紡織業的外貿企業，或者隸屬于某集團公司專門從事進出口業務，或者獨立從事外貿業務，與一些確定或不確定的外加工廠合作，他們的主要流程一般是從客戶或代理方獲得訂單，然后將訂單發給加工廠，收到貨物后再運送給客戶。本文擬就這個流程以及紡織外貿企業的管理、經營特點闡述如何在外貿企業實施Intex紡織ERP系統。
Intex ERP簡介
Intex(英特斯)咨詢公司來自德國，成立于1995年，專業從事紡織企業的信息化咨詢及ERP軟件開發與實施，為世界知名紡織業專用ERP供應商，全球已有100多家紡織企業在使用Intex ERP。
Intex ERP為該公司的主要產品，這是一款專用于紡織服裝行業的ERP軟件，針對紡織的不同產品階段，從紡紗到成衣，設計了不同的管理模塊，如采購、庫存、銷售、裝運、紗管理、軸管理、坯布管理、整理印花布管理、成衣管理、生產計劃、調度、成本、質量等。這些模塊經過專業顧問配置后，既可以是相互關聯的有機整體，又可以根據不同企業的流程特點獨立運行。
外貿企業的一般運作流程
1. 客戶下樣品訂單或給出訂單意向。
2. 樣品生產。
有可能是外貿公司自己的生產車間進行樣品生產，或者安排外加工廠組織生產。
3. 樣品送交客戶。
可能包括小樣、確讓樣、產前樣、大樣、船樣等，不同企業有不同的叫法。
4. 客戶確認樣品。
根據確認結果，可能有一些往復的過程。
5. 客戶下大貨單或正式通知可以進行大貨生產。
6. 外貿公司確定加工廠。
需要就價格、交期、技術數據、質量要求等進行談判。
7. 工廠生產。
8. 外貿公司進行進度跟蹤。
不同的外貿公司，對工廠生產過程中的跟蹤要求有很大的區別。
9. 工廠送貨，外貿公司驗貨。
10. 裝運給客戶。
11. 客戶收貨。
紡織外貿企業信息化關注點
下面就外貿企業信息化的一般關注點談談如何使用Intex ERP管理外貿企業的業務。
1. 訂單意向
外貿企業每天獲得大量的客戶訂單意向，不同的客戶有不同的要求，不同客戶的要求著重點也不一樣，給出的要求格式也不一樣，有些可能是信息系統生成的規范表單，而有些可能只有寥寥數語。如何管理這些千差萬別的訂單要求，將這些要求轉換成自己企業內部的結構化信息庫，一直是IT人員比較頭痛的事。
Intex ERP將客戶的要求抽象成幾個方面：物料、價格、交期、質量要求、付款要求、運輸要求、包裝要求、發貨要求、單證打印要求等。針對不同方面有不同的具體管理方式。
下圖為面料發貨要求一例，定義了某種面料的發貨要求，根據客戶的要求定義發貨規則，只有滿足這些要求的布卷才可以發貨。
2. 訂單意向轉換成銷售單
銷售單可能來源于某一訂單意向，也可能來源于某一長期合同，應信息整合與追溯的要求，不但要管理銷售單的一般信息，而且要理清整個銷售活動的脈絡關系。
Intex ERP通過對銷售合同、銷售報價（訂單意向）、銷售單及其關系的管理，保證了這些信息的內部關聯，讓企業的銷售、市場信息整合為一個真正的有機整體。
3. 面料檔案管理
紡織外貿企業，或者采購坯布，經外加廠染整后，以成品布的形式銷售；或者采購成品布，經外加工廠加工成成衣后銷售。因此在采購過程中，對面料的管理顯得非常重要。
如果用傳統的"代號+名稱"的物料檔案管理方式來管理面料，將會形成極度冗余的數據庫，浪費空間不說，重要的是會造成大量的信息難以檢索，嚴重制約著信息系統的功能。
面料有可能在織造過程中都是一模一樣的，但由于整理方式不同而變成了完全不同的兩種面料；也可能織法是一樣的，但只是部分紗線顏色不一樣；也可能坯布一模一樣，但染出來的顏色不同，看上去完全不同，其實絕大部分屬性是相同的。
Intex ERP采用"主鍵+輔鍵"的弱關聯方式管理面料檔案，通過對面料的色路、顏色、整理方式、印花方式的管理，抽象出同一系列不同物料的共性作為主鍵，特性作為輔鍵，讓面料檔案的復雜度、繁雜度呈幾何級數地下降。
4. 國際化
外貿公司與世界各地的客戶打交道，對不同的客戶可能有不同的銷售政策，打印的各種單證可能需要不同的格式，單證上可能需要顯示不同的語言。這就要有一個真正的國際化的ERP軟件來進行信息化建設。
