的時間來發(fā)現企業(yè)運營中的問題，從而極大增加企業(yè)管理改進的可能性。
ERP效用難以直接計算，還有一個原因就是效用計算的不確定性，因為效用當中有可以用數字表達的，也有不能用數字表達的，所以通常在談到ERP效用時會分為定性和定量兩個方面。當然一個更重要的內容甚至定性定量都難以表達，那就是ERP的實施對企業(yè)管理觀念的改變。
ERP是需要學習使用的管理工具
如果認可了ERP的本質是一種管理工具的話，那么，接下來的風險和成本也就容易闡述了，其成本就是購買工具的成本和學習使用工具所進行的付出，往往人們很容易忽略學習使用的付出，充其量有點實施費用的概念，但實際上包含實施費用在內的學習使用費用應該是遠遠大于購買費用的。
而作為一種工具而言，其本身并不具有任何風險，所謂的風險一定是學習的風險，即如果你購買了ERP產品，而不加緊對ERP的學習應用，顯然就對你的ERP購買行為造成了風險。當然這樣分析的前提是所購買的ERP產品是一個合格的產品，至于不成熟的ERP產品甚或自主開發(fā)的軟件，則不在這個討論范圍內，因為這種情況下，風險可能會來源于做工具的過程。
ERP作為一種管理工具，顯然并不意味著它是一個簡單的工具。這里不妨通過對一些其他工具的分析和比擬來透視ERP的效用、成本、風險的關系。
ERP是一把斬金斷玉的神兵利器，然而，如果企業(yè)沒有精湛的內功，無法用其嘯傲商場。所謂企業(yè)的精湛內功，當然是企業(yè)的基礎管理和標準化管理。而幫助企業(yè)進行基礎管理和標準化管理正是ERP最好的用武之地。當企業(yè)在商場上取得成就時，很少有人會把這樣的成就歸結于是因為用了ERP。神兵利器固然讓人神往，誰都會愿意花費代價將其弄到手，但假如你不能夠刻苦練功，嘯傲商場的追求永遠都只能是一種夢想，相對付出而言，這就成為一種風險，這種風險是一種學習的風險。
ERP是一架精致的鋼琴。鋼琴再怎么好，它必須要有演奏家精湛的技巧和適合的鋼琴曲，才能演奏出優(yōu)美的曲子。假如只會左手彈奏——僅僅完成了財務管理，而你的右手也能單獨彈奏——完成了業(yè)務管理，單手很難演奏出精美樂章。唯有左右手的和諧演奏才能體現出演奏家的風范，當然，左右手的和諧演奏其實如同ERP的財務業(yè)務一體化一樣，僅僅是一個最基本的必不可少的基礎，而計劃管理則是為業(yè)務流程這樣的曲目所規(guī)定的節(jié)拍。有了左右手的演奏技巧，加之節(jié)奏變化的華麗曲目，最終才能演奏出輝煌的樂章。此時這架鋼琴發(fā)揮出了最大效用，但人們不會將演奏家所取得的成就歸功于他所使用的鋼琴，原因就在于如果沒有好的曲目，如果沒有刻苦的操練，對鋼琴的投入必將付之東流。
ERP還是一套標準的體操器材，但肯定不是每一個企業(yè)家都能夠在其上用自己的優(yōu)異表現在激烈的市場競爭中獲得全能冠軍。同理，這其中需要付出辛苦練習。動作的規(guī)范、協(xié)調、編排喻意著管理中的業(yè)務、計劃和流程。顯然這取決于你的付出，你為此花費的總成本，如果不能接受，那就是你的風險。不管怎么樣，肯定還是不會有人關心這個冠軍用的是什么樣的體操器材，這就是工具的特性——一種間接的作用。
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