業(yè)務(wù)流程管理(Business Process Management，BPM)是企業(yè)信息化的個(gè)主要組成部分，是企業(yè)信息化建設(shè)和成功運(yùn)用的關(guān)鍵因素之一。無論是企業(yè)經(jīng)營管理層面，還是業(yè)務(wù)執(zhí)行層面，以及IT管理部門，都希望企業(yè)經(jīng)營管理信息化應(yīng)用系統(tǒng)，能隨企業(yè)經(jīng)營環(huán)境和管理拓展需要而僵持同步。這種同步的需求，就是以業(yè)務(wù)流程管理同步為重要的標(biāo)志。
業(yè)務(wù)流程管理信息化是企業(yè)經(jīng)營管理信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)，它涵蓋了企業(yè)業(yè)務(wù)流程的全生命周期。構(gòu)建業(yè)務(wù)流程管理信息化系統(tǒng)，首先需要考慮流程管理的實(shí)質(zhì)和企業(yè)所關(guān)心的核心內(nèi)容，并以流程管理生命周期為主線，運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)流程管理信息化。本文以新的視角演繹和詮釋了企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理的運(yùn)行過程，探討了業(yè)務(wù)流程管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建的新思路。
一、企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理的本質(zhì)
1、規(guī)劃信息傳遞路徑
企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理，實(shí)質(zhì)上是信息傳遞路徑的規(guī)劃和管理，以及運(yùn)行狀況的監(jiān)控。業(yè)務(wù)管理信息化的首要任務(wù)在于規(guī)劃信息傳遞路徑，具體而言就是業(yè)務(wù)單據(jù)的傳遞路徑和物流路徑的規(guī)劃，繼而是管理分工和流程監(jiān)控，以保障信息系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定、有序高效地運(yùn)行。按照信息傳遞路徑的特性，可把業(yè)務(wù)流程劃分為4種模型，即直線型、分流型、匯合型和混合型，如圖1所示
圖1 業(yè)務(wù)流程模型
從上述模型中可以看出，信息傳遞路徑需要考慮三個(gè)方面的因素：首先，應(yīng)從跨業(yè)務(wù)角度全路徑規(guī)劃信息傳遞路線；其次，通過“信息緩沖帶”體現(xiàn)業(yè)務(wù)接口和驅(qū)動(dòng)力式，以及勾稽關(guān)系，但它不是必選的；最后，要考慮的因素是單業(yè)務(wù)內(nèi)部的信息傳遞路徑。
在流程運(yùn)行實(shí)踐中，往往比較關(guān)心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的來龍去脈。實(shí)質(zhì)上就是了解種具體業(yè)務(wù)為其他哪些業(yè)務(wù)所驅(qū)動(dòng)，繼而驕動(dòng)后續(xù)的哪些業(yè)務(wù)，以及以何種方式驅(qū)動(dòng)并體現(xiàn)特定的勾稽關(guān)系。同時(shí)，還需要解決業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)“節(jié)拍”是否“同步”。
以直線型流程為例，在“業(yè)務(wù)一”完成后，并不總是一一對(duì)應(yīng)地驅(qū)動(dòng)“業(yè)務(wù)二”，而是存在“業(yè)務(wù)二”批量執(zhí)行前置業(yè)務(wù)的事務(wù)請(qǐng)求，或分批執(zhí)行前置業(yè)務(wù)的事務(wù)請(qǐng)求。比如，多份生產(chǎn)計(jì)劃合并下達(dá)，或若干生產(chǎn)計(jì)劃分批下達(dá)等。“信息緩沖帶”就體現(xiàn)這樣的管理需求，從信息技術(shù)角度講，就是業(yè)務(wù)之間的輸入輸出接口的設(shè)立。
信息傳遞路徑的規(guī)劃，還體現(xiàn)了跨業(yè)務(wù)的信息集成。“業(yè)務(wù)一”驅(qū)動(dòng)“業(yè)務(wù)二”，把公共信息(或已處理的信息)傳遞到后續(xù)業(yè)務(wù)。以及后續(xù)業(yè)務(wù)如何把勾稽關(guān)系反饋到前置業(yè)務(wù)并予以標(biāo)識(shí)，是流程管理中十分重要的內(nèi)容，這可以極大減少信息錄入量，并防止業(yè)務(wù)重復(fù)驅(qū)動(dòng)，提高流程運(yùn)行效率。
2、管理職能分工和管轄范圍
