信息化工程監(jiān)理在國內(nèi)已進(jìn)入成熟平穩(wěn)發(fā)展期，監(jiān)理服務(wù)得到客戶的認(rèn)識和認(rèn)可，并逐步規(guī)范。作為知識性IT服務(wù)，信息化工程監(jiān)理重在信息的共享、流程的規(guī)范和知識的積累，并在此基礎(chǔ)上針對不同客戶不同項目進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的分析，提供更高層的咨詢服務(wù)。開發(fā)一套功能強(qiáng)大架構(gòu)合理的應(yīng)用系統(tǒng)，對監(jiān)理業(yè)務(wù)進(jìn)行支撐，通過系統(tǒng)指導(dǎo)業(yè)務(wù)、拓展業(yè)務(wù)，為客戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，更能體現(xiàn)咨詢監(jiān)理服務(wù)的價值所在。文檔管理系統(tǒng)是IT咨詢平臺的一個核心系統(tǒng)。
1 文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計
1.1 設(shè)計思想
系統(tǒng)能夠?qū)π畔⒒こ套稍儽O(jiān)理企業(yè)和客戶帶來明顯的效果，為更好地保護(hù)國家信息化投資提供科學(xué)的管理工具，節(jié)省咨詢監(jiān)理實施成本。立足標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的項目信息共享，專業(yè)化的信息工程咨詢監(jiān)理知識庫體系，基于中國信息系統(tǒng)工程建設(shè)規(guī)范的專業(yè)咨詢監(jiān)理業(yè)務(wù)平臺，適于云計算服務(wù)部署，提供租用服務(wù)，隨時隨地掌握項目動態(tài)并實施管理。
系統(tǒng)的主要功能，包括：(1)提供項目管理的經(jīng)驗及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；(2)提供信息系統(tǒng)工程建設(shè)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；(3)提供IT咨詢、IT監(jiān)理的報告模板；(4)指導(dǎo)各類咨詢報告的編制；(5)提供信息系統(tǒng)工程咨詢業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化流程；(6)指導(dǎo)IT監(jiān)理工作的實施。
1.2 設(shè)計依據(jù)
平臺設(shè)計以項目的建設(shè)任務(wù)和總體目標(biāo)為依據(jù)。收集國際咨詢工程師聯(lián)合會(FIDIC)、國際信息系統(tǒng)審計與控制協(xié)會(ISACA)等國際協(xié)會先進(jìn)的項目管理經(jīng)驗及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合國內(nèi)信息系統(tǒng)工程建設(shè)法律法規(guī)，建立信息系統(tǒng)建設(shè)法律法規(guī)庫；根據(jù)國際國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)要求完成項目建議書、可行性研究報告、項目申請報告、資金申請報告、評估咨詢、工程項目管理等咨詢報告模板，指導(dǎo)各類咨詢報告的編制；通過信息系統(tǒng)指導(dǎo)信息系統(tǒng)工程咨詢業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化，提高信息系統(tǒng)工程咨詢項目實施質(zhì)量。
1.3 系統(tǒng)資源類型
系統(tǒng)資源庫中資源的類型，包括：作業(yè)指導(dǎo)書；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；專業(yè)技術(shù)；標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；法律法規(guī)；IT監(jiān)理文檔模板；IT咨詢文檔模板；案例庫；課件；招投標(biāo)文件(監(jiān)理、施工)；合同(監(jiān)理、施工)等。
1.4 系統(tǒng)用戶類型
系統(tǒng)的用戶，主要包括3大類：系統(tǒng)管理員、企業(yè)管理層領(lǐng)導(dǎo)(即高級用戶)和從事信息系統(tǒng)工程咨詢和監(jiān)理的專業(yè)人員(即普通用戶)。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對平臺的管理與維護(hù)；企業(yè)管理層領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)所從事工作的領(lǐng)導(dǎo)人，通過該平臺他們可以了鏘企業(yè)員工對項目的執(zhí)行情況，查詢行業(yè)發(fā)展的相關(guān)資料；專業(yè)人員承擔(dān)項目的具體實施工作，通過該平臺他們可以查詢項目實施過程中所需的相關(guān)資料，共享項目建設(shè)過程中積累的經(jīng)驗成果。
1.5 系統(tǒng)架構(gòu)
