由于ERP項目涉及的內容十分繁雜, 包括觀念的轉變, 機制的轉換, 業務流程的重組、實施方法、項目管理以及軟件(顧問)公司的服務水平等一系列實際問題, 使整個項目具有涉及面廣、難度大、周期長和系統復雜等特點。同時ERP實施的高失敗率一直是業界的共識。但怎樣才算ERP實施成功, 如何來衡量ERP的實施, 目前還沒有一個統一的標準。本文將通過比較國內外常見的ERP評估方法, 按照ERP實施的生命周期, 分5個階段提出評估ERP實施的方法和相應的指標, 并給出了ERP實施的綜合評估模型。

1 ERP實施評估發展現狀

    ERP實施后的評價標準, 國外與國內都沒有制定出工業標準, 在國外流行的評測標準有Oliver Wight公司推出的ABCD檢測表, 美國的標準化研究機構Benchmarking Partners 的ERP項目評價體系。國內有國家信息化測評中心于2002 年制定的《中國企業信息化指標體系》。

    1.1 ABCD檢測表

    最早的ABCD檢測表由MRPⅡ的先驅者Oliver Wight于1977年給出, 共20個問題。這20個問題按技術、數據準確性和系統使用情況分成3組。每個問題均以“是”或“否”的形式來回答。第二版的檢測表擴充為25個問題, 且增加了一個分組內容：教育和培訓。第二版的ABCD 檢測表流傳甚廣, 使用也很方便。在上世紀80年代, ABCD檢測表得到了進一步的改進和擴充, 推出了第三版。其覆蓋范圍已不限于MRPⅡ, 還包括了企業的戰略規劃和不斷改進過程。但第三版的ABCD檢測表流傳不廣。第四版的ABCD檢測表于1993年由Oliver Wight公司推出。這已經不是一個人甚至幾個人的工作了, 而是集中了十幾年來數百家公司的研究和實施應用人員的經驗。這個檢測表也已不再是幾十個問題的表, 而是按基本的企業功能劃分成以下5章：戰略規劃、人的因素和協作精神、全面質量管理和持續不斷的改進、新產品開發、計劃和控制過程。每一章均以簡明的定性描述開始, 說明對于該章所考慮的問題,ABCD四個等級的不同的定性特征, 然后列出一些明細問題。對這些明細問題的回答也不再是“是”或“否”,而是按從0～4分打分。平均達到3.5分以上, 則認為該企業對于該章所考慮的問題達到了A級, 2.5分至3.49分為B級, 1.5分至2.49分為C級, 低于1.5分為D級。其中, 只有第五章是關于MRP/ERP實施和應用的。ABCD檢測表的這種變化, 反映了各種管理思想相互融合的趨勢。

    1.2 Benchmarking Partners 評價體系

    1996年, 美國著名的標準化研究機構Benchmarking Partners受SAP公司之邀, 對用戶項目的投資回報情況進行了全面調研, 同時提出了一套ERP項目評價體系。在這套評價體系中, 包括項目驅動因素、事務處理指標和關鍵成功因素等3個方面的內容。

    1)項目驅動因素

    通過對不同行業的研究, 現實的ERP項目主要有3種驅動因素。對于那些市場較為成熟、產品變化相對穩定的行業, 比如化工、半成品加工業等, 驅動它們實施ERP的原因在于業務成本的降低。對于那些產品急劇變化、市場高速增長的行業, 比如高新技術行業、電子行業等, 這些項目關注的是提高響應市場和技術的能力。對于那些綜合性的集團型企業, 他們關注的是全面、高速和標準化的管理流程。通過對項目驅動因素的評估, 實際上就是為整個項目尋找到了一個基點和一個總體目標。

    2)事務處理指標

    對于事務處理的評估, 可以分為戰略性收益和經濟性收益。戰略性收益是從企業戰略的角度來考慮項目的收益, 比如業務處理的集成性、信息利用度、對客戶的響應度和靈活度、成本和業務活動以及新應用的基礎架構等。經濟性收益是用價值來評估項目引起的業務流程變化而產生的效益, 包括財務管理、人員管理、IT成本、庫存管理、訂單管理和供應鏈管理等。

    3)關鍵成功因素

    根據ERP項目實施的過程, 對關鍵成功因素的評估是從項目管理、高層支持、培訓、管理改革、合作伙伴管理和流程重組等方面進行的, 其中又包含對每個因素具體化的衡量, 比如項目管理的衡量就有資源、團隊、技能和管理, 高層支持有目標、活動等參與度指標,培訓有費用、內容和時間, 管理改革有交流度、期望度、阻力和可見度等, 合作伙伴管理有角色、價格和經驗等, 流程重組則有費用和時間。

