6個月,122個工作日,45個加班日,資源高峰時20個人全力以赴,在公司及有關領導的支持下,在合理分配工作和實時的進度監控調度下,東風新能源項目在4月6日順利上線,結果好于客戶預期,在非常有限的時間內完成這樣一個復雜的項目,客戶業務部門負責人稱此項目為奇跡。
此項目時間之緊、任務之重、復雜度之高,在公司歷來的MES項目中都不多見,在此對該項目進行回顧總結,以期對后續的項目管理有所幫助。
一、項目背景
東風新能源項目是一個混流項目,需要同時滿足東風和神龍兩款車型。然而,兩個企業的業務流程有著較大不同,業務復雜度因此成倍增加。此外,該項目還是前期暫停項目的重啟,新的系統需兼容前期已經使用的部分模塊功能,譬如新能源工廠的焊裝一線和物料模塊等等。
其次,項目工期非常短。具體完成時間初期尚未確定,大體周期在半年左右。因為項目系統上線時間會涉及到東風及神龍中長期生產計劃的制定,項目由東風乘用車主導,由東風乘用車和神龍汽車兩個公司的副總經理一起掛帥推動,事關重大。無論從維護客戶的利益著想,還是從維護易往的企業形象而言,對項目團隊來說,一旦項目上線時間確定,幾乎就是一個無法推遲延期的時間節點。
綜合以上因素,這個項目的難度可想而知,無論是時間緊迫性、業務復雜度,還是涉及的方方面面來看,這都是一個風險巨大、極具挑戰性的項目。
二、項目完成情況
圖1 項目管理
東風新能源項目從計劃到執行有七個關鍵要素,如下描述:
1.項目啟動。2015年9月東風新能源項目組成立,在用戶啟動會議上,大家對項目背景進行了分析討論,界定了項目目標,描述了項目范圍,制定初期項目節點。
2.路徑計劃。開弓沒有回頭箭,項目組根據計劃書對關鍵任務進行拆分,并量化考核標準。從需求獲取→分析設計→建構→測試→上線,分階段地安排重點工作。
在需求獲取階段,公司的三位業務顧問明確分工,分別對計劃訂單、物流、質量、AVI、自動化等模塊進行了艱苦的調研,攻克了用戶無法提出明確需求的大難題。面對用戶最常用的模糊表述“參照東風乘用車一廠”,顧問們雖頗感無奈,但最終根據一廠的系統及自有工作經驗完成了需求確認書。
需求調研的同時,技術架構師也同步進行著技術框架及各種解決方案的分析和確定。在等待需求確認簽字的流程審批過程中,為了爭取時間,經征得用戶同意后,項目組緊鑼密鼓地開始各種技術及文檔準備工作,這個階段也基本確定了項目所需人力配備。
從建構編碼到測試上線是項目組火力全開、痛并快樂的階段。這個階段人員急速擴充,由前期八九人增至近二十人。項目組根據軟件需求說明書,進行軟件系統的架構設計,接口設計,數據庫設計,制定軟件開發和測試計劃,編寫程序、編寫測試用例,功能測試,撰寫單元測試報告,配合關鍵用戶對軟件進行綜合測試并最終通過并上線。
3.資源計劃。東風汽車作為公司的重點客戶,在新能源項目上公司給予了一定的政策傾斜,盡管如此,項目組仍然努力的最小化預算,控制關鍵資源,避免資源浪費,在項目過程中制定合理的資源計劃。
4.時間管理。緊迫感是這個項目最突出的特點,合理的安排時間顯得尤為重要。項目組制定了清晰的時間軸:2015年9~11月是藍圖階段,2015年11~12月是設計階段,2015年12月~2016年2月是構建階段,2016年3月是測試階段,2016年4月是上線階段。這期間包含十一、春節兩個大的假期,做過項目管理的人都知道,長期的假期對項目的沖擊還是挺大的,人一旦松弛下來,再次進入狀態需要一個緩慢周期。為了趕工和保持工作狀態,項目組制定了密集的日常加班計劃,連春節假期都沒放松休息。
此外,在某些程序上合理的滯后與提前時限處理,例如與用戶達成主體流程功能模塊優先上線,相關的查詢、PMC等外圍模塊后期逐步上線的共識,也是保證系統按時測試上線的一種時間策略。
5.人員管理。在設計階段,項目組制定了全方位的計劃,人力資源規劃更是必不可少的。通過記錄、分配、決定項目角色和職責,項目組為具體的人員分配了具體的任務活動,讓他們明確自己的責任和目標。
眾所周知,項目組成員都是知識型員工,往往注重自我價值的實現,不愿受別人的束縛。因此,在項目管理上,項目組將“管人”向“管事”轉變,充分體現成員的個人意愿。并且,將溝通、重視、信任、承諾、支持、創新、學習、合作為管理法則。
6.風險控制。在項目初期,項目組就啟動了風險管理活動,對人、過程、基礎架構以及實施隨時保持關注,遇到技術障礙義無反顧地加班、加班、加班,攻堅克難。當然,太強勢的客戶也是一種風險?蛻粼诓焕硇詴r會瘋狂的要求按其想法改來改去,有時候哪怕就是小改小鬧就折騰一整天。后來,項目組學會了技巧性地頂住客戶壓力,明確一天的工作是哪幾件事,去完成,而不被突如其來的事情纏住。
7.收尾。這是項目生命周期的最后階段,雖然收尾工作較為零碎、繁瑣、費時、費力,但項目組并沒有忽視其重要性。我們清醒的認識到,一項成功的項目收尾是公司和客戶追求的共同目標。目前,整個項目尚未完結,新能源一期項目已經上線使用,并且做了認真的總結。
三、經驗及建議
能力的提升需要經常總結,這樣才能完成積累,將好的經驗分享給大家。東風新能源一期項目的成功上線主要得益于兩點因素,一是嚴格督促,二是勤于溝通。
人天生都是有惰性的,能拖的就拖,這個時候,就必須要嚴格督促。沒有督促就沒有成果。督促不僅僅是直接面對面要求大家做事情,還有多種方式,比如項目例會、郵件群發、進度通報等。此外,針對項目組中出成績的人,在周例會時口頭獎勵通報,及時給與表揚。
對于一個項目來說,要科學的組織、指揮、協調和控制項目的實施過程,就必須進行信息溝通。沒有良好的信息溝通,對項目的發展和人際關系的改善,都會存在著制約作用。溝通是人際之間傳遞和溝通信息的過程,它對于項目取得成功是必不可少的,而且也是非常重要的。勤于溝通、敢于溝通,不僅僅是對上,還是對下,都是需要的。項目組不僅有工作日報,讓領導及時知道項目進度,心中有底;還在完成階段性目標時,偶爾聚餐,加強溝通。
成功的項目管理必須兼顧和滿足員工、客戶、管理層和合作伙伴,在范圍、質量、進度和成本上的各方面訴求;另一方面,項目實施的成功,也能提升所有干系人和干系企業的價值。
以此感謝所有對東風新能源項目做出貢獻的人!
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本文標題:東風新能源MES項目回顧
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