Intex公司作為一個跨國公司，用戶遍布全世界，自然對世界各地的客戶都有良好的支持。Intex紡織ERP中，客戶可以按國家、語言、商品組別、所屬區域、所屬分組進行不同的管理，可以根據這些屬性的不同組合打印不同的單據（如碼單、裝運單、發貨單等），甚至可以為某客戶不同的發貨地址設置不同的打印格式與語言。
5. 報價
外貿企業的絕大部分時間都是在與客戶打交道，報價占了業務員工作的很大一部分。如果通過Intex紡織ERP系統的物料信息、訂單歷史、客戶信用、價格規則、成本分析等功能，可以比較容易地進行準確報價。
下圖為自定義的某物料成本分析方案一例：
6. 銷售政策、紅利、返利、代理傭金
外貿企業的業務員每天處理不同的客戶要求，接觸大量的客戶，對不同的客戶可能有不同的銷售政策，以及不同的紅利、返利規定，如果通過手工計算可真是一件讓人頭大的事情，浪費大量時間，且有可能因計算錯誤導致客戶不滿。
Intex紡織ERP提供了大量的紅利及返利配置規則，通過這些規則的靈活運用可以很容易實現各種銷售政策，以及紅利、返利、代理傭金的計算需求。下圖為返利規則定義一例：
7. 庫存管理
外貿公司沒有自己的加工廠，但一般總有自己的倉庫，用來存放待發商品以及各種樣品。為了降低發貨差錯率，提高發貨效率，以及讓樣品管理更清楚，更容易查找，這就要求有一個功能強大而靈活的倉庫系統。
Intex紡織ERP系統的倉庫管理模塊，對倉庫的管理分六層：區域、倉庫、位置、容器、包裝箱、元件號。另外，具有強大的條形碼及掌上電腦支持功能。通過條形碼及掌上電腦管理倉庫位置，可以讓倉庫在短時間內由混亂變得清晰有序。
8. 裝運
對于外貿公司來說，按時發貨異常重要，一個好的裝運管理系統是保證貨物流轉過程中不出差錯的有力保證。
Intex紡織ERP有專門的裝運管理系統，系統地管理運輸商、組貨發貨過程、發貨單據、裝運費等。
9. 客戶分析
外貿公司管理大量的客戶，有新客戶，有老客戶，有的客戶帶來利潤，有的客戶不帶來利潤甚至虧損，有的新客戶成了老客戶，有的老客戶最終丟了。這就要求ERP系統有很好的分析工具去分析客戶的交易歷史，Intex ERP靈活地提供了這方面的分析工具。下圖為分析一例：
10. 質量控制
質量管理對外貿企業來說至關重要，如果質量控制不到位，就可能受到客戶的索賠，虧錢不說，還可能丟掉一個重要客戶。但由于外貿企業的加工是在外加工廠進行的，對加工過程的質量控制往往有鞭長莫及之嘆，這時候就需要一個強大的質量管理系統進行事中、事后的質量控制。
Intex紡織ERP立足于紡織企業的全面管理，積累了一套在紡織行業行之有效的質量管理方法，Intex ERP的質量之星模塊立足于全面質量管理，包括質量計劃、質檢標準、抽樣方式、質檢單生成、質檢結果錄入、自動合格判定等功能。通過外發生產單的管理及這些質量管理功能的靈活運用，可以比較容易地進行全過程的質量控制。
另外，Intex ERP集成了驗布系統，可以與驗布機集成，將ERP系統搬上了驗布臺，實現了在線驗布功能。
疑難解答
問：我們下的采購單，需要指定是為哪個客戶甚至哪個銷售單采購的，Intex紡織ERP是如何處理的？
答：Intex ERP特有的訂單網絡功能可以將所有訂單（如采購單、生產單、銷售單）關聯起來，對應關系及完成情況一目了然。如下圖：
問：我們常有交貨拖期被索賠的事情發生，或為了趕交期不得不空運，Intex ERP是如何進行交期控制的？
答：可以在Intex ERP中管理外發加工單，這樣既可以跟蹤訂單進度，歷史信息又可以用來對外加工廠進行評估，從而可以選擇更合適的外加工廠。另外，Intex有專門的裝運發貨管理模塊，可以發布取貨通知、發運通知，生成裝箱單，管理不同的運輸商，管理客戶的不同收貨地址等。通過這些功能，可以控制住物流的每一個環節，降低拖期的可能性。
問：我們有些客戶欠了大量貨款，遲遲催討不到，請問如何避免這種事情？
答：Intex紡織ERP可以對不同的客戶進行不同的信用等級管理，并且在下銷售單時可以隨時顯示客戶的應收款額，讓業務員隨時掌握該客戶的信用情況。
結語
本文重點就紡織外貿企業關注的重點及經營特點講述如何使用德國Intex紡織ERP進行信息化建設，其它大量的關于企業管理共性的內容不在本文范圍。
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