隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化已成為社會發(fā)展的客觀要求和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，電子文件和由其生成的電子檔案將成為檔案人員工作的主要的對象。筆者認(rèn)為，在加快開展檔案信息數(shù)字化工作中，必須正視電子文檔的整理、保存、歸檔、安全等問題。
一、電子文檔的規(guī)范整理問題
電子文檔的建立，與紙質(zhì)文檔一樣，必須按照本單位分類大綱、檔號編制方案及其保管期限標(biāo)準(zhǔn)將收集權(quán)展的電子文檔分門別類歸整，使其有序化。具體而言.就是要按門類劃分要求，結(jié)合本單位的專業(yè)特點和電子文件內(nèi)容制定分類編號方案。經(jīng)過分類，組合案卷(件)，給每一份電子文檔一個固定的號碼位置，并逐一登記編目，從而使全部電子文檔成為一個有機的整體。這種數(shù)據(jù)在建立時，至少要拷貝一套另存，并對拷貝件的軟硬件環(huán)境做出說明，并制成紙質(zhì)文件一并保存。其間，應(yīng)注重文檔題名、文號、責(zé)任者、時間、保管期限、檔號等電子文檔的著錄標(biāo)引。
二、電子文檔的有效保存問題
為使電子文檔能在新載體上長久保存并保證其有效性、安全性，主要應(yīng)從兩一個方面來考慮。一是要選擇好存貯載體。國家檔案局頒發(fā)的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對電子文件歸檔的要求中明確指出:推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。二是數(shù)字信息的轉(zhuǎn)存和復(fù)制。就數(shù)字信息本身來講，是可以永久保存并不會隨時間而衰減的，但是數(shù)字信息必須依附于載體才能存在。而無論是磁存貯載體還是光存貯載體，其性能都不穩(wěn)定，從理論上講磁介質(zhì)的存貯壽命只有十幾年，光存貯介質(zhì)的存貯壽命也不足一百年，并且因數(shù)字信息的頻繁讀取和寫人以及存儲格式的變化等原因，使信息的實際存貯壽命變得更加短暫。因此，信息的轉(zhuǎn)存和復(fù)制對電子文檔的有效保存就更為重要。
三、電子文件的科學(xué)歸檔問題
電子文件的歸檔是將應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件，在確定檔案屬性后，從計算機或網(wǎng)絡(luò)的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質(zhì)上以便長期保存的工作過程。由于電子文件歸檔工作是一項艱苦細致且難度較大的工作，所以在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，必須充分考慮電子文件的特殊性、準(zhǔn)確性和安全性，要緊密結(jié)合本單位辦公自動化與信息管理工作的實際，把電子文件歸檔納人單位重要的工作程序，建立切實可行的歸檔制度。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網(wǎng)絡(luò)歸檔，可按要求轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識。如果是載體傳遞歸檔，就要做一些檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識，并做一些輔助和認(rèn)證工作，要與紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。歸檔工作要注意以下幾個方面:
1.確定電子文件的歸檔范圍。它是歸檔的首要任務(wù)，是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。
2.明確歸檔時間。電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，可視其具體情況而定。因涉及電子文件的技術(shù)環(huán)境條件、存貯介質(zhì)的質(zhì)量及壽命等問題，一般以不超過2-3個月為宜。
3.歸檔份數(shù)。把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中拷貝到耐久性的載體上，一式三套，封存保存一套，借閱一套，異地保存一套。
4.歸檔要求。一是要遵從歸檔各階段的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn);二是準(zhǔn)確說明配套的軟硬件環(huán)境;三是歸檔電子文件格式盡可能地通用、標(biāo)準(zhǔn);四是歸檔電子文件同時保存相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容相關(guān)說明及描述上保持一致;五是具有長期或永久保存價值的文本及圖形電子文件進行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔。
5.歸檔方法。一是將最終應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件存人磁、光介質(zhì)上;二是壓縮歸檔，采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件進行壓縮，然后刻人磁、光介質(zhì);三是備份系統(tǒng)歸檔，一般在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用，將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件存放在磁、光介質(zhì)上;四是一致性的測試。
6.實行雙套制。雙套制是指歸檔文件的紙質(zhì)件和電子件同時歸檔，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現(xiàn)，既可以對電子文件制作紙質(zhì)拷貝，也可以對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化。
四、電子文檔的安全保障問題
電子文檔的安全性體現(xiàn)在許多方面。從文件的形成過程到業(yè)務(wù)管理的各個環(huán)節(jié)，都可能出現(xiàn)安全問題。為確保電子文檔的安全，主要應(yīng)從以下幾個方面采取措施:一是從歸檔制度人手�！峨娮游募䴕w檔與管理規(guī)范》明確指出:具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。同時，在收集積累中必須隨時備份及填寫電子文件登記表、標(biāo)明電子文件的性質(zhì)、類別代碼。歸檔時要一式三套，一套封存、一套供利用、一套異地保存。二是從技術(shù)措施上人手。歸檔時要對軟硬件環(huán)境的有效性進行檢測，并把相關(guān)的軟件和參數(shù)一并歸檔，對信息載體進行有無劃痕、有無病毒等檢測。三是從保管要求人手，如磁性載體每2年、光盤每4年進行抽樣機讀檢驗，抽樣率應(yīng)辦10%;對磁性載體的電子檔案每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體保留時間不得少于4年。四是從利用要求人手，為確保電子文件的原始性和安全性，利用時要求使用拷貝件，不得擅自復(fù)制電子文件，遵守保密規(guī)定和使用權(quán)限等。
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