【方案概述】
    本方案由一汽豐田汽車銷售有限公司和深圳市安財軟件有限公司共同推出，方案經由安財費用報銷系統完成一汽豐田汽車銷售有限公司網上報銷的應用。方案的制定、研討、實施和上線運行歷時6個月。
    【商業背景】
    作為負責豐田、品牌國產車的銷售、售后服務和市場管理的公司，隨著公司業務拓展，公司的開支、往來款項就會不斷增多，這需要引入預算來對成本進行控制，同時對金額較大的費用引入決裁書管理（決裁書是指對金額較大費用的事前申請報告，需經部門負責人審核通過，方可使用），但是傳統的手工報銷方式是人為的預算控制方式，存在很大的不確定因素，已經跟不上企業的運轉速度，不適應現在企業對費用管理控制的要求，具體分別表現以下幾個業務角色中。

    員工面臨的主要問題
    ·填寫不規范
    由于員工對財務制度理解的程度不同，填寫的報銷單據就存在部分欠規范，費用類型填寫不準確規范，甚至規定需要決裁書的，但是卻沒有提供相關決裁書報告，這對財務審核單據增加了難度。
    ·報銷時效性不高
    由于全國各地都有經銷店，員工經常需要來往于各經銷店，發生的差旅費用較多，在傳統的手工報銷方式，往往不能及時報銷，勢必造成報銷單據的積壓和報銷的不及時性。

    領導面臨的主要問題
    ·費用實時監控性不強
    部門領導需了解本部門某項費用預算使用情況時，必須要部門預算擔當進行手工統計，這樣往往需要1-2 天的時間去統計，無法做到適時掌控該部門的費用預算使用情況。
    ·審批時效性不高
    傳統的手工報銷需要員工拿著報銷單和原始發票送到審批領導那審批，由于員工和領導經常因出差而無法同時在公司，造成了領導無法及時審批員工報銷的費用。

    財務人員面臨的主要問題
    ·審核工作繁重
    財務人員每天要面對員工提交各式各樣的單據，由于員工填寫時，多半無法達到財務要求的規范性，財務人員需要仔細核對，甚至需要與經辦人溝通才能準確的審核單據，勢必降低了審核效率。同時，還需要手工記入相應的預算中，以核對該筆報銷費用是否超預算，耗費了大量的時間。
    ·大量重復制單
    隨著公司規模的擴大，憑證量逐月增加，而憑證量主要來源于日常差旅及雜費的報銷，財務人員需要每月花費大量的時間重復錄入憑證，無法將工作重心轉移到對費用的預算及控制這一更為重要的工作上來。
    ·報銷制度規范性不強
    在人為的審批流程過程中，傳統的手工報銷無法貫徹公司財務制度的規范性，勢必增加財務人員工作量。
    ·丟單現象多
    傳統的手工報銷過程中，一旦單據丟失就難以確認其位置，經常會因為一張單據，把整個部門都動員起來，影響了正常的工作安排。
    ·多幣種報銷
    由于公司性質，海外出差比較多，并隨之產生的多幣種的費用借款、報銷與沖賬比較頻繁，為財務的審核、審批和記賬帶來很多工作量。

    【費用報銷系統解決方案】
    針對傳統報銷已經不能很好地適應公司規模的擴張，安財費用報銷系統通過以下功能模塊有效解決傳統報銷所帶來的不便 ，并且提供了更為優化的費用預算控制解決方案。
    ·靈活的預算控制方式
    可以根據不同費用進行部門、項目、人員分別控制，預算按照月度錄入，年度控制。
    ·全面的預算控制點
    在員工提交某筆費用的報銷單時，當金額大于一定程度時，就必須要關聯該費用的相關決裁書，否則不予報銷。如果該費用超出預算，不允許報銷該費用，就需要通過特殊的方式，走預算外的流程。同時，員工提交每一筆預算費用時，都會提醒該員工和相關審批人該費用的預算使用情況，讓每一個經手人都能直觀的掌握到費用預算情況。
    ·實時的預算分析
    相關部門預算擔當無需再花兩三天統計部門預算情況，只需通過費用報銷系統就可以查詢到本部門的預算數、發生數和預算殘，并可以將預算分析表導出，從而可以很方便、快捷、清晰的了解本部門整體預算使用情況，也為相關統計報表提供了全面數據。
    ·管理流程再造
    手工報銷時期，因為人為養成的習慣，原本繁瑣的流程沒有人也沒有機會去改善。以費用報銷系統的應用為契機，重新梳理公司以前報銷流程和報銷制度，根據公司的現狀及未來的發展方向，重新制定出更為優化的管理審批流程和報銷制度。
    ·條形碼的應用
    由于財務人員在報銷系統中審核單據時，需要核對原始發票，為了更方便財務人員審核單據，引入條形碼功能，在每張報銷單上打印出條形碼，財務人員只要掃描報銷單上的條形碼，就可在報銷系統中自動找到該待審批的單據，從而加快了審批速度。
    ·與公司各大管理軟件集成
    實現與報銷有關的各管理軟件的集成，通過和OA系統集成，實現員工單點登陸；通過和財務軟件集成，實現憑證的批量導入，無須財務人員重復錄入憑證；通過和銀行管理系統集成，實現付款數據的批量支付，無須財務人員手工統計；通過與決裁書管理系統集成，實現決裁書的實時同步，員工在報銷時，就可以關聯到自己使用的相關決裁。
    ·多語言多幣種
    中英文系統，滿足公司中日方人員各自的使用習慣，并且通過多幣種核算，實現RMB、USD 和JPY 間的報銷以及沖賬核算。

    【實施收益】
    通過將傳統的手工報銷轉化為網絡報銷，增強了公司對費用使用的控制，也給公司帶來了實際的收益。
    對員工而言：可以實時查詢自己提交的報銷單以及本人和本部門的費用預算情況，并可以及時了解財務的付款情況，提高了報銷的透明度。
    對領導而言：可以根據需要安排審批報銷單據的時間，減少為員工審批報銷費用而造成工作混亂的被動局面；同時，可以實時了解部門費用預算的使用情況，根據各月份費用預算的使用情況，對比分析出本部門的開支及工作效率情況。
    對財務而言：可以通過系統進一步提交工作效率，進一步將財務人員從重復繁瑣的錄入憑證中解放出來，把工作重心放到成本控制、費用的預算制定與控制上來，更好地發揮財務在公司中功效。
    對公司運營而言：通過報銷系統，進一步將費用預算的控制落實到每個點上，增強了對公司費用的內控。同時，網絡報銷系統也銜接了公司各管理軟件，將這些管理軟件融合在一起，充分發揮功效，使公司信息化管理提升到一個新的平臺。

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本文標題：一汽豐田ERP費用報銷系統案例：費用精細化管理典范

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