IT咨詢平臺采用三層體系架構(gòu)，數(shù)據(jù)庫層、應(yīng)用層及最前端的最終用戶的操作界面都支持基于java的先進(jìn)技術(shù)，如圖1所示。
圖1 IT平臺系統(tǒng)體系架構(gòu)圖
文檔管理系統(tǒng)的架構(gòu)圖，如圖2所示。
圖2 文檔管理系統(tǒng)架構(gòu)圖
2 主要功能的設(shè)計與實現(xiàn)
系統(tǒng)主要包括：資料分類體系管理、權(quán)限管理、資料管理(資料上傳，資料更新)、資料檢索、統(tǒng)計分析等功能模塊。
2.1 分類體系管理
分類體系采用樹形結(jié)構(gòu)，分為多級：一級、二級、三級，不設(shè)級別限制，可以任意增加子節(jié)點。為了保障系統(tǒng)的擴(kuò)展性，分類體系的第一級用于表示“家族”。文檔管理系統(tǒng)對應(yīng)的一級為“資料管理(zlgl)”；從二級開始，定義文檔資料的分類。
2.1.1 列表
按照級別、上級名稱、名稱進(jìn)行查詢，按照分類全稱進(jìn)行排序。
2.1.2 新增/修改
新增分類時，需要創(chuàng)建對應(yīng)的文件夾；修改分類時，不需要修改對應(yīng)的文件夾。根據(jù)分類代碼、分類名稱、排序號來創(chuàng)建文件夾，存儲各自分類的資料。對應(yīng)后臺文件夾命名：分類級別+System.current-Millions。借助后臺文件夾命名，當(dāng)修改前天的分類名稱時，系統(tǒng)不需要隨之改動；同時，該分類下的文件對應(yīng)路徑也不需要修改。這樣更加有利于系統(tǒng)的擴(kuò)展和穩(wěn)定。具體如表1所示。
表1 分類體系管理之新增/修改
2.1.3 刪除
刪除分類體系中的節(jié)點時，要遵循以下兩條“刪除約束”：只能刪除葉子節(jié)點，對于有子節(jié)點的不能直接刪除；已經(jīng)被使用過的節(jié)點(文檔資料分類)不能刪除。在文檔資料表中查詢有對應(yīng)分類的文檔，則視為該節(jié)點使用過。刪除時，只是將是否有效狀態(tài)修改為“無效”，在文檔資料上傳時不能選擇狀態(tài)為“無效”的分類。
2.1.4 資料分類說明，如表2所示
表格中的分類名稱在創(chuàng)建新的分類時由管理人員統(tǒng)一命名。資料分類體系下的每一層級分類都對應(yīng)一個實際存在的文件夾；屬性分類等不對應(yīng)實際存在的文件夾。
表2 文檔資料分類說明
2.2 權(quán)限管理
基于開發(fā)框架的權(quán)限管理，基于角色管理，和分類體系管理相結(jié)合，實現(xiàn)不同角色可以更新維護(hù)不同分類的文檔資料的功能，相當(dāng)于數(shù)據(jù)權(quán)限管理。資料管理(上傳、更新)和資料檢索是兩個獨立的模塊，資料權(quán)限控制都采用這里定制的角色與資料分類體系對應(yīng)關(guān)系。其中，資料檢索模塊使用“讀權(quán)限”，只能檢索瀏覽資料；資料管理模塊使用“寫權(quán)限”，可以更新維護(hù)資料。
在角色管理頁面增加“分配分類體系”功能，其實現(xiàn)方式類似與分配功能。完成分配分類體系之后，系統(tǒng)用戶在訪問系統(tǒng)文檔資料時，便完全遵守這里的數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)定。
2.3 資料管理
資料管理模塊的主要功能，包括：資料上傳/修改、查看、資料更新、刪除、文件路徑等。文檔資料的上傳類型，主要有：word、txt、pdf、ppt、excel、jpg、jpeg、gif等。
2.3.1 資料上傳/修改
資料上傳：進(jìn)入上傳頁面，可以新增新的資料文件，上傳時對文件進(jìn)行分類管理。
確定所屬資料分類，并指定對應(yīng)的屬性分類(三個屬性分類)。資料上傳后資料狀態(tài)默認(rèn)為“新增”，資料版本數(shù)默認(rèn)為1。上傳文檔支持屬性分類，即一份資料文檔可以被劃分到三個分類中，用于對資料進(jìn)一步的分類，便于查找。上傳格式如表3所示。
表3 上傳格式
上傳時根據(jù)資料分類確定文件需要保存的文件夾路徑。資料編號：自動生成，規(guī)則：4位年份+6位當(dāng)年流水。
新增資料時，系統(tǒng)修改資料文件的名稱，在文件名后面加時間戳作為版本標(biāo)記。修改時，系統(tǒng)刪掉原文件，并用當(dāng)前時間戳標(biāo)記后上傳到服務(wù)器。
修改：可以修改對應(yīng)資料的相關(guān)信息，修改時直接覆蓋現(xiàn)有文件，如果要保留不同版本，則使用“資料更新”功能。
2.3.2 查看
在查看頁面(detail)，每打開一次一份資料文件，就要在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中記錄文件訪問記錄，包括文件編號、訪問時間、訪問者登錄帳號等信息。
在查看頁面(detail)中檢索是否有該文件的歷史版本，如有則在查看頁面的下部以列表的形式最示，且可以點擊超鏈接打開查看頁面(detail)。
2.3.3 資料更新
資料更新用于創(chuàng)建對應(yīng)資料文件的新版本，使用“資料更新”功能，系統(tǒng)保留資料的不同版本。系統(tǒng)建立資料更新表，結(jié)構(gòu)和資料管理數(shù)據(jù)表相同。進(jìn)行資料更新時系統(tǒng)操作步驟如下：
