1 引言
ERP幫助企業整合資源,提高效率,節約成本,這一切只有一個目的,提高企業競爭力。
要成為真正出類拔萃的企業,企業管理人員不僅要整合不同應用系統,更要整合不同企業間的信息流。ERP對大中型企業物流、資金流和信息流進行一體化管理,企業生產,供應,銷售等通過企業的計劃系統有機的聯系在一起的,并保持著連動關系,ERP更加注重管理的全面性、系統性,更加重視企業與外界的聯系,支持全球化經營,因而十分適應知識經濟時代里中國企業的現實管理要求。從企業的結構和管理角度來說,ERP系統的本質是一種權利再分配。ERP是一次放權行為,對于部門領導而言,部門的權力也透明化,流程化,在標準化的系統上重新建立規章、目標和工作流程。
2 實施ERP的成效
隨著科技進步和信息化的發展,人們正經歷著從工業經濟時代向知識經濟時代轉變的過程。面臨著全球化的大市場競爭環境,中國企業逐步認識到要提高企業競爭力,走國際化發展之道路,就必須整合企業經營,全面強化企業內部資源管理,形成企業持久發展的“內功”,同時還要實現對全社會資源的有效利用,以快速應對趨向多樣化的用戶需求。需要借助于信息科技的最新成果來優化和加強企業的運營和管理。國際上大石油公司信息化發展經歷數據集成、專業集成、部門集成和企業集成四個階段。如圖1所示:
圖1 企業信息化發展的四個階段
ERP正是處于企業集成階段,為企業管理層做決策提供數據支持。它是一種源于美國的現代企業管理思想和方法,在國內外應用中也取得了明顯的績效,甚至有些企業以為它無所不能,忽視了它自身的作用和特點及其適用條件和適用范圍,所以任何企業投資實施ERP項目應該根據自己的戰略意圖,使ERP項目能夠充分符合企業的戰略取向。
ERP將產、供、銷、財務等多個模塊集成。各子模塊都可以直接輸入原始單據(企業自制的原始憑證,如:銷貨發票,出、入庫單等,完全由計算機直接打印),并由微機根據原始單據的類型和經濟業務事項自動編制會計憑證、自動登記各相關賬戶,從而實現了一張入庫單、一張發票一次錄入,車間、倉庫、全廠各業務部門會計、統計的總賬、明細賬、業務臺賬由計算機一次完成的工作流程。只要原始單據無誤,計算機所編制和登記的會計憑證、賬簿記錄就不會有錯,從根本上解決了長期以來一直困擾著我們的賬務串戶錯賬問題,使應收賬款、應付賬款準確率達到99%以上,解決了部門與財務、倉庫與財務、倉庫與車間、車間與財務賬賬不符、賬證不符的問題,保證了會計數據的真實、完整,使會計基礎工作得到了很大的提高,方便了財務記賬。一般而言,企業在采用ERP之后,可在以下方面取得明顯的效果:降低庫存,包括原材料,在制品和產品的庫存,一般情況下,可降低庫存資金(15-40%),降低資金周轉次數(50-200%),降低庫存盤點誤差(控制在1-2%)。合理利用資源,縮短生產周期,提高勞動生產率,如減少裝配面積(10-30%),減少加班工時(10-50%),提高生產率(5-15%)等。 準時交貨,提高服務質量,實施系統后,一般準時交貨率可達90%以上,管理良好者,可達100%。降低成本,如降低采購費,減少資金積壓而導致的利息成本、減少因信息傳遞不靈而導致的管理成本等等。由于生產周期縮短、庫存減少、異常情況調整周期縮短等項而降低的成本一般可達5%-12%。
ERP應用是企業的一次管理革命,但其自身也有局限性,需要不斷發展和完善。它只是企業管理與決策的助手,不可能代替企業管理者去經營決策。我們對比企業實施ERP的成功失敗模式可以看出ERP系統的應用是一次管理改造工程而非IT工程。在實施系統后,絕非僅僅是技術的革命,它同樣是一次權力的透明化革命,信息化是企業權利的重新分配,標準化的系統管理必然剝奪一部分原來人為掌握的權限,對原有權利體系進行重新組合。
總結以往企業成功與失敗的具體原因,可從幾個方面來比較。
3 有效管控是ERP應用的有力保障
隨著市場競爭的日益加劇,企業原有的管理體制已經不能適應市場的發展,通過單一環節或層次的管理已不足以解決所面臨的復雜管理課題,整合和系統化的管理已成為具備一定管理基礎企業的普遍選擇。按照常規系統的應用歷程,ERP經過多年的應用應該已經取得豐碩的成果,然而現實卻不盡如意,縱觀那些已經走上實施道路的企業,有的情況比較樂觀,但大多數企業卻存在不少問題。
