在中小企業的各項管理工作中，會計工作的規范性最強，數據處理的數量較大和準確性要求最高。目前，中小企業管理工作相對薄弱大部分源于會計監督和財務管理方面較弱。因此，在信息化建設中，以會計信息化為先行，比較切合企業實際。既抓住了企業信息化管理問題的核心，又能不斷積累經驗，為后續實施更多的其他系統提供基礎。
一、中小企業會計信息化建設的管理保障
1、會計信息化要從老總的辦公桌上做起
作為信息化的實踐主體——中小企業的老板們，理應走在前列。只有把中小業信息化真正作為“一把手”工程，才能落到實處，順利推進。
2、財會部門員工應隨著信息化管理一同進步
信息化的過程也是一種規范化的過程。如傳統的手工審批制度落實到信息化中之后，在相應的系統中就要嚴格執行，而不像手工審批階段自由，一些人員會覺得信息化太麻煩了。這時候，就要意識到這種麻煩是一種“進步”，一種管理上的進步。一定要將這種進取的意識深入到部門，讓員工隨著信息化一同進步。
3、確立會計信息化工作目標
建立會計信息化系統的基本依據是企業發展的總目標。這是因為會計信息化不儀是將會計人員從繁雜的手工勞動中解放出來，更重要的是通過會計核算手段和財務管理手段的現代化提高會計信息處理的全面性、準確性和及時性，真正做到對經濟業務和事項的事前、事中、事后的有效控制，充分發揮會計的職能作用。
4、確定會計信息化系統總體結構
會計信息化系統的總體結構是指會計信息化系統的規模、業務處理范圍以及子系統的構成。會計信息化系統結構應當從分析現有手：[系統的任務、業務處理過程以及部門間的聯系入手，根據計算機處理數據的特點和系統的目標來確定。此外，在單位條件允許的情況下應具有一定的前瞻性。
二、中小企業會計信息化建設的技術構架
1、網絡技術架構
硬件設備是構成會計信息化系統的物質基礎，也是基本組成單元。系統的硬件配置必須具備可靠性、運算速度快、傳輸速度快、存儲容量大、設備實用性強等特點。不同的會計信息化模式所需的硬件基礎也有所不同，基于網絡基礎的模式均需要比較完備的網絡硬件設施，這些硬件設施包括：網絡服務器、用戶工作站、交換器、路由器等。
2、軟件技術架構
由于中小企業缺乏相應的信息化人才，這就要求中小企業在最初進行信息化建設時，軟件平臺必須簡單、易用、實用。中小企業可采用購買商品化軟件、在線租賃、自行開發、委托開發、合作開發等途徑取得會計信息化軟件。購入現成軟件應該是絕大多數中小企業實施會計信息化系統的解決方案。企業要購買成熟軟件，在選擇軟件之前，一定要了解這個軟件是否經過了比較好的考驗。一個剛上市的軟件必然會存在許多軟件錯誤，而經過一段時間考驗的軟件，它的軟件穩定性相對要高。
三、中小企業會計信息化系統的實施
1、配備和培訓專業人員
會計信息化系統的運行和管理需要不同專業類型、不同水平層次的專業人員。為了適應這種需要，應根據系統目標和本單位現有人員的情況，制定專業人員的培訓和配備計劃，使人員配備和系統建設同步進行，以便系統一旦建成即可投入運行。
2、整理手工賬
企業財務部門著手整理手工會計資料，為財務軟件的運行提供一個良好的環境。其準備工作應從以下幾個方面著手：(1)整理所有的手工單據、憑證、卡片、賬簿、報表，并核對無誤，保證賬單相符、賬證相符、賬卡相符、賬賬相符、賬表相符、賬實相符，并保證單位內部、本單位和外單位之間賬項核對無誤。(2)根據國家統一規定和本單位的具體情況，并充分考慮單位的變化和發展，建立起一套適合本企業實際情況的會計科目體系。(3)根據已生成的會計科目體系及單位核算和管理的要求，建立起規范的管理和輔助核算科目體系。(4)結合有關職能部門和內部管理需要，建立起一套健傘的會計報表體系。(5)全部數據準備完畢之后，逐筆進行正確性、合法性校驗，為將手工會計核算資料輸入計算機做好最后的準備工作。
