如何進行軟件分析和評估階段包括對市場上所有現有的軟件解決方案的分析和評估軟件對比應在公平的基礎上進行。這樣，我們才能做出公平而正確的決策。只有這樣，所有的候選軟件供應商才能清楚地了解什么功能是必需的，并作出相應的回應。
下面的步驟將介紹軟件分析和評估方法，以及確定兩至三家最佳候選解決方案的最佳途徑。當項目進展到這個階段，管理層應該組織一個選型團隊了。這個團隊包括負責選型項目的核心成員。
步驟1----準備資格預審資料，生成軟件供應商預選清單
現在，選型團隊的任務是找到可滿足目標系統要求的軟件供應商。這涉及大量的研究工作，以確定哪些軟件供應商可支持大部分的功能性需求，并確定最終的候選軟件供應商。
這個步驟十分耗時，且稍有疏忽就可能遺漏一些重要的軟件供應商。識別既定領域的主要軟件供應商十分容易。但是，市場中還有很多不為人所熟悉的優秀軟件供應商。通常，至少有15到20個軟件供應商可滿足要求，有時這個數目甚至可多達50個。對于企業來說，在沒有專業指導的情況下，要對所有這些軟件供應商進行完整的調研幾乎是不可能的。
根據您的企業特點和高層次需求，決策支持工具可生成一個符合預審資格的軟件供應商清單，并進一步生成一份預選清單。這個決策支持系統十分靈活。可允許您添加清單以外的其他軟件供應商。現在，該系統包括820多個企業應用系統解決方案的信息。
步驟2----生成和發布信息征求書（RFI）
現在，您的選型團隊需要創建一個對于軟件供應商來說簡明易懂的RFI。傳統的方法是使用電子表。您需要明確規定供應商的回復時間期限。
RFI可包括上千條評估項。如果組織不當，就會為軟件供應商帶來很多不便——如果行項目描述不清，就可能誤導軟件供應商。如果到了截止日期軟件供應商還沒有回復，企業就不得不延長期限和推遲決定（這種事情常常發生）。正如我們前面提到的一樣，這個步驟可耗費大量時間，并有可能導致排除了一些本來有希望入選的軟件供應商。
但是，對于那些已填寫了標準RFI并在TEC知識庫中有記錄的軟件供應商來說，事情就簡單多了。在最終用戶給軟件供應商發RFI前，可把供應商的答復先導入到RFI中。軟件供應商只需快速地校驗現有的答復，并就最終用戶添加的新功能評估項做出答復。這不僅縮短了獲得軟件供應商答復的時間，還簡化了整個選型流程。RFI使用行業標準的定義和格式；并支持優先級設置、軟件供應商回復和附件等功能。您還可輕松地把RFI導入決策支持工具，以作進一步處理。
在本步驟結束時，您應該已收集了20到30份包含軟件供應商答復的RFI，并準備進入對比和評估階段。
步驟3----評估軟件供應商答復，創建您的個性化候選清單
當您收集了軟件供應商的RFI答復后，您的下一個任務就是評估這些軟件解決方案，并把符合您要求的軟件供應商范圍縮小到2至3家。在這個階段，使用傳統的電子表格的工作量將是十分驚人的。因為這30家軟件供應商都回復了近4000條評估項，而您需要逐條對比每條評估項的答復。要想在合理的時間內準確地完成對所有這些數據的操作幾乎是不可能的。同時，我們又必須生成一個候選清單，因為我們只可能和有限數量的軟件供應商就最后的條件和合同等進行談判。對于大多數選型項目來說，可進入最終談判和篩選階段的軟件供應商的數目不超過3個。
我們可把軟件供應商的RFI答復導入到決策支持工具和進行并行評估，以確定最符合優先需求的2至3家軟件供應商，并生成候選清單。我們可針對RFI的任意層次來完成這些評估。還可根據需要，調整優先級順序以及運行和重新評估假設情景分析。
運用TEC的加權平均綜合指數（WACI），我們可以快捷而準確地獲得最終評估結果。這個綜合指數可用于衡量產品功能與客戶要求和側重點的匹配度。它還可避免單獨使用加權平均算法的弊病。由于加權平均算法易忽略產品性能差異，這常常導致用戶選擇與其需求不完全匹配的產品。
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