    該評估體系由3個層面構成, 即評估目標、關鍵要素、關鍵績效指標。比如,“銷售和分銷”是評估的目標,“銷售周期管理”、“訂單履行”、“倉庫管理”和“運輸管理”是在行業中實現這一目標的關鍵要素, 而對這些關鍵要素, 必須有可量化的績效指標來明確地進行衡量,比如“訂單輸入時間”、“及時交付率”、“最佳銷售時間”和“詢價周期”等, 這些關鍵績效指標又有相關的行業基準和實施經驗作為參考, 以幫助用戶在實施過程中把握方向, 保證項目的成功。

    1.3 中國企業信息化指標體系

    2002年10月9日, 國家信息化測評中心在京舉行了中國企業信息化指標體系論壇, 并推出我國第一個面向效益的信息化指標體系——中國企業信息化指標體系。

    中國企業信息化指標體系由基本指標、效能指標和評議指標3部分組成。指標體系參考了國內外數十個方案的優長, 集中了專家的智慧、心血, 創造性地提出了從效能上評估企業信息化水平的新方法。該指標體系第一次將“建設有效益的信息化”的要求以評價指標的形式落到實處；第一次提出從效能角度, 從適宜度、靈敏度等多個方面, 全面評估企業信息化水平并提供解決方案的咨詢。

    中國企業信息化指標體系的推出, 可為企業信息化具體實施提供切實的幫助, 也為政府了解企業信息化狀況和進行相關決策服務, 它將對正確和客觀地評價中國企業信息化水平, 引導企業信息化建立在有效益、務實的基礎上產生重大影響, 是企業信息化的決策依據, 也是頒發企業信息化水平證書的測評依據。作為企業信息化效能評價的基準, 指標體系將對標桿企業采集標桿值, 作為評價參照�！皹藯U企業”是指在同行業、同規模、相同發展階段情況下與其他同類企業相比, 在信息化方面有某些特色、有相當的先進性的企業。其作為要素用來構造“標桿值”表, 以此為主要刻度, 來計算、判定企業的信息化水平�！皹藯U企業”是企業信息化進程中的重要品牌資產, 標桿企業的系統和模式將被列為示范樣本, 將得到更多的國家級專家的關注和指導, 得到信息化服務商及各個方面更多的支持和服務。2004年7月15日, CECA國家信息化測評中心公布首批21家“中國企業信息化標桿工程”標桿企業名單。2005年1月15日發布了2004年度中國企業信息化500強調查活動結果。此次活動以中國企業信息化指標體系為統一尺度, 對中國企業信息化水平進行了廣泛測評, 從數千家企業中評選出信息化建設取得顯著成效, 具有良好的發展創新能力和一定規模的500家優秀中國企業。

2 基于ERP實施生命周期的評估方法

    一般來說, ERP項目效益評估, 往往是在ERP系統上線后半年以上才進行的。但大多由于事后的評估缺乏歷史數據而使可比性差, 為此我們認為ERP項目的評估應覆蓋整個ERP的實施生命周期, 并提前于ERP項目的啟動, 滯后于項目的收尾, 其生命周期如圖1所示。

圖1 ERP 實施評估生命周期

    首先企業在決定投資ERP之前, 根據基本的期望值建立評估指標, 并進行現狀評估；在ERP系統確定后一方面要進行ERP選型評估, 同時參照系統對實施團隊進行人員評估；當差異確定及未來業務藍圖設計完成時是ERP 、實施的一個重要里程碑, 這時要認真的進行業務藍圖評估；系統測試和上線后要分別進行系統測試評估和功能實現評估；上線運行的支持階段大多需經歷一個熟悉、磨合和初步改善的過程, 這時要進行ERP使用和知識轉移評估,確定相關驗收事宜；隨著項目的結束, ERP 、進入了日常運作階段, 經過一段時間的考驗, 系統穩定后需對照系統實現情況完善評估體系, 并進行ERP實施應用后的評估。

    這種分階段評估的方法, 可以更有效地發現問題,明確方向, 保證項目的成功。同時為了保證評估的客觀性及避免時間的沖突, 引入第三方( 監理) 是很有必要的, 第三方在ERP實施評估中將起主導作用。