(1)首先備份資料管理數(shù)據(jù)表中對應(yīng)的記錄，存放到資料備份表；此時不轉(zhuǎn)移文檔文件，仍然保持存儲在原目錄。
(2)在資料管理數(shù)據(jù)表中修改原紀(jì)錄，更新內(nèi)容。將新版本的文檔資料文件上傳到對應(yīng)的分類文件夾。
(3)資料版本數(shù)字段加1，資料狀態(tài)變?yōu)?ldquo;更新”。
(4)使用“時間戳(年月日時分秒)”作為版本標(biāo)記。
2.3.4 刪除
刪除文件資料，提醒信息：確認(rèn)要刪除嗎？刪除后不能恢復(fù)。
刪除時，只能刪除本人上傳的，且只能刪除點擊次數(shù)小于3的。不僅僅要刪除數(shù)據(jù)庫中的記錄，還要刪除對應(yīng)的文件。
2.3.5 文件路徑
文件在服務(wù)器路徑按照文件所在分類進(jìn)行存放。更改資料分類時，要從原目錄拷貝到新目錄，并刪除原目錄的文件。
2.4 資料檢索
檢索后可以看到資料文件的最新版本。資料被檢索到后，如果點擊打開了資料文件的詳細(xì)頁面(detail)，系統(tǒng)記錄被檢索次數(shù)，作為統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)來源之一。
在查看頁面(detail)中檢索是否有該文件的歷史版本，如有則在查看頁面的下部以列表的形式顯示，且可以點擊超鏈接打開查看頁面(detail)。
2.5 統(tǒng)計分析
統(tǒng)計分析模塊的主要功能包括：資料點擊率排行、專題技術(shù)資料分類統(tǒng)計、行業(yè)經(jīng)驗資料分類統(tǒng)計、屬性分類統(tǒng)計、資料貢獻(xiàn)情況等。其中，資料貢獻(xiàn)情況可以按照責(zé)任人統(tǒng)計、發(fā)布單位統(tǒng)計、年度統(tǒng)計等。
2.6 文檔目錄體系
2.6.1 文檔目錄劃分，如表4所示。
表4 文檔目錄劃分
2.6.2 文檔的命名規(guī)則
2.6.2.1 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范庫命名規(guī)則
[標(biāo)準(zhǔn)級別]_[標(biāo)準(zhǔn)編號]_[發(fā)布年份]_[標(biāo)準(zhǔn)名稱]
其中，標(biāo)準(zhǔn)級別分為：國際標(biāo)準(zhǔn)；國家標(biāo)準(zhǔn)；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；地方標(biāo)準(zhǔn)；企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)編號：為標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布的順序號，若一個標(biāo)準(zhǔn)分好幾部分，則在順序號后面加小數(shù)點再加分冊號。
2.6.2.2 行業(yè)案例庫
按照信息化建設(shè)劃分，行業(yè)分為智能交通、數(shù)字城管、數(shù)字監(jiān)獄、金保工程和城市應(yīng)急五大類。
命名規(guī)則：年份_[地域]_文件名稱_[發(fā)布單位]，其中，[]部分為可選項。
2.6.2.3 業(yè)務(wù)經(jīng)驗庫
按照信息化建設(shè)劃分，業(yè)務(wù)分為機(jī)房工程、系統(tǒng)集成、綜合布線、軟件工程、安全防范工程和樓控系統(tǒng)六類。
命名規(guī)則：[標(biāo)識]_[分類]_[發(fā)布時間]_[文檔名稱]，其中，標(biāo)識：指導(dǎo)書(ZDS)；機(jī)房工程（CR）、系統(tǒng)集成（SI）、綜合布線(PDS)、軟件工程（SE）、安全防范(SP)、樓控系統(tǒng)(BAS)。
2.6.2.4 技術(shù)專題庫命名規(guī)則
年份_[地域]_文件名稱_[發(fā)布單位]
2.6.2.5 通用模板庫：按照咨詢、招投標(biāo)、合同和監(jiān)理四個類型劃分。
2.6.2.6 教程課件庫命名規(guī)則
[標(biāo)識]_[分類]_[發(fā)布時間]_[文檔名稱]
其中，標(biāo)識：課件(CW)；分類：機(jī)房工程、系統(tǒng)集成、綜合布線、軟件工程、安全防范、城市應(yīng)急、儲存、服務(wù)器、空調(diào)、電源、網(wǎng)絡(luò)等。
2.6.3 文檔的屬性，包括：文檔標(biāo)識，文檔名稱，作者，創(chuàng)建時間，上傳者，上傳時間，所屬行業(yè)分類，所屬文檔分類，權(quán)限等。
3 結(jié)束語
目前有資質(zhì)從事信息化工程咨詢監(jiān)理的企業(yè)近300家，但尚未有一套滿足監(jiān)理業(yè)務(wù)要求的應(yīng)用平臺，該平臺將為廣大信息化工程咨詢監(jiān)理企業(yè)以及采用監(jiān)理制的信息系統(tǒng)項目提供一套專業(yè)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，促進(jìn)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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