管理職能分工和管轄范圍的劃分是業(yè)務(wù)有序運(yùn)行的前提和保障。管理職能分工體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是以職能劃分為標(biāo)志的業(yè)務(wù)分工，二是以職權(quán)等級(jí)為標(biāo)志的單業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的權(quán)限。對(duì)于具有同樣等級(jí)職權(quán)的管理者，待待以管轄范圍明確職責(zé)范圍。
單業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的劃分體現(xiàn)的就是職權(quán)劃分，也體現(xiàn)了單業(yè)務(wù)內(nèi)部信息傳遞路徑，其規(guī)劃也是信息傳遞路徑規(guī)劃的重要內(nèi)容，更多地體現(xiàn)業(yè)務(wù)規(guī)則。單業(yè)務(wù)傳遞路徑也存在四種信息傳遞路徑：直線型、分漬型、匯合型和混合型，如圖2所示。就分流路徑而言(圖2b和圖2d)，各分支存在相斥或并行執(zhí)行兩種情況，如不同金額范圍的流程分支和業(yè)務(wù)會(huì)簽等。
圖2 單業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)模型
3、流程管理的目的
不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)授予不同的相關(guān)人員行使其相應(yīng)的責(zé)權(quán)，對(duì)擁有相同職權(quán)的人員，劃定不同管轄范隔以限定其職權(quán)范圍，而對(duì)流程分支設(shè)定合適的激發(fā)條件，以達(dá)到信息定向傳遞的目的，只有這樣，業(yè)務(wù)流程持續(xù)有序和高效的運(yùn)行才會(huì)得到最基本的保障。
二、流程管理系統(tǒng)信息化實(shí)現(xiàn)
1、信息傳遞路徑規(guī)劃
下文以典型的銷售訂單直至產(chǎn)品交付為業(yè)務(wù)藍(lán)圖主線，討論業(yè)務(wù)信息傳遞路徑的規(guī)劃和業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)方式的信息化實(shí)現(xiàn)。
銷售訂單是任何企業(yè)的首要業(yè)務(wù)，也是其他全部業(yè)務(wù)的總驅(qū)動(dòng)源。從企業(yè)管理的般規(guī)律出發(fā)，銷售訂單業(yè)務(wù)會(huì)驅(qū)動(dòng)產(chǎn)品收付相關(guān)的發(fā)貨、提貨和庫存出庫業(yè)務(wù)，以及銷售核算相關(guān)的銷售發(fā)票及其結(jié)算業(yè)務(wù)；在生產(chǎn)制造方向，訂單業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)主生產(chǎn)計(jì)劃、排產(chǎn)、車間作業(yè)和生產(chǎn)投料，完工收貨以及完工人庫業(yè)務(wù)，間接地，還驅(qū)動(dòng)采購和新品研發(fā)等其他業(yè)務(wù)。圖3所示為制造行業(yè)企業(yè)典型的主要業(yè)務(wù)信息傳遞路徑。
本實(shí)例展示的是典型的混臺(tái)型業(yè)務(wù)流程，從中可以看出，從銷售訂單出發(fā)驅(qū)動(dòng)若干后續(xù)業(yè)務(wù)，展示了跨業(yè)務(wù)的主營業(yè)務(wù)流程的全貌。其中主生產(chǎn)計(jì)劃、0EH采購和新品研發(fā)三個(gè)分支是互斥的，這三十分支與發(fā)貨分支不是互斥的。在信息化流程規(guī)劃中，給互斥的二個(gè)分支分別設(shè)定特定激發(fā)條件以明確信息傳遞的特定方向，如表1所示。
表一 銷售訂單流程分支條件
以主生產(chǎn)計(jì)劃這流程片段為例，筆者將進(jìn)步討論信息傳遞路徑規(guī)劃的信息化實(shí)現(xiàn)方法。從圖3中可以發(fā)現(xiàn)，主生產(chǎn)計(jì)劃驅(qū)動(dòng)制造排產(chǎn)計(jì)劃，是一一對(duì)應(yīng)驅(qū)動(dòng)的，就是說，一個(gè)主生產(chǎn)計(jì)劃驅(qū)動(dòng)個(gè)制造排產(chǎn)計(jì)劃。在現(xiàn)實(shí)中其實(shí)并非全部只有一一對(duì)應(yīng)的驅(qū)動(dòng)方式，還存在若干主生產(chǎn)計(jì)劃合并排產(chǎn)或分批排產(chǎn)的情況。這就需要按企業(yè)實(shí)際的經(jīng)營環(huán)境和管
理需要做出安排。在流程管理信息化實(shí)現(xiàn)中。引入看板工具理念及其管理方法，通過設(shè)置信息來源看板的形式達(dá)到“信息緩沖帶“的效果。如圖4和圖5所示。
圖4
圖5 待排產(chǎn)計(jì)劃看板設(shè)置
主生產(chǎn)計(jì)劃業(yè)務(wù)完成后，信息被自動(dòng)發(fā)送到“待排產(chǎn)計(jì)劃看板”，作為驅(qū)動(dòng)制造排產(chǎn)的信息源，如圖4和圖5 所示。在實(shí)際排產(chǎn)中，可以依據(jù)庫存和生產(chǎn)負(fù)荷等情況。從這個(gè)看板中選取主生產(chǎn)計(jì)劃信息進(jìn)行排產(chǎn)計(jì)劃作業(yè)。
