0 引言

    ERP（EntERPrise Resource Planning）實施的關鍵是對基礎數據的準確采集，使用的關鍵是對基礎數據的精確維護。所謂ERP基礎數據，是指用來描述企業核心業務的數據和信息，如物料、產品、供應商、客戶以及財務科目等編碼及相關描述信息，它具有高業務價值、可在企業內各業務環節中被重復使用的特點。其中，物料主數據是企業基礎數據信息體系中最復雜的數據之一，是企業ERP數據庫建立的基石和實現業務信息共享的紐帶，它對物資采購、庫存管理、設備管理、產品銷售以及財務管理等業務環節之間的信息銜接起著關鍵作用。

1 指導思想和編碼原則

    1.1 指導思想

    物料主數據管理是一項標準化、規范化工作，在編碼體系建設過程中必須采取統一規范的工作方式。物料主數據管理應以“集中管理、統一分類、統一審核、統一賦碼、統一發布和調整”作為指導思想。

    1.2 編碼原則

    物料主數據要求反映對象最本質的屬性或特征，應具有相對的穩定性，同時兼顧企業生產經營管理要求和實際使用的需要。一般生產和制造企業的物料編碼應以物料的自然屬性作為編碼分類的基本原則。

    一是突出重點調整與全面修訂相結合的原則。結合企業原有物料分類和編碼情況，按照“繼承歷史、科學分類、必要調整、合理補充”的原則進行全面修訂。

    二是突出科學性和確保質量的原則。遵循國家、行業最新標準，全面梳理企業物料種類，組織相關專家反復討論和審核。

    三是突出“一物一碼”的原則，保證其唯一性和信息的準確性。

2 物料主數據的分類和編碼

    2.1 分類標準

    物料分類標準是物料主數據編制的依據。物料分類標準要兼具科學性、系統性、可擴延性、兼容性與綜合實用性等特點。在確定物料分類標準的過程中，可參照國家和行業有關技術規范，根據企業所處的行業類型、生產特點和管理需求等條件，結合企業物料全生命周期所涉及到的要素進行科學分類，確定其分類的合理層級，并對每個類別所包含的范疇進行明確的定義，最終形成分類標準管理體系。

    2.2 編碼規則

    物料基本編碼規則一般有三種：流水碼、分類碼和特征碼。流水碼是一種最簡單、最常用的代碼，能縮短編碼的時間，但無法表現編碼的分類特性，不便于數據的統計和查詢；分類碼和特征碼包含了類別信息，尤其是特征碼還包含物料的基本屬性，易于記憶、查詢、統計和數據處理，但增加了軟件設計和使用操作的復雜程度。

    有些企業采用了高位碼與低位碼相結合的組合式編碼規則，即“分類碼+流水碼”的方式。如：在“6位分類碼+6位流水碼”的編碼規則下，分類碼前兩位限定一級分類，中間兩位限定二級分類，最后兩位限定三級分類；對同一分類碼下的物料小類通過流水碼予以區分。如圖1所示。

 
圖1 “分類碼+流水碼”編碼規則

    “分類碼+流水碼”的編碼規則較好地實現了利用分類碼作為高位碼進行分類的功能，便于對物料按照不同層級實現分類查詢、管理和統計；同時對不同規格、型號、參數的具體物料使用低位流水碼進行區分，滿足了企業較長時間內物料編碼新增的需求。如圖2所示。

 
圖2 “分類碼+特征碼+流水碼”物料編碼規則

    2.3 描述規范

    物料描述是物料主數據信息的重要組成部分。規范物料描述可以解決企業物料描述普遍存在的隨意性問題，通過固化物料的特性屬性描述等信息，有效避免因不同人員操作而產生不同的描述結果，從而實現一物一碼。

    規范物料描述的方法，一是制訂《物料特征屬性描述規范》，包括物料主要自然屬性的確定、取值范圍及相互關系，以便對具體物料描述進行規范化定義；二是針對不同物料類別層次建立對應的物料屬性特征描述模板。

    2.4 編碼數據庫

    物料主數據編碼的惟一性是物料主數據標準化管理的主要目標。所謂編碼的惟一性，是指同一具體物料出現在任何業務環境中，只能用同一個編碼；而不同的物料，即使在規格、參數上有極微小的區別，也不得使用同一個編碼。因此，通過建立物料編碼標準數據庫對已有的正確編碼進行統一管理，可以準確實現企業內部甚至與供應商、客戶之間的信息共享，最大程度地降低人為因素造成的重碼、錯碼現象。

    建立標準編碼數據庫是一項龐大的系統工程。對于有國家標準、行業標準可依的物料數據，直接依據相關標準建立標準編碼；對于沒有相關標準可依的物料數據，例如各種專用設備配件，可利用系統賦碼與制造商圖號相結合的方式推進物料編碼的標準化工作。

3 物料主數據的管理體系

    3.1 物料主數據管理平臺

    物料主數據管理平臺不僅是一項軟件工程，更是一個先進物料編碼管理理念的載體。通過實施物料主數據管理平臺的建設，將物料主數據標準化管理的標準、規范和流程在系統中固化，可有效提高物料主數據管理質量和效率。

    3.2 物料主數據管理組織及制度

    物料主數據標準化分類編碼體系和管理平臺建立后，需明確物料主數據管理組織及職能，建立物料主數據管理專職機構、相關管理制度及流程。

    建立企業管理層級與業務單位上下對應、職責明晰的物料主數據標準化管理組織結構，設置專職工作人員；制訂物料主數據標準化管理制度和相應流程，從基礎數據的收集、落實, 到完整數據的提交, 再到數據的審核和創建、反饋以及信息庫的管理等一系列環節, 全部實行規范操作，責任到人，才能實現物料主數據標準化管理的長效化和常態化。

4 結語

    建立物料主數據標準化管理體系是加強企業基礎管理工作的重要內容。高質量的物料主數據，可有效實現各業務環節之間綜合信息共享的真實度，尤其是對完善采購價格管理體系、倉儲管理體系以及物流配送體系的建設，推動企業物資采購供應向供應鏈管理轉型、不斷提升企業效益具有舉足輕重的作用。

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本文標題：ERP系統物料主數據的標準化管理

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