3 ERP實施評估的綜合模型

    從系統的角度我們可以構造ERP實施評估的綜合模型如圖2所示。

圖2 ERP實施評估的綜合模型

    系統的輸入除了數據輸入I外還依賴于環境變量E。其中數據輸入I分為兩大類：即靜態數據和動態數據, 也可稱為基礎數據和事務數據。靜態數據是指開展業務活動所需要的基礎數據, 如物料基本信息、客戶、供應商數據、財務的科目體系等。其特點是它在整個數據的生命周期中基本保持不變, 同時它是動態數據的基礎, 公司所有業務人員通過調用靜態數據來保持同一數據在整個系統中的唯一性。動態數據是指每筆業務發生時產生的事務處理信息。例如銷售訂單、采購訂單、生成指令等。動態數據按照時點來分, 又可以分為期初數據和日常數據。其中上線時點的數據對ERP上線前的數據準備尤其重要, 它代表系統在期初上線這樣的時間點上, 公司動態數據的當前狀態, 我們稱其為期初數據(或者稱為初始數據)。期初數據既包括上線時點所有物料庫存的數量、金額, 財務科目的余額, 也包括那些未完結的業務單據, 像未交貨的銷售訂單、未付款的采購訂單等。ERP上線后, 系統里的數據是不是能夠反映現實情況, 就要看期初數據能不能及時準確地錄入系統了。數據不準確將導致“進去的是垃圾, 出來的也是垃圾”, 不準確的數據將導致產生無效的系統。環境變量E 是系統運行的基礎, 包括機房、辦公等場所和計算機、網絡等硬件設備, 要從性價比來考慮系統的安全、穩定和高效。

    ERP實施評估的核心是系統實施滿意度Q的評估, 這包括4個方面：業務流程Q1、系統集成Q2、KPI數據Q3、工效學Q4。

    1)業務流程Q1主要評估其合理化程度, 實施ERP前的企業組織一般是職能性的組織結構, 這種組織結構造成信息流是條塊分割的, 不利于信息流的傳遞與共享。然而ERP系統采用的是流程性的數據信息流,像水一樣的信息傳遞方式, 是直線性的, 是用數據庫來保存企業所有數據信息的, 這樣的話ERP應用成功的前提是必須對企業實施業務流程重組, 因此, ERP應用成功也即意味著企業業務處理流程趨于合理化, 實現產、供、銷業務流程的直線傳遞,從而提升企業對市場的響應速度,改善客戶滿意度。

    2)系統集成Q2是衡量系統運行的集成化程度, 這是ERP系統的精髓所在, 也是成功應用最基本的表現。ERP系統是對企業物流、資金流、信息流進行一體化管理的軟件系統, 其核心是對企業的產、供、銷整個“供應鏈”進行整合, 通過軟件的應用實現企業內部不同部門之間以及企業之間的信息資源的整合, 通過信息的實時傳遞使企業及時做出決策。為實現此根本目標, 對ERP系統的最基本的要求就是通過系統運用,實現集成化的應用, 消除不同部門間或企業間的信息孤島, 建立企業決策完善的數據體系和信息共享機制。

    3)KPI數據Q3目的是進行績效的監控, 利用ERP系統提供的信息資源設計出一套動態監控管理績效變化的KPI決策模型, 及時反饋和糾正管理中存在的問題。為企業的管理改善提供可持續性的服務。

    4)工效學Q4主要評價系統的操作性。ERP軟件的最終目的是讓企業的廣大職工都能夠使用, 所以可操作性如何是項目成功與否的另一項重要指標。企業的大多數使用者, 尤其是一線的職工, 計算機的水平都不會太高, 如何讓軟件具有很容易操作的界面, 讓普通的職工也能夠使用軟件來操作, 確保每一位使用者都能夠方便快捷地使用ERP 軟件是項目成功的重要條件。

    5)對ERP實施評估的滿意度Q的評估目的是要確定系統優化W的措施。ERP項目是企業賴以發展的長期投資項目, 絕對不是消費型項目, 所以項目是否能夠伴隨著企業的發展而持續得到系統優化應用是評估項目成敗的另一項重要指標。系統優化W包括升級、功能的擴展、客戶化等幾方面。

4 結束語

    ERP實施評估既是對過去做出的ERP投資決策以及ERP項目實施工作的回顧和分析, 也是為了清晰地思考下一步怎么做, 以便在ERP的不斷深化和應用中獲得越來越多的利益, 從而從ERP當中得到越來越多的切實回報, 這對企業實施ERP是非常重要、不可缺失的。

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本文標題：ERP系統項目的評估模型研究

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