以上討論了跨業(yè)務(wù)流程的信息傳遞路徑規(guī)劃信息化實(shí)現(xiàn)的基本思路和方法，然而在現(xiàn)實(shí)中，業(yè)務(wù)并非都是單個(gè)環(huán)節(jié)的，往往需要多個(gè)環(huán)節(jié)和(或)分支，這就要按業(yè)務(wù)規(guī)則作出相應(yīng)的安排。如銷售訂單，可能需要編輯、評(píng)審和批準(zhǔn)三個(gè)基本環(huán)節(jié)，批準(zhǔn)環(huán)節(jié)又有可能是可選的，例如，只有達(dá)到一定金額的訂單才需要進(jìn)過”批準(zhǔn)“環(huán)節(jié)。如圖6所示，銷售訂單有兩個(gè)傳遞路徑，如表2所示。
圖6 單業(yè)務(wù)傳遞路線-銷售訂單信息傳遞路程
2、管理職能分工和管轄范圍劃分的信息化實(shí)現(xiàn)
上文已經(jīng)闡速管理分工和管轄范圍劃分是流程持續(xù)穩(wěn)定高效運(yùn)行的基本保障，流程管理信息化的個(gè)重要內(nèi)容就需要體現(xiàn)這樣的要求，體現(xiàn)職能和職權(quán)的劃分，可以通過流程環(huán)節(jié)的授權(quán)來實(shí)現(xiàn)的。在業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)對(duì)授權(quán)人就外來戶、部門、物品和庫房等4個(gè)方面劃定管轄范圍，可以體現(xiàn)職權(quán)管轄范圍。圖7是流程環(huán)節(jié)授權(quán)變例。
圖7 編制主生產(chǎn)計(jì)劃流程環(huán)節(jié)授權(quán)
管理職責(zé)分工、管轄范圍劃分和流程分支的激發(fā)條件，充分體現(xiàn)了業(yè)務(wù)規(guī)則，并為流程管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)調(diào)度算法所識(shí)別，以準(zhǔn)確傳遞業(yè)務(wù)信息給有關(guān)責(zé)任人。
3、任務(wù)調(diào)度和任務(wù)獲取
任務(wù)調(diào)度在于發(fā)現(xiàn)并識(shí)別業(yè)務(wù)規(guī)則，正確分發(fā)任務(wù)，準(zhǔn)確傳遞業(yè)務(wù)信息。在應(yīng)用操作層面，如何使責(zé)任人簡便快捷地獲取任務(wù)，又是流程管理的另一關(guān)鍵。
引人“看板”這一管理工具和理念，就是解決上述關(guān)鍵問題的有效方法。流程管理信息系統(tǒng)提供任務(wù)信息看板，統(tǒng)一獲取任務(wù)信息的選徑，及業(yè)務(wù)操作的入口。業(yè)務(wù)流程調(diào)度把任務(wù)信息分發(fā)到相關(guān)責(zé)任人的任務(wù)看板，登錄系統(tǒng)即進(jìn)入任務(wù)看板，打開任務(wù)信息直接進(jìn)^仔務(wù)所指向的業(yè)務(wù)操作環(huán)境，從而達(dá)到簡便快捷的目的。
任務(wù)看板分四種形式。即待處理任務(wù)、處理中任務(wù)、啟動(dòng)新任務(wù)和已完成任務(wù)。其中已完成任務(wù)看板，用以監(jiān)督和跟蹤自己所經(jīng)手的業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)滯留的環(huán)節(jié)和責(zé)任人，便于及時(shí)溝通并解決所存有的問題。圖8所示是任務(wù)信息看板的信息化系績實(shí)例。
圖8 任務(wù)信息看板
三、系統(tǒng)效果
流管理的實(shí)質(zhì)是信息傳遞路徑的規(guī)劃、管理職能劃分和職權(quán)管轄范圍的劃分。與之相適應(yīng)，流程管理信息化系統(tǒng)實(shí)，就需要提供流程環(huán)節(jié)的設(shè)置、信息路線和信息驅(qū)動(dòng)方式定義、管轄范圍劃分。流程環(huán)節(jié)授權(quán)和流程分支激發(fā)條件設(shè)置等功能。這樣能貼近流程管理的實(shí)質(zhì)和最一般規(guī)律。跨業(yè)務(wù)全路徑角度進(jìn)行規(guī)劃信息傳遞路徑，打破了業(yè)務(wù)管理中的部門分割和模塊分割。還原業(yè)務(wù)流程以全貌，使信息更高度地集成，流程運(yùn)行更能持續(xù)穩(wěn)定和高效。任務(wù)獲取引人“看板”理念和方法，使得獲取任務(wù)和進(jìn)入具體業(yè)務(wù)操作環(huán)境更加簡便茯捷，從而更能提高管理效率。
本文所論述的業(yè)務(wù)流程管理的思路和方法。在浙江三花汽車控制系統(tǒng)有限公司的信息化項(xiàng)目(企業(yè)計(jì)劃執(zhí)行系統(tǒng))中得到了成功的應(yīng)用。該信息系統(tǒng)基于SOA架構(gòu)，取得了項(xiàng)目預(yù)期的管理效果。
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