實施ERP后優點多多,提高工作效率,方便管理,但事實真的是這樣嗎?實施中因為現有流程與ERP流程不符,使用員工自身素質,數據收集不細等原因會導致很多問題的出現。例如,采購方做采購的時候需要做發票預制,但預制往往是錯誤的,財務在做校驗的時候會重新手工更改,這樣采購用戶就會有意見了,既然財務都能更改,發票預制做不做都可以,數據對不對都行,為什么還要我們做一步這樣的操作?這樣既浪費時間,又做了無用功。財務與采購的矛盾很大,采購的用戶經常在經常做發票預制的時候會有很大的抵觸。如果有管理規定,采購的用戶必須做操作,這樣會或多或少減少摩擦的出現。生產計劃和物料需求分析的結果允許用戶進行手工調整。但由于物料的上下級關系,會發現對上層物料的計劃量進行修改之后,會影響下級物料的相關需求量,而這一點卻完全被忽略了。如果用戶進行真正應用之后,會經常發現生產的半成品總是出現短缺或者過剩,與其上級的計劃不符。目前系統中的數據還不是自動導入,數據也不是實時的,拿庫存方面舉例,物料采購入庫后,庫管員收貨時就會按采購訂單收貨,但收貨量的數據是可以更改的,在沒有管控的時候,庫管員就會隨意更改收貨量,造成管理的盲點,“圖謀不軌”的人就有了可乘之機。之后如果有人發現問題,查找原因,庫管員在盤庫的時候就會更改盤盈虧的數據,讓人找不到證據。遇到這樣的問題,我們可以通過細化權限,增加審批流程等方法控制。由于人員數量的原因,往往做到權責分離的部分,由于人手不夠,造成一人多崗,既做采購又做收貨,這就會造成管控的盲點,內控雖然有管理,但在實施中都會把權限的角色分開,但實際中又把多個角色都加到同一個操作員的身上。類似以上的問題還有很多很多。只要通過人為的管理,才能有效的控制盲點的出現。
ERP的靈魂是管理思想,主體是體現管理思想的管理應用模式,技術是其建立的支撐,它作為一種先進的管理思想和手段,它所改變的不僅僅是某個人的個人行為或表層上的一個組織動作,而是從思想上去剔除管理者的舊觀念,注入新觀念。很多人有這樣的誤區,認為ERP只是一般意義上的企業信息化建設,一個計算機硬件、軟件和互聯網系統的建設,往往忽略它是企業管理思想再造,要通過其有效的管控對流程的盲點進行規范。以致實際應用中既沒有立足于企業管理創新,也沒有把應用ERP與深化改革、管理創新、應用其他現代企業管理思想和方法緊密結合起來,相輔相成,互為作用。
從圖中我們不難看出,目前系統操作員操作時并無任何系統監管,只有靠人為強制監督,方可做到權限的細化外的管控。
有效的管控是ERP實施應用的組織基礎和組織保障,借助信息科技的最新成果來優化和加強企業的運營和管理。它的實施應用需要企業在管理思想上的革命,在管理流程上的重組以及管理手段上的更新。企業應當充分認識到,即使有了計算機軟件的規范,完成企業系統的改造也是十分艱巨的,必須有脫胎換骨的思想準備。ERP之所以成為一把手工程,是有很多實際業務與理論上的理解完全不同,需要領導拍板下決定。ERP涉及到企業管理機制、生產組織方式、人員素質等諸多因素,要涉及到企業的每一個部門,都需要有最高決策層的領導與推動,需要各職能部門間的緊密配合與相互協調,由熟悉業務的管理人員和熟悉技術的計算機專業人員一起,對企業業務處理流程進行重新設計,去除冗余和無效的工作環節,并在此基礎上調整企業組織結構。
當ERP系統建立時,它必然對原有平衡的權利體系進行一次新的重新組合。管理學中,管理四要素為計劃、組織、領導、控制,這都不是ERP系統完全能做到的,需要管理者的人為干預,處理歷史遺留問題,方便業務流程暢通。實施ERP的挑戰不只是計算機系統的改造,還要有員工處理基本工作。ERP是信息技術和管理技術的完美結合,企業決策人和管理者,甚至普通員工,要不斷學習、研究、掌握現代企業管理思想、方法以及計算機技術和通訊技術的最新發展,用現代管理理論和信息技術武裝頭腦,開拓眼界,要求全體員工的積極參與,各負其責。系統不是萬能的,很多盲點需要人為加以干預,分析利弊,需要領導決策。
4 結語
從企業自身條件出發,科學組織,合理的增加人為的監督管控,人為干預,減少系統與流程的盲點出現,做一些流程優化、組織機構和管理制度及管理方法的變革工作。結合管理方法變革工作,才能最大效度地為企業創造效益。最終實現管理現代化,提高企業競爭能力。
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