3、人員分工
根據會計信息化工作要求和中小企業的實際情況，人員的分工在把握不兼容原則后，其崗位設置有如下幾方面：(1)總會計師。負責本企業整個會計業務工作。(2)會計主管。負責管理會計日常工作。3)數據操作錄入員。負責憑證的制作和錄入。(4)數據審核員。負責對憑證的合法性、正確性和完整件進行審核。(5)出納人員。負責現金與銀行的收支及銀行對賬等工作。(6)系統管理員。負責系統軟、硬件的正常運行。(7)系統維護員。負責硬件和軟件設備的日常維護。(8)檔案管理員。負責會計檔案和磁性介質會計檔案的保管工作。(9)數據管理員。負責已復核數據的入賬，入賬后憑證、賬簿、報表的打印輸出工作。(10)數據管理員。負責將已復核數據入賬，入賬后憑證賬頁打印輸出，協助系統管理員做好數據備份、保密安全工作。(11)其他財務人員。包括出納和憑證處理人員等。以上這些崗位，根據企業會計賬務處理的規模，有些崗位可適當合并，但必須符合會計崗位不相容原則，要便于實施內部會計監督。
4、初始化
所謂初始化，是指將原手工核算下已形成的賬務數據資料輸入到計算機中，以確保計算機記賬順利進行的過程。初始化的內容主要包括：(1)設置人員崗位分工情況。包括操作人員姓名、權限、密碼等。(2)輸入會計核算所必需的期初數據。包括各級會計科目名稱、編號、年初數、累計發生數、初始化月份的期初余額及有關的數量指標等。(3)輸入輔助核算項目。若單位要進行部門、項目、往來核算的，則需輸入各部門、項目、往來單位的初始數據。(4)選擇會計核算方法。主要包括記賬方法、固定資產折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。(5)輸入各類未達賬項。主要包括銀行未達賬項和往來未達賬項。(6)定義自動轉賬憑證。主要包括固定資產折舊計提分錄、成本歸集分錄、利潤結轉分錄、費用計費分錄等。初始化是會計電算化中一項十分重要的工作，它是整個會計電算化工作的基礎。
5、人機并行
按照制度規定，企業在甩掉手工賬之前，手工會計處理和計算機會計處理的并行時間至少需要3個月且兩者結果一致。所謂人機并行是指一方面進行手工會計核算；一方面使用會計軟件進行會計核算。譬如在賬務處理過程中，用手工填制會計憑證，然后手工匯總、審核、記賬、編制報表。與此同時，也用計算機和會計軟件完成這些工作。在人機并行過程中和人機并行結束后，必須及時總結經驗教訓，不斷糾正各種錯誤，調整系統參數，逐步建立健全會計電算化內部管理制度。
6、制定各項管理制度
會計信息化工作的順利進行，需要有會計信息化管理制度做保障。會計信息化系統運行管理制度包括會計信息化崗位責任制、會計信息化操作管理制度、計算機硬件、軟件和數據管理制度、會計信息化檔案管理制度，等等。
7、甩賬
單位在甩手工賬之前一定要慎重考慮，在對照財政部門制定的法規，同時結合本單位實際情況的基礎上再決定是否甩賬。具體應從以下幾方面考慮：(1)所用財務軟件是否通過省級財政機關的評審；(2)操作人員有無會計電算化合格證書：(3)手工賬與計算機賬并行是否已滿3個月，并且兩者結果是否一致；(4)現行的人員分工體系是否滿足會計電算化工作開展的需要；(5)會計電算化管理制度是否健全，是甭已得到實際運行：(6)甩賬的備查資料是否健全、詳細。
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